Aperçu des résultats
🕒 Heures économisées chaque semaine : beaucoup moins de temps consacré aux réservations, car la coordination manuelle par téléphone est en grande partie éliminée
👥 Équipes utilisant Koalendar : Équipes de maintenance aéronautique, sous la supervision de l’équipe de gestion du bruit du port de Portland
📅 Nombre d’années d’utilisation de Koalendar : Environ 2 ans
⭐ Principal avantage : « Cela a surtout permis de simplifier notre système de réservation pour cette installation particulière de l’aéroport et, en quelque sorte, de ne plus en laisser la gestion au Port of Portland. »
Vue d’ensemble
Le Port de Portland est un organisme public au service de la région de Portland, dans l’Oregon, dans les domaines de l’aviation, du commerce maritime et du développement industriel. Il exploite trois aéroports, dont l’aéroport international de Portland (PDX), ainsi que trois terminaux maritimes en activité et six parcs d’activités. Son action contribue aux déplacements, au commerce, au développement économique et au maintien de près de 62 000 emplois dans toute la région.
À PDX, le Port gère les infrastructures qui assurent chaque jour le bon déroulement de centaines d’opérations de transport de passagers et de fret. Parmi ces installations figure l’enceinte d’essais moteurs au sol (GRE), un espace spécialement conçu où les mécaniciens des compagnies aériennes peuvent tester en toute sécurité les moteurs d’avion après leur maintenance.
Pour Chris Davais, développeur senior d’applications web, aider les équipes du Port à améliorer la réservation de cette installation a été l’occasion de remplacer un processus obsolète par une solution beaucoup plus simple.
Le défi : une installation essentielle réservée par téléphone
Avant Koalendar, les mécaniciens aéronautiques qui avaient besoin d’utiliser le GRE devaient appeler un service de réservation.
Le problème, c'est que les appels étaient transférés vers un service d'accueil téléphonique généraliste, dont les agents ne connaissaient pas toujours les particularités de l'installation ni la procédure de réservation.
« Vous pouvez imaginer que c’était le genre d’information que l’on notait simplement à la main sur du papier ou que l’on stockait quelque part dans une feuille de calcul Excel », a expliqué Chris.
Les mécaniciens des compagnies aériennes n’avaient pas non plus de moyen simple de voir quels créneaux étaient déjà pris avant d’appeler.
« Ils ne pouvaient pas voir ce qui était disponible ni qui avait déjà réservé certaines choses. »
Ce manque de visibilité était particulièrement problématique, car le GRE joue un rôle important dans la remise en service des avions. Les compagnies aériennes l’utilisent pour tester les moteurs après une opération de maintenance, avant qu’un avion ne reprenne ses activités de transport de passagers ou de fret.
Et dans un aéroport où de nombreux avions commencent leur journée de vol tôt le matin, les retards peuvent rapidement se propager.
« Si l’avion n’est pas disponible, cela peut avoir un effet en cascade dans tout le pays, a déclaré Chris. Cela pourrait affecter des milliers de passagers. »
La direction du port souhaitait abandonner la réservation par téléphone et offrir aux équipes de maintenance des compagnies aériennes un moyen en ligne simple de gérer elles-mêmes leurs réservations.
La solution : un système de réservation flexible qui s’intègre au site web de PDX
Chris et son équipe ont commencé par recueillir les besoins du bureau de la direction.
Le nouveau système devait :
- Fonctionner entièrement en ligne.
- S'intégrer directement au site web existant de PDX.
- Proposer différentes durées de réservation.
- Permettre au personnel du Port de bloquer les créneaux lorsque l'installation est en maintenance.
- Accueillir un nombre suffisant d'utilisateurs sans entraîner de coûts imprévus.
- Être simple à utiliser pour les mécaniciens aéronautiques.
Au départ, Chris envisageait de construire lui-même le système.
« Mon premier réflexe, c’est toujours de me dire : bon, je vais construire ça moi-même. Ça va être sympa. Ça va être génial », a-t-il déclaré.
Son supérieur avait une autre idée : trouver une solution qui avait déjà fait ses preuves.
L’équipe a comparé trois ou quatre produits différents avant de choisir Koalendar.
« Nous avons finalement choisi Koalendar parce qu’il offrait toutes les fonctionnalités dont nous avions besoin. Le prix était intéressant. Il était très facile à utiliser. Nous savions qu’il le serait également pour nos utilisateurs finaux. Et son interface était réussie. »
Certaines solutions ne proposaient pas toutes les fonctionnalités nécessaires. D'autres étaient trop coûteuses ou ne pouvaient pas être intégrées au site web du Port comme souhaité. Koalendar répondait à l'ensemble de ces critères.
Le Port a intégré la page de réservation directement dans la section GRE du site officiel de PDX, aux côtés d’informations dont les mécaniciens aéronautiques avaient déjà besoin, telles que les coordonnées des installations et les conditions météorologiques actuelles.
Les mécaniciens peuvent désormais choisir parmi des créneaux de réservation de 30 minutes, d’une heure, de 90 minutes ou de deux heures. Le formulaire de réservation recueille également des informations telles que la compagnie aérienne, le numéro d’immatriculation et le type de l’appareil.
Pour les opérations de maintenance plus longues, les mécaniciens peuvent effectuer plusieurs réservations. Et lorsque le GRE lui-même doit faire l’objet d’une maintenance, les équipes portuaires peuvent bloquer des journées entières.
Rendre les réservations plus visibles grâce aux webhooks de Koalendar
Pendant environ la première année, l’installation a fonctionné sans aucun problème.
Puis, une situation a révélé une autre opportunité.
Une compagnie aérienne avait réservé le GRE pendant plusieurs heures, mais elle a soit terminé plus tôt que prévu, soit n’a pas utilisé sa réservation. Le créneau est resté bloqué, alors qu’une autre compagnie aérienne devait tester un avion ce matin-là.
Ils pouvaient voir que le GRE était réservé, mais pas qui l’avait réservé.
« Ils ne savaient pas quelle compagnie aérienne contacter ni à quel technicien de maintenance s’adresser », a déclaré Chris.
Plutôt que de remplacer le système de réservation, Chris s’est souvenu d’une fonctionnalité de Koalendar qu’il avait remarquée lors de la configuration initiale : les webhooks.
Le Port disposait déjà d’une infrastructure capable de recevoir les données des webhooks. Chris a donc connecté Koalendar à son propre système et créé une base de données pour stocker les informations relatives aux réservations.
Désormais, en plus de l’interface de réservation, le site web de PDX peut afficher les prochaines réservations GRE ainsi que les informations opérationnelles dont les équipes ont besoin.
Les compagnies aériennes peuvent consulter des informations détaillées, notamment la compagnie qui a réservé l’emplacement, le mécanicien à contacter, l’appareil attendu et la durée de la réservation.
« Si la question se pose à nouveau, il leur sera très facile de savoir qui contacter et de voir s’ils peuvent utiliser ce créneau, qui sera peut-être disponible ou non. »
Cela a apporté au Port la visibilité supplémentaire dont il avait besoin, tout en préservant la simplicité de l’expérience de réservation.
Le résultat : les compagnies aériennes réservent elles-mêmes leurs créneaux
Aujourd’hui, le principal changement est simple : le Port n’a plus à gérer chaque réservation GRE.
Les équipes de maintenance des compagnies aériennes peuvent consulter les disponibilités, choisir un créneau, transmettre les informations requises par le Port et gérer elles-mêmes le processus de réservation.
« Cela a surtout permis de rationaliser notre système de réservation pour cette installation particulière de l’aéroport, a déclaré Chris, en le retirant en quelque sorte des mains du Port de Portland et en permettant aux compagnies aériennes de gérer elles-mêmes l’utilisation de l’espace en fonction de leurs horaires. »
Le GRE est généralement utilisé tous les soirs de la semaine, Chris constatant souvent que deux ou trois réservations ont été effectuées pendant la nuit, entre minuit et 6 heures du matin.
Et la demande augmente.
À mesure que les activités d’exploitation et de maintenance aéronautiques se développeront à Portland, Chris s’attend à ce que les installations — et le système de réservation qui les sous-tend — soient encore davantage utilisés.
Sans système en ligne, il estime que l’ancien processus serait devenu de plus en plus difficile à gérer.
« J’imagine que la situation n’aurait fait que devenir encore plus chaotique au fil du temps, tant pour les compagnies aériennes que pour les mécaniciens. »
Aujourd'hui, les réservations s'effectuent généralement sans intervention du personnel du Port.
Pour Chris, la fiabilité a été tout aussi importante que la flexibilité :
« À ma connaissance, il n’est jamais tombé en panne et n’a jamais rencontré la moindre erreur ni le moindre problème. Donc oui, nous en sommes très satisfaits. »
Ce que le Port de Portland apprécie chez Koalendar
✅ Réservation autonome en ligne plutôt que par téléphone
✅ Paramètres de réservation flexibles adaptés aux différents besoins en matière de tests
✅ Blocage des créneaux lors des opérations de maintenance des installations
✅ Intégration au site web FlyPDX existant
✅ Webhooks permettant de connecter les données de réservation aux propres systèmes du Port
✅ Expérience simple pour les administrateurs et les mécaniciens aéronautiques
✅ Fonctionnement quotidien fiable
« D’après ce que j’ai pu constater, cela répond parfaitement à nos besoins, surtout au prix que nous payons. J’en suis donc très satisfait. »
Des appels téléphoniques à la prise de rendez-vous en libre-service
Pour le port de Portland, Koalendar a remplacé un processus téléphonique fragmenté par une plateforme unique où les mécaniciens des compagnies aériennes peuvent consulter les disponibilités et réserver eux-mêmes le GRE.
Et lorsque le Port a eu besoin d’une meilleure visibilité opérationnelle, la fonctionnalité de webhook de Koalendar a offert à Chris la flexibilité nécessaire pour l’intégrer à leurs systèmes existants.
Il en résulte un processus de réservation qui sollicite beaucoup moins le personnel du Port, tout en donnant davantage de contrôle aux compagnies aériennes.
Plus besoin d’appeler pour convenir d’un horaire. Plus besoin de deviner les disponibilités. Et le Port n’a plus à gérer chaque réservation manuellement.
Une page de réservation unique, intégrée au fonctionnement actuel de PDX.
