Ergebnisse auf einen Blick
🕒 Wöchentlich eingesparte Stunden: Nicht offiziell gemessen, aber Organilog beschreibt die tägliche Zeitersparnis als erheblich
👥 Team, das Koalendar nutzt: 6 Mitglieder des Customer-Success-Teams sowie zusätzliche Nutzung für Bewerbungsgespräche im Personalwesen
📅 Koalendar-Nutzungsdauer: 1 Jahr
⭐ Größter Vorteil: „Wir haben weniger Reibungsverluste mit unseren Kunden, weil der Kalender zu 100 % korrekt ist.“
Übersicht
Organilog ist ein französisches Softwareunternehmen für Außendienstmanagement, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre Teams und Abläufe im Außendienst zu verwalten. Die Plattform vereint Tools für die Einsatzplanung, Berichterstattung, Rechnungsstellung, Vertragsverwaltung, Bestandsverwaltung, CRM, Wartung und vieles mehr.
Das 2014 gegründete Unternehmen beschäftigt rund 30 Mitarbeiter in den Bereichen Customer Success, Vertrieb, Webentwicklung und Marketing. Seine Software richtet sich an Außendienstunternehmen, etwa in den Bereichen Heizungs-, Lüftungs- und Klimatechnik, Schädlingsbekämpfung und Instandhaltung sowie in anderen Branchen, in denen Teams die Arbeit zwischen Büro und Außendienst koordinieren müssen.
Für das Customer-Success-Team von Organilog erstreckt sich dieser Fokus auf eine reibungslose Koordination auch darauf, wie Kunden Support-Termine vereinbaren.
Die Herausforderung: Unzuverlässige Verfügbarkeit führte zu unnötigen Reibungsverlusten
Mit dem Wachstum des Customer-Success-Bereichs von Organilog wurde die manuelle Planung von Kundenterminen zunehmend schwieriger und zeitaufwendiger.
Das Team benötigte eine einfache Möglichkeit, mit der Kunden einen verfügbaren Termin auswählen konnten, ohne dass dadurch im Hintergrund zusätzlicher Verwaltungsaufwand entstand.
Organilog hatte zuvor ein anderes Planungstool verwendet, doch Synchronisierungsprobleme führten immer wieder zu Schwierigkeiten. Manchmal konnten Kunden Termine buchen, die als verfügbar angezeigt wurden, obwohl das betreffende Teammitglied tatsächlich keine Zeit hatte.
Auch die Synchronisierung mit Google Kalender könnte unzuverlässig sein.
Das war mehr als nur ein lästiges Kalenderproblem. Das Team musste mitunter Kunden erneut kontaktieren und Termine verschieben, die von vornherein gar nicht hätten verfügbar sein dürfen.
„Wir brauchten eine einfache und praktische Möglichkeit, Kundentermine zu verwalten. Mit dem Wachstum unserer Customer-Success-Aktivitäten wurde die manuelle Terminverwaltung sehr zeitaufwendig und schwierig.“
Das Ziel war klar: die Verfügbarkeit verlässlich zu gestalten und den Kunden eine reibungslosere Terminplanung zu ermöglichen.
Die Lösung: Ein einfacher Buchungsprozess, den Kunden selbstständig nutzen können
Als Organilog begann, nach einem anderen Planungstool zu suchen, prüfte das Team mögliche Lösungen anhand mehrerer wichtiger Kriterien.
Sie suchten nach:
- Einfachheit
- Einfache Einrichtung und übersichtliche Benutzeroberfläche
- Flexibilität, die sich in ihre bestehenden Prozesse integrieren ließe
- Zuverlässige Synchronisierung mit Google Kalender
- Erschwingliche Preise
Koalendar erfüllte diese Anforderungen am besten und war die erste Wahl des Teams.
Heute nutzt Organilog eine gemeinsame Buchungsseite für sein Customer-Success-Team. Nachdem ein Kunde die Software gekauft hat, erhält er eine automatisierte E-Mail mit Informationen, die ihm den Einstieg erleichtern – einschließlich eines Links zur Terminvereinbarung.
Der Kunde klickt auf den Link, wählt einen passenden verfügbaren Termin aus und vereinbart direkt einen Termin mit dem Customer-Success-Team.
Kein Hin und Her nötig.
Ein gemeinsames Setup für das Customer-Success-Team
Das Team schätzt außerdem Koalendars Kombination aus Team- und Einzelkalendern, die ihm mehr Flexibilität bietet als ursprünglich erwartet.
Die Buchungsseite wird von einem sechsköpfigen Customer-Success-Team genutzt.
Mit der Round-Robin-Terminplanung können neue Termine auf verfügbare Teammitglieder verteilt werden. Dadurch erhalten Kunden Zugang zu einer größeren Auswahl an Zeitfenstern, während Organilog Termine gleichmäßiger im Team verteilt.
Jeder Gastgeber kann außerdem seine bevorzugten Verfügbarkeitszeiten festlegen und dabei unterschiedliche Arbeitszeiten, Pausen und individuelle Terminwünsche berücksichtigen. Durch die Verknüpfung dieser Einstellungen mit der tatsächlichen Kalenderverfügbarkeit der einzelnen Teammitglieder kann Organilog das Risiko von Terminkonflikten verringern und sicherstellen, dass Kunden nur Zeiten angezeigt werden, die tatsächlich passen.
Individuelle Beratungsgespräche und Personalgespräche
Tatsächlich nutzt Organilog Koalendar inzwischen in größerem Umfang als ursprünglich geplant.
„Anfangs wollten wir nur einen Teamkalender, um Besprechungstermine zu teilen, und inzwischen nutzen wir ihn auch für persönliche Supportgespräche“, berichtete das Team.
Was als gemeinsamer Kalender für Customer Success begann, wurde inzwischen auch auf weitere Anwendungsfälle ausgeweitet.
Organilog nutzt jetzt Koalendar für persönliche Supportgespräche und hat Calendly bei der Planung einiger Bewerbungsgespräche ersetzt.
Diese Kombination aus Team- und individuellen Kalendern hat sich für das Unternehmen zu einer der wertvollsten Funktionen der Plattform entwickelt.
Das Ergebnis: ein Buchungsprozess, der für die Kunden und das Team „absolut reibungslos“ verläuft
Für Organilog lässt sich die größte Verbesserung nicht in einer Tabelle mit eingesparten Stunden ablesen. Sie zeigt sich vielmehr im Arbeitsalltag des Teams und im täglichen Kundenerlebnis.
„Die größte Veränderung war qualitativer Natur, und dank Koalendar läuft der Buchungsprozess jetzt völlig reibungslos. Wir haben weniger Terminkonflikte mit unseren Kunden, weil der Kalender zu 100 % korrekt ist“
Mattéo Orsini
Organilog-Marketingteam
Eine zuverlässige Verfügbarkeitsanzeige bedeutet, dass Kunden nur Termine sehen, die sie tatsächlich buchen können. Damit entfällt einer der größten Frustfaktoren, die das Team bei seinem vorherigen Tool erlebt hatte.
Dadurch muss das Team nicht mehr in gleichem Umfang Nacharbeiten aufgrund fehlerhafter Verfügbarkeitsangaben erledigen oder Kunden zurückrufen, um Termine zu verschieben.
Weniger Terminkonflikte
Die zuverlässige Verfügbarkeit löst das Hauptproblem, das Organilog mit seinem bisherigen Planungstool hatte.
Kunden wählen keine Termine mehr aus, die das Team nicht wahrnehmen kann. So vermeidet Organilog unangenehme Rückfragen und unnötige Terminverschiebungen.
Weniger Hürden für Kunden
Kunden erhalten im Rahmen ihrer Kommunikation nach dem Kauf einen Buchungslink und können einen passenden Termin auswählen, ohne mehrere E-Mails austauschen zu müssen.
„Wir haben weniger Terminkonflikte mit unseren Kunden, weil der Kalender zu 100 % korrekt ist.“
Für ein Softwareunternehmen, das Kunden während des Onboardings unterstützt, ist dies von großer Bedeutung. Ein reibungsloser Buchungsprozess hilft Organilog dabei, einen professionelleren und zuverlässigeren ersten Eindruck zu vermitteln.
Weniger manuelle Umplanung
Da der Kalender die tatsächliche Verfügbarkeit widerspiegelt, muss das Customer-Success-Team Kunden nicht anrufen oder ihnen E-Mails schreiben, um fälschlicherweise gebuchte Termine umzubuchen.
Organilog hat die genaue Zahl der eingesparten Stunden noch nicht berechnet, doch das Unternehmen bezeichnet die täglichen Auswirkungen als erheblich.
Mehr Wert als ursprünglich erwartet
Organilog führte Koalendar zunächst für einen gemeinsamen Customer-Success-Kalender ein.
Seitdem hat das Unternehmen die Nutzung auf persönliche Supportgespräche und Bewerbungsgespräche mit der Personalabteilung ausgeweitet und damit gezeigt, wie eine gezielte Terminplanungslösung nach und nach weitere Arbeitsabläufe im gesamten Unternehmen unterstützen kann.
Was Organilog an Koalendar am meisten schätzt
Für das Organilog-Team sind die wichtigsten Funktionen:
✅ Zuverlässige, stets aktuelle Verfügbarkeiten
✅ Synchronisierung mit Google Kalender
✅ Übersichtliche und benutzerfreundliche Oberfläche
✅ Flexible Einstellungen, die sich an die Abläufe des Teams anpassen
✅ Unterstützung für Team- und Einzelkalender
✅ Preismodell, das zu einem wachsenden Softwareunternehmen passt
„Das Wichtigste ist die zuverlässige Verfügbarkeit. Genau das war das Hauptproblem bei unserem alten Tool. Außerdem schätzen wir die übersichtliche Benutzeroberfläche, die flexiblen Einstellungen und die Kombination aus Team- und Einzelkalendern.“
Zuverlässige Terminplanung für stärkere Kundenbeziehungen
Koalendar entstand aus einer konkreten Aufgabe bei Organilog: Kunden die Terminvereinbarung mit dem Customer-Success-Team zu erleichtern.
Doch seine Rolle hat sich bereits erweitert.
Was als gemeinsamer Teamkalender begann, hat sich zu einer flexiblen Terminplanung entwickelt, die Kundentermine, Einzelgespräche und Bewerbungsgespräche mit der Personalabteilung unterstützt – und gleichzeitig den Buchungsprozess für alle Beteiligten vereinfacht.
Für Organilog geht diese Flexibilität mit dem Vorteil einher, der von Anfang an am wichtigsten war: ein Kalender, auf den sich das Team und seine Kunden verlassen können.
