Comment l’IPS Wroclaw a transformé les réunions parents-professeurs avec Koalendar

🕒 Résultats mesurables : 10 heures économisées par enseignant et par réunion parents-professeurs, une augmentation de 50 % de la participation et un engagement accru des parents.

👥 Équipe utilisant Koalendar : Administration, Inscriptions, Développement

📅 Années d’utilisation de Koalendar : 3

⭐ Principal avantage : « Le processus de réservation est beaucoup plus clair, et c’est très important pour nous. Nous tenons à offrir une excellente expérience. Les parents peuvent désormais rencontrer chaque enseignant, ce qui les aide à vraiment comprendre le développement de leur enfant — et ça, c’est inestimable. »

IPS Wroclaw est une école privée allant de la maternelle au lycée en Pologne, avec un fort accent sur l’innovation et une pédagogie centrée sur l’élève. En tant que directrice du développement, Magdalena Blum supervise l’administration, les inscriptions et les initiatives visant à améliorer la communication entre les parents et l’école, et plus particulièrement l’organisation des réunions parents-professeurs.

Voici une séance de questions-réponses que nous avons eue avec Magdalena pour en savoir plus sur son expérience avec Koalendar.

« Nous économisons 10 heures par enseignant et par réunion parents-professeurs, et la participation a augmenté de cinquante pour cent ! »

Magdalena Blum

Directeur du développement chez IPS

Peux-tu me dire ce que tu fais et où tu travailles ?

« Je suis directrice du développement à l’IPS Wroclaw, une école privée de la maternelle à la terminale. Je suis essentiellement responsable des tâches administratives, comme l’organisation des réunions parents-professeurs et des rendez-vous d’inscription, ainsi que de l’introduction de nouvelles idées au sein de l’école. »

Quels défis rencontriez-vous avant de commencer à utiliser un logiciel de planification ?

« Le plus gros problème auquel j’ai été confrontée, c’était de devoir toucher autant d’utilisateurs des deux côtés. Nous faisions venir les parents pour qu’ils s’inscrivent physiquement aux réunions parents-professeurs, ce qui entraînait des doubles réservations et des parents qui oubliaient quand ils étaient censés venir. Je décrirais cela comme un cauchemar inefficace. »

Pourquoi avez-vous décidé d’utiliser Koalendar et pas une autre solution ?

« Nous examinions beaucoup de plateformes et nous essayions d’en fusionner plusieurs. J’ai donc commencé à tester Kaolendar comme une plateforme de plus, sans grands espoirs. Une fois que j’ai commencé à créer des pages de réservation, je me suis rendu compte que c’était tellement simple et intuitif que j’ai décidé de l’essayer pour les réunions individuelles avec les parents. Puis je me suis dit que cela pourrait aussi fonctionner pour nos grandes conférences, j’ai tenté le coup, et ça a très bien marché ! »

Comment était la configuration ? Et avez-vous intégré d’autres logiciels avec Koalendar ?

« Oui, nous utilisons Google for Education et la configuration a été très facile. Nous avons eu quelques petits problèmes, mais avec l’aide de l’équipe de support de Koalendar, ils ont été résolus immédiatement. Littéralement, le support Koalendar avait toujours un coup d’avance sur moi. En tant qu’administrateur de tous les comptes de l’organisation, tout a été simple à configurer et il est vraiment facile de créer de nouvelles pages de réservation. »

Quelle fonctionnalité votre service apprécie-t-il le plus ?

« Le fait de permettre aux parents de choisir le lieu de la réunion est une fonctionnalité extrêmement importante. Nous laissons les parents choisir entre Google Meets et nos différents campus. Et puis, simplement, la facilité avec laquelle les parents et le personnel peuvent réserver avec. Si vous utilisez un outil trop chronophage ou trop compliqué, les parents ne l’utiliseront tout simplement pas. Ils vous appelleront, ils viendront à l’école ou ils commenceront à envoyer des e‑mails. Et c’est précisément ce que nous ne voulons pas, n’est‑ce pas ? »

Avez-vous constaté des résultats mesurables après avoir commencé à utiliser Koalendar ?

« Honnêtement, nous en avons eu pas mal. Pour commencer, nos enseignants gagnent probablement10 heures chacun par réunion parents-professeurs, ce qui est énorme. Et notretaux de présence a augmenté d’environ 50 % grâce auxrappels, à la facilité avec laquelle on peut reprogrammer si un parent doit annuler, et nous n’avons plus à gérer les doubles réservations. »

Avez-vous remarqué d’autres résultats ?

« Oui, en fait. Comme c’est très facile à utiliser, les parents peuvent facilement prendre rendez-vous avec tous les professeurs de leurs enfants. Avant Koalendar, les parents rencontraient peut‑être seulement le professeur principal et le professeur de polonais, maintenant ils rencontrent les quinze professeurs de leur enfant. »

Quel a été l’avantage le plus important pour votre école et votre département ?

« Le processus de réservation entre les enseignants et les parents est beaucoup plus clair. C’est vraiment important pour nous, car nous accordons une grande importance au fait d’offrir une excellente expérience. Comme il est désormais beaucoup plus simple pour les parents de prendre rendez-vous avec chaque enseignant, ils peuvent avoir une vision complète du développement de leur enfant, et cela n’a pas de prix. »

Quels conseils donneriez-vous à une école ou à un département dans une situation similaire à la vôtre ?

« Je leur conseillerais d’essayer Koalendar. Honnêtement, rien de ce que je peux dire ne remplacera le fait de simplement tester l’outil. Créez un compte et voyez à quel point il est facile de créer quelques pages de réservation pour 300 personnes. Ça ne prend que deux minutes.»

Si vous ou votre établissement scolaire souhaitez faire gagner du temps aux enseignants et permettre aux parents de réserver facilement avec vous — inscrivez-vous ici !