Wie Talk of the Town Speech Therapy die Terminplanung für Therapeuten und Familien vereinfacht hat

🕒 Messbare Ergebnisse:

• ~5 Stunden pro Monat (etwa 1 Stunde/Woche) für Terminplanung und -verschiebung
• Einfachere Terminänderungen für Familien
• Klare Übersicht über die Kalender aller Therapeuten

👩‍⚕️ Teamgröße: 4 Vollzeittherapeuten, 1 Teilzeittherapeut, 1 Verwaltungsassistent

📅 Anwendungsfall: Therapiesitzungen, Beratungen, Terminverschiebungen

📍 Standort: Vereinigte Staaten

⭐ Top-Vorteil: „Damit wird die Terminplanung für alle viel einfacher.“

Talk of the Town Speech ist eine logopädische Praxis, die Kinder von der frühen Kindheit bis ins junge Erwachsenenalter unterstützt. Die Therapeuten arbeiten mit einem breiten Spektrum an Bedürfnissen – von Aussprachestörungen bis hin zu Autismus und Ernährungstherapie.

Jeder Therapeut hält einen festen Wochenplan ein und sieht Kunden an wiederkehrenden Tagen und Uhrzeiten. Familien nehmen in der Regel wöchentlich an Sitzungen teil, und Flexibilität ist wichtig, wenn Schulzeiten, Termine oder Lebensereignisse Änderungen erforderlich machen.

Wie Shaina Rotstein, Inhaberin von Talk of the Town Speech, erklärte:

„Wir sehen die Kinder jede Woche und jeder hat eine feste Zeit. Aber manchmal müssen Eltern einen Termin verschieben und dann kann die Planung kompliziert werden.“

Vor Koalendar bedeuteten Terminänderungen immer denselben frustrierenden Kreislauf:

• Ein Elternteil fragt: „Wann haben Sie Zeit?“
• Die Inhaberin (oder das Team) prüft die Kalender manuell und tippt mögliche Termine ein
• Die Verfügbarkeit ändert sich … daher muss die Liste erneut aktualisiert werden.
• Mehr E-Mails, mehr Hin und Her, mehr verlorene Zeit

Eine der größten Herausforderungen war es, mehrere Kalender zu verwalten.

„Ich habe für jeden meiner Mitarbeiter einen eigenen Kalender“, erklärte Shaina. „Mit anderen Tools konnte ich das nicht so einrichten, wie ich es brauchte.“

Und in einer therapeutischen Praxis führen verpasste Sitzungen nicht nur zu Lücken, sie können auch entgangene Einnahmen bedeuten. Wie Shaina es ausdrückte: Absagen sind unvermeidlich, deshalb ist es wichtig, dass das Buchen einer Ersatzsitzung einfach ist:

„Manchmal fragte jemand: Wann haben Sie Zeit? Und ich musste meinen Kalender anschauen und alle möglichen Zeiten auflisten … und wenn dann etwas davon belegt wurde, musste ich ihnen sagen: Oh, dieser Termin ist jetzt nicht mehr verfügbar.“

Koalendar erwies sich als die beste Lösung, weil es die Flexibilität bot, die die Praxis benötigte, ohne die umständliche Benutzeroberfläche oder die höheren Kosten anderer Tools.

„Ich habe ein paar andere Tools und Plattformen ausprobiert. Einige davon waren kostenlos und funktionierten ganz gut, aber sie haben mir nicht dieselbe Flexibilität geboten“, sagte Shaina.

• Eingebettete Buchung auf der Website

Eltern können direkt über die Website buchen, ohne lästiges E-Mail-Pingpong.

• Mehrere Buchungslinks
  • Ein Link für kostenlose Erstberatungen: „Ich habe auf der Website einen Link für eine kostenlose Beratung eingerichtet, und das ist ein 15‑minütiges Telefongespräch nur mit mir.“
  • Einer für Therapiesitzungen, falls Eltern Termine verschieben müssen: Nach dem Erstgespräch erhalten Familien einen wiederkehrenden Wochenplan (zum Beispiel dienstags und donnerstags um 15:00 Uhr). Dazu gehört ein Link zur Terminänderung, falls sie Daten und Uhrzeiten anpassen müssen.
  • Einer für Demos in der näheren Umgebung: Außerdem haben sie einen dritten Buchungslink für kostenlose Demos in der Community erstellt, damit Familien ganz einfach einen Platz reservieren können, ohne dass das Personal etwas koordinieren muss.
• Kalendersynchronisierung
  • Jeder Therapeut hat seinen eigenen Kalender unter dem Konto des Inhabers.
  • Die Verfügbarkeit wird automatisch mit Google Kalender synchronisiert
  • Wenn etwas anderswo gebucht wird, wird es automatisch blockiert.

„Koalendar synchronisiert sich einfach mit Google und es ist so unkompliziert. Ich liebe, dass alles in Echtzeit passiert, wenn ich etwas in meinem Kalender eintrage, wird die Zeit in Koalendar automatisch blockiert.”

Shaina Rotstein

Inhaberin und Sprachtherapeutin

• Selbstbedienungsplanung für Familien
  • Eltern können bei geänderten Zeitplänen direkt über den bereitgestellten Buchungslink neue Zeiten anfragen.
  • Sie erhalten Bestätigungen und Erinnerungen automatisch.

Das Team verwendet außerdem:

• Pufferzeiten zwischen Sitzungen
• Benutzerdefinierte Verfügbarkeitsregeln
• Buchungslimits für bestimmte Terminarten
• Einblick in frühere Buchungen

Mit Koalendar entfällt die Notwendigkeit, dass jemand jede Änderung manuell koordiniert, um Termine zu vereinbaren. Familien können sehen, welche Zeiten verfügbar sind und eine neue Uhrzeit anfragen. Anschließend können sie nachverfolgen, welche Termine sie storniert und welche sie gebucht haben.

„Alle lieben es … sowohl Familien als auch Mitarbeiter sagen, dass es alles einfacher macht.Es ist unkompliziert und funktioniert.““

Shaina Rotstein

Inhaberin und Sprachtherapeutin

Und auch wenn die Zeitersparnis nicht jede Woche gleich ist, schätzt die Inhaberin, dass Koalendar etwa ~5 Stunden pro Monat an Planungsarbeit einspart, die sie sonst manuell erledigen müssten.

Für Talk of the Town Speech wurde Koalendar zu einem zentralen Bestandteil des täglichen Betriebs:

✅ Weniger E-Mails und weniger manuelle Abstimmung

✅ Einfaches Umbuchen für Familien

✅ Klare Übersicht über die Kalender aller Therapeuten

✅ Ein reibungsloseres Erlebnis für Mitarbeitende und Eltern

Mit Koalendar hat diese logopädische Praxis zeitaufwändige Terminabsprachen per E-Mail durch ein einfaches, zuverlässiges System ersetzt, das Familien gerne nutzen.

Von kostenlosen Beratungsgesprächen bis hin zu Nachholterminen für Therapiesitzungen – mit einem einzigen Buchungslink (in Echtzeit mit Google Kalender synchronisiert) können Eltern ganz leicht die passende Zeit finden, ohne dass das Personal ständig die Verfügbarkeit prüfen, Optionen verschicken und Termine anpassen muss, wenn sich Termine im Kalender ändern.

So kann sich das Team auf das konzentrieren, was am wichtigsten ist: die Unterstützung von Kindern und ihren Familien.