Risultati in breve
🕒 Tempo di manutenzione risparmiato dall'agenzia: Circa 2 ore al mese di interventi tecnici di emergenza completamente azzerati.
👥 Team coinvolto: Melanie Cote (Digital Strategist presso HabitaMedia) ed il team operativo dell'organizzazione no-profit cliente.
📅 Adozione della piattaforma: Meno di 1 anno di utilizzo continuativo.
"Sostituire un fragile plugin di prenotazione WordPress con una piattaforma SaaS esterna ci ha garantito la massima serenità: non dobbiamo più temere che un aggiornamento del CMS blocchi il sito del cliente o cancelli l'agenda delle sale."
Panoramica
HabitaMedia è un'agenzia di marketing digitale con sede a Montréal che aiuta le aziende a costruire la propria presenza online attraverso servizi come sviluppo di siti web, SEO, pubblicità digitale e strategia sui social media. L'agenzia opera in diversi settori e realizza soluzioni digitali personalizzate per una vasta gamma di clienti in Quebec.
Melanie Cote, stratega digitale dell'agenzia, affianca le realtà del Québec per migliorare le infrastrutture digitali ed i sistemi di conversione dei loro siti web.
In questo specifico progetto, HabitaMedia ha supportato un'organizzazione no-profit polifunzionale che gestisce una struttura complessa: un ristorante interno, l'organizzazione di eventi, la gestione prenotazioni spazi per associazioni no-profit, centri estivi per bambini ed una rete di volontari. Tra le attività principali dell'ente figurava il noleggio breve di sei appartamenti e sale multifunzionali, ciascuno con tariffe, regole stagionali ed orari differenti.
L'organizzazione necessitava di un sistema di prenotazione capace di gestire questa complessità logistica senza sovraccaricare il personale interno con noiose procedure manuali ed eliminando la costante dipendenza da uno sviluppatore web.
La sfida: Risolvere i problemi dei plugin di prenotazione su WordPress
Per diversi anni, il sito web dell'associazione si è affidato al CMS WordPress ed a una combinazione di estensioni ed architetture rigide per gestire l'affitto delle sale. Nel tempo, tuttavia, questo ecosistema ha iniziato a mostrare pesanti limiti operativi e tecnologici.
L’organizzazione non profit aveva sei diversi spazi affittabili, ognuno con il proprio calendario e molte eccezioni a seconda della stagione, della fascia oraria e della disponibilità delle sale. Quello che era iniziato come una soluzione funzionale alla fine si è trasformato in un sistema fragile.
Da una prospettiva di strategia digitale, affidarsi a molteplici plugin di WordPress crea rischi a lungo termine in termini di scalabilità e sicurezza. Con il rilascio degli aggiornamenti, i conflitti tra plugin hanno iniziato a causare problemi e un plugin di prenotazione critico ha smesso di funzionare correttamente. Il problema è stato rattoppato per più di un anno senza una vera soluzione. Poi, un giorno, tutto si è bloccato.
Per oltre un anno, l'agenzia ha dovuto applicare correzioni temporanee per tamponare i malfunzionamenti di un plugin ormai instabile. Poi, inevitabilmente, la componente di prenotazione si è bloccata del tutto, interrompendo il flusso di prenotazioni delle sale.
"Nel tempo, gestire un'architettura basata su molteplici plugin WordPress è diventato inefficiente ed ha introdotto rischi inutili per la sicurezza e la continuità del cliente," spiega Melanie Cote.
Per evitare che le chiamate d'emergenza continuassero a drenare ore di lavoro ed a generare stress, HabitaMedia ha deciso di individuare alternative SaaS ai plugin di booking per WordPress per sostituire i plugin di prenotazione su WordPress con una soluzione esterna, stabile e cloud-based.
La Soluzione: Integrazione di Koalendar come piattaforma prenotazioni esterna per WordPress
Melanie ha scoperto Koalendar grazie a una collega che lo aveva usato per un altro cliente. Quel consiglio l’ha spinta a provarlo subito.
La compatibilità è diventata chiara subito.
Koalendar ha dato a HabitaMedia la possibilità di configurare un calendario per ogni stanza, gestire diverse regole di prenotazione, raccogliere informazioni dettagliate sulle prenotazioni e collegare i pagamenti tramite Stripe. Altrettanto importante, poteva essere integrato nel sito web esistente senza richiedere un completo restyling.
Questo contava molto.
Il cliente voleva mantenere una pagina lunga e ricca di informazioni, con descrizioni delle camere, prezzi e orari separati per l’inverno e l’estate. Con Koalendar, Melanie è riuscita a preservare quell’esperienza e a collegare semplicemente il flusso di prenotazione esistente “Prenota ora” a un’interfaccia di pianificazione incorporata.
«Il fatto di poter mantenere il mio design di questa pagina e poi far sì che il pulsante aprisse Koalendar tramite l’iframe è stato davvero perfetto. Ne siamo stati molto soddisfatti.»
I moduli integrati sono stati un altro grande vantaggio. Invece di dipendere da strumenti separati, il team poteva raccogliere tutto in un unico posto, inclusi:
- dettagli dell'evento
- numero di adulti e bambini
- selezioni di menu
- richieste vegetariane
- tempo di setup
- orari del catering
- acquisti di bevande
La configurazione ha presentato alcuni momenti complicati, soprattutto durante il trasferimento della proprietà e il collegamento dei calendari, ma il team di supporto di Koalendar è intervenuto quando necessario e ha aiutato a far funzionare tutto correttamente.
"Risparmio circa 2 ore al mese per questo cliente, ma il valore più grande è la tranquillità," sottolinea Melanie Cote. "Non ho più ricevuto chiamate d'allarme dal cliente: il sistema funziona perfettamente e da solo."
Perché le web agency scelgono un software di prenotazione SaaS per i siti WordPress
Oggi il flusso di prenotazione dell’organizzazione non profit funziona senza intoppi e il cliente lo gestisce in autonomia.
Questo cambiamento ha fatto una grande differenza per entrambe le parti. Melanie non deve più occuparsi di aggiornamenti continui dei plugin, test mensili o interventi di emergenza.
Col tempo, i miglioramenti sono diventati evidenti nelle operazioni quotidiane.
«Risparmio circa 2 ore al mese, ogni mese, per questo cliente.»
Ma il risultato più importante è la fiducia.
L’organizzazione riceve le prenotazioni, tiene traccia delle prossime occupazioni e prepara le camere sulla base di una chiara visualizzazione in dashboard. Poiché le prenotazioni continuano ad arrivare senza reclami né confusioni, il team sa che il sistema sta facendo il suo lavoro.
«Onestamente, non ho ricevuto nessuna chiamata, quindi va molto bene.»
Il cliente apprezza soprattutto avere prenotazioni, domande personalizzate e pagamenti tutti in un unico prodotto.
“Adoro il fatto che posso avere un modulo e che loro possano compilare tutto. È davvero molto semplice. Quando usavo WordPress, quello era un altro plugin. Quindi è fantastico che sia tutto in un unico prodotto. Ci piace moltissimo.”
Mélanie Côté
Proprietario di HabitaMedia
Koalendar ha anche contribuito a risolvere un’importante esigenza operativa legata alla privacy e alla sicurezza. Poiché l’organizzazione gestisce informazioni dei clienti, abbandonare una configurazione basata su molti plugin e affidarsi a una piattaforma di terze parti è sembrata una scelta più sicura e più semplice da gestire.
Alla fine, il vantaggio più grande andò oltre i miglioramenti operativi.
“Koalendar non solo ci ha fatto risparmiare tempo, ma soprattutto ci ha dato serenità.”
Per HabitaMedia e il suo cliente, Koalendar ha sostituito una soluzione di fortuna poco affidabile con un sistema di prenotazione che funziona semplicemente.
«Ora siamo entrambi più in pace. Sappiamo che non dobbiamo occuparci degli aggiornamenti. Questa è la cosa principale.»
Conclusione: Garantire stabilità e serenità ai progetti digitali
Sostituire un fragile plugin interno con un moderno software di prenotazione SaaS per siti web come Koalendar permette alle web agency ed alle organizzazioni no-profit di eliminare le fragilità tecnologiche, proteggere il sito web da errori improvvisi e garantire agli utenti un'esperienza d'acquisto impeccabile.
Se vuoi offrire ai tuoi clienti un sistema d'agenda affidabile, elegante e gestibile in completa autonomia, scopri come Koalendar può semplificare la gestione delle prenotazioni sul tuo sito web.
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