Résultats en un coup d’œil
🕒 Heures économisées chaque semaine : Planifier des journées de bilan de santé ne prend désormais qu’environ 5 minutes, au lieu de passer par des feuilles de calcul manuelles et d’innombrables échanges pour se coordonner.
👥 Équipe utilisant Koalendar : Andy et les agents de dépistage de santé qui réalisent des bilans de santé en entreprise dans tout le Royaume‑Uni
📅 Années d’utilisation de Koalendar : Environ 4 ans
⭐ Principal avantage : « La planification, qui était autrefois un vrai problème, est maintenant devenue un travail de 5 minutes. »
Aperçu
We Are Wellbeing est une entreprise spécialisée dans le bien-être au travail, basée à Leeds et à Londres, en Angleterre. Fondée par l’expert en bien-être Andy Romero-Birkbeck, l’entreprise aide les organisations à construire des cultures de travail plus saines grâce à des programmes de bien-être sur mesure pour les employés, comprenant des bilans de santé, des séminaires collectifs sur le bien-être, des formations pour les managers, des formations pour les ambassadeurs du bien-être, ainsi que d’autres services de bien-être en entreprise.
L’entreprise travaille avec des clients dans tout le Royaume‑Uni, en s’appuyant sur un modèle de collaboration qui réunit des professionnels paramédicaux, des généralistes et des spécialistes dans des domaines tels que la neurodiversité, la forme physique et la santé mentale. Sa mission est d’améliorer le bien‑être sur les plans physique, mental, social et financier afin que les personnes et les entreprises puissent s’épanouir.
Andy a lancé We Are Wellbeing au début de la pandémie, ce qui a rapidement obligé l’entreprise à passer d’une offre locale en présentiel à un modèle plus flexible incluant des séances en ligne, des webinaires et des services de santé au travail.
Le défi : feuilles de calcul, formulaires papier et absence de visibilité
Avant Koalendar, la planification des bilans de santé au travail se faisait souvent manuellement et de manière imprévisible.
Lorsque We Are Wellbeing se rendait dans une organisation pour une journée de bilans de santé, l’équipe envoyait un fichier Excel avec les créneaux de rendez-vous. Le client devait ensuite remplir ces créneaux, promouvoir les bilans de santé en interne, puis renvoyer le tout.
Parfois, tout se passait bien. D’autres fois, l’équipe d’Andy arrivait pour une journée complète de bilans de santé et ne trouvait que quelques personnes au rendez-vous.
« Parfois, on leur envoyait simplement un tableau Excel avec les horaires », expliqua Andy. « Si quelqu’un oublie de réserver des créneaux pour les gens et n’envoie pas l’e‑mail ou ne fait pas assez de promotion de son côté, on se retrouve à venir pour une journée de bilans de santé. Il peut n’y avoir que quelques personnes inscrites, ce qui est un gaspillage total d’argent et une perte de temps. »
Le problème ne venait pas seulement de la planification elle-même. C’était le manque de visibilité.
Andy n’avait aucun moyen simple de voir, plusieurs semaines à l’avance, si chaque site remplissait ses créneaux disponibles pour les bilans de santé. Cela rendait plus difficile d’intervenir tôt, de relancer le client et de l’aider à obtenir une meilleure participation des employés.
Il y avait aussi un autre aspect très administratif : les formulaires de consentement.
Avant Koalendar, les employés remplissaient des formulaires de consentement de pré‑évaluation sur papier à leur arrivée. L’équipe devait ensuite collecter, scanner, photographier et téléverser ces documents manuellement.
Pour une entreprise qui effectue des contrôles de santé sur plusieurs sites, avec différents intervenants et à différentes dates, ce processus est rapidement devenu trop lourd.
La solution : des pages de réservation flexibles pour chaque journée de bilan de santé
We Are Wellbeing a découvert Koalendar en recherchant un système de réservation capable de prendre en charge les bilans de santé en entreprise.
Andy avait testé plusieurs outils, y compris des plateformes tout-en-un plus complexes qui combinaient réservation et collecte de données de santé. Mais aucune ne fournissait à l’équipe exactement ce dont elle avait besoin.
Koalendar s’est démarqué par sa simplicité, sa flexibilité et sa facilité d’adaptation à leur flux de travail.
« L’essentiel, c’était simplement la simplicité de l'outil», a déclaré Andy. « Certains des autres sont probablement un peu trop compliqués. »
Au lieu d’utiliser un lien de réservation générique pour toute l’organisation, Andy peut créer des pages de réservation spécifiques pour chaque lieu, chaque jour ou chaque formateur. C’est important, car We Are Wellbeing peut organiser 10 jours de bilans de santé sur différents sites pour le même client.
« J’aime le fait que nous puissions copier un calendrier puis le modifier », a partagé Andy. « Quand nous faisons des bilans de santé, je peux réserver 10 jours de bilans, mais sur différents sites. Donc nous ne pouvons pas simplement envoyer un seul lien à toute l’entreprise, car ce serait trop confus. »
Koalendar se connecte également directement aux agendas Google des formateurs. Andy configure les pages de réservation, relie l’agenda de l’associé concerné, et les réservations apparaissent automatiquement dans le planning de ce formateur.
« Quand ils arrivent pour une journée de bilans de santé, ils ont déjà dans leur agenda la liste des personnes qui ont pris rendez-vous », a déclaré Andy.
Aujourd’hui, We Are Wellbeing utilise principalement Koalendar pour deux types de flux de travail :
Rendez-vous de dépistage de santé : Les employés réservent des bilans de santé au travail avec le bon spécialiste, au bon endroit, le bon jour.
Appels de découverte : Les visiteurs du site peuvent réserver directement avec Andy au lieu d’envoyer une demande et d’attendre un suivi par e‑mail.
« Ça évite tous les efforts de devoir envoyer plusieurs e‑mails qui font des allers‑retours pour essayer de caler un rendez‑vous », a déclaré Andy. « Ils peuvent simplement le faire dès le départ. »
Le résultat : une meilleure visibilité, moins de créneaux vides et moins de tâches administratives
✅ Les appels de découverte sont plus faciles à planifier, car les visiteurs du site peuvent réserver directement avec Andy.
✅ Andy peut voir les réservations plusieurs semaines à l’avance et relancer les clients avant que certains créneaux ne restent vacants.
“L’un des grands avantages pour moi, c’est que je peux voir des semaines à l’avance qui réserve”, a expliqué Andy. “Je peux ensuite prendre le téléphone, parler au coordinateur et dire : écoutez, cette école n’a encore personne de réservé et nous serons là dans deux jours. Il faut faire avancer les choses.”
✅ Les journées de bilans de santé sont plus remplies, avec moins de rendez-vous manqués ou non planifiés.
« Grâce à la visibilité offerte par Koalendar nous avons beaucoup moins de jours où les gens manquent leurs rendez-vous ou n’en planifient pas, c’est un peu ça, le vrai avantage. »
Andy Romero-Birkbeck
Fondateur - We Are Wellbeing LTD
✅ Planifier des journées de bilan de santé ne prend désormais qu’environ 5 minutes, au lieu de dépendre de feuilles de calcul et d’une coordination manuelle.
« La planification était autrefois un vrai problème et maintenant, grâce à Koalendar, c’est devenu une tâche de 5 minutes », a déclaré Andy.
✅ Les coachs reçoivent directement leurs réservations dans leur Google Agenda, ce qui leur permet de savoir exactement qui ils voient et à quel moment.
✅ Les formulaires de consentement papier ont été remplacés par un parcours numérique grâce à la fonctionnalité de redirection de Koalendar.
« Ce qui est vraiment utile, ce que Koalendar propose, c’est la redirection : une fois que vous avez pris rendez-vous, vous pouvez rediriger quelqu’un vers une autre page », a-t-il expliqué.
« Les clients peuvent alors être immédiatement redirigés vers un formulaire de consentement pour la pré‑évaluation, lire les informations sur le bilan de santé, le signer, et nous disposons ainsi de toutes ces informations sous forme numérique, sans aucun effort. »
Ce simple changement a supprimé une grande partie de la paperasse manuelle du processus.
« Maintenant que tout est numérique, c’est tellement plus facile », dit Andy.
✅ Koalendar aide aussi We Are Wellbeing à rendre les rendez-vous plus personnels. Andy peut ajouter la photo d’un formateur à la page de réservation pour que les employés sachent avec qui ils ont rendez-vous.
« Je pourrais mettre une photo de l’un de nos coachs pour pouvoir dire : d’accord, vous réservez un bilan de santé avec Shakira », a-t-il déclaré. « Les gens savent avec qui ils prennent rendez-vous. Cela rend l'expérience beaucoup plus personnelle. »
Un parcours de réservation simple pour une opération de dépistage de santé complexe
Les bilans de santé en entreprise comportent de nombreux éléments à coordonner : différents clients, sites, dates, intervenants, durées de rendez-vous, formulaires de consentement et communications aux employés.
Koalendar offre à We Are Wellbeing un moyen simple de rassembler tout cela.
Pour Andy, le plus grand avantage est que ola planification n'est plus un problème à résoudre.
« Nous sommes allés dans des organisations de toutes tailles, et qu’il s’agisse d’une petite structure qui organise une seule journée de bilans de santé ou d’une grande organisation qui en organise vingt, la planification a été tellement plus simple. »
Avec Koalendar, We Are Wellbeing peut passer moins de temps à jongler avec les feuilles de calcul et la paperasse, et davantage de temps à aider les organisations à construire des équipes plus saines et plus épanouies.
