Comment UofSCRentals a utilisé une planification intelligente pour maximiser les visites et réduire les absences

🕒 Résultats mesurables :

• 20 à 30 visites programmées chaque semaine
• Réduction d’environ 85 % du temps nécessaire pour planifier les visites et traiter les demandes
• Moins d’absences grâce aux rappels automatiques
• Moins de dérangement pour les locataires actuels pendant les visites

👥 Équipes utilisant Koalendar : 5 gestionnaires de biens, le propriétaire, l’assistant du propriétaire

🧑‍💻 Taille de l’entreprise : environ 10 personnes

📅 Années d’utilisation de Koalendar : 4 ans

⭐ Avantage principal :Planification rapide et en libre-service avec rappels, plus des notifications intégrées aux locataires pour rester conforme.

UofCSRentals est une petite société de gestion immobilière en Caroline du Sud qui exerce son activité dans une ville universitaire, où environ 95 % des locataires sont des étudiants. Avec une équipe réduite de six employés à temps plein plus Laura Malloy, la propriétaire, ils gèrent des logements étudiants et mènent une saison de location très intense, surtout de septembre à novembre, lorsque le nombre de visites explose.

Avant Koalendar, l’équipe s’appuyait sur des e‑mails, des textos et des appels téléphoniques pour organiser les visites de biens et les échanges avant l’emménagement. Cela a rapidement posé problème avec un public majoritairement étudiant.

Comme l’a dit l’équipe :

« Plus les gens sont jeunes, moins ils ont tendance à suivre leurs e-mails. »

L’ancien flux de travail créait également des frictions en interne. Une personne devait souvent gérer les demandes puis répartir manuellement les visites entre les bons membres de l’équipe, ce qui entraînait des retards, des reprogrammations et des occasions manquées.

Et puis il y a eu les absences non signalées, un drain constant de temps (et de bonne volonté des locataires) :

Koalendar est entré en scène grâce à un ancien responsable des opérations qui a poussé l’équipe à moderniser ses processus.

La réaction a été immédiate : « Ma première réaction a été : merci mon Dieu. » se souvient Laura.

Ils ont configuré des liens de réservation Koalendar et les ont intégrés directement sur la page d’annonce de chaque propriété, afin que les prospects puissent choisir immédiatement un créneau, sans échanges inutiles.

À partir de là, ils ont adapté la planification pour correspondre au fonctionnement réel du logement étudiant:

• Planification des visites à grande échelle : Les jours de forte affluence, ils peuvent organiser 5 à 10 visites — et parfois jusqu’à 25. Koalendar les a aidés à maximiser le nombre de visites qu’ils pouvaient programmer dans une journée, sans chaos.
• Attribuer le bon hôte : Il est devenu facile de changer la personne responsable d’une visite (particulièrement utile lorsque certains membres de l’équipe préfèrent certains établissements).
• Intégration du calendrier : Pour les longues réunions Zoom d’emménagement, les calendriers intégrés ont grandement facilité la planification sans chevauchements.
• Garde-fous intégrés : Ils définissent des paramètres de temps (comme ne pas faire de visites trop tard) et des règles de disponibilité propres à chaque logement.
• Replanifier sans perdre de prospects : Lorsque des reports étaient nécessaires, tout est resté fluide et ils n’ont pas perdu la visite. Cela fait gagner du temps non seulement à l’équipe de location, mais aussi aux locataires actuels, qui n’ont plus besoin de quitter leur appartement inutilement.

Une fois que Koalendar est devenu le moyen par défaut de planifier les rendez-vous, les résultats ne se sont pas fait attendre :

✅Moins d’absences (et moins de visites perdues)

Les rappels automatisés ont aidé les étudiants à réellement se présenter : « On les relance… Koalendar leur envoie leur rappel », explique Laura.

✅ Réservations de visites plus rapides, avec moins d’efforts pour le personnel

En supprimant l’étape « intermédiaire » d’attribution manuelle des visites, l’équipe a pu gérer une demande plus élevée sans travail administratif supplémentaire :

« Nous n’avons pratiquement plus besoin de passer du temps à déposer des [demandes]… vous recevez simplement un e‑mail qui dit que cette visite vous a été attribuée. »

✅ Un système intégré pour informer les locataires (et vous offrir une vraie tranquillité d’esprit)

L’un de leurs aspects préférés était d’utiliser les notifications Koalendar pour les aider à répondre à une exigence clé : prévenir les locataires au moins 24 heures avant toute entrée.

Ils ajoutent les adresses e‑mail des locataires actuels (en utilisant le CCI) afin que les locataires soient automatiquement informés lorsqu’une visite est réservée :

“Mettre les locataires actuels en CCI dans l’e-mail de confirmation de réservation nous évite de risquer d’oublier de prévenir quelqu’un, ce qui est arrivé très souvent par le passé.”

✅ Un impact mesurable sur le processus de location

L’équipe a résumé l’impact global en des termes simples :

Sur un marché locatif très fréquenté par les étudiants, la rapidité et la simplicité sont essentielles. Avec Koalendar, cette équipe de gestion immobilière de Caroline du Sud a offert aux prospects un moyen plus rapide de planifier leurs visites, réduit les absences non justifiées et libéré le bureau des échanges incessants.

Vous voulez simplifier les visites, les rendez-vous d’emménagement ou tout autre type de prise de rendez-vous à grande échelle ? Créez un lien de réservation et laissez Koalendar s’occuper des relances pour vous.