Résultats en un coup d’œil
🕒 Heures économisées chaque semaine : Non mesuré précisément, mais l’équipe a évité de gérer manuellement les inscriptions aux cours pour l’événement
👥 Équipe utilisant Koalendar : Une équipe d’organisation d’événements réunissant plusieurs parties prenantes : la collectivité locale, un club de football et une association de jeunesse
📅 Années d’utilisation de Koalendar : Utilisé pour un événement majeur, puis étendu aux activités d’été
⭐ Principal avantage : « Koalendar nous a permis de rassembler tous les cours de sport disponibles sur une seule plateforme, afin que les gens puissent simplement choisir. »
Aperçu
Orlando House of Projects est le studio indépendant fondé par Leonardo Cresciullo, un consultant indépendant qui accompagne des fondateurs, des organisations et des initiatives locales dans la conception de modèles économiques, le marketing et la mise en œuvre de projets.
Pour l’un de ses principaux projets, Leonardo a contribué à l’organisation de Sportivamente Castell’Arquato, un événement sportif de deux jours dans un village médiéval italien. Il a accompagné le projet de bout en bout, en coordonnant une expérience créée par trois parties prenantes principales : l’administration locale, le club de football du village et une association dédiée aux activités pour les jeunes.
Les visiteurs pouvaient explorer le village et essayer différents sports gratuitement. En plus des activités en libre accès, le programme comprenait des cours encadrés par des instructeurs, avec une capacité limitée, notamment des séances de yoga et d’aquagym organisées dans différents lieux.
Cela a soulevé une question importante : comment les organisateurs pouvaient-ils rassembler tous les cours et permettre aux visiteurs de réserver facilement leur place ?
Le défi : gérer de nombreuses activités, un nombre de places limité et plusieurs lieux
L’événement se déroulait sur plusieurs sites. Un cours pouvait avoir lieu dans un centre sportif, un autre dans un gymnase, et un autre encore sur une place publique.
Certaines activités étaient ouvertes à tous, tandis que d’autres disposaient d’un nombre de places limité. Les organisateurs avaient besoin d’un moyen simple de présenter ces cours, de gérer leur capacité individuelle et d’éviter que trop de personnes ne s’y inscrivent.
« Nous avions des cours spécifiques avec un accès limité », explique Leonardo. « Nous devions rassembler tous les cours disponibles sur une seule plateforme, et les gens n’avaient plus qu’à choisir. »
Chaque activité devait également être gérée séparément. Les différentes catégories avaient des lieux, des horaires, des animateurs et des limites de participation différentes.
Leonardo voulait suffisamment de flexibilité pour contrôler chaque page de réservation sans obliger toutes les activités à utiliser la même configuration.
« Je voulais la liberté de gérer chaque cours de manière différente », a-t-il déclaré. « Sur la page Koalendar, je peux mettre ces informations, déplacer ceci et gérer d’autres éléments. »
Concrètement, l’équipe avait besoin d’un moyen simple de :
- répertorier les cours réservables en ligne
- limiter le nombre de participants par session
- gérer différentes activités, lieux et ressources
- permettre aux participants de choisir leurs cours sans contacter les organisateurs ;
- recueillir les consentements liés à la confidentialité et aux décharges de responsabilité ;
- centraliser les informations sous forme numérique et les rendre facilement accessibles.
Sans un système de réservation dédié, l’équipe aurait dû coordonner manuellement les inscriptions et les disponibilités pour de multiples activités et lieux.
La solution : un seul endroit pour découvrir et réserver tous les cours
Leonardo a découvert Koalendar en faisant des recherches en ligne sur les outils de planification.
Il a comparé les options disponibles, a visité le site web de Koalendar et a décidé qu’il offrait les fonctionnalités dont il avait besoin.
« J’ai vu que vous aviez tout ce dont j’avais besoin pour couvrir toutes mes tâches. Ça avait l’air de correspondre à mes besoins, alors je me suis dit : “D’accord, je peux utiliser ça.” »
L’équipe a utilisé Koalendar pour créer des pages de réservation pour les activités à capacité limitée. Les participants pouvaient choisir le cours qu’ils souhaitaient, voir les places disponibles et réserver leur place en ligne.
Cela a donné à l’équipe le contrôle sur le planning et le nombre de places disponibles pour chaque cours, tout en offrant aux visiteurs un endroit unique pour découvrir leurs options.
Les fonctionnalités les plus importantes comprenaient :
- Paramètres distincts pour chaque cours
- Limites de participation pour les activités à capacité restreinte
- Plusieurs hôtes et ressources
- Notifications de réservation
- Pages individuelles pour les sessions organisées à différents endroits
Leonardo appréciait particulièrement la possibilité de personnaliser chaque page plutôt que d’appliquer une seule configuration à l’ensemble de l’événement.
« J’aime le système de notifications et toutes les fonctionnalités comme les limites, les hôtes, les couleurs et les images que vous permettez pour chaque page de réservation. »
Au fur et à mesure que l’équipe en apprenait davantage sur la plateforme, elle a pu adapter la configuration aux exigences plus complexes de l’événement.
« Plus vous connaissez la plateforme, plus vous pouvez en tirer le meilleur », a déclaré Leonardo.
Le résultat : une expérience de réservation plus simple pour les visiteurs et les organisateurs d’événements
Koalendar a offert aux organisateurs un espace central pour présenter tous les cours disponibles pendant les deux jours de l’événement.
Au lieu de demander aux visiteurs de contacter individuellement les instructeurs ou les organisateurs, l’équipe pouvait les diriger vers les pages de réservation correspondantes. Les visiteurs pouvaient consulter les activités disponibles, choisir un cours et réserver l’une des places disponibles.
Pour un événement réparti dans tout un village, cette centralisation était l’un des avantages les plus évidents.
« J’adore votre plateforme ! Nous avions besoin de rassembler tous les cours disponibles en un seul endroit pour que les gens puissent simplement choisir. Koalendar nous a permis de faire exactement cela. »
Leonardo Cresciullo
Fondateur de Orlando House of Projects
De plus, les données de réservation se sont révélées utiles pour bien plus que la simple gestion de l’événement lui-même. Elles ont également donné à l’équipe une vision plus claire de ce qui intéressait le plus les visiteurs.
En voyant quelles activités suscitaient le plus d’attention, les organisateurs ont pu mieux comprendre les préférences des participants et identifier les aspects de l’expérience à améliorer. Ces enseignements contribuent désormais à façonner les prochaines éditions de Sportivamente, qu’il s’agisse de décider quelles activités reconduire, d’en introduire de nouvelles ou de supprimer les points de friction potentiels dans le parcours des visiteurs. De cette manière, Koalendar n’a donc pas seulement aidé l’équipe à organiser un événement : après celui-ci, le responsable sportif a réutilisé l’espace de travail pour gérer les activités estivales et les réservations des installations sportives publiques, notamment les terrains de tennis et de football.
Les données de réservation de Koalendar ont également fourni à l’équipe des informations précieuses pour maintenir une expérience pertinente et mieux alignée sur les attentes de leur audience dans les années à venir.
Ainsi, ce qui avait commencé comme une solution pour un seul week-end a continué à soutenir les organisateurs après la fin du projet initial.
« Koalendar est vraiment agréable à utiliser et très utile. J’adorerais retravailler avec vous. »
Les fonctionnalités de Koalendar les plus utiles pour ce projet étaient :
✅ Plusieurs pages de réservation pour différentes activités
✅ Limites de réservation pour les cours à capacité restreinte
✅ Notifications et rappels
✅ Flexibilité pour gérer différents sites et ressources
✅ Une configuration réutilisable pour les activités futures
Conclusion : Un village, des dizaines d’activités, une façon plus simple de réserver.
Organiser un événement sportif sur plusieurs sites comporte de nombreux éléments à coordonner. Chaque activité a son propre planning, sa capacité d’accueil, son lieu et son public.
Koalendar a aidé Leonardo et l’équipe événementielle à rassembler ces activités afin que les visiteurs puissent trouver un cours et réserver leur place sans coordination manuelle.
La configuration a ensuite été réutilisée pour gérer les activités estivales et les installations sportives publiques, montrant comment une configuration flexible peut continuer à fonctionner bien après la fin de l’événement initial. Comme l’a dit Leonardo :
« Nous devions rassembler tous les cours disponibles sur une seule plateforme pour que les gens puissent simplement choisir, et Koalendar nous a permis de faire exactement cela. »
