Ergebnisse auf einen Blick
🕒 Wöchentlich eingesparte Stunden: deutlich weniger Zeitaufwand für Buchungen, da die manuelle telefonische Koordination von Reservierungen weitgehend entfällt
👥 Teams, die Koalendar nutzen: Wartungsteams von Fluggesellschaften unter der Aufsicht des Lärmschutzteams des Port of Portland
📅 Jahre der Nutzung von Koalendar: Etwa 2 Jahre
⭐ Größter Vorteil: „Vor allem hat es unser Reservierungssystem für diese spezielle Einrichtung am Flughafen optimiert und die Zuständigkeit gewissermaßen aus den Händen des Port of Portland genommen.“
Übersicht
Der Port of Portland ist eine öffentliche Behörde, die die Region Portland im US-Bundesstaat Oregon in den Bereichen Luftverkehr, Seehandel und Industrieentwicklung unterstützt. Sie betreibt drei Flughäfen, darunter den Portland International Airport (PDX), sowie drei aktive Seeterminals und sechs Gewerbeparks. Ihre Arbeit fördert Reisen, Handel und wirtschaftliche Entwicklung und sichert fast 62.000 Arbeitsplätze in der gesamten Region.
Am PDX verwaltet die Hafenbehörde die Infrastruktur, die täglich Hunderte von Passagier- und Frachtflügen ermöglicht. Zu diesen Einrichtungen gehört die Triebwerksprobelaufhalle (GRE) – ein speziell konzipierter Bereich, in dem Flugzeugmechaniker nach Wartungsarbeiten Triebwerke sicher testen können.
Für Chris Davais, Senior Web Applications Developer, bot die Unterstützung der Teams des Hafens bei der Verbesserung der Terminplanung für diese Einrichtung die Gelegenheit, einen veralteten Prozess durch eine wesentlich einfachere Lösung zu ersetzen.
Die Herausforderung: Eine kritische Einrichtung, die über Telefonanrufe verwaltet wird
Vor Koalendar mussten Flugzeugmechaniker, die den GRE nutzen mussten, eine Reservierungshotline anrufen.
Das Problem bestand darin, dass die Anrufe bei einer allgemeinen Kommunikationszentrale eingingen, deren Mitarbeiter nicht immer mit der Einrichtung vertraut waren oder wussten, was im Zusammenhang mit der Reservierung zu tun war.
„Sie können sich vorstellen, dass so etwas einfach handschriftlich auf Papier festgehalten oder irgendwo in einer Excel-Tabelle gespeichert wurde“, erklärte Chris.
Auch Flugzeugmechaniker konnten vor ihrem Anruf nicht ohne Weiteres sehen, welche Termine bereits vergeben waren.
„Sie konnten weder sehen, was verfügbar war, noch, wer bereits etwas gebucht hatte.“
Dieser Mangel an Transparenz war von großer Bedeutung, da die GRE eine wichtige Rolle dabei spielt, Flugzeuge wieder in Betrieb zu nehmen. Fluggesellschaften nutzen sie, um Triebwerke nach Wartungsarbeiten zu testen, bevor ein Flugzeug wieder im Passagier- oder Frachtverkehr eingesetzt wird.
Und an einem Flughafen, an dem viele Flugzeuge ihren Flugtag früh am Morgen beginnen, können sich Verspätungen schnell ausbreiten.
„Wenn das Flugzeug nicht verfügbar ist, kann das eine Kettenreaktion im ganzen Land auslösen“, sagte Chris. „Davon könnten möglicherweise Tausende Passagiere betroffen sein.“
Die Hafenverwaltung wollte die telefonische Terminplanung ablösen und den Wartungsteams der Fluggesellschaften eine übersichtliche Online-Lösung bieten, mit der sie ihre Reservierungen selbst verwalten können.
Die Lösung: Ein flexibles Terminplanungssystem, das sich nahtlos in die Website von PDX integrierte
Chris und sein Team begannen damit, die Anforderungen der Geschäftsleitung zu erfassen.
Das neue System musste:
- Vollständig online arbeiten
- Direkt in die bestehende PDX-Website integrieren
- Unterschiedliche Reservierungsdauern unterstützen
- Das Hafenpersonal den GRE für Wartungsarbeiten sperren lassen
- Genügend Nutzer unterstützen, ohne dass die Kosten unerwartet in die Höhe schnellen
- Für Flugzeugmechaniker einfach zu bedienen bleiben
Chris erwog zunächst, das System selbst zu bauen.
„Mein erster Impuls ist immer: Okay, ich werde das selbst bauen. Das wird cool. Das wird großartig“, sagte er.
Sein Vorgesetzter hatte eine andere Idee: eine Lösung zu finden, die bereits funktionierte.
Das Team verglich drei oder vier verschiedene Produkte, bevor es sich für Koalendar entschied.
„Letztendlich haben wir uns für Koalendar entschieden, weil es alle Funktionen bot, die wir brauchten. Der Preis stimmte. Es war sehr benutzerfreundlich. Wir wussten, dass es auch für unsere Endnutzer einfach zu bedienen sein würde. Und es sah gut aus.“
Einige Alternativen boten nicht so viele Funktionen. Andere hatten Preismodelle, die nicht den Anforderungen entsprachen, oder ließen sich nicht so einbetten, wie der Hafen es wünschte.
Koalendar könnte.
Der Flughafenbetreiber integrierte die Buchungsseite direkt in den GRE-Bereich der offiziellen PDX-Website – zusammen mit Informationen, die Flugzeugmechaniker ohnehin benötigten, etwa Kontaktdaten der Einrichtungen und aktuelle Wetterbedingungen.
Mechaniker können jetzt zwischen Reservierungen von 30 Minuten, einer Stunde, 90 Minuten oder zwei Stunden wählen. Im Buchungsformular werden außerdem Angaben wie die Fluggesellschaft, das Luftfahrzeugkennzeichen und der Flugzeugtyp erfasst.
Für längere Wartungszeiträume können Mechaniker mehrere Reservierungen vornehmen. Und wenn das GRE selbst gewartet werden muss, können die Port-Teams ganze Tage blockieren.
Reservierungen mit Koalendar-Webhooks sichtbarer machen
Etwa im ersten Jahr funktionierte die Einrichtung problemlos.
Dann eröffnete sich aus einer Situation eine weitere Chance.
Eine Fluggesellschaft hatte den GRE für mehrere Stunden reserviert, war aber entweder früher fertig oder nahm die Reservierung nicht in Anspruch. Das Zeitfenster blieb blockiert, und eine andere Fluggesellschaft musste an diesem Morgen ein Flugzeug testen.
Sie konnten sehen, dass der GRE reserviert war – aber nicht, wer ihn reserviert hatte.
„Sie wussten nicht, an welche Fluggesellschaft oder welchen Wartungstechniker sie sich wenden sollten“, sagte Chris.
Anstatt das Terminplanungssystem zu ersetzen, erinnerte sich Chris an eine Koalendar-Funktion, die ihm bei der ursprünglichen Einrichtung aufgefallen war: Webhooks.
The Port verfügte bereits über eine Infrastruktur, die Webhook-Daten empfangen konnte. Daher verband Chris Koalendar mit dem eigenen System und erstellte eine Datenbank zur Speicherung von Reservierungsinformationen.
Neben der Buchungsoberfläche kann die PDX-Website nun auch bevorstehende GRE-Reservierungen mit den von den Betriebsteams benötigten Informationen anzeigen.
Fluggesellschaften können Details einsehen, darunter, welche Fluggesellschaft den Stellplatz reserviert hat, welcher Mechaniker zu kontaktieren ist, welches Flugzeug erwartet wird und wie lange die Reservierung gilt.
„Falls das Thema noch einmal aufkommt, können sie ganz einfach herausfinden, an wen sie sich wenden müssen, und prüfen, ob sie diesen möglicherweise freien Termin nutzen können.“
Dadurch erhielt der Hafen die nötige zusätzliche Sichtbarkeit, während der Buchungsprozess weiterhin unkompliziert blieb.
Das Ergebnis: Die Fluggesellschaften verwalten den Flugplan selbst
Die größte Änderung ist heute ganz einfach: The Port muss nicht mehr jede GRE-Reservierung verwalten.
Die Wartungsteams der Fluggesellschaften können die Verfügbarkeit einsehen, einen Termin auswählen, die vom Hafen benötigten Informationen übermitteln und den gesamten Planungsprozess selbst verwalten.
„Es hat vor allem unser Reservierungssystem für diese spezielle Einrichtung am Flughafen optimiert“, sagte Chris, „und es gewissermaßen aus den Händen des Port of Portland genommen, sodass die Fluggesellschaften die Belegung selbst verwalten konnten.“
Der GRE wird normalerweise an jedem Wochentag nachts genutzt, wobei Chris häufig zwei oder drei Reservierungen sieht, die über Nacht zwischen Mitternacht und 6 Uhr morgens stattfanden.
Und die Nachfrage wächst.
Da in Portland immer mehr Flug- und Wartungsaktivitäten stattfinden, geht Chris davon aus, dass die Einrichtung – und das dahinterstehende Reservierungssystem – künftig noch stärker genutzt werden.
Er ist überzeugt, dass der alte Prozess ohne ein Onlinesystem zunehmend schwieriger zu bewältigen gewesen wäre.
„Ich kann mir vorstellen, dass es für die Fluggesellschaften und die Mechaniker mit der Zeit nur noch chaotischer geworden wäre.“
Stattdessen läuft die Zeitplanung weitgehend, ohne dass die Mitarbeiter von Port eingreifen müssen.
Für Chris war Zuverlässigkeit ebenso wichtig wie Flexibilität:
„Soweit ich weiß, ist es noch nie ausgefallen und es gab noch nie irgendwelche Fehler oder Probleme. Also ja, wir sind sehr zufrieden.“
Was der Hafen von Portland an Koalendar schätzt
✅ Selbstständige Online-Buchung statt telefonischer Reservierung
✅ Flexible Reservierungseinstellungen für unterschiedliche Testanforderungen
✅ Sperrung von Zeiträumen für Wartungsarbeiten an der Anlage
✅ Integration in die bestehende FlyPDX-Website
✅ Webhooks zur Anbindung der Buchungsdaten an die eigenen Systeme des Hafens
✅ Einfache Bedienung für Administratoren und Flugzeugmechaniker
✅ Zuverlässiger Betrieb im Alltag
„Soweit ich das beurteilen kann, funktioniert es für unsere Anforderungen unglaublich gut, vor allem bei dem Preis, den wir dafür zahlen. Daher bin ich sehr zufrieden damit.“
Von der telefonischen Terminvereinbarung bis zur selbstständigen Terminbuchung
Für Port of Portland ersetzte Koalendar einen fragmentierten, telefonbasierten Prozess durch eine zentrale Plattform, auf der Flugzeugmechaniker die Verfügbarkeit einsehen und das GRE selbst reservieren können.
Und als der Hafen mehr Transparenz über die Betriebsabläufe benötigte, bot die Webhook-Funktionalität von Koalendar Chris die nötige Flexibilität, um sie in die bestehenden Systeme zu integrieren.
Das Ergebnis ist ein Reservierungsprozess, der das Hafenpersonal deutlich weniger beansprucht und den Fluggesellschaften gleichzeitig mehr Kontrolle gibt.
Keine Anrufe zur Terminabstimmung. Kein Rätselraten über die Verfügbarkeit. Und der Hafen muss nicht mehr jede Reservierung manuell verwalten.
Eine zentrale Terminplanungsseite, die sich nahtlos in die bestehenden Arbeitsabläufe von PDX einfügt.
