Risultati in breve
🕒 Lavoro amministrativo risparmiato: L'organizzazione delle giornate di screening sanitario richiede ora appena 5 minuti, sostituendo completamente l'uso di fogli Excel e scambi infiniti di e-mail.
👥 TeamTeam operativo: Andy Romero-Birkbeck ed il team di operatori sanitari e trainer che erogano check-up di salute nei luoghi di lavoro in tutto il Regno Unito.
📅 Periodo di adozione: Oltre 4 anni di utilizzo continuativo di Koalendar.
"In passato la programmazione dei controlli sanitari era un incubo burocratico. Oggi la gestione delle prenotazioni per i check-up aziendali è diventata un'operazione da 5 minuti."
Panoramica del Progetto: We Are Wellbeing
We Are Wellbeing è un’azienda specializzata nel benessere in ambito lavorativo con sedi a Leeds e Londra, in Inghilterra. Fondata dall’esperto di wellbeing Andy Romero-Birkbeck, l’azienda aiuta le organizzazioni a costruire culture lavorative più sane attraverso programmi personalizzati di benessere per i dipendenti, che includono check-up della salute, seminari di gruppo sul benessere, formazione per manager, corsi per wellbeing champions e altri servizi dedicati al benessere nei luoghi di lavoro.
L'azienda opera con un network di professionisti sanitari e specialisti che erogano servizi sia in presenza sia in modalità digitale. L'obiettivo della struttura è promuovere il benessere globale del lavoratore nei suoi pilastri fisico, mentale, sociale e finanziario.
Nata proprio all'inizio dell'emergenza pandemica, la società ha dovuto strutturare un modello operativo estremamente agile per gestire la prenotazione degli screening sanitari per i dipendenti su scala nazionale, coordinando visite mediche e sessioni individuali in centinaia di sedi aziendali differenti.
La Sfida: Fogli Excel, moduli cartacei e nessuna visibilità sulle visite
Prima di Koalendar, programmare i controlli sanitari in azienda era spesso un processo manuale e imprevedibile.
Quando We Are Wellbeing visitava un’azienda per una giornata di valutazioni sullo stato di salute, il team inviava un foglio Excel con gli orari degli appuntamenti. Il cliente doveva poi riempire le fasce orarie, promuovere internamente i controlli sanitari e rimandare indietro tutto quanto.
A volte funzionava. Altre volte, il team di Andy arrivava per un’intera giornata di controlli sanitari e trovava solo poche persone prenotate.
«A volte ci limitavamo a mandare loro un foglio Excel con gli orari», spiegò Andy. «Se qualcuno si dimentica di prenotare le persone, non manda l’email o non lo promuove abbastanza dalla sua parte, noi arriviamo per una giornata di controlli sanitari. Potresti ritrovarti con solo poche persone prenotate, il che è uno spreco totale di soldi e di tempo.»
Il problema non era solo la pianificazione in sé. Era la mancanza di visibilità.
Andy non aveva un modo semplice per vedere, con settimane di anticipo, se ogni sede stesse riempiendo tutte le fasce orarie disponibili per i check-up sanitari. Questo rendeva più difficile intervenire per tempo, ricordare al cliente l’iniziativa e aiutarlo a ottenere un migliore coinvolgimento dei dipendenti.
C’era anche un’altra parte molto burocratica: i moduli di consenso.
Prima di Koalendar, i dipendenti compilavano moduli cartacei di consenso per la valutazione preliminare al loro arrivo. Il team doveva poi raccogliere, scansionare, fotografare e caricare manualmente quei documenti.
Per un’azienda che effettua controlli sanitari in più sedi, strutture, con diversi formatori e in date differenti, il processo è diventato rapidamente troppo macchinoso.
La Soluzione: Pagine di prenotazione flessibili per ogni giornata di screening
We Are Wellbeing ha scoperto Koalendar mentre cercava un sistema di prenotazione in grado di supportare gli screening sanitari sul posto di lavoro.
Andy aveva testato diversi strumenti, inclusi piattaforme tutto-in-uno più complesse che combinavano la prenotazione con la raccolta dei dati sanitari. Ma nessuna di queste offriva al team esattamente ciò di cui aveva bisogno.
Koalendar si è distinto perché era semplice, flessibile e facile da adattare al loro flusso di lavoro.
“La cosa principale era proprio la sua semplicità,” disse Andy. “Alcune delle altre sono probabilmente un po’ troppo complicate.”
Invece di usare un unico link di prenotazione generico per tutta l’organizzazione, Andy può creare pagine di prenotazione specifiche per ogni sede, giorno o formatore. Questo è importante perché We Are Wellbeing può organizzare 10 giornate di check-up sulla salute in diverse sedi per lo stesso cliente.
“Mi piace il fatto che possiamo copiare un calendario e poi sostituirlo,” ha raccontato Andy. “Quando facciamo i controlli sanitari, potrei programmare 10 giorni di visite, ma in sedi diverse. Quindi non possiamo semplicemente inviare un unico link a tutta l’azienda, perché creerebbe solo confusione.”
Koalendar si collega anche direttamente ai Google Calendar dei formatori.Andy configura le pagine di prenotazione, collega il calendario dell’associato interessato e le prenotazioni compaiono automaticamente nell’agenda di quel formatore.
«Quando arrivano per una giornata di controlli sanitari, hanno già in agenda l’elenco di chi ha prenotato», disse Andy.
Oggi, We Are Wellbeing utilizza Koalendar principalmente per due flussi di lavoro:
Appuntamenti per screening sanitari:I dipendenti prenotano controlli della salute in azienda con il professionista giusto, nel luogo giusto, nel giorno giusto.
Call conoscitive:I visitatori del sito possono prenotare direttamente con Andy invece di inviare una richiesta e aspettare il seguito via email.
«Evita tutto lo sforzo di dover mandare un sacco di email avanti e indietro per cercare di fissare un incontro» disse Andy. «Possono farlo subito, fin dall’inizio.»
I risultati: Giornate di visita piene, zero carta e 5 minuti di gestione
✅ Le discovery call sono più facili da programmare perché i visitatori del sito possono prenotare direttamente con Andy.
✅ Andy può vedere le prenotazioni con settimane di anticipo e ricontattare i clienti prima che le fasce orarie disponibili rimangano inutilizzate.
“Uno dei grandi vantaggi per me è che posso vedere con settimane di anticipo chi sta prenotando”, spiegò Andy. “Posso poi prendere il telefono, parlare con il coordinatore e dire: guarda, questa scuola non ha ancora nessuno prenotato e noi saremo lì tra due giorni. Dovete darvi una mossa.”
✅ Le giornate dedicate ai controlli sono più piene, con meno appuntamenti mancati o non programmati.
“Grazie alla visibilità offerta da Koalendar abbiamo molti meno giorni in cui le persone saltano gli appuntamenti o non li fissano, ed è questo il vero vantaggio.”
Andy Romero-Birkbeck
Fondatore - We Are Wellbeing LTD
✅ Programmare le giornate di check-up sanitario ora richiede circa 5 minuti, invece di dover fare affidamento su fogli di calcolo e coordinamento manuale.
“La pianificazione era un problema, ma ora grazie a Koalendar è diventata un lavoro da 5 minuti”, ha detto Andy.
✅ I trainer ricevono le prenotazioni direttamente nel loro Google Calendar, così sanno esattamente chi vedranno e quando.
✅ I moduli di consenso cartacei sono stati sostituiti da un flusso digitale che utilizza la funzione di reindirizzamento di Koalendar.
«Quello che è davvero utile, ciò che Koalendar offre, è il reindirizzamento: una volta che hai effettuato la prenotazione, puoi far sì che qualcuno venga reindirizzato a un’altra pagina», ha spiegato.
“I clienti possono quindi essere reindirizzati immediatamente a un modulo di consenso per la pre-valutazione, leggere le informazioni sul controllo della salute, firmarlo e a quel punto abbiamo già tutti i dati in formato digitale, senza alcuno sforzo.”
Quella singola modifica ha eliminato gran parte della documentazione cartacea manuale dal processo.
«Ora che è tutto digitale, è molto più facile», disse Andy.
✅ Koalendar aiuta anche We Are Wellbeing a rendere gli appuntamenti più personali. Andy può aggiungere la foto di un trainer alla pagina di prenotazione, così i dipendenti sanno con chi si incontreranno.
«Potrei mettere la foto di uno dei nostri trainer così da poter dire: ok, stai prenotando un controllo della salute con Shakira», ha detto. «Le persone sanno con chi stanno prenotando. Questo lo rende molto più personale.»
Conclusione: Semplificare la salute occupazionale con il giusto software
Coordinare la salute nei luoghi di lavoro coinvolge numerose variabili: sedi aziendali multiple, date differenziate, privacy dei dipendenti, moduli di consenso e coordinamento dei medici.
Koalendar offre a We Are Wellbeing un modo semplice per riunire tutto questo.
Per Andy, il vantaggio più grande è che programmare non sembra più un problema da risolvere ogni volta.
«È stato utilizzato da organizzazioni grandi e piccole e, che si tratti di una sola organizzazione che fa una sola giornata di controlli sanitari o di una grande organizzazione che ne fa venti, la programmazione è diventata davvero molto più semplice.»
Con Koalendar, We Are Wellbeing può dedicare meno tempo a inseguire fogli di calcolo e scartoffie e più tempo ad aiutare le organizzazioni a costruire team più sani e felici.
