Automazione delle Prenotazioni e CRM HubSpot: Il caso Beany

🕒 Tempo risparmiato ogni settimana: ~30 ore totali a settimana (~1,5 ore settimanali risparmiate da ciascun consulente su un team di 20 professionisti a contatto con i clienti).

👥 Team coinvolto: Commercialisti, consulenti fiscali, team di Customer Success e reparti amministrativi per la gestione delle escalation.

📅 Periodo di adozione: Oltre 5 anni di utilizzo continuativo.

"L'integrazione del sistema d'agenda nei nostri flussi di lavoro aziendali ha eliminato una quantità enorme di lavoro manuale, migliorando drasticamente la soddisfazione e la produttività dell'intero team."

Beany è uno studio professionale di contabilità, consulenza fiscale e gestione aziendale online che supporta centinaia di imprese ed imprenditori in Nuova Zelanda, Australia e Regno Unito. Nata fin dal primo giorno con un DNA 100% digitale, la società combina l'eccellenza della consulenza fiscale tradizionale con un'infrastruttura tecnologica d'avanguardia per garantire la massima fluidità nei servizi di compliance e nell'assistenza ai clienti.

Bibi Boucher, Chief Operating Officer (COO) dell'azienda, supervisiona la gestione operativa e si assicura che la tecnologia ed il capitale umano lavorino in perfetta sinergia. È stata proprio Bibi ad introdurre Koalendar all'interno di un'iniziativa aziendale dedicata all'efficienza operativa, trasformando radicalmente il modo in cui i team distribuiti su più paesi e fusi orari organizzano la gestione appuntamenti clienti contabilità, le sessioni di onboarding e le consulenze fiscali ad hoc.

Prima di automatizzare la gestione appuntamenti per studi commercialisti e consulenti fiscali, il flusso operativo di Beany affrontava le criticità tipiche delle strutture professionali ad alto volume di clienti:

• I clienti prenotavano appuntamenti… e poi non si presentavano
• I commercialisti facevano un sacco di lavoro preparatorio (revisionando i fascicoli e verificando la conformità) prima delle chiamate, solo per poi essere “piantati in asso”
• Tutti hanno perso tempo con il classico ping-pong di email: «Sono libero martedì alle 9.» «Non mi va bene.» «Che ne dici di mercoledì alle 3?»

Per un’azienda di servizi, quella perdita di tempo non era solo frustrante, era costosa. E finiva anche per abbattere il morale.Come ha detto Bibi: “Non c’è niente di peggio che prepararsi per una riunione e poi restare semplicemente lì seduti…”

Durante un progetto interno dedicato all'ottimizzazione dei processi, l'analisi operativa ha identificato nella pianificazione degli appuntamenti il principale collo di bottiglia dell'azienda.

Dopo aver valutato diverse alternative sul mercato (tra cui Calendly ed il modulo base di Google), Beany ha scelto Koalendar per la sua architettura flessibile e la facilità di integrazione nell'ecosistema aziendale:

• White labeling: utilizzare il branding di Beany (logo + colori) era importante per un’azienda di servizi a contatto con i clienti
• Ottimizzato per Google: Beany è “al 100% basato su G Suite”, quindi un’integrazione fluida con Google Calendar era fondamentale
• Facilità d’uso: richiede una formazione minima per i membri del team non tecnici
• Modelli standard su larga scala: il COO potrebbe configurare un modello di prenotazione (inclusi i webhook) e copiarlo per i nuovi membri del team durante l’onboarding
• Esperienza di riprogrammazione + promemoria: un'esperienza cliente curata e professionale, con molte meno riunioni mancate

“Abbiamo scelto Koalendar per la semplicità di configurazione, l’integrazione e la facilità d’uso. Sono molto impegnato, e tutto ciò che mi fa risparmiare tempo o che il mio team può adottare facilmente è davvero importante.”

Bibi Boucher

Direttore Operativo Globale

Koalendar è integrato nel percorso dei clienti di Beany:

• Quando qualcuno si registra, il sistema invia automaticamente un link per “incontrare il team di successo clienti”
• Gli eventi di prenotazione attivano webhook + Zapier, creando e completando attività all’interno di HubSpot «Il webhook che Zapier intercetta… contrassegna le attività o crea attività nel nostro HubSpot… facile da gestire per il team.» ha spiegato Bibi.

Questa automazione ha eliminato gli aggiornamenti manuali e garantito coerenza tra la pianificazione e la gestione delle relazioni con i clienti.

• I link per le prenotazioni sono inclusi in tutte le comunicazioni automatiche, così i clienti possono fissare (o riprogrammare) gli appuntamenti senza alcun attrito.

Per Beany, sono due i risultati che fanno davvero la differenza:

Bibi stima che Koalendar faccia risparmiare ~1,5 ore a settimana per ogni contabile solo sulla gestione di riprogrammazioni e pianificazione. Su circa 20 membri del team, sono circa 30 ore a settimana—quasi un ruolo a tempo pieno recuperato.

«Avrei dovuto farlo prima.Ha fatto risparmiare così tanto tempo e fatica,e il livello di soddisfazione del team è davvero aumentato.»

Bibi Boucher

Direttore Operativo Globale

Poiché gli amministratori possono accedere e gestire le prenotazioni in modo centralizzato, il team può gestire rapidamente eventuali imprevisti. Un esempio: quando un membro del personale è finito inaspettatamente in ospedale, Beany ha potuto rivedere rapidamente le riunioni in programma e riprogrammare gli appuntamenti con i clienti senza dover cercare nel calendario personale di qualcuno.

• Promemoria SMS (24 ore prima, 30 minuti prima) + promemoria via email (48 ore prima)
• Automazione dei webhooknei workflow di HubSpot
• Ripianificazione semplice per i clienti direttamente nelle email di conferma
• Connessioni con più calendari (utile anche in un’azienda che usa principalmente Google)

Koalendar ha aiutato Beany a trasformare una frustrazione quotidiana in un processo ripetibile e automatizzato, senza rinunciare al tocco umano che è fondamentale nella contabilità. Lo usano per:

• Riunioni di onboarding automatizzate per i nuovi clienti
• Sessioni di revisione della conformità tra i clienti e i loro commercialisti
• Consulenze clienti ad hoc
• Escalation interne alla leadership quando necessario

I membri del team collegano i loro calendari personali a Koalendar, evitando conflitti con gli impegni privati e garantendo il rispetto di quelli lavorativi — una funzionalità preziosa per un team remoto che deve bilanciare orari flessibili.

Ancora più importante, Koalendar si integra nello stack di Beany incentrato su Google e nei flussi di lavoro di HubSpot, mantenendo le attività tracciate, le riunioni visibili e le conversazioni con i clienti fluide, anche quando si verificano cambiamenti imprevisti.