Comment Talk of the Town Speech Therapy a simplifié la planification pour les orthophonistes et les familles

🕒 Résultats mesurables :

• ~5 heures par mois auparavant (environ 1 heure/semaine) consacrées à la planification et au replanification
• Reprogrammation plus simple pour les familles
• Visibilité claire sur les plannings des thérapeutes

👩‍⚕️ Taille de l’équipe : 4 thérapeutes à temps plein, 1 thérapeute à temps partiel, 1 assistant administratif

📅 Cas d’utilisation : Séances de thérapie, consultations, reprogrammation

📍 Lieu : États-Unis

⭐Principal avantage : « Cela rend la planification tellement plus simple pour tout le monde. »

Talk of the Town Speech est un cabinet d’orthophonie qui accompagne les enfants de la petite enfance jusqu’au début de l’âge adulte. Leurs orthophonistes prennent en charge un large éventail de besoins, allant des troubles des sons de la parole à l’autisme, en passant par les troubles de l’alimentation.

Chaque thérapeute maintient un emploi du temps hebdomadaire régulier, voyant les clients à des jours et des heures récurrents. Les familles participent généralement aux séances chaque semaine, et la flexibilité est essentielle lorsque les horaires scolaires, les rendez-vous ou les événements de la vie nécessitent des changements.

Comme l’a expliqué Shaina Rotstein, propriétaire de Talk of the Town Speech :

« Nous voyons les enfants chaque semaine, et chacun a un créneau fixe. Mais parfois, les parents doivent déplacer une séance, et c’est là que la planification peut devenir compliquée. »

Avant Koalendar, chaque changement de planning signifiait le même cycle frustrant :

• Un parent demande, « Quand êtes-vous disponible ? »
• Le propriétaire (ou l’équipe) vérifie manuellement les calendriers et rédige des propositions de créneaux
• Les disponibilités changent… la liste doit donc être mise à jour à nouveau.
• Plus d’e-mails, plus d’allers-retours, plus de temps perdu

L’un des plus grands défis était de gérer plusieurs calendriers.

« J’ai des calendriers pour chacun de mes employés, expliqua Shaina. Avec d’autres outils, je ne pouvais pas les configurer comme j’en avais besoin. »

Et dans un cabinet de thérapie, les séances manquées ne créent pas seulement des vides, elles peuvent aussi représenter une perte de revenus. Comme le dit Shaina, les annulations sont inévitables, donc il est important de faciliter la réservation d’une séance de rattrapage :

« Quelqu’un me demandait : “Quand est-ce que tu es disponible ?” Et je devais regarder mon agenda et énumérer tous les créneaux… et puis si l’un d’eux était pris, je devais leur dire : “Ah, ce n’est plus disponible.” »

Koalendar s’est imposé comme la meilleure option, car il offrait la flexibilité dont le cabinet avait besoin, sans l’interface lourde ni le coût plus élevé des autres outils.

« J’ai essayé quelques autres logiciels et plateformes. Certains étaient gratuits et fonctionnaient correctement, mais ils ne m’offraient pas la même flexibilité », a déclaré Shaina.

• Réservation intégrée sur le site web

Les parents peuvent réserver directement depuis le site, sans échanges d’e-mails interminables.

• Liens de réservation multiples
  • Un lien pour des consultations initiales gratuites : « J’ai mis en place sur le site un lien pour une consultation gratuite, il s’agit d’un appel téléphonique de 15 minutes avec moi uniquement. »
  • Un pour les séances de thérapie si les parents doivent reprogrammer : Après l’entretien initial, les familles reçoivent un planning hebdomadaire récurrent (par exemple : les mardis et jeudis à 15 h 00). Il est accompagné d’un lien de reprogrammation, au cas où elles auraient besoin de modifier les dates et les horaires.
  • Une pour les projections communautaires à proximité : Ils ont également créé un troisième lien de réservation pour des projections communautaires gratuites, ce qui permet aux familles de réserver facilement une place sans coordination avec le personnel.
• Synchronisation du calendrier
  • Chaque thérapeute dispose de son propre calendrier sous le compte du propriétaire
  • Disponibilité se synchronise automatiquement avec Google Calendar
  • Si quelque chose est réservé ailleurs, il est automatiquement bloqué.

“Koalendar se synchronise simplement avec Google et c’est tellement facile. J’adore le fait que ce soit en temps réel, si je programme quelque chose dans mon agenda, il le bloque automatiquement dans Koalendar.”

Shaina Rotstein

Propriétaire et orthophoniste

• Planification en libre-service pour les familles
  • Les parents peuvent demander de nouveaux créneaux lorsque les horaires changent, directement depuis le lien de réservation qui leur est fourni.
  • Ils reçoivent automatiquement des confirmations et des rappels

L’équipe utilise également :

• Temps de pause entre les séances
• Règles de disponibilité personnalisées
• Limites de réservation pour certains types de rendez-vous
• Visibilité sur les réservations passées

Avec Koalendar en place, la planification ne dépend plus de quelqu’un qui coordonne manuellement chaque changement. Les familles peuvent voir les créneaux disponibles et demander un nouvel horaire, puis faire le suivi pour confirmer ce qu’elles ont annulé et ce qu’elles ont réservé.

« Tout le monde adore l’utiliser… les familles comme les employés disent que ça rend tout plus simple. C’est facile, et ça marche. »»

Shaina Rotstein

Propriétaire et orthophoniste

Et même si le gain de temps n’est pas exactement le même chaque semaine, le propriétaire estime que Koalendar permet d’économiser environ ~5 heures par mois de travail de planification qu’ils devraient autrement effectuer manuellement.

Pour Talk of the Town Speech, Koalendar est devenu un élément central des opérations quotidiennes :

✅ Moins d’e-mails et moins de coordination manuelle

✅ Reprogrammation facile pour les familles

✅ Visibilité claire sur les plannings de vos thérapeutes

✅ Une expérience plus fluide pour le personnel comme pour les parents

Avec Koalendar, ce cabinet d’orthophonie a remplacé les échanges d’e‑mails de planification chronophages par un système simple et fiable que les familles apprécient vraiment utiliser.

Des consultations gratuites aux séances de rattrapage, un seul lien de réservation (synchronisé en temps réel avec Google Calendar) permet aux parents de trouver facilement le créneau qui leur convient, sans que le personnel ait à vérifier sans cesse les disponibilités, envoyer des propositions et tout réajuster lorsque les agendas changent.

Ainsi, l’équipe peut rester concentrée sur l’essentiel : accompagner les enfants et leurs familles.