Ergebnisse auf einen Blick
🕒 Wöchentlich eingesparte Stunden: Mehrere Stunden dank der Reduzierung von E-Mail-Hin-und-Her für kostenlose Beratungsgespräche
👥 Team, das Koalendar verwendet: 10 aktive Teammitglieder (aktuelle Anzahl)
📅 Jahre mit Koalendar: Neukunde, seit Januar dabei
⭐ Größter Vorteil:„Niemand möchte sich durch zehn verschiedene Buchungsseiten klicken, nur um eine passende Zeit zu finden. Es ist hilfreich, dass alle Zeiten an einem Ort zusammengefasst sind.“
Überblick
Momentum College Prep unterstützt Schüler, Studierende und Familien dabei, sich mit persönlicher und strategischer Beratung im Zulassungsverfahren für US‑Universitäten zurechtzufinden. Das Unternehmen begleitet sie bei der Hochschulwahl, der Bewerbungsstrategie, den Essays und der gesamten Zulassungsplanung und bietet Leistungen für Bewerber auf Bachelor- und Master-/Postgraduiertenebene an. Das Team besteht aus Beratern, die den Studierenden helfen, durchdachte, authentische und wettbewerbsfähige Bewerbungen zu erstellen.
Das Unternehmen ist im Bereich der Hochschulbildung tätig und verfügt über ein Team von Beratern, das sich über Nordamerika, Asien und Europa erstreckt. Für Gründer Raj Hamlai sind die Terminvereinbarung und Durchführung kostenloser Beratungsgespräche ein zentraler Bestandteil des Geschäfts. Da die Dienstleistungen von Momentum eine erhebliche Investition darstellen, möchten Studierende und Familien in der Regel zunächst mit dem Team sprechen, bevor sie entscheiden, ob sie den nächsten Schritt gehen.
„Niemand wird bereit sein, so viel zu investieren, bevor er nicht tatsächlich mit uns gesprochen und uns getroffen hat“, sagte Raj.
Die Herausforderung: mehr Leads, mehr Berater und zu viel manuelle Koordination
Das Team bietet Studierenden und Familien, die an einer Zusammenarbeit interessiert sind, kostenlose Erstgespräche an. Diese Gespräche helfen Interessenten dabei zu verstehen, ob die Dienstleistungen des Unternehmens gut zu ihnen passen.
Als das Team wuchs, wurde die Terminplanung immer komplexer.
Bevor Momentum Koalendar nutzte, arbeitete das Team mit Calendly. Das funktionierte, als nur zwei Personen im Team waren. Doch als das Unternehmen wuchs und immer mehr Berater und Consultants hinzukamen, brauchte das Team eine Terminlösung, die mit mehr Personen, mehr Verfügbarkeiten und zu vertretbaren Kosten skalieren konnte.
„Als wir das Team vergrößerten, wurde uns klar, dass wir ein Tool brauchten, das unsere Art des Wachstums unterstützen konnte.“
Das Team brauchte außerdem eine Möglichkeit, Verfügbarkeiten über mehrere Zeitzonen hinweg zu verwalten. Einige Gespräche erforderten einen bestimmten Berater, etwa das Mentoring-Programm für Forschung, das von einem Teammitglied mit Doktortitel geleitet wurde. Viele Beratungsgespräche konnten jedoch von jedem geschulten Consultant übernommen werden.
Das bedeutete, dass Momentum Folgendes benötigte:
- ein Tool, das die Verfügbarkeiten aller Teammitglieder zusammenführen kann
- eine faire Verteilung der Anrufe
- eine einfache Terminbuchung für Schüler und Eltern.
„Niemand möchte sich durch zehn verschiedene Buchungsseiten klicken, nur um eine passende Zeit zu finden“, erklärte Raj.
Die Lösung: Round-Robin-Planung für ein wachsendes Beratungsteam
Raj stieß bei der Online-Suche nach Alternativen zu Calendly auf Koalendar.
Das Team benötigte ein Tool mit ähnlicher Funktionalität, insbesondere Round-Robin-Planung, das ein größeres, verteiltes Team unterstützen konnte, ohne die Einrichtung schwerer verwaltbar zu machen. Viele Alternativen boten entweder nicht die Planungsflexibilität, die Momentum benötigte, oder führten zu mehr Komplexität für das Team und seine Kunden.
Koalendar bot die richtige Kombination aus Funktionalität, Einfachheit und Skalierbarkeit.
„Koalendar war wirklich das einzige Tool, das Round-Robin-Verteilung, automatische Zeitzonenerkennung und einen einfachen Buchungsprozess auf die kosteneffiziente Weise angeboten hat, die ein wachsendes Team braucht.“
Raj Hamlai
Gründer
Nachdem er sich für eine kostenlose Testversion angemeldet hatte, prüfte Raj die Erfahrung von beiden Seiten: als Administrator, der Buchungsseiten verwaltet, und als Kunde, der ein Meeting bucht.
„Mir hat die Erfahrung sowohl aus meiner Sicht gefallen, also als Person, die sich alle Links und die Terminplanung ansehen kann, als auch aus Kundensicht, weil man buchen kann“, sagte er. „Es ergab Sinn und war einfach zu benutzen.“
Momentum verwendet Koalendar jetzt auf zwei Hauptarten:
Das Team bettet seine zentrale Buchungsseite direkt in die Website ein und teilt den Buchungslink in Anzeigen und Follow-up-E-Mails.
Für allgemeine Beratungsgespräche verwendet Koalendar ein Rotationsverfahren, damit Studierende und Familien bei jedem verfügbaren Berater einen Termin buchen können.
Für spezialisiertere Dienstleistungen hat Momentum separate Buchungsseiten. Zum Beispiel verfügt das Mentoring-Programm für Forschung über eine eigene Seite, da es von einem bestimmten Teammitglied geleitet wird.
„Wir haben Mitarbeiter in ganz Nordamerika, Asien und Europa“, sagte Raj. „Für uns war es auch wichtig, eine Rundlaufplanung zu haben.“
Das Ergebnis: einfacherer Buchungsablauf, bessere Sichtbarkeit und Raum für Wachstum
Mit Koalendar kann Momentum College Prep den Schülern und Familien mehr Verfügbarkeiten anbieten, ohne zusätzlichen Planungsaufwand im Hintergrund zu verursachen.
Die Round-Robin-Konfiguration hilft dem Team, Anrufe gleichmäßig auf verfügbare Berater zu verteilen. Die Unterstützung verschiedener Zeitzonen macht es internationalen Interessenten leichter, einen passenden Termin zu finden. Und da jeder Berater seine eigene Verfügbarkeit verwalten kann, lässt sich Momentum reibungslos mit einer flexiblen Teamstruktur einsetzen.
„Das ist sehr wichtig, weil die Leute ihre eigenen Arbeitszeiten haben“, sagte Raj. „Sonst ist es unmöglich, alles zu koordinieren.“
Koalendar verschafft Raj außerdem mehr Transparenz darüber, was im gesamten Unternehmen passiert. Als Inhaber und Marketingverantwortlicher nutzt er Buchungsbenachrichtigungen und den Buchungs-Tab, um nachzuverfolgen, wie sich Leads von Werbekampagnen zu vereinbarten Gesprächsterminen entwickeln.
Beispielsweise schaltet Momentum Meta-Anzeigen, bei denen Interessenten ein Lead-Formular ausfüllen. Danach erhalten sie eine E-Mail mit einem Koalendar-Link, um ein Beratungsgespräch zu buchen. Raj gleicht anschließend die Buchungen mit der Lead-Liste ab, um zu sehen, wer vom Lead zu einem gebuchten Gespräch geworden ist.
„Da ich bei allem in BCC bin, bekomme ich jedes Mal eine E‑Mail, wenn es eine neue Buchung gibt“, sagte er. „So kann ich schnell abhaken, dass diese Person einen Termin mit uns vereinbart hat. Diese Einfachheit war wirklich, wirklich hilfreich.“
Der Tab „Buchungen“ ist besonders nützlich geworden, um sowohl bevorstehende als auch vergangene Anrufe nachzuverfolgen.
„Ich kann sehen, wie unser Zeitplan für andere Berater und für mich selbst aussieht, um zu erkennen, wie viele Anrufe gebucht sind.“
Raj erklärte: „Bei den vergangenen Anrufen konnten wir sehen: Okay, jetzt sind 7 Tage vergangen, seit diese Person angerufen hat, sie hat uns nicht zurückgeschrieben – lass uns ihr noch einmal eine E‑Mail schicken oder sie anrufen.“
Und als Administrator kann Raj Buchungsseiten, BCC-Einstellungen und die Verfügbarkeit des Teams verwalten, ohne jeden einzelnen Teammitglied bitten zu müssen, die Änderungen selbst vorzunehmen.
„Ich schätze es, dass ich diese Änderung als Administrator auf meiner Seite vornehmen konnte“, sagte er.
Was Momentum College Prep an Koalendar am meisten schätzt
Für Raj sind die unverzichtbaren Funktionen klar:
✅ Round-Robin-Planung zur Verteilung von Anrufen auf geschulte Berater
✅ Einfache Zeitzonenunterstützung für ein internationales Team und eine internationale Kundschaft
✅ Flexible Verfügbarkeit damit jeder Berater seine eigenen Arbeitszeiten verwalten kann
✅ Website-Einbettung für ein nahtloses Buchungserlebnis
✅ Individuelle Buchungsformulare um Namen und Klassenstufen von Schülern oder Eltern zu erfassen
✅ Admin-Transparenz durch BCC-Benachrichtigungen und den Buchungs-Tab
✅ Skalierbare Einrichtung für ein wachsendes Beratungsteam
„Das Wichtigste wäre das Round-Robin-System“, sagte Raj. „Die einfache Handhabung mit den Zeitzonen ist hilfreich. Der Anpassungsaspekt, also dass ich es professionell aussehen lassen kann. Ich kann es leicht einbetten. Das war ebenfalls schön.“
Eine Buchungsseite. Der reibungslosere Weg zu jedem Beratungstermin.
Während Momentum College Prep wächst, hilft Koalendar dem Team, mehr verfügbare Zeiten anzubieten, ein größeres Beraternetzwerk zu verwalten und das Buchungserlebnis für Schüler und Familien einfach zu halten.
Anstatt Interessenten durch mehrere Links zu schicken oder Termine mühsam per E-Mail zu koordinieren, kann Momentum sie an einen zentralen Ort führen, an dem sie zum richtigen Zeitpunkt das passende Gespräch buchen können.
„Wir können unser Netzwerk nun deutlich entspannter ausbauen“, sagte Raj.
Bereit, die Terminplanung für Ihr wachsendes Team zu vereinfachen? Testen Sie Koalendar noch heute kostenlos.
