Comment Bruin a simplifié la planification multi-calendriers avec Koalendar

• 🕒 Heures économisées chaque semaine : ~3 à 5. Plus besoin d’échanges incessants sur Slack pour organiser 10 à 15 réunions externes chaque semaine
• 👥 Équipes utilisant Koalendar : Cofondateurs et équipes en contact avec les clients
• 🧑‍💻 Taille de l’entreprise : PME
• 📅 Années d’utilisation de Koalendar :~ 3 ans
• ⭐ Principal avantage : « Ça me simplifie tellement la vie. »

Bruin est une entreprise avec une équipe réduite, dédiée à livrer « votre dernière plateforme de données » pour les équipes d’analytique modernes.

Co-fondateur Sabri Karagönen supervise le produit, les données et une bonne partie des échanges commerciaux — ce qui signifie de nombreuses réunions avec des clients, des partenaires et des prospects.

En tant que fondateur assumant à la fois les responsabilités techniques et commerciales, Sabri devait jongler avec :

• Son agenda personnel
• Son calendrier de travail et de démarrage
• Et l’agenda d’un deuxième cofondateur

Avant Koalendar, chaque réunion impliquait une petite mais pénible négociation sur l’horaire. « On écrivait simplement sur Slack : “Tu es disponible à ce moment-là ?” Puis on attendait, puis on reposait la question. Ça rendait les choses très compliquées », explique Sabri.

Pour de nombreuses réunions, les deux cofondateurs devaient être présents. Pour d’autres, un seul suffisait. Coordonner les disponibilités entre deux fondateurs et des interlocuteurs externes est devenu un goulet d’étranglement chronophage.

La semaine de Sabri comprenait plusieurs dizaines de réunions, parfois plus encore — rendant la coordination manuelle impossible à tenir.

Comme il le souligne, il arrive souvent que les deux cofondateurs doivent assister à la même réunion, mais parfois un seul d’entre eux suffit. Pour leur flux de travail, Koalendar a changé la donne, car l’outil leur permet de partager les bonnes disponibilités sans échanges interminables.

« Trouver un bon moment pour se rencontrer est très difficile, donc l’avantage de Koalendar est d’avoir un calendrier partagé, avec les bonnes disponibilités, où les gens peuvent choisir la date et l’heure qu’ils préfèrent. »

Sabri Karagönen

Co-fondateur chez Bruin

Selon Sabri, Koalendar a été essentiel pour :

1. Rendez-vous clients et appels de vente : Les clients reçoivent un lien Koalendar vers une page de réservation et choisissent simplement un créneau qui leur convient.

2. Réunions conjointes des cofondateurs : Pour les réunions nécessitant la présence des deux fondateurs, ils envoient une page de disponibilités partagées qui vérifie les deux calendriers en même temps.

3. Démarches personnelles : Lorsque Sabri rencontre quelqu’un de manière spontanée (réseautage, événements de cohésion, etc.), il envoie simplement son lien de réservation.

4. Organisation du CRM : Grâce à l’intégration de Koalendar avec Zapier, toutes leurs réunions sont automatiquement ajoutées à leur CRM ATIO dès qu’elles sont réservées avec Koalendar.

Aujourd’hui, les fondateurs de Bruin organisent environ 10 à 15 réunions par semaine via Koalendar.

De son point de vue, les plus grandes réussites sont :

✅ Fini les allers-retours manuels sur Slack juste pour se mettre d’accord sur un horaire

✅ Disponibilité partagée fiable lorsque la présence des deux cofondateurs est nécessaire

✅ Leurs clients utilisent Koalendar sans difficulté et n’ont jamais signalé de problème : « Ils n’ont jamais eu de problème — ce qui veut dire que ça fonctionnait bien. » explique Sabri.

✅ Un seul endroit pour gérer trois calendriers différents

Pour une jeune entreprise agile comptant de nombreux intervenants, Koalendar est discrètement devenu la solution par défaut permettant aux fondateurs de Bruin de protéger leur temps, de synchroniser plusieurs agendas et de garder la maîtrise de leur semaine.

"Koalendar me facilite tellement la vie. Tout le monde peut l’utiliser — surtout les personnes occupées ou qui ont de nombreux interlocuteurs. Sans cet outil, la prise de rendez-vous serait un vrai problème."

Sabri Karagönen

Cofondateur chez Bruin