Visão geral dos resultados
🕒 Horas economizadas por semana: Não foi medido formalmente, mas a Organilog descreve como significativo o impacto diário em termos de economia de tempo
👥 Equipe que usa o Koalendar: 6 membros da equipe de Sucesso do Cliente, além do uso em entrevistas de RH
📅 Anos usando o Koalendar: 1 ano
⭐ Principal benefício: “Temos menos atritos com nossos clientes porque o calendário é 100% preciso.”
Visão geral
A Organilog é uma empresa francesa de software de gestão de serviços em campo que ajuda empresas a gerenciar suas equipes e operações externas. Sua plataforma reúne ferramentas para agendamento de atendimentos, elaboração de relatórios, faturamento, gestão de contratos e estoque, CRM, manutenção e muito mais.
Fundada em 2014, a empresa conta com cerca de 30 funcionários nas áreas de sucesso do cliente, vendas, desenvolvimento web e marketing. Seu software atende empresas de serviços em campo em setores como climatização, controle de pragas, manutenção e outros segmentos nos quais as equipes precisam coordenar o trabalho entre o escritório e o campo.
Para a equipe de Sucesso do Cliente da Organilog, esse mesmo foco em uma coordenação eficiente também se aplica à forma como os clientes agendam sessões de suporte.
O desafio: a disponibilidade instável gerava atritos desnecessários
À medida que a área de sucesso do cliente da Organilog crescia, agendar manualmente as sessões com os clientes se tornava cada vez mais difícil e demorado.
A equipe precisava de uma maneira simples para os clientes escolherem um horário disponível sem gerar mais trabalho administrativo nos bastidores.
A Organilog usava anteriormente outra ferramenta de agendamento, mas problemas de sincronização estavam causando transtornos. Às vezes, os clientes conseguiam agendar horários que apareciam como disponíveis, embora o membro da equipe não estivesse realmente livre.
A sincronização com o Google Calendar também pode não ser confiável.
Isso representava mais do que um simples inconveniente na agenda. Às vezes, a equipe precisava entrar em contato novamente com os clientes e remarcar reuniões que, para começo de conversa, nunca deveriam ter estado disponíveis.
“Precisávamos de uma maneira simples e prática de gerenciar as sessões com os clientes. À medida que nossas atividades de sucesso do cliente cresceram, gerenciar os agendamentos manualmente passou a consumir muito tempo e se tornou muito difícil.”
O objetivo era simples: garantir uma disponibilidade confiável e oferecer aos clientes uma experiência de agendamento mais fluida.
A solução: um fluxo de agendamento simples que os próprios clientes podem usar
Quando a Organilog começou a procurar outra ferramenta de agendamento, a equipe avaliou possíveis soluções com base em vários critérios importantes.
Eles estavam procurando por:
- Simplicidade
- Configuração fácil e interface intuitiva
- Flexibilidade que pudesse se adaptar aos processos existentes
- Sincronização confiável com o Google Calendar
- Preços acessíveis
O Koalendar foi a opção que melhor atendeu a esses requisitos e se tornou a primeira escolha da equipe.
Atualmente, a Organilog usa uma página de agendamento compartilhada para sua equipe de Sucesso do Cliente. Depois que um cliente compra o software, ele recebe um e-mail automatizado com informações para ajudá-lo a começar, incluindo um link para agendar uma sessão.
O cliente clica no link, escolhe um horário disponível que seja conveniente e agenda diretamente com a equipe de Sucesso do Cliente.
Sem necessidade de troca de mensagens.
Uma configuração compartilhada para a equipe de sucesso do cliente
A equipe também valoriza a combinação de calendários de equipe e individuais do Koalendar, que oferece mais flexibilidade do que esperavam inicialmente.
A página de agendamento é usada por uma equipe de sucesso do cliente composta por seis pessoas.
Com o agendamento em rodízio, novas reuniões podem ser distribuídas entre os membros disponíveis da equipe, oferecendo aos clientes uma variedade maior de horários e ajudando a Organilog a distribuir os compromissos de forma mais equilibrada entre a equipe.
Cada anfitrião também pode definir sua própria disponibilidade preferencial, levando em conta diferentes horários de trabalho, intervalos e preferências individuais de agendamento. Ao combinar essas configurações com a disponibilidade real no calendário de cada membro da equipe, o Organilog pode reduzir o risco de conflitos e garantir que os clientes vejam apenas horários que realmente funcionem.
Chamadas de suporte individual e entrevistas com o RH
Na verdade, o uso do Koalendar pela Organilog cresceu além do planejado inicialmente.
“No início, queríamos apenas um calendário de equipe para compartilhar reuniões, mas agora também o usamos para chamadas individuais de suporte”, contou a equipe.
O que começou como um calendário compartilhado de sucesso do cliente também se expandiu para outros casos de uso.
A Organilog agora usa o Koalendar para chamadas de suporte individuais e substituiu o Calendly no agendamento de algumas entrevistas de RH.
Essa combinação de calendários de equipe e individuais se tornou um dos recursos mais valiosos da plataforma para a empresa.
O resultado: um processo de reserva “totalmente tranquilo” para os clientes e a equipe
Para a Organilog, a maior melhoria não pode ser medida em uma planilha de horas economizadas. Ela se revela na experiência cotidiana tanto da equipe quanto de seus clientes.
“A maior mudança foi qualitativa e agora, graças ao Koalendar, o processo de agendamento é totalmente fluido. Temos menos atritos com nossos clientes porque o calendário é 100% preciso”
Mattéo Orsini
Equipe de Marketing da Organilog
Uma disponibilidade confiável significa que os clientes veem horários que realmente podem agendar. Isso elimina uma das maiores frustrações que a equipe enfrentava com a ferramenta anterior.
Como resultado, a equipe não precisa mais lidar com o mesmo volume de acompanhamentos causados por informações incorretas de disponibilidade nem retornar ligações para remarcar os horários dos clientes.
Menos conflitos de agenda
A disponibilidade confiável resolve o principal problema que a Organilog enfrentava com sua ferramenta de agendamento anterior.
Os clientes não selecionam mais horários que a equipe não pode cumprir, o que ajuda a Organilog a evitar mensagens de acompanhamento constrangedoras e reagendamentos desnecessários.
Menos atrito para os clientes
Os clientes recebem um link de agendamento como parte da jornada pós-compra e podem escolher um horário adequado sem precisar trocar vários e-mails.
“Temos menos atritos com nossos clientes porque o calendário é 100% preciso.”
Para uma empresa de software que oferece suporte aos clientes durante a integração, isso é importante. Uma experiência de agendamento fluida ajuda a Organilog a transmitir uma primeira impressão mais profissional e confiável.
Menos reagendamentos manuais
Como o calendário reflete a disponibilidade real, a equipe de sucesso do cliente não precisa ligar nem enviar e-mails aos clientes para remarcar agendamentos feitos incorretamente.
A Organilog ainda não calculou o número exato de horas economizadas, mas a empresa descreve o impacto diário como significativo.
Mais valor do que o esperado inicialmente
Inicialmente, a Organilog adotou o Koalendar para ter uma agenda compartilhada de sucesso do cliente.
Desde então, a empresa expandiu seu uso para chamadas de suporte pessoal e entrevistas de RH, demonstrando como uma solução de agendamento focada pode, gradualmente, dar suporte a mais fluxos de trabalho em toda a organização.
O que a Organilog mais valoriza no Koalendar
Para a equipe da Organilog, os recursos mais importantes são:
✅ Disponibilidade confiável e sempre atualizada
✅ Sincronização com o Google Calendar
✅ Interface clara e fácil de usar
✅ Configurações flexíveis que se adaptam aos processos da equipe
✅ Suporte a calendários de equipe e individuais
✅ Preços adequados para uma empresa de software em crescimento
“O mais importante é a disponibilidade confiável. Esse era o principal problema da nossa ferramenta antiga. Também adoramos a interface clara, as configurações flexíveis e a combinação de calendários de equipe e individuais.”
Agendamentos confiáveis para fortalecer o relacionamento com os clientes
O Koalendar começou com uma missão específica na Organilog: facilitar o agendamento de horários com a equipe de Sucesso do Cliente.
Mas seu papel já se expandiu.
O que começou como um calendário de equipe se transformou em uma estrutura de agendamento flexível, que atende a sessões com clientes, chamadas individuais e entrevistas de RH, tudo isso reduzindo as dificuldades para quem faz os agendamentos.
Para a Organilog, essa flexibilidade vem acompanhada do benefício que mais importava desde o início: um calendário no qual a equipe e seus clientes podem confiar.
