Resultados em resumo
🕒 Horas economizadas por semana: cerca de 30 minutos por semana (aproximadamente 2 horas por mês)
👥 Equipe usando o Koalendar: líder da agência e equipe de reservas do cliente
📅 Anos usando Koalendar: menos de 1 ano
⭐ Principal benefício: tranquilidade por não precisar mais gerenciar atualizações de plugins do WordPress
Visão geral
A HabitaMedia é uma agência de marketing digital sediada em Montreal que ajuda empresas a construir sua presença online por meio de serviços como desenvolvimento de sites, SEO, publicidade digital e estratégia de mídias sociais. A agência atua em diferentes setores e cria soluções digitais personalizadas para diversos clientes em Quebec.
Melanie Cote, estrategista digital na HabitaMedia, ajuda organizações em Quebec a otimizar seus sites, sistemas de reservas e infraestrutura digital.
Neste caso, a HabitaMedia apoiou uma organização sem fins lucrativos que administra um restaurante, realiza eventos, aluga espaços, oferece programação de verão para crianças e trabalha com voluntários.
A organização precisava de uma experiência de reserva que pudesse lidar com múltiplos espaços disponíveis para locação, cronogramas sazonais e formulários de cadastro detalhados sem adicionar mais complexidade técnica.
Para o cliente, o objetivo era claro: encontrar um sistema de reservas mais confiável para organizações sem fins lucrativos que pudesse substituir o agendamento no WordPress e ser gerenciado de forma independente pela equipe.
O desafio: gerenciar seis espaços de aluguel com um plugin de agendamento para WordPress
Por anos, o site do cliente dependia do WordPress e de um conjunto improvisado de plugins para gerenciar o aluguel de quartos. Com o tempo, essa configuração baseada no sistema de agendamento para WordPress foi se tornando cada vez mais difícil de manter.
A organização sem fins lucrativos tinha seis espaços diferentes para locação, cada um com seu próprio calendário e muitas exceções dependendo da estação do ano, do horário e da disponibilidade da sala. O que começou como uma configuração funcional acabou se tornando algo frágil.
Do ponto de vista de estratégia digital, depender de vários plugins em uma ferramenta de reservas para WordPress cria riscos de escalabilidade e segurança a longo prazo. À medida que as atualizações eram lançadas, conflitos entre plugins começaram a causar problemas, e um plugin de reservas crítico parou de funcionar corretamente. O problema foi apenas remendado por mais de um ano, sem uma correção de fato. Até que, um dia, tudo quebrou de vez.
Para Melanie, da HabitaMedia, o problema não era apenas o tempo. Era a sustentabilidade deste calendário de agendamento WordPress a longo prazo.
“Com o tempo, gerenciar vários plugins do WordPress se tornou ineficiente e passou a representar um risco desnecessário para o cliente.”
O cliente também precisava de um sistema simples o suficiente para ser gerenciado sem depender de um desenvolvedor sempre que algo mudasse. Em vez de continuar lidando com problemas de plugins de agendamento do WordPress, a HabitaMedia começou a buscar um software de agendamento alternativo ao WordPress que pudesse atender às necessidades do cliente sem adicionar mais complexidade.
A solução: substituir vários plugins do WordPress por um único sistema de reservas que o cliente pudesse gerenciar
Melanie conheceu o Koalendar por meio de uma colega que o havia usado com outro cliente. Essa recomendação a levou a testá-lo imediatamente.
O encaixe desta alternativa a plugin de agendamento ficou claro rapidamente.
O Koalendar deu à HabitaMedia uma forma de configurar um calendário por sala, gerenciar diferentes regras de reserva, coletar informações detalhadas das reservas e conectar pagamentos via Stripe. E, tão importante quanto, ele pôde ser incorporado ao site existente sem exigir uma reformulação completa.
Isso importou muito.
O cliente queria manter uma página longa e cheia de informações, com descrições dos quartos, preços e horários separados para o inverno e o verão. Com o Koalendar, Melanie pôde preservar essa experiência e simplesmente conectar o fluxo existente de “Reservar agora” a uma interface de agendamento incorporada.
“O fato de eu poder manter o meu design desta página e simplesmente fazer o botão abrir o Koalendar em um iframe foi perfeito. Ficamos muito satisfeitos.”
Os formulários nativos foram outra grande vantagem. Em vez de depender de ferramentas separadas, a equipe pôde coletar tudo em um só lugar, incluindo:
- Detalhes do evento
- Número de adultos e crianças
- Opções de menu
- Pedidos vegetarianos
- Tempo de configuração
- Horário do buffet
- Compras de bebidas
A configuração teve alguns momentos complicados, especialmente ao transferir a propriedade e vincular os calendários, mas a equipe de suporte do Koalendar interveio quando necessário e ajudou a deixar tudo funcionando.
“Às vezes, conectar as coisas é um pouco complicado e precisamos de ajuda da Koalendar, mas felizmente recebemos o suporte a tempo.”
O resultado: mais tranquilidade tanto para a agência, quanto para o cliente
Hoje, o fluxo de reservas da organização sem fins lucrativos funciona sem problemas, e o cliente o gerencia sozinho.
Essa mudança fez uma grande diferença para ambos os lados. A Melanie não precisa mais lidar com atualizações contínuas de plugins, testes mensais ou correções de emergência.
Com o tempo, os ganhos se tornaram perceptíveis nas operações do dia a dia.
“Eu economizo cerca de 2 horas por mês, todos os meses, para esse cliente.”
Mas o maior resultado é a confiança.
A organização está recebendo reservas, acompanhando as próximas estadias e preparando os quartos com base em uma visão clara do painel. Como as reservas continuam chegando sem reclamações ou confusão, a equipe sabe que o sistema está cumprindo seu papel.
“Sinceramente, não recebi nenhuma ligação, então isso é muito bom.”
O cliente valoriza especialmente ter reservas, perguntas personalizadas e pagamentos reunidos em um único produto.
“Eu adoro o fato de poder ter um formulário e eles conseguirem preencher tudo. Isso é muito simples. Quando eu usava WordPress, isso era outro plugin. Então é maravilhoso que esteja tudo em um único produto. Nós adoramos isso.”
Mélanie Côté
Proprietário da HabitaMedia
O Koalendar também ajudou a resolver uma importante preocupação operacional em relação à privacidade e à segurança. Como a organização lida com informações de clientes, abandonar uma configuração cheia de plugins e passar a contar com uma plataforma de terceiros pareceu mais seguro e mais fácil de gerenciar.
No fim, o maior benefício foi além das melhorias operacionais.
“O Koalendar não só nos poupou tempo, mais importante ainda, nos trouxe tranquilidade.”
Para a HabitaMedia e seu cliente, o Koalendar substituiu uma solução improvisada e frágil por um sistema de agendamento que simplesmente funciona.
“Nós dois estamos mais em paz agora. Sabemos que não estamos lidando com atualizações. Isso é o principal.”
Conclusão: uma forma mais simples de gerenciar reservas complexas
Ao substituir uma configuração frágil de plugins do WordPress pelo Koalendar, a HabitaMedia ajudou seu cliente sem fins lucrativos a transformar um processo de agendamento complicado em algo muito mais fácil de gerenciar.
O que antes exigia atualizações constantes, testes e correções técnicas agora é gerenciado por um único sistema que o cliente pode usar sozinho.
Para a agência e para a organização, o maior resultado é simples: menos estresse, reservas mais tranquilas e mais confiança de que tudo continuará funcionando.
Pronto para simplificar reservas complexas?
