5 aplicaciones gratuitas para agendar citas que puedes usar con Google Calendar

Programar reuniones manualmente requiere mucho trabajo.

Además de preparar tu agenda, tendrás que:

• Coordinar la disponibilidad
• Gestionar zonas horarias
• Envía recordatorios y seguimientos para evitar inasistencias

Este proceso tedioso da lugar a muchas idas y venidas de correos, un trabajo administrativo pesado y, francamente, una pérdida de tiempo.

Las herramientas de programación de citas agilizan tu proceso de agenda para que puedas centrarte en tu negocio.

¿Cómo? El software de programación te permite crear páginas de reserva automática que puedes compartir con otras personas. Los participantes de la reunión pueden elegir la hora que prefieran entre tus franjas disponibles sin necesidad de una coordinación extensa.

Simplemente creas una página de reservas y utilizas tu enlace para compartir e invitar a las personas a reservar una cita contigo. También puedes incrustar tu calendario de citas en el sitio web de tu negocio y en tus redes sociales.

Hoy veremos cinco de los mejores programas GRATUITOS para programar reuniones que sincronizan automáticamente tus citas con Google Calendar:

1. Koalendar
2. Calendly
3. Schedule Once
4. Appointlet
5. Picktime

De este modo, puedes optimizar tu proceso de programación de citas y tener el control total de tu tiempo sin gastar una fortuna.

Empecemos.

Mejores funciones gratuitas:

• Fácil de usar y de configurar
• Citas ilimitadas 1:1 gratis
• Recordatorios automáticos
• Se ve genial en cualquier dispositivo
• Extensión de Google Chrome
• Integración de Google Calendar y Google Meet
• Atención al cliente en tiempo real

Koalendar es una plataforma de programación gratuita que te permite crear páginas de reserva automáticas elegantes e intuitivas en cuestión de minutos. Incluso con una cuenta gratuita, puedes programar citas 1:1 ilimitadas, ajustar su duración y crear páginas de reserva ilimitadas.

Es muy fácil de usar, así tus clientes y prospectos pueden reservar citas incluso si no son expertos en tecnología.

El software de reservas actualiza automáticamente tu disponibilidad teniendo en cuenta los husos horarios, para que evites las reservas duplicadas. Esto es perfecto si eres un profesor que organiza reuniones de padres y profesores o un reclutador que gestiona cientos de entrevistas.

Las ausencias sin aviso y las cancelaciones de última hora son perjudiciales para muchos negocios, como salones de belleza y profesionales de la salud y el fitness. Con Koalendar, tú y las personas con las que te reúnas recibirán recordatorios automáticos, para que todos mantengan sus agendas bajo control.

Koalendar te permite expandir tu negocio a nivel global. Automáticamente ajusta su zona horaria según el usuario, y es compatible con varios idiomas.

Intégralo sin problemas en tu flujo de trabajo usando sencillas opciones de inserción en tu sitio web y canales sociales y con integraciones con aplicaciones de calendario y videollamadas. Añade tu calendario a tu sitio web y redes sociales y conéctalo gratis con Google Calendar y Google Meet.

Koalendar funciona bien y se ve bien en todos los dispositivos. También tiene una Google Chrome extension, para que puedas acceder a él rápidamente mientras trabajas.

Para ayudarte a asegurarte de que tu negocio siempre funcione sin problemas, recibirás soporte en vivo con una persona real, incluso si estás usando una cuenta gratuita, en caso de que tengas algún problema.

Una suscripción de pago a Koalendar te ofrece formularios de reserva personalizables, reuniones en grupo, integración con Zoom, además de opciones para personalizar el aspecto de tus páginas de reserva, entre otras cosas.

Mejores funciones gratuitas:

• Fácil de usar para los posibles clientes en las reuniones
• Integraciones de calendario y video
• Recordatorios automáticos
• Enlace de calendario personalizado
• Se ve genial en cualquier dispositivo
• Extensión de Google Chrome

Calendly es un potente software de programación que te permite trabajar con clientes de todo el mundo. Sin embargo, una advertencia es que su versión gratuita tiene capacidades muy limitadas.

Configurarla requiere cierta curva de aprendizaje, pero es fácil de usar para los clientes y para concertar reuniones con posibles interesados. Se ajusta automáticamente a la zona horaria del usuario y admite muchos idiomas.

Una suscripción gratuita te ofrece un enlace personalizado a tu calendario que puedes incrustar en tus correos electrónicos y canales públicos. También recibirás recordatorios automáticos de reuniones para que puedas evitar inasistencias.

Calendly te permite integrar tu página de reservas con Google Calendar, Office 365, Outlook e iCloud de forma gratuita. También puedes usarlo con aplicaciones de videollamadas como Zoom, Microsoft Teams y GoToMeet.

Calendly tiene una aplicación para iOS para acceder fácilmente al calendario, una aplicación para Android y una extensión para Google Chrome.

Si bien estas opciones son buenas, la suscripción gratuita para siempre de Calendly también es bastante limitada. Si lo que buscas es aprovechar al máximo las herramientas gratuitas, lo mejor es considerar otras alternativas.

La versión gratuita solo te permite crear un calendario por usuario y un tipo de evento. Esto significa que todas tus citas tendrán que tener los mismos parámetros, duración y ubicación. También limita tus citas a reuniones individuales. Necesitarás una suscripción de pago si quieres tener eventos grupales como visitas guiadas, seminarios web, clases, etc.

Otras funciones que obtendrás con la suscripción de pago de Calendly son integraciones con Zapier, Salesforce, Hubspot, Mailchimp, Stripe, Paypal, Google Analytics y otras mediante webhooks personalizables. También disfrutarás de opciones de personalización, programación compartida para equipos, métricas, generación de informes, etc.

Por último, la atención al cliente para los usuarios gratuitos se limita a su centro de ayuda y soporte por correo electrónico. Sin embargo, una suscripción de pago te dará acceso al chat en vivo.

Mejores funciones gratuitas:

• Reuniones y tipos de eventos ilimitados
• Múltiples integraciones de calendario
• Integraciones de video
• Recordatorios automáticos
• Extensión de Google Chrome

Schedule Once es una sólida herramienta de programación de citas que te permite reservar reuniones ilimitadas y distintos tipos de eventos de forma gratuita.

También ofrece una amplia variedad de integraciones de calendario: puedes usarlo con G Suite, Office 365, Exchange, Outlook e iCloud. En cuanto a las integraciones de video, la plataforma te permite crear enlaces automáticos y seguros a salas de videoconferencia para Zoom, Microsoft Teams, Webex y Google Meet.

Al igual que otras aplicaciones de esta lista, Schedule Once se ajusta a la zona horaria de tus usuarios, admite varios idiomas y establece recordatorios automáticos para tus citas.

Incrusta tu calendario en tu página web y en tus redes sociales. Funciona muy bien en móviles y tabletas. También tiene una extensión para Google Chrome.

Aunque su página de reservas es fácil de usar, puede ser complicado de configurar. Su interfaz de usuario es relativamente compleja y requerirá una inversión de tiempo. Si prefieres aplicaciones sencillas que puedas configurar en cuestión de minutos, será buena idea considerar otras alternativas.

Una suscripción de pago a Schedule Once te permite aprovechar más integraciones para gestionar pagos, CRM y otros aspectos con la herramienta de programación. Las funciones para equipos también están disponibles aquí. Schedule Once puede combinar la disponibilidad de tu equipo, asignar automáticamente a la persona adecuada a la reunión solicitada y distribuir el trabajo de manera equitativa.

Esta función es útil si tienes una peluquería o un salón de uñas donde cada servicio puede requerir habilidades diferentes.

Schedule Once tiene una base de conocimientos que puedes usar si eres un usuario gratuito en caso de que tengas problemas. Una suscripción de pago te dará acceso a soporte por correo electrónico y chat en vivo.

Mejores funciones gratuitas:

• Integración bidireccional con Google Calendar
• Citas y tipos de reuniones ilimitados
• Enlace de calendario personalizado
• Integraciones de calendario y video
• Extensión de Google Chrome
• Campos de formulario de reserva previa ilimitados
• Gestión de equipos

Appointlet es una herramienta de programación para Google Calendar que ofrece sincronización bidireccional. Esta función te permite modificar tu Google Calendar usando Appointlet o hacerlo al revés: añadir citas en Appointlet a través de Google Calendar.

De forma gratuita, Appointment te permite reservar citas ilimitadas y tipos de reuniones ilimitados con duraciones flexibles. También te ofrece un enlace personalizado gratis para que sea fácil de escribir y recordar para tus clientes.

Su interfaz es fácil de usar. Algunos simplemente consideran que la estética se ve un poco anticuada. Sin embargo, los recordatorios automáticos de Appointlet vienen con una suscripción de pago, a diferencia de muchas de sus alternativas.

Se adapta a las zonas horarias y admite varios idiomas, por lo que no tendrás que calcular manualmente las diferencias de horario si tienes reuniones con personas en el extranjero.

En cuanto a las integraciones, Appointlet se sincroniza con Office 365, además de Google Calendar. También funciona con las plataformas de videoconferencia Go2Meeting, Zoom, Join.me y Webex.

Gestión de equipos con funcionalidad limitada también forma parte de la versión gratuita de Appointly. Sincroniza los calendarios de tu personal en la aplicación para que puedas configurarlos desde un único portal.

Por último, la aplicación está optimizada para todos los dispositivos y cuenta con una extensión de Google Chrome para un acceso sencillo.

La versión de pago de Appointly te ofrece opciones de personalización de marca, recordatorios automáticos de reuniones, confirmaciones de reserva personalizables y la posibilidad de combinar la disponibilidad de tu equipo. También podrás integrar tu calendario con Stripe (para pagos), Zapier (para automatizaciones sin código) o crear tus propias integraciones con webhooks.

La atención al cliente para suscriptores gratuitos se limita a la base de conocimientos, correo electrónico, y soporte por chat de Intercom. Una cuenta de pago te dará acceso a soporte prioritario y a la incorporación de más de 5 miembros.

Mejores funciones gratuitas:

• Integración bidireccional con Google Calendar
• Citas y tipos de reuniones ilimitados
• Citas recurrentes
• Integraciones de calendario y video
• Extensión de Google Chrome
• Gestión de equipos

La última herramienta de calendario que veremos es Picktime: un sólido y gratuito software de programación de citas sin versión de pago. También admite diferentes zonas horarias y varios idiomas, por lo que puedes usarlo para tu negocio global.

Al igual que Appointlet, ofrece una sincronización bidireccional con Google Calendar. Esto significa que puedes mover reuniones desde la aplicación o desde tu calendario, y los cambios se reflejan en ambas plataformas.

Reserva y recibe reservas ilimitadas y diferentes tipos de reuniones —con múltiples duraciones y clases individuales o grupales. Una vez que las reuniones se confirmen, recibirás notificaciones y recordatorios automáticos. Picktime también te permite crear citas recurrentes y gestionar horarios del personal de forma gratuita.

La interfaz de Picktime es limpia y profesional. Tus clientes la entienden rápidamente incluso si no son expertos en tecnología. Configurarlo requerirá cierta curva de aprendizaje, eso sí. Pero el servicio de atención al cliente es excelente, así que tendrás toda la ayuda que necesites.

En cuanto a las integraciones, Picktime te permite trabajar con plataformas de videollamadas como Zoom y Google Meet. También se conecta con Mailchimp, Stripe (para pagos) y más.

La personalización es donde la aplicación se queda corta. Puedes cambiar tus fotos principales, pero los colores y otros elementos seguirán siendo los mismos. Esto no es tan grave, pero si buscas formas de hacer que tu página de reservas refleje mejor tu marca, otras aplicaciones mencionadas en esta lista ofrecen ese servicio en sus planes de pago.

Como has visto, encontrarás muchas potentes aplicaciones de programación de citas en el mercado para cualquier rango de precios, cada una con sus propias fortalezas. Está bien pagar por tus suscripciones, pero tampoco hay nada de malo en aprovechar al máximo las herramientas gratuitas.

Si estás buscando un software de programación de citas que:

• Se configura en cuestión de minutos
• Fácil de usar
• Se ve bien en todos los dispositivos
• Te permite reservar citas ilimitadas y crear páginas de reservas ilimitadas
• Se conecta con calendarios ilimitados
• Ofrece atención al cliente en vivo

Todo gratis, entonces Koalendar es tu mejor opción.

Aquí somos naturalmente un poco parciales, pero no tienes por qué quedarte solo con nuestra opinión.

Tenemos una calificación de 4.9 sobre 5 y más de 450 reseñas en Google Workspace Marketplace de docentes y dueños de negocios que disfrutan de nuestro servicio.

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