Risultati in breve
🕒 Risparmio di tempo: Diverse ore di lavoro amministrativo risparmiate ogni settimana grazie all'eliminazione delle e-mail di sollecito per fissare le consulenze conoscitive.
👥 Team coinvolto: 10 consulenti, tutor ed orientatori distribuiti tra Nord America, Europa ed Asia.
📅 Adozione della piattaforma: Cliente attivo da gennaio.
"Nessuna famiglia vuole navigare tra dieci pagine di prenotazione diverse per trovare un orario compatibile. Avere le disponibilità di tutto il team riunite in un'unica piattaforma per la gestione delle prenotazioni dei colloqui d'ammissione è stato fondamentale."
Panoramica
Momentum College Prep è un'organizzazione specializzata nella consulenza ed orientamento universitario, che affianca studenti e famiglie nel complesso percorso di ammissione ai college ed agli atenei degli Stati Uniti. L'azienda offre una consulenza strategica su misura: dalla scelta dell'ateneo alla stesura dei saggi motivazionali, fino alla costruzione dell'intero profilo di candidatura sia per i corsi di laurea (undergraduate) sia per i programmi di master e dottorati (postgraduate).
L'organizzazione opera su scala globale con un network di orientatori, tutor ed esperti accademici distribuiti in Nord America, Asia ed Europa. Per il fondatore Raj Hamlai, consentire ai potenziali clienti di fissare colloqui d'ammissione online e consulenze conoscitive gratuite rappresenta il punto d'inizio fondamentale di ogni relazione commerciale. Trattandosi di un percorso d'orientamento strutturato ad alto valore, famiglie e candidati desiderano giustamente confrontarsi direttamente con un esperto prima di formalizzare l'iscrizione.
"Nessun genitore o studente è disposto ad investire in un percorso di consulenza così importante senza prima averci incontrato ed aver parlato con noi," spiega Raj.
La sfida: Team in crescita, fusi orari multipli e troppa burocrazia manuale
L'azienda offre una prima sessione di orientamento gratuita per comprendere i desiderata dello studente e valutare la fattibilità del percorso accademico. Con l'aumento delle richieste e la crescita del network di tutor, la gestione appuntamenti con famiglie e studenti è diventata sempre più complessa.
Inizialmente la struttura utilizzava Calendly, una soluzione che funzionava bene quando il team era composto soltanto da due persone. Tuttavia, con l'ingresso di un numero maggiore di orientatori ed il desiderio di contenere i costi d'abbonamento, la società si è trovata nella necessità di individuare un vero software per orientamento scolastico e universitario scalabile e flessibile.
Un'altra sfida logistica cruciale era la pianificazione appuntamenti per studenti internazionali: il team doveva gestire le richieste provenienti da paesi con fusi orari differenti. Sebbene alcune chiamate richiedessero un docente specifico (come nel caso del programma di tutoring sulla ricerca guidato da un tutor con dottorato di ricerca), la maggior parte delle consulenze iniziali poteva essere gestita da qualsiasi orientatore del team.
«Quando abbiamo iniziato ad ampliare il team, ci siamo resi conto che avevamo bisogno di uno strumento in grado di supportare il nostro modo di crescere.»
Per ottimizzare il flusso di lavoro, Momentum aveva bisogno di:
- Adottare una piattaforma prenotazione colloqui con gestione fusi orari integrata.
- Distribuire le chiamate conoscitive in modo equo tra tutti i consulenti disponibili.
- Eliminare il botta e risposta e-mail per le iscrizioni scolastiche, offrendo alle famiglie un'esperienza di booking immediata e professionale.
"Nessuna famiglia ha voglia di aprire dieci link di prenotazione diversi per cercare l'orario adatto," sottolinea Raj.
La soluzione: Una piattaforma di prenotazione con assegnazione a rotazione (Round Robin)
Raj ha scoperto Koalendar mentre cercava online delle alternative a Calendly.
Il team aveva bisogno di uno strumento con funzionalità simili, in particolare la pianificazione round robin, che potesse supportare un team più numeroso e distribuito senza rendere la configurazione più difficile da gestire. Molte alternative o non offrivano la flessibilità di pianificazione di cui Momentum aveva bisogno oppure creavano maggiore complessità per il team e i loro clienti.
Koalendar offriva la giusta combinazione di funzionalità, semplicità e scalabilità.
«Koalendar era davvero l’unico strumento che offrisse il round robin, il rilevamento automatico del fuso orario e un processo di prenotazione semplice, nel modo economicamente vantaggioso di cui ha bisogno un team in crescita.»
Raj Hamlai
Fondatore
Dopo essersi registrato per una prova gratuita, Raj ha testato l’esperienza da entrambi i lati: come amministratore che gestisce le pagine di prenotazione e come cliente che prenota un incontro.
"Ho apprezzato l'interfaccia sia dal punto di vista dell'amministratore, che può supervisionare tutte le agende ed i link di booking, sia dal lato dello studente o del genitore che completa la prenotazione. L'intero processo era intuitivo, elegante e senza ostacoli."
Momentum ora utilizza Koalendar in due modi principali:
Il team incorpora la sua principale pagina di prenotazione direttamente sul sito web e condivide il link di prenotazione negli annunci e nelle email di follow-up.
Per le chiamate di consulenza generale, Koalendar utilizza una programmazione a rotazione, così studenti e famiglie possono prenotare con qualsiasi consulente disponibile.
Per servizi più specializzati, Momentum dispone di pagine di prenotazione separate. Ad esempio, il suo programma di mentorship per la ricerca ha una pagina dedicata, perché è gestito da un membro specifico del team.
«Abbiamo persone che lavorano in Nord America, Asia ed Europa», disse Raj. «Per noi era importante avere anche la pianificazione a rotazione.»
I risultati: Tracciamento dei lead, organizzazione dei follow-up e scalabilità
Con Koalendar, Momentum College Prep può offrire una maggiore disponibilità a studenti e famiglie senza aggiungere lavoro di pianificazione dietro le quinte.
La configurazione round robin aiuta il team a distribuire le chiamate tra i consulenti disponibili. Il supporto per i fusi orari rende più semplice per i potenziali clienti internazionali trovare un orario che vada bene. E poiché ogni consulente può gestire autonomamente la propria disponibilità, Momentum può funzionare senza intoppi anche con una struttura di team flessibile.
«È molto importante, perché le persone si fanno i propri orari», disse Raj. «Altrimenti è impossibile coordinare tutto.»
Koalendar offre anche a Raj una maggiore visibilità su ciò che accade in tutta l’azienda. Come titolare e responsabile marketing, utilizza le notifiche di prenotazione e la scheda delle prenotazioni per monitorare come i contatti passano dalle campagne pubblicitarie alle chiamate programmate.
Ad esempio, Momentum pubblica annunci su Meta in cui i potenziali clienti compilano un modulo di contatto. Successivamente ricevono un’email con un link Koalendar per prenotare una consulenza. Raj poi confronta le prenotazioni con il foglio dei lead per vedere chi è passato da lead a chiamata prenotata.
«Dato che sono in copia nascosta su tutto, ricevo un’email ogni volta che arriva una nuova prenotazione», ha detto. «Posso segnare rapidamente che questa persona ha fissato un incontro con noi. Questa semplicità è stata davvero, davvero utile.»
La scheda delle prenotazioni è diventata particolarmente utile per tenere traccia sia delle chiamate future che di quelle passate.
“Posso vedere com’è organizzato il calendario sia per gli altri consulenti che per me, così da capire quante chiamate sono state prenotate”
Raj spiegò: «Per le chiamate passate possiamo vedere, ok, sono passati 7 giorni da quando questa persona ha chiamato, non ci ha ancora risposto via email, quindi mandiamole un’altra email, oppure proviamo a richiamarla».
E come amministratore, Raj può gestire le pagine di prenotazione, le impostazioni BCC e la disponibilità del team senza dover chiedere a ogni membro del team di apportare le modifiche personalmente.
«Apprezzo il fatto di aver potuto fare quella modifica dalla mia parte come amministratore», disse.
Perché le scuole e le agenzie di orientamento scelgono Koalendar
Per Raj, le funzionalità indispensabili sono chiare:
✅ Assegnazione a rotazione per distribuire le chiamate tra i consulenti formati
✅ Gestione semplice dei fusi orari per un team e una clientela internazionali
✅ Disponibilità flessibile così ogni consulente può gestire i propri orari di lavoro
✅ Integrazione nel sito web per un’esperienza di prenotazione fluida
✅ Moduli di prenotazione personalizzati per raccogliere nomi di studenti o genitori e livelli scolastici
✅ Visibilità per gli amministratori tramite notifiche in CCN e la scheda delle prenotazioni
✅ Configurazione scalabile per un team di consulenza in crescita
«La cosa principale sarebbe il round robin», disse Raj. «La facilità d’uso con i fusi orari è utile. L’aspetto della personalizzazione, il fatto che io possa farlo sembrare professionale. Posso incorporarlo facilmente. Anche questo è stato apprezzabile».
Conclusione: Digitalizzare l'accoglienza degli studenti su scala globale
Per le accademie private, le agenzie di consulenza universitaria ed i centri studi che operano a livello internazionale, comprendere come automatizzare la prenotazione dei colloqui di selezione scolastici è un passaggio obbligato per offrire un'immagine professionale e non disperdere le richieste d'iscrizione.
Fornire a studenti e famiglie una piattaforma prenotazione colloqui studenti chiara, multilingua e capace di gestire i fusi orari permette di accelerare le iscrizioni e consentire agli orientatori di concentrarsi sulla qualità della consulenza.
«Possiamo ampliare la nostra rete in modo molto più agevole», ha detto Raj.
Pronto a semplificare la pianificazione per il tuo team in crescita? Prova Koalendar gratis oggi.
