Wie ein Finanzberater einen reibungsloseren Onboarding-Prozess aufgebaut und mit Koalendar Zeit gespart hat

🕒 Wöchentlich eingesparte Zeit: ~2–3 Stunden/Woche (durch Automatisierung und weniger Nachfassaktionen)

👥 Team, das Koalendar verwendet: Selbstständiger Berater, der Präsentationen hält und Schulungsworkshops leitet

📅 Nutzungsdauer von Koalendar: 2,5 Jahre

⭐ Größter Vorteil: Weniger Hin-und-her-Nachrichten und eine viel verlässlichere Teilnahmequote: „Wenn 20 Leute sagen, dass sie kommen … dann kommen in der Regel etwa 19 auch wirklich.“

Wir haben mit Raphael Krug, einem selbstständigen Finanzberater gesprochen, der bei Deutschlands größtem freien Finanzberatungsunternehmen (Deutsche Vermögensberatung AG) tätig ist und sich auf Kredite, Versicherungen und Geldanlagen spezialisiert hat. Das Unternehmen, für das er arbeitet, agiert als großes Netzwerk von selbstständigen Beratern in Deutschland, der Schweiz und Österreich und betreut allein in Deutschland rund 8 Millionen Kunden; die Agentur von Raphael hat über 2.000 Mandanten.

Neben seiner Arbeit mit Kunden stellt Raphael auch neue Mitarbeiter ein und bildet sie aus, was bedeutet, dass er Woche für Woche wiederkehrende Präsentationen, Onboarding-Schritte und Workshops durchführt.

Das Ziel war einfach: Einen zuverlässigen Onboarding-„Prozessablauf“ schaffen, bei dem interessierte Bewerber und Teilnehmer ihre Schulungstermine selbst buchen können, ohne ständige Abstimmung.

Doch die Microsoft-Umgebung des Teams machte das überraschend schwierig.

Weil sie eine spezielle Microsoft-Lizenz verwenden, die an deutsche Server für Kundendaten gebunden ist, war er in seinen Möglichkeiten innerhalb des Microsoft-Ökosystems eingeschränkt. In der Praxis bedeutete das:

• Er konnte nicht die Art von parallelen „Räumen“ / Kalendern erstellen, die er brauchte (z. B. mehrere buchbare Zeitpläne).
• Er war auf eine E-Mail-URL / einen Kalender beschränkt, was die Einrichtung verhinderte, die er sich wünschte.
• Buchungen waren außerdem eingeschränkt, weil Interessenten nur buchen konnten, wenn ihre E-Mail-Adresse im Voraus registriert war, was manuellen Aufwand erforderte, nur um jemandem eine Terminvereinbarung zu ermöglichen.
• Versuche, ein separates Microsoft-Konto plus Lizenz einzurichten, endeten in stundenlangen Sackgassen („so etwa sechs bis acht Stunden“), und der Support war keine Hilfe.

Außerdem musste Raphael vor Koalendar, selbst nachdem die Einladungen verschickt waren, immer noch Zusagen hinterherlaufen und mit kurzfristigen Unwägbarkeiten umgehen:

• „Manchmal kamen 20 Menschen, manchmal 8.“
• Viele Follow-up-Aktionen, die viel Zeit kosten, vor allem weil alle beschäftigt und selbstständig sind.

Das Ergebnis: zu viel Verwaltungsaufwand, zu viele Follow-up-Aktionen und ein Prozess, der mit dem wöchentlichen Onboarding nicht skalierte.

Nachdem er bei Microsoft auf Granit gestoßen war, begann Raphael nach Alternativen zu googeln. Koalendar stach als einfache Option für seinen Anwendungsfall hervor, vor allem weil es reibungslos mit Google Kalender funktionierte und keine komplizierten „Raum“-E-Mail-Einrichtungen erforderte.

Am wichtigsten war eine einfache, verlässliche Terminplanung. Wie Raphael es ausdrückt:

Er hat Koalendar getestet und schnell gemerkt, dass es gut in seinen Workflow passt, dann ist er noch am selben Tag auf Pro umgestiegen. Auch die flexible Preisgestaltung war hilfreich, denn er brauchte manchmal zusätzliche Räume, aber nicht immer, und das Modell von Koalendar wirkte skalierbar.

Um alles übersichtlich zu halten, hat er eine Microsoft Sway-Seite erstellt, die als einfaches Verzeichnis von Links dient:

• Links für Kundenpräsentationen
• Links für Vorträge zu Berufsinteressen
• Links für mehrstufige Onboarding-Sitzungen
• Einige Links führen zu den Buchungsseiten anderer Berater, während andere zum gemeinsamen Koalendar-Planungsablauf führen

Anstatt also jede Woche die Verfügbarkeit zu erklären, teilen sie einfach eine Seite, und die Leute wählen den passenden Buchungsweg.

Sobald Koalendar eingerichtet war, bestand der größte tägliche Vorteil darin, die endlose „Kommen Sie?“‑Kommunikationsspirale zu durchbrechen.

„Mit Koalendar ist die Buchung verbindlicher geworden, weil die Menschen ihre Daten eingeben und sich aktiv verpflichten. Sie erhalten auch Erinnerungen. Wenn jetzt 20 Personen sagen, dass sie kommen, erscheinen tatsächlich etwa 19.“

Raphael Krug

Finanzexperte

Diese Zuverlässigkeit verändert die Planung. Er kann jetzt Koalendar auf seinem Handy öffnen und sofort sehen:

• Wie viele Personen sind für die Präsentationen in der nächsten Woche gebucht?
• Welche Workshops sind bereits ausgebucht
• Ob ihnen genügend Kollegen zugeteilt sind, um die Sitzungen durchzuführen

Für Raphael wurde Koalendar zur einfachsten Möglichkeit, einen zuverlässigen wöchentlichen Onboarding- und Präsentationsablauf zu organisieren:

✅ Ein einziger, einfacher Buchungslink (über seine Sway-Seite) für Kandidaten, Trainees und Kundenpräsentationen

✅ Deutlich weniger Follow-up-Aktionen zur Bestätigung der Teilnahme

✅ Klare wöchentliche Übersicht über alle gebuchten Termine (Workshops, Präsentationen und Kapazitäten) direkt auf seinem Handy

✅ 2–3 Stunden pro Woche eingespart durch automatisierte Terminplanung und weniger manuelle Abstimmung

✅ Bessere Nachverfolgung der Workshop-Historie und wichtiger KPIs (Teilnahme, Einladungen und Beraterleistung)

Für Raphael hat Koalendar eine chaotische, manuelle Terminplanung in ein wiederholbares System verwandelt, das Woche für Woche läuft – ohne die Einschränkungen von Microsoft, ohne hinter E-Mails herzulaufen und ohne Unsicherheit bei der Teilnahme.

Mit einem einfachen Satz von Buchungslinks und klarer Sicht auf alle anstehenden Termine können er und seine Kollegen weniger Zeit mit der Koordination der Logistik verbringen und mehr Zeit in überzeugende Präsentationen, Workshops und Schulungen investieren.

Möchten Sie die Terminplanung genauso einfach machen? Erstellen Sie Ihren Buchungslink mit Koalendar und Ihre Prozesse laufen von selbst.