Como a Talk of the Town Speech Therapy tornou o agendamento simples para terapeutas e famílias

🕒 Resultados mensuráveis:

• ~5 horas por mês anteriormente (cerca de 1 hora/semana) com agendamento e remarcação
• Remarcação mais fácil para famílias
• Visão clara de todos os calendários dos terapeutas

👩‍⚕️ Tamanho da equipe: 4 terapeutas em tempo integral, 1 terapeuta em meio período, 1 assistente administrativo

📅 Caso de uso: sessões de terapia, consultas, remarcações

📍 Localização: Estados Unidos

⭐Principal benefício: “Torna o agendamento muito mais fácil para todo mundo.”

A Talk of the Town Speech é uma clínica de fonoaudiologia que atende crianças desde a primeira infância até o início da vida adulta. Seus terapeutas trabalham com uma ampla variedade de necessidades, desde distúrbios de fala até autismo e terapia de alimentação.

Cada terapeuta mantém uma agenda semanal consistente, atendendo clientes em dias e horários recorrentes. As famílias geralmente participam das sessões semanalmente, e a flexibilidade é fundamental quando horários escolares, compromissos ou eventos da vida exigem mudanças.

Como explicou Shaina Rotstein, proprietária da Talk of the Town Speech:

“Atendemos crianças toda semana, e cada uma tem um horário fixo. Mas às vezes os pais precisam remarcar uma sessão, e é aí que o agendamento pode ficar complicado.”

Antes do uso do software de agendamento para terapeutas do Koalendar, mudanças na agenda significavam o mesmo ciclo frustrante:

• Um responsável pergunta, “Quando você está disponível?”
• O responsável (ou a equipe) verifica manualmente as agendas e digita as opções
• A disponibilidade muda… então a lista precisa ser atualizada novamente
• Mais e-mails, mais vai e vem, mais tempo perdido

Um dos maiores desafios foi gerenciar vários calendários.

“Eu tenho calendários para cada um dos meus funcionários”, explicou Shaina. “Com outras ferramentas, eu não conseguia configurar isso do jeito que eu precisava.”

Em um consultório de terapia, sessões perdidas não só criam lacunas, como também podem significar perda de renda. Como Shaina colocou, cancelamentos são inevitáveis, então facilitar o agendamento para clínicas de terapia considerando uma sessão de reposição faz toda a diferença:

“Alguém perguntava: ‘quando você está disponível?’ E eu tinha que olhar a minha agenda e listar todos os horários… e aí, se algum deles fosse ocupado, eu tinha que avisar: ‘ah, esse horário não está mais disponível.’”

O Koalendar se mostrou a melhor opção de sistema de agendamento para terapeutas porque ofereceu a flexibilidade que a clínica precisava, sem a interface complicada ou o custo mais alto de outras ferramentas.

“Experimentei alguns outros softwares e plataformas. Alguns eram gratuitos e funcionavam bem, mas não me davam a mesma flexibilidade”, disse Shaina.

• Reserva integrada no site

Os pais podem fazer reservas diretamente pelo site, sem troca de e-mails para acertar detalhes em outro software para clínicas de terapia

• Múltiplos links de reserva
  • Um link para consultas iniciais gratuitas: “Eu tenho um link configurado no site para consulta gratuita, que é uma ligação telefônica de 15 minutos só comigo.”
  • Uma para as sessões de terapia, caso os pais precisem remarcar: após a avaliação inicial, as famílias recebem uma programação semanal recorrente (por exemplo: terças e quintas às 15h00). Junto, elas recebem um link para remarcação, caso precisem alterar as datas e horários
  • Uma para exibições comunitárias próximas: também criaram um terceiro link de reserva para exibições comunitárias gratuitas, tornando simples para as famílias garantirem uma vaga sem necessidade de coordenação pela equipe
• Sincronização de calendário
  • Cada terapeuta tem seu próprio calendário na conta do proprietário
  • Disponibilidade sincronizada automaticamente com o Google Agenda
  • Se algo estiver reservado em outro lugar, ele será bloqueado automaticamente

“O Koalendar simplesmente sincroniza com o Google e é muito fácil. Eu adoro como é tudo em tempo real, se eu marcar alguma coisa na minha agenda, ele bloqueia esse horário no Koalendar.”

Shaina Rotstein

Proprietária e Fonoaudióloga

• Agendamento autônomo para famílias
  • Os pais podem solicitar novos horários quando a programação mudar diretamente pelo link de agendamento que receberem
  • Eles recebem confirmações e lembretes automaticamente na agenda online para terapeutas

No agendamento de consultas terapêuticas, a equipe também usa:

• Intervalos entre sessões
• Regras personalizadas de disponibilidade
• Limites de agendamento para tipos específicos de consulta
• Visibilidade sobre reservas anteriores

Com o Koalendar em uso, o agendamento deixa de depender de alguém coordenando manualmente cada alteração. As famílias podem ver o que está disponível e solicitar um novo horário e depois acompanhar para confirmar o que foi cancelado e o que foi reservado.

“Todo mundo adora usar… tanto as famílias quanto os funcionários dizem que deixa tudo mais fácil. É simples e funciona.””

Shaina Rotstein

Proprietário e Fonoaudiólogo

E embora a economia de tempo não seja a mesma toda semana, o proprietário estima que o Koalendar economiza cerca de 5 horas por mês de trabalho de agendamento que eles teriam que fazer manualmente.

Para a Talk of the Town Speech, o Koalendar se tornou uma parte central das operações diárias:

✅ Menos e-mails e menos coordenação manual

✅ Remarcação fácil para famílias

✅ Visão clara de todos os calendários dos terapeutas

✅ Uma experiência mais tranquila tanto para a equipe quanto para os pais

Com o Koalendar como software de agendamento para terapeutas, este consultório de fonoaudiologia substituiu os demorados e-mails de agendamento por um sistema simples e confiável que as famílias realmente gostam de usar.

Desde consultas gratuitas até sessões de reposição, um único link de agendamento (sincronizado em tempo real com o Google Calendar) facilita para os pais encontrarem o horário ideal, sem que a equipe precise ficar verificando disponibilidade o tempo todo, enviando opções e ajustando tudo quando os calendários mudam.

Como resultado, a equipe pode manter o foco no que mais importa: apoiar as crianças e suas famílias.