Comment Brickyard facilite la planification des visites sur trois espaces de coworking

🕒 Heures économisées chaque semaine : Moins de temps passé à faire des allers-retours pour planifier les visites

👥 Équipe utilisant Koalendar : Équipe de 3 personnes réparties sur 3 sites

📅 Années d’utilisation de Koalendar : 3+ ans

⭐ Avantage principal : Synchronisation facile avec Google Agenda et expérience de réservation claire et professionnelle

Brickyard est une entreprise de coworking située en Virginie du Nord, avec des espaces à Ashburn, Chantilly et Woodbridge. L’entreprise propose des options d’espace de travail flexibles, notamment poste flexible, poste dédié, bureau privé et abonnements virtuels, au service des entrepreneurs, des start-ups, des propriétaires de petites entreprises et des travailleurs à distance. Son site d’Ashburn a été le premier espace Brickyard, et l’entreprise exploite désormais trois sites dans toute la région.

Sur le site d’Ashburn, Felicia porte de nombreuses casquettes. Elle supervise le quotidien du site, accompagne les membres, s’occupe des visites, aide pour l’informatique et les opérations, et donne même un coup de main lors des événements. Comme chaque site est géré par une seule personne, il est essentiel de disposer de systèmes simples.

Avant Koalendar, Brickyard avait toujours besoin d’un moyen fiable pour planifier des visites pour les membres potentiels, sans ajouter de charge administrative.

Les visites sont un élément important du processus de vente. L’équipe doit savoir qui vient, quel site le prospect souhaite visiter, et quel type d’abonnement l’intéresse avant même que la conversation ne commence. Ces informations facilitent la gestion des prospects et aide chaque site à mieux comprendre la demande pour les abonnements aux postes de travail et les bureaux privés.

L’expérience de réservation devait également paraître soignée. Comme l’a expliqué Felicia, l’équipe utilisait auparavant un formulaire sur le site web, mais il donnait une impression « un peu bancale » et « n’était pas très convivial ».Ils voulaient quelque chose de plus simple, aussi bien pour le personnel que pour les visiteurs.

Koalendar a offert à Brickyard un moyen simple de planifier des visites dans ses trois sites.

Chaque site dispose de sa propre page de réservation, intégrée directement au site web, afin que les futurs membres puissent rapidement choisir un créneau et réserver une visite. L’équipe utilise également des pages de réservation dédiées à des événements ponctuels lorsque c’est nécessaire, par exemple pour des séances photo de portrait à tarif réduit avec un photographe.

Ce qui a fait de Koalendar la solution idéale, c’est sa flexibilité. Brickyard utilise des champs personnalisés pour recueillir des informations utiles avant chaque visite, notamment le nom, l’e-mail, le numéro de téléphone, le nom de l’entreprise, la localisation et l’intérêt pour une adhésion. Cela donne à l’équipe plus de contexte avant qu’un visiteur ne franchisse la porte.

« La possibilité d'ajouter de nouveaux champs… nous l’utilisons presque comme un petit formulaire simplifié afin de pouvoir avoir une idée de ce que les gens recherchent avant qu’ils ne viennent pour une visite. »

L’intégration de Google Calendar à Koalendar est également au cœur du fonctionnement de l’équipe. Elle vérifie automatiquement les agendas personnels et même le calendrier des jours fériés pour éviter les réservations lorsque le personnel n’est pas disponible ou que le bureau est fermé.

Avec Koalendar, l’équipe peut définir des horaires de visite personnalisés, un délai minimum de réservation de 12 heures et des règles de disponibilité simples que chaque responsable de site peut ajuster en fonction de son propre planning.

Pour Brickyard, Koalendar rend la planification totalement fluide.

Au lieu de vérifier sans cesse les disponibilités ou de coordonner les visites manuellement, l’équipe peut compter sur un système de réservation fluide qui fonctionne en arrière-plan. Les visiteurs bénéficient d’une expérience fluide et professionnelle, et le personnel peut rester concentré sur la gestion de l’espace.

Cette simplicité est encore plus importante dans une petite équipe. Avec seulement trois employés répartis sur trois sites, Brickyard n’a pas le temps de surveiller la planification en permanence. Koalendar les aide à garder une organisation claire des visites, sans ajouter une tâche de plus à leur journée.

✅ Planification facile des visites dans trois espaces de coworking

✅ Moins de tâches de planification manuelle pour une petite équipe

✅ Disponibilités précises grâce à la synchronisation avec Google Calendar

✅ Une expérience de réservation plus professionnelle et conviviale

✅ Pages de réservation flexibles pour les visites et les événements spéciaux

« La seule fois où j’interviens vraiment pour modifier quelque chose, c’est lorsque nos disponibilités changent. »

Felicia a également souligné que l’expérience client était une grande réussite.

« C’est une plateforme très conviviale. Le processus de réservation est simple, la page est soignée et la plateforme est facile à utiliser dès le premier clic. »

Felicia Filicetti

Responsable de l’engagement communautaire

Pour Brickyard, Koalendar offre exactement ce dont une équipe réduite a besoin : un moyen simple et professionnel de gérer les visites sur plusieurs sites.

Avec des pages de réservation intégrées, des questions de formulaire personnalisées et une intégration à Google Calendar qui maintient une disponibilité toujours à jour, la plateforme aide Brickyard à rester organisé sans ajouter de travail supplémentaire. Résultat : une expérience plus fluide pour le personnel comme pour les futurs membres — et un système de réservation qui fonctionne simplement, sans intervention constante