Resultados a primera vista
- 🕒Resultados medibles:
- Programación más rápida para reclutadores y gerentes
- Flujos de trabajo consistentes utilizando plantillas clonadas
- Menos tiempo dedicado a las entrevistas telefónicas gracias a las preguntas de filtro integradas
- 👥 Equipos que utilizan Koalendar: 3 reclutadores coordinando la contratación para 30 gerentes de contratación
- 🧑💻 Tamaño de la empresa: +1000 empleados
- 📅 Años usando Koalendar: 4 años
- ⭐ Principal beneficio: Solución rentable que se ajusta a un presupuesto ajustado
Visión general
Un pequeño equipo de reclutamiento en una empresa con múltiples ubicaciones tenía que coordinar entrevistas con docenas de jefes de departamentos. Antes de Koalendar, cada entrevista significaba revisar el calendario de Outlook y cadenas interminables de correos electrónicos. Ahora, los candidatos programan sus propias entrevistas, los reclutadores reutilizan plantillas y las preguntas de selección mantienen las llamadas enfocadas.
El desafío: Programación manual a través de Outlook
Antes de adoptar Koalendar, el equipo de reclutamiento manejaba cada entrevista de la manera difícil:
- Correos electrónicos de ida y vuelta
- Verificando las agendas de Outlook
- Programación manual tanto de candidatos como de panelistas
Como comentaba la Líder de Reclutamiento: “Teníamos que hacer todo manualmente... yendo y viniendo con correos electrónicos para disponibilidad y programando directamente en Outlook.”
El equipo quería una solución más inteligente y rápida, pero también necesitaba algo que se ajustara a un presupuesto limitado.
La solución: Una herramienta rentable que cumplió con todos los requisitos
Cuando una de las reclutadoras se unió a la empresa, ya sabía por su rol anterior cuánto tiempo puede ahorrar una herramienta de programación. Así que cuando descubrió que su nuevo equipo no tenía presupuesto para software, comenzó a buscar algo asequible pero potente. Como explicó la Líder de Reclutamiento:
“En mi empresa anterior utilizaban una herramienta de planificación que me ahorraba mucho tiempo. Cuando cambié a esta empresa, no teníamos presupuesto para una herramienta de programación de citas, así que busqué en línea y Koalendar era rentable y satisfacía las necesidades de nuestro pequeño equipo.”
Koalendar proporcionó exactamente lo que necesitaban:
- Precios accesibles
- Configuración fácil
- La capacidad de gestionar a varios encargados de contratación desde un único espacio de trabajo
Cómo utilizan Koalendar
Los candidatos reservan entrevistas directamente
Los candidatos utilizan las páginas de reserva para programar:
- Entrevistas telefónicas iniciales
- Entrevistas por Zoom
- Entrevistas presenciales con los gerentes de contratación
Los reclutadores gestionan la programación de más de 30 asientos
Tres miembros del equipo de reclutamiento gestionan:
- Todas las páginas de reservas
- Calendarios de los gerentes de contratación
- Duplicación de plantilla
- Preguntas de filtro
Las plantillas de páginas de reserva ahorran mucho tiempo
El equipo ya no reconstruye las páginas desde cero. Como explicó la Líder de Reclutamiento:
“La capacidad de clonar páginas significa que no tienes que empezar desde cero cada vez. Puedes usarlo como una plantilla.”
Las preguntas de filtro integradas reducen el tiempo de entrevista telefónica
Uno de los mayores triunfos en eficiencia, como ella señaló:
“Antes pasábamos 30 minutos en una entrevista telefónica, pero con preguntas de filtro incluidas en la página de reserva, ya tenemos esa información.”
Esto permite a los reclutadores centrar las entrevistas en los temas más importantes y omitir los conceptos básicos repetitivos.
Gestión fácil entre equipos
Los reclutadores pueden cambiar rápidamente entre páginas para diferentes gerentes de contratación. Como señaló la Líder de Reclutamiento:
“Con Koalendar, puedes gestionar las páginas de reserva para otros miembros del equipo… eso es realmente útil y nos ahorra tiempo.”
El resultado: Programación de entrevistas más rápida, menos trabajo administrativo, más tiempo para reclutar
El impacto que Koalendar ha tenido en la empresa es claro:
✅ Programación más rápida tanto para candidatos como para gerentes de contratación: No más cadenas de varios correos electrónicos, no más revisar cuatro calendarios a la vez.
✅ Un espacio de trabajo para más de 30 gerentes de contratación: El equipo mantiene toda la programación centralizada y consistente.
✅ Mayor productividad con plantillas y páginas clonadas: La configuración toma minutos en lugar de horas.
✅Reducción del tiempo de entrevista telefónica gracias a las preguntas de filtro: La información pre-recopilada significa conversaciones más enfocadas.
Como concluye la Líder de Reclutamiento:
“Koalendar nos permite programar más rápidamente para el equipo de contratación y también para los gerentes de contratación. Todo es gracias a su panel de control compartido, preguntas de preselección personalizables y páginas de reserva autogestionables.”
