Résultats en un coup d’œil
🕒 Heures économisées chaque semaine : Plusieurs heures grâce à la réduction des échanges d’e-mails pour les appels de consultation gratuits
👥 Équipe utilisant Koalendar : 10 membres actifs dans l’équipe (nombre actuel)
📅 Utilisation de Koalendar : nouveau client depuis janvier: Nouveau client, a commencé en janvier
⭐ Principal avantage : « Personne ne veut passer par 10 pages de réservation différentes pour trouver un créneau qui convient. C’est pratique que les disponibilités de tout le monde soient regroupées. »
Aperçu
Momentum College Prep accompagne les élèves tout au long du processus d’admission aux universités américaines grâce à un accompagnement personnalisé et stratégique. L’entreprise soutient les élèves dans le choix des établissements, l’élaboration de la stratégie de candidature, la rédaction des essais et la planification des admissions, avec des services destinés aux candidats de premier cycle et de troisième cycle. Son équipe comprend des conseillers et des consultants qui aident les élèves à constituer des dossiers cohérents, authentiques et compétitifs.
L’entreprise opère dans le secteur de l’enseignement supérieur et dispose d’une équipe de conseillers répartis en Amérique du Nord, en Asie et en Europe. Pour le fondateur Raj Hamlai, la planification d’appels de consultation gratuits est un élément clé de l’activité. Comme les services de Momentum représentent un investissement important, les étudiants et les familles souhaitent généralement parler avec l’équipe avant de décider s’ils souhaitent poursuivre l’accompagnement.
« Personne ne sera prêt à investir autant avant d’avoir réellement parlé avec nous et nous avoir rencontrés », a confié Raj.
Le défi : plus de prospects, plus de conseillers et trop de coordination manuelle
L’équipe propose des appels initiaux gratuits aux étudiants et aux familles qui souhaitent travailler avec elle. Ces appels aident les personnes intéressées à déterminer si les services de l’entreprise correspondent à leurs besoins.
À mesure que l’équipe grandissait, la planification devenait plus complexe.
Avant Koalendar, Momentum utilisait Calendly. Cela fonctionnait lorsqu’il n’y avait que deux personnes dans l’équipe. Mais à mesure que l’entreprise s’est agrandie pour inclure un plus grand groupe de consultants et de conseillers, l’équipe avait besoin d’une solution de planification capable de gérer davantage de membres et de disponibilités, et ce à un coût raisonnable.
« Lorsque nous avons commencé à agrandir l’équipe, nous nous sommes rendu compte que nous avions besoin d’un outil capable d’accompagner notre croissance. »
L’équipe avait également besoin d’un moyen de gérer les disponibilités à travers plusieurs fuseaux horaires. Certains appels nécessitaient un conseiller spécifique, comme le programme de mentorat en recherche animé par un membre de l’équipe titulaire d’un doctorat. Mais de nombreux appels de consultation pouvaient être pris en charge par n’importe quel consultant formé.
Cela signifiait que Momentum avait besoin de :
- un outil capable de rassembler les disponibilités de tout le monde
- attribuer les appels de manière équitable
- faciliter les réservations pour les élèves et les parents.
« Personne n’a envie de passer par dix pages de réservation différentes pour trouver un seul créneau qui convient », explique Raj.
La solution : une planification en rotation pour une équipe de conseil en pleine croissance
Raj a découvert Koalendar en cherchant en ligne des alternatives à Calendly.
L’équipe avait besoin d’un outil offrant des fonctionnalités similaires, en particulier la répartition automatique des rendez-vous (round robin), qui puisse prendre en charge une équipe plus grande et répartie géographiquement sans rendre la configuration plus difficile à gérer. De nombreuses alternatives manquaient soit de la flexibilité de planification dont Momentum avait besoin, soit ajoutaient de la complexité pour l’équipe et leurs clients.
Koalendar offrait la bonne combinaison de fonctionnalités, de simplicité et de capacité à évoluer.
« Koalendar était vraiment le seul outil qui proposait la répartition automatique des rendez-vous, la détection automatique du fuseau horaire et un processus de réservation simple, le tout de manière rentable, comme une équipe en croissance en a besoin. »
Raj Hamlai
Fondateur
Après s’être inscrit à l’essai gratuit, Raj a testé l’expérience des deux côtés : en tant qu’administrateur gérant les pages de réservation, et en tant que client réservant un rendez-vous.
« J’ai apprécié l’expérience, à la fois de mon côté, en tant que personne qui peut consulter tous les liens et la planification, et aussi du côté du client, qui peut prendre rendez-vous », a-t-il déclaré. « C’était logique et facile à utiliser. »
Momentum utilise désormais Koalendar de deux manières principales :
L’équipe intègre sa page principale de réservation directement sur le site web et partage le lien de réservation dans les publicités et les e-mails de suivi.
Pour les appels de consultation généraux, Koalendar utilise une planification en rotation afin que les étudiants et les familles puissent prendre rendez-vous avec n’importe quel conseiller disponible.
Pour des services plus spécialisés, Momentum dispose de pages de réservation distinctes. Par exemple, son programme de mentorat en recherche a sa propre page, car il est géré par un membre spécifique de l’équipe.
« Nous avons des équipes qui travaillent en Amérique du Nord, en Asie et en Europe, a déclaré Raj. Il était également important pour nous de disposer d’une planification en rotation. »
Résultat : réservations facilitées, meilleure visibilité et potentiel de croissance
Avec Koalendar, Momentum College Prep peut offrir davantage de disponibilités aux élèves et à leurs familles, sans ajouter de tâches de coordination en interne.
La configuration en rotation permet à l’équipe de répartir les appels entre les conseillers disponibles. La prise en charge des fuseaux horaires facilite la recherche d’un créneau adapté pour les prospects internationaux. Et comme chaque consultant peut gérer sa propre disponibilité, Momentum peut fonctionner de manière fluide avec une structure d’équipe flexible.
« C’est très important parce que les gens fixent leurs propres horaires, dit Raj. Sinon, il est impossible de tout coordonner. »
Koalendar offre également à Raj une meilleure visibilité sur ce qui se passe dans l’entreprise. En tant que fondateur de l’entreprise et responsable marketing, il utilise les notifications de réservation et l’onglet des réservations pour suivre la façon dont les prospects passent des campagnes publicitaires aux appels planifiés.
Par exemple, Momentum diffuse des publicités Meta où les prospects remplissent un formulaire de contact. Ensuite, ils reçoivent un e-mail contenant un lien Koalendar pour réserver une consultation. Raj vérifie ensuite les réservations par rapport à la liste des prospects afin de voir qui est passé du statut de lead à celui d’appel réservé.
« Comme je suis en copie cachée sur tous les messages, je reçois un e‑mail à chaque nouvelle réservation », a-t-il déclaré. « Je peux rapidement vérifier que cette personne a pris rendez-vous avec nous. Cette simplicité a été vraiment, vraiment utile. »
L’onglet Réservations est devenu particulièrement utile pour suivre à la fois les appels à venir et les appels passés.
« Je peux voir à quoi ressemble le planning des autres consultants ainsi que le mien, pour savoir combien d’appels sont réservés. »
Raj explique : « Pour les appels précédents, nous pouvons voir que, d’accord, cela fait maintenant 7 jours que cette personne a appelé, elle ne nous a pas encore répondu par e‑mail, envoyons‑lui un nouveau message, ou appelons‑la. »
Et en tant qu’administrateur, Raj peut gérer les pages de réservation, les paramètres de CCI et la disponibilité de l’équipe sans demander à chaque membre de l’équipe de faire les modifications lui-même.
« J’apprécie d’avoir pu faire cette modification de mon côté en tant qu’administrateur », a-t-il déclaré.
Ce que Momentum College Prep apprécie le plus chez Koalendar
Pour Raj, les fonctionnalités indispensables sont claires :
✅ Planification en rotation pour répartir les appels entre les conseillers formés
✅ Gestion simple des fuseaux horaires pour une équipe et une clientèle internationales
✅ Disponibilités flexibles afin que chaque conseiller puisse gérer ses propres horaires de travail
✅ Intégration sur votre site web pour une expérience de réservation fluide
✅ Formulaires de réservation personnalisés pour recueillir les noms et niveaux scolaires des élèves ou des parents
✅ Visibilité pour les administrateurs grâce aux notifications en CCI et à l’onglet des réservations
✅ Configuration évolutive pour une équipe de conseil en pleine croissance
« La fonctionnalité principale, c’est le round robin, dit Raj. La facilité d’utilisation avec les fuseaux horaires est utile. L’aspect personnalisation, le fait que je puisse lui donner un aspect professionnel. Je peux l’intégrer facilement. Ça, c’était appréciable aussi. »
Une page de réservation unique. Une expérience plus simple pour chaque consultation.
À mesure que Momentum College Prep se développe, Koalendar aide l’équipe à proposer davantage de créneaux disponibles, à gérer un réseau plus large de conseillers et à garder l’expérience de réservation simple pour les étudiants et leurs familles.
Au lieu d’envoyer vos prospects vers plusieurs liens ou de tout coordonner manuellement par e‑mail, Momentum peut les guider vers un seul endroit où ils peuvent réserver le bon appel au bon moment.
« Nous pouvons développer notre réseau plus sereinement », déclare Raj.
Prêt à simplifier la planification pour votre équipe en pleine croissance ? Essayez Koalendar gratuitement dès aujourd’hui.
