Résultats en un coup d’œil
- 🕒Résultats mesurables :
- Planification plus rapide pour les recruteurs et les managers
- Des flux de travail cohérents grâce à des modèles clonés
- Moins de temps passé sur les entretiens téléphoniques grâce aux questions de présélection intégrées
- 👥 Équipes utilisant Koalendar : 3 recruteurs coordonnant le recrutement pour 30 responsables du recrutement
- 🧑💻 Taille de l’entreprise: +1000 employés
- 📅 Années d’utilisation de Koalendar : 4 ans
- ⭐ Avantage principal : Une solution économique qui s’adapte à un budget serré
Aperçu
Une petite équipe de recrutement au sein d’un employeur d’entreprise multi-sites devait coordonner les entretiens avec des dizaines de responsables du recrutement et de membres de jury. Avant Koalendar, chaque entretien impliquait des vérifications dans Outlook et d’interminables échanges d’e-mails. Désormais, les candidats planifient eux-mêmes leurs rendez-vous, les recruteurs réutilisent des modèles et les questions de présélection permettent de garder les appels ciblés.
Le défi : la planification manuelle via Outlook
Avant d’adopter Koalendar, l’équipe de recrutement gérait chaque entretien de la manière la plus difficile :
- Allers-retours par e-mail
- Vérification croisée des calendriers Outlook
- Planification manuelle des candidats et des membres du jury
Comme l’a dit la responsable du recrutement : « Nous devions tout faire manuellement… échanger d’innombrables e‑mails pour connaître les disponibilités et planifier directement dans Outlook. »
L’équipe voulait une solution plus intelligente et plus rapide, mais avait aussi besoin de quelque chose qui respecte un budget limité.
La solution : un outil rentable qui répondait à toutes les exigences
Quand l’une des recruteuses a rejoint l’entreprise, elle savait déjà grâce à son poste précédent combien de temps un outil de planification peut faire gagner. Alors, lorsqu’elle a découvert que sa nouvelle équipe n’avait aucun budget pour les logiciels, elle a commencé à chercher une solutionabordable mais performante. Comme l’a expliqué la responsable du recrutement :
“J’utilisais déjà un outil de planification dans mon ancienne entreprise, et cela nous faisait gagner beaucoup de temps. Quand j’ai rejoint cette société, nous n’avions aucun budget pour un outil de planification, alors j’ai cherché en ligne et Koalendar était économique et répondait aux besoins de notre petite équipe.”
Koalendar leur a fourni exactement ce dont ils avaient besoin :
- Tarifs abordables
- Configuration facile
- La possibilité de gérer de nombreux responsables du recrutement depuis un seul espace de travail
Comment ils utilisent Koalendar
Les candidats réservent leurs entretiens directement
Les candidats utilisent les pages de réservation pour planifier :
- Premiers entretiens téléphoniques
- Entretiens Zoom
- Entretiens sur site / en personne avec les responsables du recrutement
Les recruteurs gèrent la planification pour plus de 30 postes
Trois membres de l’équipe de recrutement gèrent :
- Toutes les pages de réservation
- Calendriers des responsables du recrutement
- Duplication de modèle
- Questions de présélection
Les modèles de pages de réservation font gagner beaucoup de temps
L’équipe ne reconstruit plus les pages à partir de zéro. Comme l’a expliqué la responsable du recrutement :
“La possibilité de dupliquer des pages signifie que vous n’avez pas à repartir de zéro à chaque fois. Vous pouvez l’utiliser comme modèle.”
Les questions de présélection intégrées réduisent la durée des entretiens téléphoniques
L’un des plus grands gains d’efficacité, comme elle l’a souligné :
« Nous passions 30 minutes au téléphone pour un entretien, mais avec les questions de présélection ajoutées à la page de réservation, nous avons déjà ces informations. »
Cela permet aux recruteurs de concentrer les entretiens sur les sujets les plus importants et d’éviter de répéter les bases.
Gestion interéquipes facilitée
Les recruteurs peuvent rapidement passer d’une page à l’autre pour différents responsables du recrutement. Comme l’a fait remarquer le responsable du recrutement :
“Avec Koalendar, vous pouvez gérer les pages de réservation pour les autres membres de l’équipe… c’est vraiment pratique et ça nous fait gagner du temps.”
Résultat : une planification plus rapide, moins de tâches administratives et plus de temps pour le recrutement
L’impact que Koalendar a eu sur l’entreprise est évident :
✅ Une planification plus rapide pour les candidats comme pour les recruteurs : Fini les échanges interminables d’e‑mails, fini de vérifier quatre agendas en même temps.
✅ Un seul espace de travail pour plus de 30 responsables du recrutement : L’équipe garde toute la planification centralisée et cohérente.
✅ Une meilleure productivité grâce aux modèles et aux pages clonées : La configuration prend quelques minutes au lieu de plusieurs heures.
✅Temps d’entretien téléphonique réduit grâce aux questions de présélection : Les informations recueillies à l’avance permettent des échanges plus ciblés.
Comme le conclut le responsable du recrutement :
“Koalendar nous permet de planifier plus rapidement pour l’équipe de recrutement ainsi que pour les responsables du recrutement. Tout cela est possible grâce à son tableau de bord partagé, à ses questions de présélection personnalisables avant l’entretien et à ses pages de réservation en libre-service.”
