Comment HabitaMedia a remplacé son système de réservation WordPress par Koalendar

🕒 Heures économisées par semaine : Environ 30 minutes par semaine (soit environ 2 heures par mois)

👥 Équipe utilisant Koalendar : Le responsable d’agence et l’équipe de réservation du client

📅 Années d’utilisation de Koalendar : Moins d’un an

⭐ Avantage principal : La tranquillité d’esprit de ne plus avoir à gérer les mises à jour des plugins WordPress

HabitaMedia est une agence de marketing numérique basée à Montréal qui aide les entreprises à développer leur présence en ligne grâce à des services tels que la création de sites web, le référencement (SEO), la publicité numérique et la stratégie sur les réseaux sociaux. L’agence intervient dans différents secteurs et conçoit des solutions numériques sur mesure pour une variété de clients au Québec.

Melanie Cote, stratège numérique chez HabitaMedia, aide les organisations du Québec à optimiser leurs sites web, leurs systèmes de réservation et leur infrastructure numérique.

Dans ce cas, HabitaMedia a accompagné un client à but non lucratif qui gère un restaurant, organise des événements, loue des espaces, propose des programmes d’été pour les enfants et collabore avec des bénévoles.

L’organisation avait besoin d’une expérience de réservation capable de gérer plusieurs espaces à louer, des plannings saisonniers et des formulaires de demande détaillés sans ajouter de charge technique supplémentaire.

Pour le client, l’objectif était clair : trouver un système de réservation plus fiable pour les organisations à but non lucratif, capable de remplacer une configuration WordPress fragile et d’être géré de manière autonome par l’équipe.

Pendant des années, le site web du client s’est appuyé sur WordPress et un assemblage de plugins pour gérer la location d’espaces. Cette configuration est devenue de plus en plus difficile à maintenir.

L’organisation à but non lucratif disposait de six espaces différents à louer, chacun avec son propre calendrier et de nombreuses exceptions selon la saison, le créneau horaire et la disponibilité des salles. Ce qui avait commencé comme une configuration fonctionnelle est finalement devenu très fragile.

D’un point de vue stratégie numérique, s’appuyer sur plusieurs plugins WordPress rend le système plus difficile à faire évoluer sur le long terme et augmente les risques en matière de sécurité. Au fil des mises à jour, des conflits entre plugins ont provoqué des problèmes, et un plugin de réservation critique a cessé de fonctionner correctement. L’équipe a appliqué des correctifs temporaires, puis un jour, tout s’est effondré.

Pour Melanie de HabitaMedia, le problème n’était pas seulement le temps, mais aussi la viabilité à long terme.

« Avec le temps, la gestion de plusieurs extensions WordPress est devenue inefficace et a introduit des risques inutiles pour le client. »

Le client avait également besoin d’un système suffisamment simple à gérer sans devoir faire appel à un développeur à chaque changement. Au lieu de continuer à gérer les problèmes liés au plugin de réservation WordPress, HabitaMedia a commencé à chercher un logiciel de planification alternatif à WordPress, capable de répondre aux besoins du client sans ajouter de complexité supplémentaire.

Melanie a découvert Koalendar grâce à une collègue qui l’avait utilisé pour un autre client. Cette recommandation l’a poussée à l’essayer immédiatement.

L’adéquation est vite devenue évidente.

Koalendar a offert à HabitaMedia un moyen de configurer un calendrier par salle, de gérer différentes règles de réservation, de collecter des informations détaillées sur les réservations et de connecter les paiements via Stripe. Tout aussi important, l’outil pouvait être intégré au site web existant sans imposer une refonte complète.

C’était un point important.

Le client souhaitait conserver une page détaillée et riche en informations, avec les descriptions des salles, les tarifs, ainsi que des horaires distincts selon les saisons. Avec Koalendar, Mélanie a pu préserver cette expérience et simplement connecter le parcours de réservation « Réserver maintenant » existant à une interface de planification intégrée.

Les formulaires intégrés ont été un autre grand atout. Au lieu de dépendre d’outils séparés, l’équipe pouvait tout rassembler au même endroit, y compris :

• détails de l’événement
• nombre d’adultes et d’enfants
• sélections de menu
• demandes de la part des végétariens
• temps d'installation
• horaires de restauration
• achats de boissons

La configuration a tout de même présenté quelques difficultés, notamment lors du transfert de propriété et de la liaison des calendriers, mais l’équipe d’assistance de Koalendar est intervenue lorsque c’était nécessaire et a aidé à tout faire fonctionner.

« Parfois, la mise en relation des éléments est un peu délicate et nous avons eu besoin d’aide de la part de Koalendar, mais heureusement nous avons reçu le support à temps. »

Aujourd’hui, le processus de réservation de l’organisation à but non lucratif fonctionne désormais de manière fluide, et le client le gère de manière autonome.

Ce changement a fait une grande différence pour les deux parties. Melanie n’a plus à gérer les mises à jour continues des plugins, les tests mensuels ni les correctifs d’urgence.

Avec le temps, les gains sont devenus perceptibles dans les opérations quotidiennes.

« Je gagne environ 2 heures par mois, chaque mois, pour ce client. »

Mais le résultat le plus important, c’est la confiance.

L’organisation reçoit des réservations, suit les prochaines locations et prépare les salles à partir d’un tableau de bord clair. Comme les réservations continuent d’arriver sans problème ni incompréhension, l’équipe sait que le système fait correctement son travail.

« Honnêtement, je n’ai reçu aucun appel, donc c’est très bien. »

Le client apprécie particulièrement d’avoir les réservations, les formulaires personnalisés et les paiements réunis dans un seul et même produit.

“J’adore le fait que je puisse avoir un formulaire et qu’ils puissent tout remplir. C’est très simple. Quand j’étais sur WordPress, c’était une autre extension. Donc c’est formidable que tout soit réuni dans un seul produit. On adore ça.”

Mélanie Côté

Propriétaire de HabitaMedia

Koalendar a également permis de répondre à une préoccupation opérationnelle importante en matière de confidentialité et de sécurité. Comme l’organisation gère des informations clients, abandonner une configuration reposant fortement sur des plugins et passer à une plateforme tierce était une solution plus sûre et plus simple à gérer.

Au final, le plus grand avantage allait bien au-delà des améliorations opérationnelles.

« Koalendar ne nous a pas seulement fait gagner du temps, surtout, il nous a apporté une vraie tranquillité d’esprit. »

Pour HabitaMedia et son client, Koalendar a remplacé une configuration fragile par un système de réservation qui fonctionne tout simplement.

« Nous sommes tous les deux plus sereins maintenant. Nous savons que nous n’avons plus à gérer les mises à jour. C’est ça l’essentiel. »

En remplaçant une configuration fragile de plugins WordPress par Koalendar, HabitaMedia a aidé son client à but non lucratif à transformer un processus de réservation complexe en un système bien plus simple à gérer.

Ce qui nécessitait autrefois des mises à jour continues, des tests et des correctifs techniques est désormais géré par un seul système que le client peut utiliser de manière autonome.

Pour l’agence comme pour l’organisation, le principal résultat est simple : moins de stress, des réservations plus fluides et davantage de confiance dans le fait que tout continuera de bien fonctionner.

Prêt à simplifier les réservations complexes ?