Resultados resumidos
🕒 Horas economizadas por semana: o agendamento é mais rápido e fácil em reuniões com clientes e parceiros
👥 Equipe usando o Koalendar: 8 consultores, além do Chefe de Gabinete e da Liderança
📅 Anos usando Koalendar: 8 meses
⭐ Principal benefício: “Ligações significam dinheiro, porque somos uma empresa de consultoria por hora e materiais.”
Visão geral
A Icono Labs é uma empresa de consultoria em tecnologia que trabalha com clientes, parceiros de software e provedores de tecnologia. Como uma empresa de consultoria baseada em tempo e materiais, as ligações com clientes são mais do que simples reuniões. Elas são um caminho direto para horas faturáveis, impulso nos projetos e aumento de receita.
Com consultores gerenciando agendas cheias no Google Agenda e no Zoom, a equipe precisava de uma forma simples para que contatos de confiança pudessem ver a disponibilidade e agendar horários sem um vai e vem interminável.
“Temos muitas reuniões com partes externas e precisávamos que essas partes pudessem simplesmente ver a nossa disponibilidade.” Como disse o fundador David Hose.
Mas o verdadeiro desafio não era apenas organizar os horários. Era garantir que as pessoas certas fossem incluídas em cada reunião.
O desafio: uma forma mais simples e acessível de agendar chamadas com clientes
Para a Icono Labs, um link genérico de agendamento não era suficiente.
Algumas ligações precisam do fundador e do cofundador. Outras precisam do fundador e do chefe de gabinete. Um parceiro de software específico sempre precisa do mesmo grupo de pessoas na chamada. Consultores juniores geralmente participam de reuniões com um membro sênior da equipe em vez de atender ligações sozinhos.
A equipe já tinha usado o Calendly em uma empresa anterior, então o fundador sabia exatamente o tipo de experiência que queria. Mas, para este negócio, o Calendly parecia mais caro do que o necessário e com uma abordagem de vendas mais agressiva do que eles desejavam.
“Basicamente, estávamos procurando uma alternativa ao Calendly que fosse mais barata.”
Eles também tentaram o recurso de agendamento integrado do Google Agenda, mas ele parecia muito engessado para o uso diário.
“Tentamos usar a versão gratuita do Google Agenda… e simplesmente não funciona bem. É muito, muito engessada.”
A equipe precisava de algo que parecesse familiar, funcionasse bem com as ferramentas que já usavam e não trouxesse complexidade desnecessária nem tentativas de venda adicional.
Nas palavras deles, eles estavam procurando por “uma experiência tipo Calendly, mas um pouco mais econômica.”
A solução: uma alternativa moderna ao Calendly que se encaixou na equipe
Depois de comparar alternativas online, David encontrou o Koalendar e rapidamente percebeu que ele atendia aos requisitos da equipe.
O Koalendar se destacou porque oferecia exatamente a experiência de agendamento que eles queriam, com uma interface limpa, visual moderno e melhor adequação ao orçamento.
“Vocês meio que foram a principal empresa que apareceu como tecnologia semelhante, com uma interface parecida, mas um pouco mais moderna”, eles disseram. “Mais com cara de startup. Também gostamos do fato de que vocês são uma empresa bem menor, meio como a gente.”
A equipe começou com apenas o cliente e seu cofundador usando links de agendamento. Quando perceberam que funcionava bem, e que os clientes também gostavam, passaram a expandir o uso do Koalendar para mais áreas da empresa.
“Começamos só com links meus e do meu cofundador, e aí nós gostamos, nossos clientes gostaram, e então resolvemos expandir.”
Hoje, o Koalendar é usado por 8 consultores, assim como pelo chefe de gabinete da empresa, que ajuda com o agendamento dos consultores, operações de vendas e reuniões com fornecedores de tecnologia.
Como eles usam o Koalendar
O Koalendar ajuda a equipe a compartilhar o link de agendamento certo com a pessoa certa. Em vez de publicar as páginas de agendamento publicamente no site, eles enviam links de forma direcionada para clientes, parceiros de software e contatos de confiança por e-mail.
“Quase sempre compartilhamos diretamente com alguém por e-mail”, explicou o cliente. “É tudo muito intencional.”
As páginas de agendamento deles são configuradas de acordo com diferentes necessidades dos clientes, estratégias de vendas e combinações de equipes. Alguns links incluem líderes seniores, cofundadores, o chefe de gabinete ou consultores, dependendo do tipo de reunião.
Por exemplo, um parceiro de software sempre precisa do mesmo grupo de pessoas na chamada. Para esse caso de uso, a equipe criou uma página específica de agendamento no Koalendar com os anfitriões corretos incluídos.
“Tem um parceiro de software com quem trabalhamos bem de perto e, sempre que estamos envolvidos com esse parceiro, deve ser sempre eu, a Steph e o Jeremy”, disseram. “Então a gente só compartilha aquela página específica de agendamento com eles.”
Isso dá à equipemais controle sobre quem participa de cada reunião, mantendo a experiência de agendamento simples para os clientes.
O resultado: ligações mais rápidas, agendamento mais simples e mais horas faturáveis
O Koalendar agora desempenha um papel importante na forma como a equipe de consultoria se conecta com clientes e parceiros.
O maior benefício é simples: os clientes conseguem agendar chamadas mais rápido. E, para uma consultoria baseada em tempo e materiais, isso faz diferença.
“Para nós, ligações significam dinheiro, porque somos uma empresa de consultoria por hora e por projeto.O Koalendar nos ajudou a entrar em chamadas mais rapidamente e a aumentar a receita com isso.”
A equipe não acompanha métricas específicas do Koalendar, mas monitora as horas faturáveis de todos os consultores. Como as reuniões com clientes ajudam a gerar essas horas, facilitar o agendamento tem um impacto claro nos resultados do negócio.
“Nós registramos as horas faturáveis de todos os nossos consultores”, eles explicaram. “Os clientes poderem agendar reuniões conosco definitivamente ajuda nisso. Isso com certeza ajuda a aumentar as horas faturáveis, o que é muito importante.”
A equipe também depende diariamente das integrações principais do Koalendar, especialmente com o Google Agenda e o Zoom.
“Com certeza, a funcionalidade principal é a integração tanto com o nosso Google Calendar quanto com o nosso Zoom, nós dependemos deles todos os dias”, disseram.
As restrições de agendamento também passaram a fazer parte do fluxo de trabalho deles, ajudando a equipe a gerenciar o volume de reuniões e proteger agendas cheias.
Por que o Koalendar funcionou
Para esta empresa de consultoria, o Koalendar encontrou o equilíbrio ideal: simples o suficiente para começar a usar na hora, poderoso o bastante para o agendamento diário com clientes e acessível o suficiente para fazer mais sentido do que desenvolver uma ferramenta interna.
“O preço era super simples de entender”, disse o cliente.
“Logo de cara, percebemos que o Koalendar tinha exatamente as funcionalidades que queríamos, e por um preço muito bom. Foi praticamente instantâneo.”
David Hose
Cofundador, Sócio-Diretor
O que a Icono Labs mais valoriza no Koalendar:
✅ Páginas de agendamento específicas para diferentes combinações de reuniões
✅ Links diretos para clientes, parceiros e linhas de negócio específicas
✅ Integração com o Google Agenda
✅ Integração com o Zoom
✅ Restrições e limites de agendamento
✅ Uma experiência de agendamento simples e familiar
✅ Um preço que caiba em um negócio de consultoria em crescimento
O principal benefício não é apenas marcar reuniões mais rápido. É marcar a reunião certa com as pessoas certas, usando uma tecnologia com um bom custo-benefício.
Um link. Mais chamadas de clientes.
O Koalendar ajuda esta empresa de consultoria a gastar menos tempo coordenando agendas e mais tempo em valiosas ligações com clientes.
Com páginas de agendamento flexíveis, integrações com Google Calendar e Zoom e um preço que se encaixa em equipes menores, o Koalendar se tornou uma parte simples, mas importante, do fluxo de trabalho de consultoria deles.
“Faz tudo o que a gente precisa”, disse David.
