Risultati in breve
🕒 Lavoro amministrativo risparmiato: Azzeramento del costante ping-pong di e-mail tra fusi orari per fissare le demo e le sessioni di accoglienza clienti.
👥 Team operativo: 6 membri dei team Customer Experience, Sales B2B e Product Design.
📅 Mercati e lingue gestite: Inglese, Giapponese e Cinese.
🌐 Lingue supportate: inglese, giapponese e cinese
"Poter mostrare la pagina di prenotazione e l'e-mail di conferma direttamente nella lingua madre dell'utente rappresenta un vantaggio competitivo straordinario per il nostro onboarding globale."
Panoramica del Progetto: Third Scope e l'AI Kanata
Third Scope è un'azienda di intelligenza artificiale e IT con sede in Giappone con filiali a Singapore e nel Regno Unito. L'azienda sviluppa prodotti di intelligenza artificiale B2B che aiutano le organizzazioni a migliorare l'efficienza e a standardizzare il modo in cui l'IA viene utilizzata all'interno dei team.
Uno dei suoi prodotti più recenti è Kanata, uno strumento di intelligenza artificiale per l’efficienza e la standardizzazione aziendale, disponibile in 6 lingue.
Chris Fletcher ricopre un doppio ruolo all'interno dell'organizzazione: ingegnere e Product Manager per Kanata. Oltre a curare l'architettura tecnica del software, gestisce direttamente i flussi di gestione onboarding clienti multilingua, il marketing e le vendite per le filiali estere della società.
Per una realtà tecnologica globale, la pianificazione degli appuntamenti non è un semplice dettaglio logistico, ma un momento cruciale del ciclo di conversione: quando un potenziale cliente B2B compila il modulo di contatto sul sito web di Kanata, deve poter prenotare immediatamente un incontro conoscitivo con il referente aziendale più adatto, nella propria lingua di riferimento.
La Sfida: Eliminare l'attrito linguistico nell'onboarding dei clienti esteri
Durante la fase di lancio internazionale di Kanata, il team di Third Scope ha identificato un nodo strategico: offrire ai lead qualificati la possibilità di prenotare una sessione d'accoglienza in modo immediato, direttamente dal sito web.
L’obiettivo era chiaro: quando qualcuno compilava un modulo di contatto, doveva poter fare subito il passo successivo e prenotare un incontro con la persona giusta del team.
Ma c’era un grosso problema: il loro precedente strumento di pianificazione non supportava il giapponese.
"In precedenza utilizzavamo Calendly," spiega Chris Fletcher. "Tuttavia, la piattaforma non supportava il giapponese e la pagina di prenotazione mostrava un'interfaccia interamente in inglese."
Questo ha creato attriti con l’ampia base di clienti di Third Scope in Giappone. Il team poteva ancora condividere i link manualmente via email, ma non si sentiva a proprio agio a inserire un’esperienza di prenotazione solo in inglese direttamente sul loro sito web giapponese.
"Non eravamo disposti a pubblicare sul nostro sito web uno strumento che non fosse in grado di riconoscere la lingua madre della maggior parte dei nostri utenti locali," sottolinea Chris.
Inoltre, il processo richiedeva una piattaforma di onboarding per clienti B2B capace di coordinare più referenti, gestire fusi orari differenti e garantire un'ampia disponibilità oraria per gli utenti asiatici ed europei.
La Soluzione: Pagine di prenotazione multilingua ed assegnazione a rotazione (Round Robin)
Third Scope ha scoperto Koalendar mentre cercava alternative. Un collega ha inviato a Christopher il link e, dopo aver esaminato la piattaforma, la decisione è stata semplice.
«Ho dato un’occhiata e ho pensato: “Sì, è perfetto”», disse.
Koalendar ha fornito a Third Scope il supporto linguistico di cui aveva bisogno, insieme alla flessibilità di pianificazione necessaria per gestire più calendari rivolti ai clienti.
Il team ora utilizza Koalendar per l’onboarding di Kanata. Quando un potenziale cliente compila il modulo di contatto sul sito web di Kanata, gli viene mostrato un link per la prenotazione se il team supporta quella lingua. Da lì può fissare un incontro con il rappresentante più adatto.
«Abbiamo predisposto alcuni calendari diversi in base alle varie lingue in cui offriamo quel servizio di onboarding», spiegò Christopher.
Per la versione giapponese del calendario di onboarding, Third Scope utilizza una pianificazione a rotazione (round robin). Questo aiuta il team a offrire una disponibilità più ampia instradando le riunioni tra più rappresentanti che parlano giapponese.
«Essendo un’azienda giapponese, abbiamo diverse persone che parlano giapponese», ha detto Christopher. «Vogliamo rendere la nostra disponibilità il più ampia possibile per quel mercato. Per questo l’abbiamo organizzata con un sistema a rotazione.»
Il team utilizza anche Koalendar per gli incontri con i partner commerciali e i partner di contenuti. Questi link vengono condivisi manualmente via email, offrendo a Third Scope un modo semplice per programmare conversazioni esterne senza ulteriore coordinamento.
Perché Koalendar è stata la scelta giusta per Third Scope:
✅ Pagine di prenotazione ed email multilingue
✅ Supporto per la lingua giapponese per la loro principale base di clienti
✅ Pianificazione round robin per una disponibilità più ampia
✅ Più calendari per lingue diverse e membri del team
✅ Prezzi adeguati per una società B2B di intelligenza artificiale in crescita
✅ Workflow Zapier che invia le nuove prenotazioni su Slack
«È stato anche, dal punto di vista del prezzo, un prodotto molto conveniente da introdurre», ha aggiunto Christopher.
I risultati: Meno barriere, conversioni più rapide ed onboarding fluido
L'adozione di un software di prenotazione multilingua ha trasformato l'accoglienza dei nuovi clienti per l'azienda AI giapponese.
Il beneficio principale risiede nell'azzeramento delle barriere all'entrata: il cliente estero si sente accolto nella propria lingua fin dal primo contatto, aumentando drasticamente il tasso di completamento delle onboarding call.
“Il semplice fatto di permettere alle persone di passare direttamente dal nostro sito al link di prenotazione e di poter completare l’intero processo nella propria lingua è un vantaggio enorme.”
Christopher Fletcher
Ingegnere full-stack
Quel percorso diretto è importante perché l’interesse può svanire rapidamente. Un cliente potrebbe compilare un modulo di contatto, dichiarare di essere interessato e poi non fare mai il passo successivo. Koalendar aiuta Third Scope a mantenere vivo questo slancio.
«È molto facile compilare un modulo e dire: “Sono interessato a uno dei vostri piani”, e poi non fare nulla al riguardo», spiegò Christopher.
«Ma, per un cliente, poter dire che è interessato, compilare il modulo e poi vedere subito che può prenotare un incontro con qualcuno… è proprio quel passo successivo per implementare correttamente il nostro sistema.»
Koalendar mantiene anche il team interno allineato. Tramite Zapier, ogni nuova prenotazione invia una notifica su Slack, così tutto il team sa quando un cliente ha fissato un appuntamento.
“Quando qualcuno effettua una prenotazione, riceviamo una notifica su Slack, così tutto il team ne è al corrente.”
disse Christopher.
Per Third Scope, il valore più grande è semplice: Koalendar permette ai clienti giusti di raggiungere le persone giuste, nella lingua giusta, senza ulteriori complicazioni nella pianificazione degli appuntamenti.
“Poter avere i calendari di più persone tutti in un unico posto è un grandissimo vantaggio (...). Avere il supporto in più lingue è per noi un punto di forza fondamentale.”
Christopher Fletcher
Ingegnere Full-Stack
Conclusione: Semplificare i meeting B2B su scala globale
Per le aziende tecnologiche e le piattaforme SaaS che operano su mercati internazionali, la gestione dell'onboarding dei clienti multilingua è un fattore determinante per trasformare l'interesse degli utenti in contratti attivi.
Eliminare le barriere linguistiche durante la fase di prenotazione permette di offrire un'esperienza utente impeccabile, valorizzare l'immagine del brand e consentire al team di Customer Success di concentrarsi sul valore del prodotto.
Grazie a pagine di prenotazione localizzate, alla gestione automatica dei fusi orari ed a un modello di costo trasparente, Koalendar è diventato un alleato strategico per la crescita globale di Kanata.
