Resultados resumidos
🕒 Horas economizadas por semana: agendar dias de check-up de saúde agora leva cerca de 5 minutos, em vez de usar planilhas manuais e ficar coordenando idas e vindas
👥 Equipe usando Koalendar: Andy e os associados de triagem de saúde que realizam exames de saúde no local de trabalho em todo o Reino Unido
📅 Anos usando Koalendar: cerca de 4 anos
⭐ Principal benefício: “Agendar, que antes era um problema, agora é algo que levo 5 minutos para fazer.”
Visão geral
A We Are Wellbeing é uma empresa de bem-estar corporativo com sedes em Leeds e Londres, na Inglaterra. Fundada pelo especialista em bem-estar Andy Romero-Birkbeck, a empresa ajuda organizações a construir culturas de trabalho mais saudáveis por meio de programas personalizados de bem-estar para colaboradores, incluindo check-ups de saúde, seminários coletivos sobre bem-estar, treinamentos para gestores, formação de embaixadores de bem-estar e outros serviços de bem-estar no ambiente de trabalho.
A empresa trabalha com clientes em todo o Reino Unido, utilizando um modelo de associados que inclui profissionais de saúde aliados, generalistas e especialistas em áreas como neurodiversidade, condicionamento físico e saúde mental. Sua missão é melhorar o bem-estar nos pilares físico, mental, social e financeiro, para que pessoas e empresas possam prosperar.
Andy lançou a We Are Wellbeing por volta do início da pandemia, o que significou que o negócio precisou rapidamente mudar de uma atuação local e presencial para um modelo mais flexível, que incluía sessões online, webinars e serviços de saúde no ambiente de trabalho em todo o país.
O desafio: planilhas, formulários em papel e nenhuma visibilidade
Antes do Koalendar, o agendamento de exames de saúde no trabalho era muitas vezes manual e imprevisível.
Quando a We Are Wellbeing visitava uma organização para um dia de avaliações de saúde, a equipe enviava uma planilha do Excel com os horários das consultas. O cliente então precisava preencher os horários, divulgar internamente os exames de saúde e enviar tudo de volta.
Às vezes funcionava. Em outras, a equipe de Andy chegava para um dia inteiro de exames de saúde e encontrava apenas algumas pessoas agendadas.
“Às vezes a gente simplesmente mandava para eles uma planilha do Excel com os horários”, explicou Andy. “Se alguém esquece de agendar as pessoas e não envia o e-mail ou não divulga bem o suficiente do lado deles, a gente aparece para um dia de exames de saúde. Aí você tem só um punhado de pessoas agendadas, o que é um desperdício total de dinheiro e de tempo.”
O problema não era só o agendamento em si. Era a falta de visibilidade.
Andy não tinha uma forma simples de ver, com semanas de antecedência, se cada unidade estava preenchendo todas as vagas disponíveis para check-ups de saúde. Isso tornava mais difícil intervir cedo, lembrar o cliente e ajudá-lo a conseguir um melhor engajamento dos funcionários.
Havia também outra parte muito burocrática: os formulários de consentimento.
Antes do Koalendar, os funcionários preenchiam formulários de consentimento para pré-avaliação em papel quando chegavam. A equipe então precisava coletar, digitalizar, fotografar e fazer o upload desses documentos manualmente.
Para uma empresa que realiza verificações de saúde em vários locais de trabalho, espaços, instrutores e datas, esse processo rapidamente se tornou muito complicado.
A solução: páginas de agendamento flexíveis para cada dia de check-up de saúde
A We Are Wellbeing descobriu o Koalendar enquanto buscava um sistema de agendamento que pudesse oferecer suporte a triagens de saúde no ambiente de trabalho.
Andy havia testado várias ferramentas, incluindo plataformas tudo‑em‑um mais complexas que combinavam agendamento e coleta de dados de saúde. Mas nenhuma delas oferecia à equipe exatamente o que eles precisavam.
O Koalendar se destacou por ser simples, flexível e fácil de adaptar ao fluxo de trabalho deles.
“O principal foco foi justamente a simplicidade”, disse Andy. “Alguns dos outros provavelmente são um pouco complicados demais.”
Em vez de usar um único link genérico de agendamento para toda a organização, Andy pode criar páginas de agendamento específicas para cada local, dia ou instrutor. Isso é importante porque a We Are Wellbeing pode realizar 10 dias de check-ups de saúde em diferentes unidades para o mesmo cliente.
“Gosto do fato de podermos copiar um calendário e depois substituí-lo”, compartilhou Andy. “Quando estamos fazendo check-ups de saúde, posso estar agendando 10 dias de check-ups, mas em locais diferentes. Então não podemos simplesmente enviar um único link para toda a empresa, porque isso só deixaria tudo confuso.”
O Koalendar também se conecta diretamente aos Google Calendars dos treinadores.Andy configura as páginas de agendamento, conecta o calendário do associado relevante e as reservas aparecem automaticamente na agenda desse treinador.
“Quando eles chegam para um dia de exames de saúde, eles já têm na agenda uma lista de quem está marcado”, disse Andy.
Hoje, a We Are Wellbeing usa o Koalendar principalmente para dois fluxos de trabalho:
Consultas de triagem de saúde: os funcionários agendam exames de saúde no local de trabalho com o profissional certo, no local certo, no dia certo.
Chamadas de descoberta: visitantes do site podem agendar diretamente com Andy em vez de enviar uma solicitação e esperar por um retorno por e-mail.
“Evita todo aquele esforço de ficar trocando vários e-mails para tentar marcar uma reunião”, disse Andy. “Eles podem simplesmente fazer isso desde o começo.”
O resultado: mais visibilidade, menos vagas ociosas e menos trabalho administrativo
✅ As chamadas de descoberta são mais fáceis de agendar porque os visitantes do site podem reservar diretamente com o Andy.
✅ Andy consegue ver a agenda de reservas com semanas de antecedência e fazer follow-up com os clientes antes que os horários de atendimento fiquem ociosos.
“Um dos grandes benefícios é que posso ver com semanas de antecedência quem está fazendo reservas”, explicou Andy. “Assim posso pegar o telefone, falar com o coordenador e dizer: olha, esta escola ainda não tem ninguém agendado e estaremos lá em dois dias. Você precisa fazer as coisas andarem.”
✅ Os dias de check-up de saúde ficam mais cheios, com menos consultas perdidas ou não agendadas.
“Graças à visibilidade proporcionada pelo Koalendar temos muito menos dias em que as pessoas perdem compromissos ou deixam de agendar, esse é meio que o verdadeiro benefício.”
Andy Romero-Birkbeck
Fundador - We Are Wellbeing LTD
✅ Agendar dias de check-up de saúde agora leva cerca de 5 minutos, em vez de depender de planilhas e coordenação manual.
“Agendar já foi um problema e agora, graças ao Koalendar, virou uma tarefa de 5 minutos”, disse Andy.
✅ Os treinadores recebem as reservas diretamente no Google Agenda, assim sabem exatamente com quem vão se encontrar e quando.
✅ Os formulários de consentimento em papel foram substituídos por um fluxo digital usando o recurso de redirecionamento do Koalendar.
“O que é realmente útil, o que o Koalendar tem, é o redirecionamento em que, depois que você faz a reserva, pode ser redirecionado para outra página”, ele explicou.
“Os clientes podem então ser imediatamente redirecionados para um formulário de consentimento de pré-avaliação, ler sobre o check-up de saúde, assiná-lo e, assim, temos todas essas informações de forma digital, sem nenhum esforço.”
Essa única mudança eliminou grande parte da papelada manual do processo.
“Agora que é tudo digital, ficou muito mais fácil”, disse Andy.
✅ Koalendar também ajuda a We Are Wellbeing a tornar as consultas mais pessoais. Andy pode adicionar a foto de um treinador à página de agendamento para que os funcionários saibam com quem vão se encontrar.
“Eu poderia colocar a foto de um dos nossos treinadores para poder dizer: ‘ok, você está marcando uma avaliação de saúde com a Shakira’”, ele disse. “As pessoas sabem com quem estão marcando. Isso deixa tudo muito mais pessoal.”
Um fluxo de agendamento simples para uma operação complexa de triagem de saúde
Os exames de saúde no local de trabalho envolvem muitos elementos em movimento: diferentes clientes, locais, datas, instrutores, durações de atendimento, formulários de consentimento e comunicações com os funcionários.
O Koalendar oferece à We Are Wellbeing uma maneira simples de reunir tudo isso.
Para Andy, a maior conquista é que o agendamento não parece mais um problema a ser resolvido toda vez.
“Tem ido a organizações grandes e pequenas e, seja uma única organização fazendo apenas um dia de exames de saúde ou uma grande organização fazendo 20 dias de exames de saúde, o agendamento ficou muito mais fácil.”
Com o Koalendar, a We Are Wellbeing pode gastar menos tempo lidando com planilhas e burocracias e mais tempo ajudando organizações a construir equipes mais saudáveis e felizes.
