Ergebnisse auf einen Blick
🕒 Wöchentlich eingesparte Stunden: Noch nicht gemessen, aber Teams mit Kundenkontakt vermeiden jetzt das manuelle Hin und Her bei der Terminplanung
👥 Team, das Koalendar nutzt: 6 Teammitglieder mit Kundenkontakt aus den Bereichen Kundenerlebnis, Vertrieb und Design
📅 Jahre der Nutzung von Koalendar: Vor Kurzem eingeführt
🌐 Unterstützte Sprachen: Englisch, Japanisch und Chinesisch
⭐ Größter Vorteil: „Dass wir die Buchung und die E-Mail mit dem Link in mehreren Sprachen anzeigen können, ist für uns ein großer Pluspunkt.“
Übersicht
Third Scope ist ein in Japan ansässiges KI- und IT-Unternehmen mit Tochtergesellschaften in Singapur und im Vereinigten Königreich. Das Unternehmen entwickelt KI-Produkte für Geschäftskunden, die Organisationen dabei helfen, ihre Effizienz zu steigern und den Einsatz von KI teamübergreifend zu standardisieren.
Eines der neuesten Produkte ist Kanata, ein KI-Tool zur Effizienzsteigerung und Standardisierung für Unternehmen, das in sechs Sprachen angeboten wird.
Chris Fletcher ist bei Kanata sowohl als Ingenieur als auch als Produktmanager tätig. Neben der technischen Entwicklung und Produktarchitektur ist er außerdem an der Kundeneinführung sowie am Marketing und Vertrieb für Kanatas Niederlassungen im Ausland beteiligt.
Für das Unternehmen ist die Terminplanung Teil der Customer Journey. Wenn ein potenzieller Kunde das Kontaktformular auf der Kanata-Website ausfüllt, kann er sofort einen Termin mit dem passenden Ansprechpartner buchen – und zwar in der richtigen Sprache.
Die Herausforderung: Onboarding-Termine in der Sprache des Kunden planen
Als Third Scope die Markteinführung von Kanata vorbereitete, benötigte das Team eine einfache Möglichkeit, damit interessierte Kunden direkt über die Website Onboarding-Termine vereinbaren konnten.
Das Ziel war klar: Wenn jemand ein Kontaktformular ausgefüllt hatte, sollte die Person direkt den nächsten Schritt machen und einen Termin mit dem passenden Teammitglied buchen können.
Doch es gab ein großes Problem: Ihr bisheriges Planungstool unterstützte kein Japanisch.
„Zuvor haben wir Calendly verwendet“, erklärte Christopher. „Allerdings wird Japanisch dort nicht unterstützt. Die Buchungsseite wäre komplett auf Englisch.“
Das führte bei Third Scopes großem Kundenstamm in Japan zu Problemen. Das Team konnte Links zwar weiterhin manuell per E-Mail versenden, fühlte sich jedoch nicht wohl dabei, ein ausschließlich englischsprachiges Buchungserlebnis direkt auf seiner japanischen Website einzubinden.
„Wir waren noch nicht so weit, dass wir das auf einer Website hätten veröffentlichen können“, sagte Christopher. „Wir wollten nichts, das die Sprache nicht erkennt, die viele unserer Nutzer auf unserer Website verwenden.“
Third Scope benötigte außerdem mehr als nur eine einzige Buchungsseite. Der Onboarding-Prozess musste verschiedene Sprachen und Teammitglieder sowie eine größere zeitliche Verfügbarkeit für japanischsprachige Kunden unterstützen.
Die Lösung: Mehrsprachige Buchungsseiten mit Round-Robin-Terminplanung
Third Scope entdeckte Koalendar bei der Suche nach Alternativen. Ein Kollege schickte Christopher den Link, und nachdem er sich die Plattform angesehen hatte, fiel ihm die Entscheidung leicht.
„Ich habe es mir angesehen und dachte: ‚Ja, das ist perfekt‘“, sagte er.
Koalendar bot Third Scope die benötigte Sprachunterstützung sowie die nötige Flexibilität bei der Terminplanung, um mehrere kundenorientierte Kalender zu verwalten.
Das Team nutzt jetzt Koalendar für das Onboarding bei Kanata. Wenn Interessenten das Kontaktformular auf der Kanata-Website ausfüllen, wird ihnen ein Buchungslink angezeigt, sofern das Team die jeweilige Sprache unterstützt. Darüber können sie einen Termin mit der passenden Ansprechperson vereinbaren.
„Wir haben mehrere Kalender eingerichtet, die auf die verschiedenen Sprachen abgestimmt sind, in denen wir diesen Onboarding-Service anbieten“, erklärte Christopher.
Für die japanische Version des Onboarding-Kalenders verwendet Third Scope das Round-Robin-Verfahren. Dadurch kann das Team eine breitere Verfügbarkeit anbieten, indem Besprechungen auf mehrere japanischsprachige Ansprechpartner verteilt werden.
„Als japanisches Unternehmen haben wir mehrere japanischsprachige Mitarbeiter“, sagte Christopher. „Wir möchten für diesen Markt so umfassend wie möglich erreichbar sein. Deshalb haben wir dafür die Round-Robin-Planung eingerichtet.“
Das Team nutzt Koalendar auch für Besprechungen mit Vertriebs- und Content-Partnern. Die entsprechenden Links werden manuell per E-Mail geteilt, sodass Third Scope externe Gespräche unkompliziert und ohne zusätzlichen Abstimmungsaufwand planen kann.
Warum Koalendar genau das Richtige für Third Scope war:
✅ Mehrsprachige Buchungsseiten und E-Mails
✅ Unterstützung der japanischen Sprache für ihren Hauptkundenstamm
✅ Round-Robin-Planung für eine breitere Verfügbarkeit
✅ Mehrere Kalender für verschiedene Sprachen und Teammitglieder
✅ Angemessene Preise für ein wachsendes B2B-KI-Unternehmen
✅ Zapier-Workflow, der neue Buchungen an Slack sendet
„Auch preislich war es ein sehr vernünftiges Produkt für die Markteinführung“, fügte Christopher hinzu.
Das Ergebnis: ein reibungsloserer Weg vom Kundeninteresse bis zum Onboarding
Mit Koalendar kann Third Scope jetzt ein Buchungserlebnis bieten, das der tatsächlichen Arbeitsweise seiner Kunden entspricht.
Anstatt von Interessenten, die kein Englisch sprechen, zu verlangen, sich durch einen ausschließlich englischsprachigen Terminbuchungsprozess zu navigieren, kann das Team sie über die Website in ihrer eigenen Sprache zu einem Gesprächstermin führen.
„Allein die Möglichkeit, direkt von unserer Website zum Buchungslink zu gelangen und den gesamten Vorgang in der eigenen Sprache durchzuführen, ist ein großer Vorteil.“
Christopher Fletcher
Full-Stack-Entwickler
Christopher sagte.
Dieser direkte Weg ist wichtig, denn das Interesse kann schnell nachlassen. Ein Kunde füllt vielleicht ein Kontaktformular aus, bekundet sein Interesse und unternimmt dann doch keinen weiteren Schritt. Koalendar hilft Third Scope dabei, diesen Schwung aufrechtzuerhalten.
„Es ist sehr einfach, ein Formular abzuschicken und zu sagen: Ich interessiere mich für einen Ihrer Tarife, und dann nichts weiter zu unternehmen“, erklärte Christopher.
„Aber als Kunde sein Interesse bekunden, das Formular ausfüllen und dann sofort sehen zu können, dass man einen Termin mit jemandem vereinbaren kann – das ist der nächste Schritt hin zur richtigen Implementierung unseres Systems.“
Koalendar sorgt außerdem dafür, dass das interne Team stets auf dem gleichen Stand ist. Über Zapier wird bei jeder neuen Buchung eine Slack-Benachrichtigung gesendet, sodass das gesamte Team weiß, wann ein Kunde einen Termin vereinbart hat.
„Wenn jemand eine Buchung vornimmt, erhalten wir eine Benachrichtigung über Slack, sodass das gesamte Team darüber informiert ist.“
sagte Christopher.
Für Third Scope liegt der größte Mehrwert auf der Hand: Mit Koalendar erreichen die richtigen Kunden die richtigen Ansprechpartner in der richtigen Sprache – ganz ohne zusätzlichen Aufwand bei der Terminplanung.
„Kalender für mehrere Personen an einem zentralen Ort verwalten zu können, ist ein sehr großer Vorteil (...). Dass mehrere Sprachen unterstützt werden, ist für uns ebenfalls ein entscheidender Pluspunkt.“
Christopher Fletcher
Full-Stack-Entwickler
Ein Link, drei Sprachen, weniger Hürden bei der Terminplanung
Für ein Unternehmen, das in Japan, Großbritannien und Singapur KI-Tools entwickelt, muss die Kundenkommunikation vom ersten Kontakt an reibungslos verlaufen.
Koalendar hilft Third Scope dabei, das Onboarding für Kunden auf Englisch, Japanisch und Chinesisch zu vereinfachen, und bietet seinem Team mit Kundenkontakt zugleich eine zentrale, flexible Lösung zur Verwaltung von Verfügbarkeiten.
Wenn ein potenzieller Kunde zu einem Gespräch bereit ist, ist kein zeitraubendes Hin und Her per E-Mail oder Buchungsseiten in der falschen Sprache mehr nötig.
Sie können das Formular ausfüllen, einen Termin auswählen und den nächsten Schritt gehen.
Wie Christopher es ausdrückte: „Dank der Verfügbarkeit der japanischen Version konnten wir den Link auf unserer Website einbinden.“
