Como a UofSCRentals usou um agendamento inteligente para maximizar visitas e reduzir faltas

🕒 Resultados mensuráveis:

• 20 a 30 passeios agendados por semana
• Reduziu o processo de agendamento de tours e solicitações em cerca de 85%
• Menos faltas graças aos lembretes automáticos
• Menos incômodo para os inquilinos atuais durante as visitas

👥 Equipes que usam o Koalendar: 5 administradores de imóveis, proprietário, assistente do proprietário

🧑‍💻 Tamanho da empresa: ~10 pessoas

📅 Anos usando Koalendar: 4 anos

⭐ Principal benefício: agendamento rápido e autônomo com lembretes, além de notificações integrada aos inquilinos para manter a conformidade.

A UofCSRentals é uma pequena empresa de administração de imóveis na Carolina do Sul que atua em uma cidade universitária, onde cerca de 95% dos inquilinos são estudantes. Com uma equipe enxuta de seis funcionários em tempo integral mais Laura Malloy, a proprietária, eles administram moradias estudantis e conduzem uma temporada de locação acelerada, especialmente de setembro a novembro, quando o volume de visitas dispara.

Antes do agendamento inteligente para visitas promovido pelo Koalendar, a equipe dependia de e-mails, mensagens de texto e ligações telefônicas para coordenar visitas aos imóveis e conversas pré-mudança. Isso rapidamente se tornou um problema com um público majoritariamente estudantil.

Como a equipe colocou: “Quanto mais jovens as pessoas são, menos provável é que acompanhem os e‑mails.”

O fluxo de trabalho antigo também gerava atritos internamente, requerendo urgentemente um software de agendamento para visitas. Com frequência, uma pessoa precisava atender às solicitações e depois distribuir manualmente os tours para o membro certo da equipe, o que levava a atrasos, remarcações e oportunidades perdidas.

E então houve faltas, um constante desperdício de tempo (e de boa vontade dos inquilinos):

O sistema de agendamento de visitas Koalendar entrou em cena graças a um antigo gerente de operações que incentivou a equipe a modernizar seus processos.

A reação foi imediata: “Minha primeira reação foi tipo, graças a Deus.”, lembra Laura.

Eles configuraram links de agendamento do Koalendar e os incorporaram diretamente na página de anúncio de cada imóvel, para que os interessados pudessem escolher um horário na hora, sem necessidade de troca de mensagens.

A partir daí, ajustaram sua agenda inteligente de visitas considerando o público-alvo:

• Agendamento de tours em grande escala: em dias movimentados, eles podem realizar 5–10 tours, às vezes até 25. O Koalendar ajudou a maximizar quantos tours eles conseguiam encaixar em um dia sem gerar caos;
• Atribuindo o anfitrião certo: ficou fácil mudar quem é responsável por um tour (especialmente útil quando os membros da equipe preferem determinados imóveis);
• Integração com calendário: para reuniões longas de mudança pelo Zoom, calendários integrados tornaram muito mais fácil agendar sem conflitos;
• Regras de proteção integradas: definem parâmetros de horário (como não fazer visitas muito tarde) e regras de disponibilidade específicas da casa;
• Reagendamento sem perder leads: quando foi preciso reagendar, tudo continuou fluindo bem e eles não perderam a visita. Isso economiza tempo não só para a equipe de locação, mas também para os atuais moradores, que não precisam mais sair de seus apartamentos sem necessidade.

Assim que o agendamento online para imóveis do Koalendar se tornou a forma padrão de agendar, os resultados apareceram rapidamente:

✅Menos faltas (e menos visitas desperdiçadas)

Lembretes automáticos através do software para agendar visitas ajudaram os alunos a realmente comparecer: “Eles são lembrados… o Koalendar envia o lembrete para eles”, diz Laura.

✅ Comunicação mais rápida com perguntas de triagem

Com a gestão de visitas e tours, a equipe pode adicionar perguntas à página de agendamento para qualificar os leads e economizar tempo.

✅ Passeios reservados mais rápido, com menos esforço da equipe

Ao eliminar a etapa “intermediária” de atribuir passeios manualmente, a equipe pôde lidar com uma demanda maior sem precisar de mais trabalho administrativo:

“Praticamente não precisamos mais gastar tempo preenchendo [solicitações]… você simplesmente recebe um e‑mail dizendo que foi designado para esse tour.”

✅ Um sistema integrado para notificações aos inquilinos (e mais tranquilidade para você)

Uma das partes favoritas deles foi usar as notificações do Koalendar para ajudar a cumprir um requisito fundamental: notificar os inquilinos com pelo menos 24 horas de antecedência antes da entrada.

Eles adicionam os endereços de e-mail dos inquilinos atuais (usando CCO), assim os inquilinos são automaticamente notificados quando uma visita é agendada:

"Colocar os inquilinos atuais ocultados no e-mail de confirmação da reserva evita que a gente acabe escorregando e deixando de avisar alguém, o que já aconteceu muitas vezes.”

✅ Um impacto mensurável no processo de locação

A equipe resumiu o impacto geral de forma direta:

Em um mercado de aluguel com muitos estudantes, rapidez e simplicidade fazem toda a diferença. Com o Koalendar, essa equipe de administração de imóveis da Carolina do Sul ofereceu aos interessadosuma forma mais rápida de agendar visitas, reduziu faltas e liberou o escritório das idas e vindas constantes.

Quer simplificar visitas, reuniões de mudança ou qualquer tipo de agendamento em grande volume? Configure um link de agendamento e deixe o Koalendar cuidar dos lembretes para você com seu agendamento inteligente para visitas.