Ergebnisse auf einen Blick
- 🕒 Messbare Ergebnisse:
- Schnellere Terminplanung für Recruiter und Manager
- Konsistente Workflows mit geklonten Vorlagen
- Weniger Zeitaufwand für telefonische Vorauswahl dank integrierter Screening-Fragen
- 👥 Teams, die Koalendar verwenden: 3 Recruiter, die die Einstellung für 30 Hiring Manager koordinieren
- 🧑💻 Unternehmensgröße: über 1.000 Mitarbeitende
- 📅 Nutzungszeit von Koalendar: 4 Jahre
- ⭐ Top-Vorteil: Kostengünstige Lösung, die in ein knappes Budget passt
Übersicht
Ein kleines Recruiting-Team in einem Unternehmen mit mehreren Standorten musste Vorstellungsgespräche koordinieren für Dutzende von Hiring Managern und Panelteilnehmern. Vor Koalendar bedeutete jedes Interview Outlook-Kalenderabgleiche und endlose E-Mail-Ketten. Jetzt vereinbaren Kandidaten ihre Termine selbst, Recruiter nutzen Vorlagen wieder, und Screening-Fragen sorgen dafür, dass die Gespräche fokussiert bleiben.
Die Herausforderung: Manuelle Terminplanung über Outlook
Bevor sie Koalendar eingeführt hatten, wickelte das Recruiting-Team jedes einzelne Vorstellungsgespräch auf die harte Tour ab:
- E-Mail-Pingpong
- Outlook-Kalender abgleichen
- Manuelle Terminplanung sowohl für Kandidaten als auch für Panelteilnehmer
Wie die Recruiting-Leitung es ausdrückte: “Wir mussten alles manuell machen … unzählige E-Mails hin- und herschicken wegen Verfügbarkeiten und die Termine direkt in Outlook eintragen.”
Das Team wollte eine intelligentere, schnellere Lösung, brauchte aber auch etwas, das in ein begrenztes Budget passt.
Die Lösung: ein kostengünstiges Tool, das alle Anforderungen erfüllte
Als eine der Recruiterinnen in das Unternehmen kam, wusste sie aus ihrer vorherigen Position bereits, wie viel Zeit ein Terminplanungstool sparen kann. Als sie dann feststellte, dass ihr neues Team kein Budget für Software hatte, machte sie sich auf die Suche nach etwas Erschwinglichem, aber Leistungsstarkem. Wie die Recruiting-Leitung erklärte:
„Ich hatte in meinem vorherigen Unternehmen ein Planungstool verwendet, und es hat uns viel Zeit gespart. Als ich in dieses Unternehmen wechselte, hatten wir kein Budget für ein solches Tool, also habe ich online recherchiert und Koalendar war kostengünstig und erfüllte die Anforderungen unseres kleinen Teams.”
Koalendar lieferte genau das, was sie brauchten:
- Erschwingliche Preise
- Einfache Einrichtung
- Die Möglichkeit, viele Hiring Manager von einem einzigen Workspace aus zu verwalten
Wie sie Koalendar nutzen
Bewerber buchen Vorstellungsgespräche direkt
Bewerber nutzen die Buchungsseiten, um Folgendes zu planen:
- Erste telefonische Vorstellungsgespräche
- Zoom-Interviews
- Vor-Ort-/persönliche Vorstellungsgespräche mit Einstellungsmanagern
Recruiter verwalten die Terminplanung für über 30 Arbeitsplätze
Drei Mitglieder des Recruiting-Teams kümmern sich um:
- Alle Buchungsseiten
- Kalender von Personalverantwortlichen
- Vorlagen duplizieren
- Screening-Fragen
Vorlagen für Buchungsseiten sparen erheblich Zeit
Das Team baut Seiten nicht mehr von Grund auf neu. Wie die Recruiting-Leitung erklärte:
„Die Möglichkeit, Seiten zu kopieren bedeutet, dass Sie nicht jedes Mal ganz von vorne anfangen müssen. Sie können sie als Vorlage verwenden.“
Integrierte Screening-Fragen verkürzen die Zeit der Telefoninterviews
Einer der größten Effizienzgewinne, wie sie hervorhob:
„Früher haben wir 30 Minuten für ein Telefoninterview gebraucht, aber mit Screening-Fragen, die wir auf der Buchungsseite hinzugefügt haben, liegen uns diese Informationen jetzt bereits vor.”
So können sich Recruiter in Vorstellungsgesprächen auf die wichtigsten Themen konzentrieren und grundlegende, sich wiederholende Fragen überspringen.
Einfache bereichsübergreifende Zusammenarbeit
Recruiter können schnell zwischen den Seiten für verschiedene Hiring Manager wechseln. Wie die Recruiting-Leitung bemerkte:
„Mit Koalendar können Sie die Buchungsseiten für andere Teammitglieder verwalten… das ist wirklich hilfreich und spart uns Zeit.”
Das Ergebnis: schnellere Terminplanung, weniger Verwaltungsaufwand, mehr Zeit für die Personalgewinnung
Die Auswirkungen, die Koalendar auf das Unternehmen hatte, sind eindeutig:
✅ Schnellere Terminplanung für Kandidaten und Hiring Manager: Keine endlosen E-Mail-Ketten mehr, kein gleichzeitiges Prüfen von vier Kalendern.
✅ Ein Workspace für über 30 Hiring Manager: Das Team hält die gesamte Terminplanung zentral und einheitlich.
✅ Bessere Produktivität mit Vorlagen und kopierbaren Seiten: Die Einrichtung dauert Minuten statt Stunden.
✅Verkürzte Telefoninterviews dank Screening-Fragen: Vorab erhobene Informationen ermöglichen fokussiertere Gespräche.
Wie die Leiterin der Personalbeschaffung abschließend feststellt:
„Mit Koalendar können wir schneller Termine vereinbaren – sowohl für das Recruiting-Team als auch für die Hiring Manager. Das ist alles möglich dank des gemeinsamen Dashboards, anpassbarer Screening-Fragen vor dem Gespräch und Self-Service-Buchungsseiten.”
