Resultados em resumo
🕒 Horas economizadas por semana: várias horas, sobretudo por reduzir as trocas de e-mails para chamadas de consultoria gratuita
👥 Equipe usando Koalendar: 10 membros ativos na equipe (contagem atual)
📅 Anos usando Koalendar: novo cliente, começou em janeiro
⭐ Maior benefício: “Ninguém quer passar por 10 páginas de agendamento diferentes para encontrar um horário que funcione. É muito útil ter os horários de todo mundo reunidos em um só lugar.”
Visão geral
O Momentum College Prep ajuda estudantes e famílias a navegar pelo processo de admissão em universidades dos Estados Unidos, com orientação personalizada e estratégica. A empresa apoia os estudantes na escolha de faculdades, definição de estratégia de candidatura, redações e planejamento de admissões, com serviços para candidatos de graduação e pós-graduação. Sua equipe inclui orientadores e consultores que ajudam os estudantes a construir candidaturas bem pensadas, autênticas e competitivas.
A empresa atua no setor de ensino superior e conta com uma equipe de consultores distribuída pela América do Norte, Ásia e Europa. Para o fundador Raj Hamlai, agendar chamadas de consultoria gratuitas é uma parte fundamental do negócio. Como os serviços da Momentum representam um investimento significativo, estudantes e famílias geralmente querem conversar com a equipe antes de decidir se vão seguir em frente.
“Ninguém vai estar disposto a investir tanto assim até ter realmente falado conosco e se encontrado com a gente”, compartilhou Raj.
O desafio: mais leads, mais consultores e coordenação manual em excesso
A equipe oferece chamadas iniciais gratuitas para estudantes e famílias que têm interesse em trabalhar com eles. Essas chamadas ajudam os interessados a entender se os serviços da empresa são a opção certa para eles.
À medida que a equipe crescia, o agendamento de chamadas com alunos se tornava mais complexo.
Antes do Koalendar, a Momentum usava o Calendly. Isso funcionava quando havia apenas duas pessoas na equipe. Mas, à medida que a empresa cresceu para um grupo maior de consultores e assessores, a equipe passou a precisar de um software de agendamento para instituições de ensino que pudesse escalar para mais pessoas, com mais disponibilidade, a um custo razoável.
“Quando começamos a expandir a equipe, percebemos que precisávamos de uma ferramenta que pudesse acompanhar a forma como estávamos crescendo.”
A equipe também precisava de uma forma de lidar com a disponibilidade em vários fusos horários. Algumas chamadas exigiam um consultor específico, como o programa de mentoria em pesquisa conduzido por um membro da equipe com doutorado. Mas muitas consultas podiam ser atendidas por qualquer consultor treinado.
Isso significava que o Momentum requeria:
- Uma ferramenta que pudesse reunir a disponibilidade de todos;
- Atribuir chamadas de forma justa;
- Tornar o agendamento fácil para pais e alunos.
“Ninguém quer passar por 10 páginas de agendamento diferentes para encontrar um horário que funcione”, explicou Raj.
A solução: agendamento rotativo para uma equipe de consultoria em crescimento
Raj encontrou o Koalendar enquanto pesquisava online por alternativas ao Calendly, com foco total em agendamento de entrevistas de admissão.
A equipe precisava de uma ferramenta com funcionalidade semelhante, especialmente agendamento rotativo, que pudesse dar suporte a uma equipe maior e distribuída sem tornar a configuração mais difícil de gerenciar. Muitas alternativas ou não tinham a flexibilidade de agendamento de que a Momentum precisava ou acabavam criando mais complexidade para a equipe e seus clientes.
O Koalendar ofereceu a combinação certa de funcionalidade, simplicidade e escalabilidade, destacando-se como sistema para agendar ligações de admissão.
“O Koalendar foi realmente a única ferramenta que ofereceu rodízio de atendentes, detecção automática de fuso horário e um processo de agendamento simples, de forma econômica, como uma equipe em crescimento precisa.”
Raj Hamlai
Fundador
Depois de se inscrever para um teste gratuito, Raj avaliou a experiência dos dois lados: como administrador gerenciando as páginas de agendamento e como cliente marcando uma reunião.
“Eu gostei da experiência tanto do meu lado, como a pessoa que consegue ver todos os links e o agendamento, quanto do lado do cliente, por poder fazer a reserva”, ele disse. “Fez sentido e foi fácil de usar.”
Atualmente, a Momentum usa o agendamento para equipes de admissão
pelo Koalendar de duas maneiras:
A equipe incorpora sua página principal de agendamentos diretamente no site e compartilha o link de reserva em anúncios e e-mails de acompanhamento.
Para chamadas de consultoria geral, o Koalendar usa agendamento em rodízio, para que estudantes e famílias possam marcar com qualquer orientador disponível.
Para serviços mais especializados, a Momentum possui páginas de agendamento separadas em seu software para admissões escolares. Por exemplo, seu programa de mentoria em pesquisa tem uma página própria, pois é conduzido por um membro específico da equipe.
“Temos pessoas trabalhando na América do Norte, Ásia e Europa”, disse Raj. “Era importante para nós também ter o agendamento em rodízio.”
O resultado: reservas mais fáceis, melhor visibilidade e espaço para crescer
Com o Koalendar, a Momentum College Prep pode oferecer mais disponibilidade para alunos e famílias sem adicionar trabalho de agendamento nos bastidores.
A configuração de distribuição em rodízio ajuda a equipe a distribuir as chamadas entre os consultores disponíveis. O suporte a fuso horário facilita para que clientes internacionais encontrem um horário que funcione para eles. E, como cada consultor pode gerenciar sua própria disponibilidade, o Momentum consegue funcionar sem problemas mesmo com uma estrutura de equipe flexível.
“Isso é muito importante porque as pessoas fazem seus próprios horários”, disse Raj. “Caso contrário, é impossível coordenar tudo.”
O Koalendar também dá ao Raj mais visibilidade sobre o que está acontecendo em toda a empresa. Como proprietário da empresa e responsável pelo marketing, ele usa as notificações de agendamento e a aba de reservas para acompanhar como os leads avançam das campanhas de anúncios até as chamadas agendadas.
Por exemplo, a Momentum veicula anúncios no Meta em que os interessados preenchem um formulário de lead. Depois disso, eles recebem um e-mail com um link do Koalendar para agendar uma consulta. Em seguida, Raj confere as reservas em relação à planilha de leads para ver quem passou de lead para chamada agendada.
“Como eu estou em cópia oculta em tudo, recebo um e-mail toda vez que há outra reserva”, ele disse. “Consigo rapidamente marcar que essa pessoa agendou uma reunião conosco. Essa facilidade tem sido muito, muito útil.”
A aba de reservas se tornou especialmente útil para acompanhar tanto as chamadas futuras quanto as passadas.
“Consigo ver como está a agenda de outros consultores, além da minha, para saber quantas ligações estão marcadas”
Raj explicou: “Nas ligações anteriores, conseguimos ver, por exemplo: ok, já se passaram 7 dias desde que essa pessoa ligou, ela não nos respondeu por e‑mail, então vamos mandar outro e‑mail para ela ou vamos ligar de novo.”
E como administrador, Raj pode gerenciar páginas de agendamento, configurações de CCO e a disponibilidade da equipe sem precisar pedir para cada membro da equipe fazer as alterações por conta própria.
“Eu agradeço por ter conseguido fazer essa edição do meu lado como administrador”, disse ele.
O que a Momentum College Prep mais valoriza no Koalendar
Para Raj, os recursos indispensáveis são claros:
✅ Agendamento rotativo para distribuir chamadas entre consultores treinados
✅ Suporte fácil a fuso horário para uma equipe e base de clientes internacionais
✅ Disponibilidade flexível para que cada consultor possa gerenciar seu próprio horário de trabalho
✅ Incorporação em site para uma experiência de agendamento fluida
✅ Formulários de agendamento personalizados para coletar nomes de alunos ou responsáveis e séries/anos escolares
✅ Visibilidade para administradores por meio de notificações em CCO e da aba de agendamentos
✅ Configuração escalável para uma equipe de consultoria em crescimento
“O principal seria o rodízio”, disse Raj. “A facilidade de uso com os fusos horários é muito útil. A parte de personalização, o fato de eu conseguir deixá-lo com uma aparência profissional. Consigo incorporá-lo facilmente. Isso também foi muito bom.”
Uma única página de agendamento. Um caminho mais simples para cada consulta.
À medida que a Momentum College Prep cresce, o Koalendar ajuda a equipe a oferecer mais horários disponíveis, gerenciar uma rede maior de orientadores e manter a experiência de agendamento simples para alunos e famílias.
Em vez de enviar os prospects por vários links ou coordenar tudo manualmente por e-mail, o Momentum pode guiá-los para um único lugar onde eles possam agendar a chamada certa no momento certo.
“Estamos conseguindo expandir nossa rede com mais tranquilidade”, disse Raj.
Pronto para facilitar o agendamento para a sua equipe em crescimento? Experimente o Koalendar grátis hoje.
