Cómo recordar a alguien que te pague: Plantillas de emails para cobrar más rápido

Hiciste el trabajo. Enviaste la factura. Y ahora… nada. Solo ese silencio tranquilo y un poco inquietante en el que el saldo de tu cuenta bancaria empieza a hacer estiramientos de yoga.

Si estás aquí porque necesitas una plantilla de correo de recordatorio de pago que realmente funcione (sin despertar el miedo a sonar grosero), estás en el lugar correcto. En los próximos minutos tendrás plantillas listas para usar, asuntos que sí se abren y una secuencia de seguimiento que podrás reutilizar para siempre, para así reducir los pagos atrasados y dejar de permitir que las facturas impagadas vivan en tu cabeza sin pagar alquiler.

Y sí: puedes hacer todo esto manteniéndote amable, profesional y humano.

A veces no necesitas un ensayo. Necesitas palabras que puedas pegar, enviar y seguir con tu día.

Opciones de asunto

• La factura [#] está retrasada 5 días
• Revisión rápida de la factura [#]
• Saldo pendiente: [Cantidad] de la factura [#]

Correo electrónico

Opciones de asunto

• Segundo recordatorio: Factura [#] (15 días de retraso)
• Acción requerida: Recordatorio de factura vencida para la factura [#]
• Estado de pago necesario: Factura [#]

Correo electrónico

Opciones de asunto

• Aviso final: La factura [#] sigue pendiente de pago
• Recordatorio final antes de la escalada: Factura [#]
• Urgente: Pendiente de pago — Factura [#]

Correo electrónico

Un correo electrónico de recordatorio de pago es un mensaje breve y cortés que anima a un cliente a pagar una factura antes de su vencimiento, en la fecha de vencimiento o una vez que ya está vencida.

Piénsalo como un toque que dice: “Oye, solo quiero asegurarme de que esto no se haya pasado por alto.”

Y dejar que las cosas se nos escapen es extremadamente común. El informe QuickBooks 2025 de Intuit reveló que el 56% de las pequeñas empresas de EE. UU. tienen dinero pendiente por facturas impagas, con un promedio de unos 17.500 dólares pendientes. Eso no es calderilla. Es dinero de “¿Podremos al menos respirar este mes?”.

Así que, si tienes facturas atrapadas en el purgatorio de “enviadas”, no eres el único; simplemente te faltan recordatorios.

La misma investigación de QuickBooks también señala que una gran parte de las facturas tiene más de 30 días de retraso. ¿Y en el ámbito B2B? Es aún más intenso. Estadísticas 2025 de Kaplan Collection Agency indica que el 55% de todas las ventas facturadas B2B en EE. UU. están vencidas.

Lo que significa dos cosas:

1. Es probable que tus clientes no estén tratando de arruinarte la vida.
2. Si no haces un seguimiento constante, tendrás que esperar bastante tiempo.

Las plantillas profesionales ayudan porque eliminan los dos mayores obstáculos:

• No sabes qué decir (especialmente cuando quieres seguir siendo amable)
• No haces seguimiento de forma constante (¡porque estás ocupado haciendo el trabajo en sí)

Cuando tienes una plantilla de recordatorio de pago lista para enviar, es más fácil ser constante, y esa constancia es lo que te ayuda a cobrar más rápido.

Si actualmente envías recordatorios “cuando te acuerdas”, no lo estás haciendo mal: solo te falta un sistema.

Aquí tienes una secuencia sencilla que funciona para la mayoría de los negocios:

1. 7 días antes de la fecha de vencimiento → pequeño recordatorio
2. En la fecha de vencimiento → breve nota de “vence hoy”
3. 5 días de retraso → primer recordatorio de pago vencido
4. 15 días de retraso → segundo recordatorio de pago vencido (más firme)
5. Aviso final (30–45+ días, según tus condiciones) → plazo límite claro + siguiente paso

Por qué esto ayuda: No estás escalando demasiado rápido, pero tampoco estás dejando que la situación derive en un “se nos acumulan las facturas impagadas”.

Y si trabajas con empresas más grandes, este cronograma es especialmente útil porque las aprobaciones realmente pueden llevar tiempo. Tu trabajo es mantenerte presente (con educación) para que tu factura no se vuelva invisible.

Un correo de recordatorio debería sonar como tú en tu mejor día.

Sin disculpas. Sin agresividad. Solo con confianza y claridad.

Una regla sencilla de tono:

• Antes de la fecha de vencimiento: Cálido y servicial
• Con un ligero retraso: Sereno y objetivo
• Muy atrasado: Firme, con plazos claros, «esto es lo que pasará a continuación»

La estructura que casi siempre gana:

1. Saludo amistoso
2. Importe pendiente (n.º de factura, monto, fecha de vencimiento)
3. Opción de pago con un solo clic (link)
4. Pedir confirmación (¿cuándo se pagará?)
5. Ofrecer ayuda (contacto de facturación, reenviar factura, plan de pago)

Y ya está. Sin culpas. Sin párrafos de frustración. (Guarda eso para el chat de tu grupo).

Si quieres reducir el vaivén de emails, incluye estos detalles siempre:

• Número de factura (o referencia)
• Importe adeudado
• Fecha de vencimiento original
• Estado actual (próximo vencimiento / vence hoy / vencido)
• Enlace de pago (hazlo de un solo clic)
• Métodos de pago aceptados (opcional pero útil)
• Cómo obtener ayuda (correo de facturación, teléfono o «responder aquí»)
• Tus condiciones (política de recargos por demora, paso de escalamiento—solo cuando sea relevante)

Esto también permite un seguimiento más claro de facturas vencidas, porque cada hilo tiene la misma información clave.

A continuación encontrarás plantillas de recordatorios de pago listas para enviar, que puedes adaptar a tu sector. (Sí, puedes mantenerlos breves. Los correos cortos reciben respuesta.)

Por qué funciona: Parte de la buena intención y elimina fricciones.

Por qué funciona:Corto, amigable y les da una salida fácil si ya han pagado.

Por qué funciona: Hechos expuestos con calma y una petición clara.

Por qué funciona:Es más firme, pero sigue siendo colaborativo.

Por qué funciona: Expone las consecuencias sin sonar amenazante.

Por qué funciona:les da una forma de seguir adelante que no sea simplemente “ignorarte para siempre”.

Las líneas de asunto funcionan mejor cuando son claras, no ingeniosas. Prueba con estos modelos:

• Factura [#] con vencimiento el [Fecha]
• Factura [#] — [Importe] pendiente de pago
• Recordatorio de factura vencida: Factura [#]

• Revisión rápida de la factura [#]
• Consulta: estado de pago de la factura [#]
• Solo para hacer un seguimiento de la factura [#]

• Acción requerida: pago atrasado de la factura [#]
• Segundo aviso: Factura [#]
• Aviso final: Factura [#]

Consejo profesional: Procura mantenerlo en unas 50 letras cuando puedas. Las vistas previas en móvil no perdonan.

Si estás enviando recordatorios manualmente, tu proceso básicamente es:

1. Recordar
2. Sentirse incómodo
3. Escribir correo electrónico
4. Esperanza

Mejoremos eso.

La automatización es útil cuando se trata de:

• Seguimientos inconsistentes (tienes buenas intenciones, pero la vida se interpone)
• Una cartera de clientes en crecimiento
• Facturas recurrentes
• Varios interesados (contacto de facturación, aprobador, equipo de finanzas)

Configura tus recordatorios como si fueran una mini campaña:

• T-7 días: recordatorio amistoso + enlace de pago
• T (fecha de vencimiento):nota de “vence hoy” + enlace de pago
• T+5 días:primer seguimiento de atraso + solicitar fecha de pago
• T+15 días: segundo vencimiento + fecha límite
• T+30 días:aviso final + siguiente paso

Si estás pensando: “¿Es esto realmente necesario?”, recuerda las estadísticas. Cuando a más de la mitad de las empresas les deben dinero por pagos atrasados, aquellas que hacen seguimiento de forma constante son, sencillamente, mucho más propensas a ser las primeras en cobrar.

Si quieres tener menos seguimientos incómodos, la forma más fácil de lograrlo no es con un mejor correo de recordatorio de pago.

Es cobrar antes de que el trabajo se haga.

Los pagos por adelantado (o incluso los pagos parciales) logran tres cosas muy potentes:

• Filtran las reservas poco fiables: Las personas que pagan se presentan.
• Protegen tu calendario: No reservas tiempo para los “quizás”.
• Reducen el problema de los “pagos atrasados”: Porque la factura ya no es una sorpresa que esperar al final.

Ahí es donde entra Koalendar. Koalendar es una herramienta de programación de citas en línea que te permite compartir un enlace de reserva (o incrustarlo como un CTA en tu sitio) para que los clientes puedan elegir una hora para reunirse contigo, sin idas y venidas.

Y cuando conectas Koalendar con Stripe, puedes ir un paso más allá: cobrar un pago o un depósito en el momento de la reserva. Así que, en lugar de “reservar ahora, pagar después y perseguir después”, se convierte en un flujo sencillo y continuo:

clic → reserva → pago vía Stripe → confirmado.

Eso es para lo que la configuración de Stripe de Koalendar sirve realmente: ofrecer una experiencia de reserva limpia y profesional que te ayuda a conseguir reservas, cobrar y reducir las ausencias, sin que tengas que enviar recordatorios extra ni hacer seguimientos incómodos.

A veces no quieres cobrar el pago completo por adelantado. En ese caso, los anticipos son el punto ideal: tú obtienes compromiso ahora y el cliente obtiene flexibilidad.

Koalendar te permite cobrar un depósito (o el importe total) por adelantado a través de Stripe cuando el cliente reserva. Luego Stripe se encarga de todo el proceso de pago, los recibos y la parte de cobro de forma segura, mientras que Koalendar mantiene la experiencia de reserva limpia y sencilla.

Ahora la pregunta clave: ¿cómo reclamas el saldo pendiente sin convertirte en “esa persona”? El método más sencillo: facturar el saldo con Stripe (con recordatorios automáticos).

Una vez pagado el depósito, creas una factura de Stripe por el importe restante, estableces una fecha de vencimiento y activas los recordatorios automáticos de Stripe.

Stripe puede incentivar a los clientes:

• una semana antes de que venza una factura,
• en la fecha de vencimiento,
• y periódicamente después de que venza.

Y la documentación de Stripe muestra que puedes activar recordatorios para facturas impagadas directamente en la configuración de Billing/Invoice (y elegir la programación).

Un sencillo flujo de trabajo de «depósito → saldo» que se siente profesional:

1. El cliente reserva a través de Koalendar y paga un depósito mediante Stripe.
2. Facturas el resto en Stripe (por ejemplo, «Saldo pendiente por [Servicio]»).
3. Establece la fecha de vencimiento (opciones comunes: 48 horas antes de la sesión o vencimiento al finalizar).
4. Activa los recordatorios automáticos de facturas de Stripe para no tener que enviar recordatorios manualmente.

Los correos electrónicos de recordatorio de pago te ayudan a cobrar más rápido, pero la mejor manera de reducir los pagos atrasados es dejar de depender de los recordatorios desde el principio.

Koalendar permite que los clientes reserven mediante un enlace sencillo (o un CTA incrustado), y cuando conectas Stripe, puedes cobrar el pago completo o un depósito por adelantado como parte del flujo de reserva. Luego, si queda un saldo pendiente, Stripe lo factura y hace el seguimiento automáticamente, así que no eres tú quien persigue los pagos, sino el sistema.

¿Quieres menos recordatorios incómodos y un mejor flujo de pagos? Configura Koalendar y olvídate de perseguir pagos manualmente.