Visão geral dos resultados
🕒 Horas economizadas por semana: redução significativa do tempo gasto com reservas, já que a coordenação manual por telefone é praticamente eliminada
👥 Equipes que usam o Koalendar: equipes de manutenção de companhias aéreas, sob a supervisão da equipe de Gestão de Ruído do Porto de Portland
📅 Anos usando o Koalendar: cerca de 2 anos
⭐ Principal benefício: “Basicamente, isso simplificou nosso sistema de reservas para aquela instalação específica no aeroporto e, de certa forma, tirou essa responsabilidade das mãos do Porto de Portland.”
Visão geral
O Porto de Portland é uma agência pública que atende à região de Portland, no Oregon, por meio da aviação, do comércio marítimo e do desenvolvimento industrial. A agência administra três aeroportos, incluindo o Aeroporto Internacional de Portland (PDX), além de três terminais marítimos em operação e seis parques empresariais. Seu trabalho contribui para viagens, comércio, desenvolvimento econômico e cerca de 62 mil empregos em toda a região.
No PDX, a Autoridade Portuária administra a infraestrutura que mantém em funcionamento centenas de operações diárias de transporte de passageiros e cargas. Uma dessas instalações é o Recinto para Testes de Motores em Solo (GRE), um espaço especialmente projetado onde mecânicos de companhias aéreas podem testar com segurança os motores das aeronaves após a manutenção.
Para Chris Davais, desenvolvedor sênior de aplicações web, ajudar as equipes do Porto a melhorar a forma como as instalações eram agendadas tornou-se uma oportunidade de substituir um processo ultrapassado por algo muito mais simples.
O desafio: uma instalação crítica gerenciada por meio de ligações telefônicas
Antes do Koalendar, os mecânicos de aeronaves que precisavam usar o GRE tinham que ligar para uma central de reservas.
O problema era que as ligações eram direcionadas para uma central geral de atendimento, onde a pessoa que atendia nem sempre conhecia bem o local ou sabia o que precisava ser feito em relação à reserva.
“Você pode imaginar que era algo que simplesmente acabava sendo anotado à mão em um papel ou armazenado em alguma planilha do Excel”, explicou Chris.
Os mecânicos das companhias aéreas também não tinham uma maneira fácil de verificar quais horários já estavam ocupados antes de ligar.
“Eles não conseguiam ver o que estava disponível nem quem já havia reservado algumas coisas.”
Essa falta de visibilidade teve grande importância, já que o GRE desempenha um papel fundamental na recolocação das aeronaves em serviço. As companhias aéreas o utilizam para testar os motores após a manutenção, antes que o avião retome as operações de transporte de passageiros ou cargas.
E, em um aeroporto onde muitas aeronaves começam suas operações logo cedo, os atrasos podem se propagar rapidamente.
“Se o avião não estiver disponível, isso pode gerar um efeito cascata em todo o país”, disse Chris. “Isso pode afetar milhares de passageiros.”
A administração do porto queria deixar de fazer os agendamentos por telefone e oferecer às equipes de manutenção das companhias aéreas uma forma clara e on-line de gerenciar suas próprias reservas.
A solução: um sistema de agendamento flexível integrado ao site da PDX
Chris e sua equipe começaram levantando os requisitos do escritório da gerência.
O novo sistema precisava:
- Trabalhar totalmente online;
- Integrar-se diretamente ao site existente da PDX;
- Oferecer suporte a diferentes durações de reserva;
- Permitir que a equipe do Porto bloqueie o GRE para manutenção;
- Promover suporte a usuários suficientes sem que os custos aumentem inesperadamente;
- Manter a simplicidade para facilitar o uso pelos mecânicos de aeronaves.
Inicialmente, Chris considerou construir o sistema por conta própria.
“Meu primeiro instinto é sempre pensar: ‘Certo, vou construir isso sozinho. Vai ficar legal. Vai ficar ótimo’”, disse ele.
Seu supervisor teve outra ideia: encontrar uma solução que já funcionasse.
A equipe comparou três ou quatro produtos diferentes antes de escolher o Koalendar.
“Acabamos escolhendo o Koalendar porque ele tinha todos os recursos de que precisávamos. O preço era justo. Era muito fácil de usar. Sabíamos que também seria fácil de usar para nossos usuários finais. E tinha uma boa aparência.”
Algumas alternativas não ofereciam tantos recursos. Outras tinham preços que não atendiam às necessidades do Porto ou não podiam ser incorporadas da forma desejada.
O Koalendar poderia.
A administração portuária incorporou a página de reservas diretamente à seção GRE do site oficial do PDX, junto a informações de que os mecânicos das companhias aéreas já precisavam, como contatos das instalações e condições meteorológicas atuais.
Agora, os mecânicos podem escolher entre reservas de 30 minutos, uma hora, 90 minutos ou duas horas. O formulário de reserva também coleta informações como a companhia aérea, o número de matrícula e o tipo da aeronave.
Para períodos de manutenção mais longos, os mecânicos podem fazer várias reservas. E, quando o próprio GRE precisar de manutenção, as equipes do porto poderão bloquear dias inteiros.
Dando mais visibilidade aos agendamentos com os webhooks do Koalendar
Durante aproximadamente o primeiro ano, a configuração funcionou sem nenhum problema.
Então, uma situação revelou outra oportunidade.
Uma companhia aérea havia reservado o GRE por várias horas, mas terminou antes do previsto ou não utilizou a reserva. O horário permaneceu bloqueado, e outra companhia aérea precisava testar uma aeronave naquela manhã.
Eles conseguiam ver que o GRE estava reservado, mas não quem o havia reservado.
“Eles não sabiam com qual companhia aérea entrar em contato nem qual profissional da manutenção procurar”, disse Chris.
Em vez de substituir o sistema de agendamento, Chris se lembrou de um recurso do Koalendar que havia notado durante a configuração inicial: webhooks.
O Port já contava com uma infraestrutura capaz de receber dados de webhooks, então Chris conectou o Koalendar ao sistema próprio da empresa e criou um banco de dados para armazenar as informações das reservas.
Agora, além da interface de reservas, o site da PDX pode exibir as próximas reservas do GRE com as informações operacionais de que as equipes precisam.
As companhias aéreas podem ver detalhes como qual companhia aérea reservou o espaço, qual mecânico deve ser contatado, qual aeronave é esperada e por quanto tempo a reserva é válida.
“Se isso voltar a acontecer, será muito fácil para eles descobrirem com quem entrar em contato e verificar se podem usar aquele horário, que pode ou não estar disponível.”
Isso deu ao Porto a visibilidade adicional de que precisava, mantendo a experiência de reserva simples.
O resultado: as companhias aéreas gerenciam os próprios horários
Hoje, a maior mudança é simples: a Porta não precisa mais gerenciar todas as reservas GRE.
As equipes de manutenção das companhias aéreas podem consultar a disponibilidade, escolher um horário, enviar as informações necessárias ao Porto e gerenciar por conta própria o processo de agendamento.
“Isso basicamente simplificou nosso sistema de reservas para aquela instalação específica no aeroporto”, disse Chris, “e, de certa forma, tirou essa responsabilidade das mãos do Porto de Portland, permitindo que as próprias companhias aéreas administrassem o espaço em termos de horários.”
O GRE costuma ser usado todas as noites durante a semana, e Chris frequentemente encontra duas ou três reservas feitas durante a madrugada, entre meia-noite e 6h.
E a demanda está crescendo.
À medida que mais operações de aeronaves e atividades de manutenção passarem por Portland, Chris espera que a instalação, e o sistema de reservas por trás dela, sejam ainda mais utilizados.
Sem um sistema online, ele acredita que o processo antigo teria se tornado cada vez mais difícil de gerenciar.
“Imagino que, com o tempo, a situação só teria ficado ainda mais caótica para as companhias aéreas e para os mecânicos.”
Em vez disso, o agendamento funciona, na maior parte do tempo, sem que a equipe da Port precise intervir.
Para Chris, a confiabilidade tem sido tão importante quanto a flexibilidade:
“Até onde eu sei, nunca ficou fora do ar, nunca apresentou nenhum tipo de erro ou problema. Então, sim, estamos muito satisfeitos.”
O que o Porto de Portland valoriza no Koalendar
✅ Agendamento online por autoatendimento em vez de reservas por telefone
✅ Configurações flexíveis de reserva para diferentes necessidades de testes
✅ Bloqueio de disponibilidade para manutenção das instalações
✅ Integração com o site FlyPDX existente
✅ Webhooks para conectar os dados de agendamento aos próprios sistemas do Porto
✅ Experiência simples para administradores e mecânicos de companhias aéreas
✅ Operação diária confiável
“Pelo que vi, funciona incrivelmente bem para o que precisamos, especialmente pelo preço que estamos pagando. Então, estou satisfeito com ele.”
De ligações telefônicas ao agendamento por autoatendimento
Para o Porto de Portland, o Koalendar substituiu um processo fragmentado, feito por telefone, por um único lugar onde os mecânicos das companhias aéreas podem consultar a disponibilidade e reservar o GRE por conta própria.
E, quando o Porto precisou de mais visibilidade operacional, a funcionalidade de webhook do Koalendar deu a Chris a flexibilidade necessária para integrá-la aos sistemas existentes.
O resultado é um processo de reservas que exige muito menos da equipe do Porto e, ao mesmo tempo, dá mais controle às companhias aéreas.
Sem ligações para combinar um horário. Sem precisar adivinhar o que está disponível. E sem a necessidade de o Porto gerenciar cada reserva manualmente.
Uma única página de agendamento, integrada à forma como a PDX já trabalha.
