Aperçu des résultats
🕒 Heures économisées chaque semaine : Non mesuré officiellement, mais Organilog estime que le gain de temps quotidien est considérable
👥 Équipe utilisant Koalendar : 6 membres de l’équipe chargée de la réussite client, avec une utilisation supplémentaire pour les entretiens RH
📅 Années d’utilisation de Koalendar : 1 an
⭐ Principal avantage : « Nous avons moins de frictions avec nos clients, car le calendrier est fiable à 100 %. »
Vue d’ensemble
Organilog est une entreprise française spécialisée dans les logiciels de gestion des interventions sur le terrain, qui aide les entreprises à gérer leurs équipes et leurs opérations sur le terrain. Sa plateforme regroupe des outils de planification des interventions, de création de rapports, de facturation, de gestion des contrats et des stocks, de CRM, de maintenance, et bien plus encore.
Fondée en 2014, l’entreprise compte environ 30 employés répartis entre la réussite client, les ventes, le développement web et le marketing. Son logiciel s’adresse aux entreprises de services sur le terrain dans des secteurs tels que le chauffage, la ventilation et la climatisation (CVC), la lutte antiparasitaire, la maintenance et d’autres domaines où les équipes doivent coordonner le travail entre les bureaux et le terrain.
Pour l’équipe chargée de la réussite client d’Organilog, cette même volonté de fluidifier la coordination s’applique également à la manière dont les clients planifient leurs sessions d’assistance.
Le défi : une disponibilité aléatoire engendrait des difficultés inutiles
À mesure que l’activité d’Organilog se développait, la planification manuelle des sessions avec les clients devenait de plus en plus difficile et chronophage.
L’équipe avait besoin d’un moyen simple permettant aux clients de choisir un créneau disponible sans alourdir le travail administratif en coulisses.
Organilog utilisait auparavant un autre outil de planification, mais des problèmes de synchronisation causaient des difficultés. Il arrivait que des clients puissent réserver des créneaux qui semblaient disponibles alors que le membre de l’équipe concerné ne l’était pas réellement.
La synchronisation de cet outil avec Google Calendar pouvait également manquer de fiabilité.
Cela allait bien au-delà d’un simple problème de calendrier. L’équipe devait parfois recontacter des clients et reprogrammer des rendez-vous qui n’auraient jamais dû être proposés au départ.
« Nous avions besoin d’un moyen simple et pratique de gérer les rendez-vous avec nos clients. À mesure que notre activité de suivi client se développait, la gestion manuelle des rendez-vous devenait très chronophage et très difficile. »
L’objectif était simple : fiabiliser les disponibilités et offrir aux clients une expérience de prise de rendez-vous plus fluide.
La solution : un parcours de réservation simple que les clients peuvent utiliser en toute autonomie
Lorsque Organilog a commencé à chercher un autre outil de planification, l’équipe a évalué les solutions potentielles selon plusieurs critères importants.
Ils recherchaient :
- La simplicité
- Une configuration facile et une interface claire
- La flexibilité nécessaire pour s’adapter à leurs processus existants
- Une synchronisation fiable avec Google Calendar
- Des tarifs abordables
Koalendar était l’option qui répondait le mieux à ces exigences, et elle est devenue le premier choix de l’équipe.
Aujourd’hui, Organilog utilise une page de réservation partagée pour son équipe chargée de la réussite client. Après avoir acheté le logiciel, le client reçoit un e-mail automatisé contenant des informations pour l’aider à démarrer, notamment un lien lui permettant de planifier une session.
Le client clique sur le lien, choisit un créneau disponible qui lui convient et prend directement rendez-vous avec l’équipe chargée de la réussite client. Pas besoin d’échanges interminables.
Une configuration partagée pour l’équipe chargée de la réussite client
L’équipe apprécie également la combinaison proposée par Koalendar entre calendriers d’équipe et calendriers individuels, qui lui offre plus de flexibilité qu’elle ne l’avait initialement prévu.
La page de réservation est utilisée par une équipe de six personnes chargée de la réussite client.
Grâce à la planification à tour de rôle, les nouveaux rendez-vous peuvent être répartis entre les membres de l’équipe disponibles, offrant ainsi aux clients un plus large choix de créneaux horaires tout en aidant Organilog à distribuer les rendez-vous plus équitablement au sein de l’équipe.
Chaque hôte peut également définir ses propres disponibilités préférées, en tenant compte des différents horaires de travail, des temps de pause et de ses préférences individuelles en matière de planification. En associant ces paramètres aux disponibilités réelles du calendrier de chaque membre de l’équipe, Organilog peut réduire le risque de conflits et garantir que les clients ne voient que les créneaux réellement disponibles.
Appels d’assistance individuels et entretiens RH
En réalité, l’utilisation de Koalendar par Organilog a dépassé le cadre initialement prévu.
« Au départ, nous voulions simplement un calendrier d’équipe pour partager les réunions, et maintenant nous l’utilisons aussi pour les appels d’assistance individuels », a expliqué l’équipe.
Ce qui était au départ un calendrier partagé dédié à la réussite client s’est également étendu à d’autres cas d’usage.
Organilog utilise désormais Koalendar pour les appels d’assistance personnalisée et a remplacé Calendly pour la planification de certains entretiens de recrutement.
Cette combinaison de calendriers d’équipe et individuels est devenue l’une des fonctionnalités les plus précieuses de la plateforme pour l’entreprise.
Le résultat : un processus de réservation « parfaitement fluide » pour les clients comme pour l’équipe
Pour Organilog, l’amélioration la plus importante ne se mesure pas dans un tableau récapitulant les heures économisées. Elle se manifeste dans l’expérience quotidienne de l’équipe comme de ses clients.
« Le changement le plus important a été qualitatif et, désormais, grâce à Koalendar, le processus de réservation est parfaitement fluide. Nous rencontrons moins de difficultés avec nos clients, car le calendrier est fiable à 100 % »
Mattéo Orsini
Équipe marketing d’Organilog
Des disponibilités fiables permettent aux clients de voir les créneaux qu’ils peuvent réellement réserver. Cela élimine l’une des principales sources de frustration rencontrées par l’équipe avec son outil précédent.
Ainsi, l’équipe n’a plus à assurer autant de suivi en raison d’informations de disponibilité erronées, ni à rappeler les clients pour reprogrammer leurs rendez-vous.
Moins de conflits d’agenda
Une disponibilité fiable résout le principal problème rencontré par Organilog avec son précédent outil de planification.
Les clients ne sélectionnent plus de créneaux que l’équipe ne peut pas respecter, ce qui permet à Organilog d’éviter les messages de suivi embarrassants et les reprogrammations inutiles.
Une expérience plus fluide pour les clients
Les clients reçoivent un lien de réservation dans le cadre de leur parcours après achat et peuvent choisir un créneau qui leur convient sans avoir à échanger de nombreux e-mails.
« Nous avons moins de frictions avec nos clients, car le calendrier est fiable à 100 %. »
Pour une entreprise de logiciels qui accompagne ses clients lors de leur prise en main, c’est essentiel. Une expérience de réservation fluide permet à Organilog de donner dès le départ une image plus professionnelle et plus fiable.
Moins de reprogrammations manuelles
Comme le calendrier reflète les disponibilités réelles, l’équipe chargée de la réussite client n’a pas besoin d’appeler les clients ni de leur envoyer des e-mails pour reprogrammer des rendez-vous pris par erreur.
Organilog n’a pas encore calculé le nombre exact d’heures économisées, mais l’entreprise estime que l’impact au quotidien est considérable.
Une utilisation qui va au-delà du besoin initial
Organilog a initialement adopté Koalendar pour disposer d’un calendrier partagé unique dédié à la réussite client.
Depuis, l’entreprise a étendu son utilisation aux appels d’assistance personnalisée et aux entretiens avec les ressources humaines, démontrant ainsi qu’une solution de planification ciblée peut progressivement prendre en charge davantage de processus au sein d’une organisation.
Ce qu’Organilog apprécie le plus chez Koalendar
Pour l’équipe Organilog, les fonctionnalités les plus importantes sont :
✅ Des disponibilités fiables et à jour
✅Une synchronisation fiable avec Google Calendar
✅Une interface claire et facile à utiliser
✅Des paramètres flexibles adaptés aux processus de l’équipe
✅La prise en charge des calendriers d’équipe et individuels
✅Une tarification adaptée à une entreprise de logiciels en pleine croissance
« Le plus important, c’est de pouvoir compter sur une disponibilité fiable. C’était le principal problème de notre ancien outil. Nous apprécions également la clarté de l’interface, la souplesse des paramètres et la combinaison de calendriers d’équipe et individuels. »
Une planification fiable au service de la relation client
Koalendar est né d’un besoin précis chez Organilog : permettre aux clients de planifier plus facilement un rendez-vous avec l’équipe chargée de la réussite client.
Mais son rôle s’est déjà élargi.
Ce qui n’était au départ qu’un calendrier d’équipe est devenu un système de planification flexible permettant d’organiser des rendez-vous clients, des appels individuels et des entretiens RH, tout en simplifiant la réservation pour les personnes concernées.
Pour Organilog, cette flexibilité s’accompagne de l’avantage qui comptait le plus dès le départ : un calendrier auquel l’équipe et ses clients peuvent se fier.
