5 applications gratuites de prise de rendez-vous que vous pouvez utiliser avec Google Agenda

Planifier des réunions manuellement demande beaucoup de travail.

En plus de préparer votre ordre du jour, vous devrez :

• Se coordonner sur les disponibilités
• Gérer les fuseaux horaires
• Envoyez des rappels et des relances pour éviter les absences

Ce processus fastidieux entraîne de nombreux échanges d’e-mails, un travail administratif répétitif et, franchement, une perte de temps.

Les outils de prise de rendez-vous simplifient votre processus de planification afin que vous puissiez vous concentrer sur votre activité.

Comment ? Les logiciels de planification vous permettent de créer des pages d’auto‑réservation que vous pouvez partager avec d’autres. Les participants à la réunion peuvent ensuite choisir l’horaire qui leur convient parmi vos créneaux disponibles, sans avoir à se coordonner longuement.

Créez simplement une page de réservation et utilisez son lien partageable pour inviter des personnes à réserver un créneau avec vous. Vous pouvez également intégrer votre calendrier de rendez-vous sur le site web de votre entreprise et sur vos réseaux sociaux.

Aujourd’hui, nous allons passer en revue cinq des meilleurs logiciels GRATUITS de planification de réunions qui synchronisent automatiquement vos rendez-vous avec Google Calendar :

1. Koalendar
2. Calendly
3. Schedule Once
4. Appointlet
5. Picktime

De cette façon, vous pouvez rationaliser votre processus de planification et garder un contrôle total sur votre temps sans vous ruiner.

Commençons.

Meilleures fonctionnalités gratuites :

• Facile à utiliser et à configurer
• Rendez-vous individuels et de groupe illimités, gratuitement
• Rappels automatiques
• Superbe sur tous les appareils
• Extension Google Chrome
• Intégration de Google Agenda et Google Meet
• Assistance clientèle en direct

Koalendar est une plateforme de planification gratuite qui vous permet de créer en quelques minutes des pages de réservation élégantes et intuitives. Même avec un compte gratuit, vous pouvez planifier un nombre illimité de rendez-vous individuels, en ajuster la durée et créer un nombre illimité de pages de réservation.

Son utilisation est très simple, ce qui permet à vos clients et prospects de prendre des rendez-vous même s’ils ne sont pas à l’aise avec la technologie.

Le logiciel de réservation met automatiquement à jour vos disponibilités malgré les changements de planning, afin que vous puissiez éviter les doubles réservations. C’est idéal si vous êtes enseignant et que vous organisez des réunions parents-professeurs ou un recruteur qui gère des centaines d’entretiens.

Les absences non signalées et les annulations de dernière minute nuisent à de nombreuses entreprises comme les salons et les professionnels de la santé et du bien-être. Avec Koalendar, vous et vos interlocuteurs de rendez-vous recevrez des rappels automatiques, afin que chacun reste parfaitement maître de son emploi du temps.

Koalendar vous permet de développer votre activité à l’international. Il s’adapte automatiquement au fuseau horaire de chaque utilisateur, et prend en charge plusieurs langues.

Intégrez-le facilement à votre flux de travail en utilisant des options d’intégration simples sur votre site web et vos réseaux sociaux, ainsi que des intégrations avec les applications de calendrier et de visioconférence. Ajoutez votre calendrier à votre site web et à vos réseaux sociaux et connectez-le gratuitement à Google Agenda et Google Meet.

Koalendar fonctionne bien et est esthétique sur tous les appareils. Il dispose également d’une extension Google Chrome, ce qui vous permet d’y accéder rapidement lorsque vous travaillez.

Pour vous aider à faire en sorte que votre entreprise fonctionne toujours sans accroc, vous bénéficierez d’une assistance en direct avec une personne réelle, même si vous utilisez un compte gratuit, en cas de problème.

Un abonnement payant à Koalendar vous donne accès à des formulaires de pré-réservation personnalisables, à des réunions de groupe, à l’intégration avec Zoom, ainsi qu’à des options de personnalisation de l’apparence de vos pages de réservation, entre autres fonctionnalités.

Meilleures fonctionnalités gratuites :

• Facile à utiliser pour les prospects lors des rendez-vous
• Intégrations de calendrier et de vidéo
• Rappels automatiques
• Lien de calendrier personnalisé
• Superbe sur tous les appareils
• Extension Google Chrome

Calendly est un puissant logiciel de planification qui vous permet de travailler avec des clients partout dans le monde. Cependant, un inconvénient est que sa version gratuite offre des fonctionnalités très limitées.

La configuration demande un petit temps d’adaptation, mais c’est facile à utiliser pour les clients et les prospects en rendez-vous. L’outil s’ajuste automatiquement au fuseau horaire de l’utilisateur et prend en charge de nombreuses langues.

Un abonnement gratuit vous donne un lien personnalisé vers votre calendrier que vous pouvez intégrer à vos e‑mails et à vos canaux publics. Vous recevrez également des rappels de réunion automatisés afin d’éviter les absences.

Calendly vous permet d’intégrer gratuitement votre page de réservation à Google Calendar, Office 365, Outlook et iCloud. Vous pouvez également l’utiliser avec des applications de visioconférence comme Zoom, Microsoft Teams et GoToMeet.

Calendly propose une application iOS pour un accès facile à votre calendrier, une application Android et une extension pour Google Chrome.

Bien que ces options soient intéressantes, l’abonnement gratuit à vie de Calendly reste assez limité. Si vous cherchez strictement à tirer le maximum des outils gratuits, il est préférable d’envisager d’autres alternatives.

La version gratuite vous permet uniquement de créer un calendrier par utilisateur et un seul type d’événement. Cela signifie que tous vos rendez-vous devront avoir les mêmes paramètres, la même durée et le même lieu. Cela limite également vos rendez-vous aux tête-à-tête. Vous aurez besoin d’un abonnement payant si vous souhaitez organiser des événements de groupe tels que des visites, des webinaires, des cours, etc.

Parmi les autres fonctionnalités incluses avec l’abonnement payant de Calendly, on trouve des intégrations avec Zapier, Salesforce, Hubspot, Mailchimp, Stripe, Paypal, Google Analytics, ainsi que d’autres via des webhooks personnalisables. Vous bénéficierez également d’options de personnalisation, de la planification partagée en équipe, de métriques, de rapports, etc.

Enfin, le service client pour les utilisateurs gratuits se limite à leur centre d’aide et au support par e‑mail. En revanche, un abonnement payant vous donnera accès au chat en direct.

Meilleures fonctionnalités gratuites :

• Nombre illimité de réunions et de types d’événements
• Intégrations avec plusieurs calendriers
• Intégrations vidéo
• Rappels automatiques
• Extension Google Chrome

Schedule Once est un outil puissant de planification de rendez-vous qui vous permet de réserver un nombre illimité de réunions et de types d’événements gratuitement.

Il offre également de nombreuses intégrations de calendrier : vous pouvez l’utiliser avec G Suite, Office 365, Exchange, Outlook et iCloud. En ce qui concerne les intégrations vidéo, la plateforme vous permet de créer automatiquement des liens sécurisés vers des salles de visioconférence pour Zoom, Microsoft Teams, Webex et Google Meet.

Comme les autres applications de cette liste, Schedule Once s’adapte au fuseau horaire de vos utilisateurs, prend en charge plusieurs langues et définit des rappels automatiques pour vos rendez-vous.

Intégrez votre calendrier à votre site web et à vos réseaux sociaux. Il fonctionne parfaitement sur mobile, tablette et ordinateur. Il dispose également d’une extension Google Chrome.

Bien que sa page de réservation soit facile à utiliser, sa configuration peut être délicate. Son interface utilisateur est relativement complexe et nécessitera un investissement en temps. Si vous préférez les applications simples que vous pouvez configurer en quelques minutes, il serait judicieux d’envisager d’autres alternatives.

Un abonnement payant à Schedule Once vous permet de profiter de davantage d’intégrations pour gérer les paiements, le CRM et d’autres besoins, en lien avec l’outil de planification. Des fonctionnalités pour les équipes sont également disponibles. Schedule Once peut regrouper les disponibilités de votre équipe, attribuer automatiquement la bonne personne à la réunion demandée et répartir la charge de travail de manière équitable.

Cette fonctionnalité est utile si vous gérez un salon de coiffure ou de manucure où chaque prestation peut nécessiter des compétences différentes.

Schedule Once dispose d’une base de connaissances que vous pouvez utiliser si vous êtes un utilisateur gratuit en cas de problème. Un abonnement payant vous donnera accès à l’assistance par e‑mail et par chat en direct.

Meilleures fonctionnalités gratuites :

• Intégration bidirectionnelle avec Google Agenda
• Nombre illimité de rendez-vous et de types de réunions
• Lien de calendrier personnalisé
• Intégrations de calendrier et de vidéo
• Extension Google Chrome
• Champs de formulaire de pré-réservation illimités
• Gestion d’équipe

Appointlet est un outil de planification pour Google Calendar qui offre une synchronisation bidirectionnelle. Cette fonctionnalité vous permet de modifier votre Google Calendar avec Appointlet ou, à l’inverse, d’ajouter des rendez-vous dans Appointlet via Google Calendar.

Gratuitement, Appointment vous permet de réserver un nombre illimité de rendez-vous et de types de réunions, avec des durées flexibles. Il vous fournit également un lien personnalisé gratuit afin qu’il soit facile à saisir et à retenir pour vos clients.

Son interface est facile à utiliser. Certains trouvent simplement que l’esthétique paraît un peu vieillotte. Les rappels automatiques pour Appointlet, en revanche, sont proposés avec un abonnement payant, contrairement à beaucoup de ses alternatives.

Il s’adapte aux fuseaux horaires et prend en charge plusieurs langues, ce qui vous évite de devoir calculer manuellement les décalages horaires lorsque vous avez des réunions avec des personnes à l’étranger.

En ce qui concerne les intégrations, Appointlet se synchronise avec Office 365, en plus de Google Calendar. Il fonctionne également avec les plateformes de visioconférence Go2Meeting, Zoom, Join.me et Webex.

Gestion d’équipe avec des fonctionnalités limitéesfait également partie de la version gratuite d’Appointly. Synchronisez les calendriers de vos collaborateurs dans l’application afin de pouvoir les configurer depuis un portail unique.

Enfin, l’application est optimisée sur tous les appareils et dispose d’une extension Google Chrome pour un accès facile.

La version payante d’Appointly vous offre des options de personnalisation de la marque, des rappels de rendez-vous automatisés, des confirmations de réservation personnalisables et la possibilité de mutualiser les disponibilités de votre équipe. Vous pourrez également intégrer votre calendrier avec Stripe (pour les paiements), Zapier (pour l’automatisation sans code), ou créer vos propres intégrations grâce aux webhooks.

L’assistance client pour les abonnés gratuits se limite à la base de connaissances, à l’e-mail et au support par chat Intercom. Un compte payant vous donnera accès à une assistance prioritaire et à un accompagnement pour les équipes de plus de 5 membres.

Meilleures fonctionnalités gratuites :

• Intégration bidirectionnelle avec Google Agenda
• Nombre illimité de rendez-vous et de types de réunions
• Rendez-vous récurrents
• Intégrations de calendrier et de vidéo
• Extension Google Chrome
• Gestion d’équipe

Le dernier outil de calendrier que nous allons aborder est Picktime : un logiciel de prise de rendez-vous robuste et gratuit, avec aucune version payante. Il prend également en charge différents fuseaux horaires et plusieurs langues, ce qui vous permet de l’utiliser pour votre entreprise internationale.

Comme Appointlet, il propose une synchronisation bidirectionnelle avec Google Agenda. Cela signifie que vous pouvez déplacer des réunions depuis l’application ou votre agenda, et les modifications seront répercutées sur les deux plateformes.

Réservez et recevez un nombre illimité de réservations et différents types de réunions — avec plusieurs durées et des cours individuels ou en groupe. Une fois les réunions confirmées, vous recevrez des notifications et des rappels automatiques. Picktime vous permet également de créer des rendez-vous récurrents et de gérer les plannings du personnel gratuitement.

L’interface de Picktime est claire et professionnelle. Vos clients la prennent rapidement en main, même s’ils ne sont pas à l’aise avec la technologie. La configuration demandera toutefois un petit temps d’adaptation. Mais le service client est excellent, vous aurez donc toute l’aide dont vous avez besoin.

En ce qui concerne les intégrations, Picktime vous permet de travailler avec des plateformes vidéo comme Zoom et Google Meet. Il se connecte également à Mailchimp, Stripe (pour les paiements) et bien d’autres.

La personnalisation est le point faible de l’application. Vous pouvez changer vos photos principales, mais les couleurs et le reste resteront identiques. Ce n’est pas dramatique, mais si vous cherchez à faire en sorte que votre page de réservation reflète davantage votre marque, d’autres applications mentionnées dans cette liste proposent ce service dans le cadre d’abonnements payants.

Comme vous l’avez vu, il existe de nombreuses applications performantes de prise de rendez-vous sur le marché, pour tous les budgets, chacune avec ses points forts. C’est bien de payer pour vos abonnements, mais il n’y a également aucun mal à tirer le meilleur parti des outils gratuits.

Si vous recherchez un logiciel de prise de rendez-vous qui :

• Ne prend que quelques minutes à configurer
• Facile à utiliser
• Rend bien sur tous les appareils
• Vous permet de réserver un nombre illimité de rendez-vous et de créer un nombre illimité de pages de réservation
• Se connecte à un nombre illimité de calendriers
• Fournit un service client en direct

Le tout gratuitement, alors Koalendar est votre meilleur atout.

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