Resultados de un vistazo
🕒 Horas ahorradas a la semana: Varias horas gracias a reducir el intercambio de correos para las llamadas de consulta gratuitas
👥 Equipo que usa Koalendar: 10 miembros activos del equipo
📅 Años usando Koalendar: Nuevo cliente, empezó en enero
⭐ Principal beneficio: “Nadie quiere tener que pasar por 10 páginas de reserva diferentes para encontrar una hora que funcione. Es muy útil que los horarios de todos estén reunidos en un solo lugar.”
Descripción general
Momentum College Prep ayuda a estudiantes y familias a navegar el proceso de admisión a universidades en Estados Unidos mediante una orientación personalizada y estratégica. La empresa acompaña a los estudiantes en la selección de universidades, la estrategia de postulación, la redacción de ensayos y la planificación de admisiones, con servicios tanto para aspirantes a programas de grado como de posgrado. Su equipo incluye asesores y consultores que ayudan a los estudiantes a crear solicitudes reflexivas, auténticas y competitivas.
La empresa opera en el ámbito de la educación superior y cuenta con un equipo de asesores distribuidos por Norteamérica, Asia y Europa. Para el fundador, Raj Hamlai, programar llamadas de consulta gratuitas es una parte clave del negocio. Dado que los servicios de Momentum representan una inversión considerable, los estudiantes y sus familias suelen querer hablar con el equipo antes de decidir si seguir adelante.
«Nadie va a estar dispuesto a invertir tanto hasta que realmente haya hablado con nosotros y se haya reunido con nosotros», compartió Raj.
El desafío: más clientes potenciales, más asesores y demasiada coordinación manual
El equipo ofrece llamadas iniciales gratuitas a los estudiantes y familias que estén interesados en trabajar con ellos. Estas llamadas ayudan a los posibles clientes a entender si los servicios de la empresa son los adecuados para ellos.
A medida que el equipo crecía, la programación se volvía más compleja.
Antes de Koalendar, Momentum había utilizado Calendly. Eso funcionaba cuando solo había dos personas en el equipo. Pero a medida que la empresa se amplió a un grupo más grande de consultores y asesores, el equipo necesitaba una configuración de programación que pudiera escalar con más personas, más disponibilidad y a un coste razonable.
“Cuando empezamos a ampliar el equipo, nos dimos cuenta de que necesitábamos una herramienta que pudiera respaldar la forma en que estábamos creciendo.”
El equipo también necesitaba una forma de gestionar la disponibilidad en múltiples zonas horarias. Algunas llamadas requerían a un asesor específico, como en el programa de mentoría en investigación dirigido por un miembro del equipo con doctorado. Pero muchas llamadas de consulta podían ser atendidas por cualquier consultor capacitado.
Eso significaba que Momentum necesitaba:
- una herramienta que pudiera reunir la disponibilidad de todos
- asignar las llamadas de forma justa
- facilita las reservas para estudiantes y padres.
«Nadie quiere pasar por 10 páginas de reserva diferentes para encontrar una hora que funcione», explicó Raj.
La solución: programación de citas rotativa para un equipo de asesoría en crecimiento
Raj encontró Koalendar mientras buscaba en Internet alternativas a Calendly.
El equipo necesitaba una herramienta con una funcionalidad similar, especialmente la asignación en turnos rotativos, que pudiera dar soporte a un equipo más grande y distribuido sin hacer que la configuración fuera más difícil de gestionar. Muchas alternativas o bien carecían de la flexibilidad de programación que Momentum necesitaba o bien generaban más complejidad para el equipo y sus clientes.
Koalendar ofrecía la combinación adecuada de funcionalidad, simplicidad y escalabilidad.
“Koalendar era realmente la única herramienta que ofrecía asignación rotativa, detección automática de zona horaria y un proceso de reserva sencillo, de una forma rentable que se ajusta a las necesidades de un equipo en crecimiento.”
Raj Hamlai
Fundador
Después de registrarse para una prueba gratuita, Raj probó la experiencia desde ambos lados: como administrador que gestiona las páginas de reservas y como cliente que reserva una reunión.
“Me gustó la experiencia tanto desde mi lado, como la persona que puede ver todos los enlaces y la programación de equipo, como desde el lado del cliente al poder hacer la reserva”, dijo. “Tenía sentido y era fácil de usar.”
Momentum ahora utiliza Koalendar de dos maneras principales:
El equipo incrusta su página principal de reservas directamente en el sitio web y comparte el enlace de reserva en anuncios y correos electrónicos de seguimiento.
Para las llamadas de consulta general, Koalendar utiliza una programación de tipo «round robin», de modo que los estudiantes y las familias puedan reservar con cualquier asesor disponible.
Para servicios más especializados, Momentum tiene páginas de reserva independientes. Por ejemplo, su programa de mentoría en investigación tiene su propia página porque lo gestiona un miembro específico del equipo.
“Tenemos gente trabajando en Norteamérica, Asia y Europa”, dijo Raj. “También era importante para nosotros contar con la programación rotativa.”
El resultado: reservas más fáciles, mayor visibilidad y espacio para crecer
Con Koalendar, Momentum College Prep puede ofrecer más disponibilidad a los estudiantes y sus familias sin añadir trabajo de programación de citas al equipo.
- La configuración de turnos rotativos ayuda al equipo a distribuir las llamadas entre los asesores disponibles.
- La compatibilidad con diferentes zonas horarias facilita que los clientes internacionales encuentren un horario que les funcione. Y
- Como cada consultor puede gestionar su propia disponibilidad, Momentum puede funcionar sin problemas con una estructura de equipo flexible.
“Eso es muy importante porque la gente fija su propio horario”, dijo Raj. “De lo contrario, es imposible coordinarlo todo.”
Koalendar también le da a Raj más visibilidad sobre lo que está ocurriendo en todo el negocio. Como propietario de la empresa y responsable de marketing, utiliza las notificaciones de reservas y la pestaña de reservas para seguir cómo los leads pasan de las campañas publicitarias a las llamadas programadas.
Por ejemplo, Momentum publica anuncios en Meta donde los prospectos completan un formulario de contacto. Después de eso, reciben un correo electrónico con un enlace de Koalendar para reservar una consulta. Luego Raj compara las reservas con la hoja de leads para ver quién ha pasado de lead a llamada reservada.
“Como estoy en copia oculta en todo, recibo un correo cada vez que hay otra reserva”, dijo. “Puedo comprobar rápidamente que esta persona ha reservado una reunión con nosotros. Esa facilidad ha sido muy, muy útil.”
La pestaña de reservas se ha vuelto especialmente útil para hacer un seguimiento tanto de las llamadas próximas como de las pasadas.
“Puedo ver cómo luce nuestro calendario tanto para otros consultores como para mí, para saber cuántas llamadas están reservadas”
Raj explicó: “En las llamadas anteriores podemos ver, bueno, ya han pasado 7 días desde que esta persona llamó, no nos ha respondido por correo, así que volvamos a escribirle un email o llamémosla de nuevo.”
Y como administrador, Raj puede gestionar las páginas de reservas, la configuración de CCO y la disponibilidad del equipo sin tener que pedir a cada miembro del equipo que haga los cambios por su cuenta.
“Agradezco poder hacer esa edición por mi parte como administrador”, dijo.
Lo que Momentum College Prep más valora de Koalendar
Para Raj, las funciones imprescindibles están claras:
✅ Programación rotativa para asignar llamadas entre asesores capacitados
✅ Compatibilidad sencilla con zonas horarias para un equipo y una base de clientes internacionales
✅ Disponibilidad flexible para que cada asesor pueda gestionar su propio horario de trabajo
✅ Integración en el sitio web para una experiencia de reserva fluida
✅ Formularios de reserva personalizados para recopilar nombres de estudiantes o padres y niveles de grado
✅ Visibilidad para administradores mediante notificaciones en copia oculta (BCC) y la pestaña de reservas
✅ Configuración escalable para un equipo de asesoría en crecimiento
La principal ventaja para nosotros es el sistema de turnos rotativos. La facilidad de uso con las zonas horarias es muy útil también y el hecho de poder personalizar las páginas para que se vean profesionales. Además, puedo incrustarlo fácilmente en la web. Eso también es una gran ventaja.
Raj Hamlai
Fundador
Una sola página de reservas. Un camino más fluido hacia cada consulta.
A medida que Momentum College Prep crece, Koalendar ayuda al equipo a ofrecer más horarios disponibles, gestionar una red más amplia de asesores y mantener una experiencia de reserva sencilla para los estudiantes y sus familias, de manera asequible.
En lugar de enviar a los prospectos a varios enlaces o coordinar manualmente por correo electrónico, Momentum puede guiarlos a un solo lugar donde puedan reservar la llamada adecuada en el momento adecuado.
“Podemos ampliar nuestra red con mayor tranquilidad”, dijo Raj.
¿Listo para facilitar la programación de citas para tu equipo en crecimiento? Prueba Koalendar gratis hoy.
