Aplicaciones gratuitas para programar clases (2026): las 6 mejores herramientas

Gestionar el horario de una escuela puede sentirse como dirigir una gran orquesta. Tienes que coordinar los horarios de clases, las reuniones de padres y maestros, las juntas de personal y las citas de asesoría.

Según EducationWeek, los docentes pierden más de siete horas a la semana en tareas administrativas, y gran parte de ese tiempo se dedica a la programación de horarios. Las tareas administrativas se acumulan y se vuelven agotadoras.

Necesitas una solución sencilla para que todos estén alineados, y tiene que ajustarse a tu presupuesto. Muchas herramientas de programación dicen ser gratuitas, pero a menudo solo son pruebas limitadas.

Por eso nos arremangamos y probamos docenas de aplicaciones de programación. Después de analizar a fondo todas las supuestas opciones “gratuitas”, redujimos la lista a solo seis herramientas que realmente funcionan para escuelas. Sin necesidad de tarjeta de crédito, sin cuenta regresiva de prueba: solo las opciones verdaderamente gratuitas para siempre.

No todas las herramientas “gratuitas” funcionan en un entorno escolar. Algunas te limitan después de apenas unas pocas reservas. Otras esconden la sincronización del calendario o los enlaces de videollamada detrás de un muro de pago. Esto es lo que realmente importa cuando eliges un programador de citas para docentes, familias y personal:

Muchas herramientas se anuncian como “gratuitas”, pero en realidad son pruebas de 14 días con una solicitud de tarjeta de crédito al final. Para las escuelas con presupuestos ajustados, eso no es una opción. Necesitas un plan que puedas usar durante todo el año sin preocuparte por muros de pago sorpresa.

Consejo profesional: Busca “gratis para siempre” en la descripción del plan, no “prueba” ni “introductorio”.

• Para la reserva de citas (padres-profesores, orientación): ¿Cuántas citas puedes reservar realmente? Algunas herramientas gratuitas te limitan a un número bajo (como tres al mes), lo que las hace poco prácticas para escuelas con mucha actividad. Necesitas un software que permita un alto volumen de citas.
• Para la programación de horarios (clases, aulas): Al gestionar clases y aulas, las limitaciones sobre cuántos cursos o aulas puedes programar son un problema. Algunas herramientas gratuitas solo permiten unos pocos horarios, lo que las hace inadecuadas para gestionar toda una escuela.

Piensa en cuántas páginas de reserva diferentes puedes crear. Un profesor puede necesitar páginas distintas para horas de oficina, reuniones con padres y seguimientos con estudiantes. Una herramienta limitada a una sola página a menudo no es suficiente.

Consejo profesional: Los mejores planes gratuitos incluyen reservas ilimitadas y múltiples páginas de reservas, para que cada profesor o departamento pueda mantenerse organizado. Koalendar, por ejemplo, ofrece ambas cosas gratis y sin límites.

El software debe integrarse con los calendarios que su personal ya utiliza, como Google Calendar, Outlook, o iCloud Calendar. Esto es fundamental para evitar reservas duplicadas.

En el entorno actual, la integración con herramientas de videoconferencia como Google Meet y Zoom también es esencial para la enseñanza en línea y las reuniones virtuales.

Consejo profesional: Si un plan “gratuito” no incluye sincronización de calendario ni enlaces de videollamada, probablemente no esté pensado para escuelas.

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		Oportuno			Enseñando
Gratis para siempre o de prueba	Gratis para siempre	Prueba gratuita de 14 días	Para siempre gratis (limitado)	Gratis para siempre (limitado)	Prueba gratuita de 14 días únicamente	Gratis para siempre (limitado)
Límites de reservas por mes	Reservas ilimitadas	Ilimitado durante la prueba, luego de pago	Reservas ilimitadas, pero solo 1 tipo de evento activo	Límite de 40 reservas al mes	Ilimitado durante la prueba, luego de pago	Reservas ilimitadas, pero solo 1 página de reservas
Páginas que los profesores pueden crear	Páginas ilimitadas	1 calendario y 1 ubicación	1 página de evento activa a la vez	1 página de reservas	Varios tipos de reuniones (durante la prueba)	1 página de reservas
Sincronización del calendario	Varios calendarios a la vez	1 conexión de calendario	1 conexión de calendario	Sin sincronización de calendario en el plan gratuito	Solo Google Calendar	1 conexión de calendario
Enlaces de video	Google Meet/Zoom. Microsoft Teams	Ninguno en el plan gratuito	Google Meet/Zoom	Ninguno en el plan gratuito	Ninguno en el plan gratuito	Ninguno en el plan gratuito
Mejor para	La mejor opción en general para escuelas y distritos que necesitan programación ilimitada sin costo	Ideal para pequeños programas que prueban las funciones de eventos y pagos antes de suscribirse	Ideal para docentes que solo necesitan un enlace de reserva sencillo	Ideal para clubes o tutores con un volumen de reservas muy bajo	Ideal para escuelas que quieren probar la programación completa antes de comprometerse con un plan de pago	Ideal para docentes individuales que necesitan una página de reservas bien presentada

Las escuelas gestionan numerosas responsabilidades, como reuniones con padres, tutorías, asesoramiento y seguimientos con el personal. Koalendar lo hace todo más fácil con un plan gratuito para siempre que realmente funciona para el ámbito educativo.

Puedes configurar una página de reservas en cuestión de minutos, y las familias o los estudiantes pueden elegir un horario sin llamar a la oficina. Sin límites en la cantidad de reuniones que programas, y sin muros de pago con tarjeta de crédito escondidos en segundo plano.

La versión gratuita es una herramienta funcional que puede cubrir las necesidades de programación de una escuela con mucha actividad. Ofrece reservas y páginas ilimitadas, mientras que la mayoría de los competidores limita el uso gratuito a 25–40 al mes.

• Citas ilimitadas: Puedes programar todas las reuniones, clases o conferencias que necesites. Para un docente, esto significa poder atender todas las reuniones con padres, y para los orientadores, todas las citas con estudiantes. Para una escuela con mucha actividad, las citas ilimitadas son esenciales.
• Páginas de programación ilimitadas: Un docente puede crear distintos enlaces para reuniones con padres, sesiones de tutoría y seguimientos con el personal. Un administrador podría crear páginas para diferentes departamentos.
• Múltiples integraciones de calendario: La sincronización del calendario funciona con Google Calendar, Outlook y iCloud. Puedes conectar varios calendarios simultáneamente para garantizar que tu disponibilidad en tiempo real sea precisa y evitar reservas duplicadas.
• Integración con Google Meet: Puedes generar automáticamente un enlace de videollamada para cada cita virtual. Esto es útil para la enseñanza en línea y las reuniones remotas con padres.
• Zonas horarias automáticas: El sistema detecta automáticamente la zona horaria del visitante y muestra tu disponibilidad en consecuencia.
• Notificaciones y confirmaciones por correo electrónico: Cuando se reserva una cita, tanto tú como la persona que la reserva reciben una confirmación por correo electrónico.

Aunque el plan gratuito es muy completo, puedes considerar actualizar al plan Pro para obtener funciones adicionales. Una actualización tiene sentido para:

• Eventos y clases en grupo: El plan de pago permite que varias personas reserven el mismo horario, lo cual es necesario para talleres profesionales de formación, visitas guiadas al campus o seminarios web para todo el centro educativo.
• Marca y formularios avanzados: Una actualización te permite añadir el logotipo de tu escuela, hacer más de una pregunta en tu formulario de reserva y aceptar cargas de archivos (por ejemplo, tareas de los estudiantes).
• Recordatorios y pagos automatizados: El plan Pro incluye recordatorios automáticos por correo electrónico y SMS para reducir las ausencias. También ofrece procesamiento de pagos integrado a través de Stripe y PayPal para tutorías de pago o clases especiales.

Hemos preparado un análisis detallado de los planes gratuitos y Pro para que puedas decidir cuál se adapta mejor a tus necesidades.

• El plan gratuito no tiene límites en citas ni en páginas de reserva
• Sincronización bidireccional con varias cuentas de Google, Outlook y iCloud
• Incluye integración con Google Meet para videollamadas en el plan gratuito
• Detección automática de zona horaria para familias internacionales o remotas
• Fácil de usar, no se necesitan conocimientos técnicos
• Políticas de cancelación flexibles
• Compatible con más de 40 idiomas
• Es gratis para siempre, sin período de prueba y sin necesidad de tarjeta de crédito

• Los recordatorios automáticos (por ejemplo, 24 horas antes) son una función de pago
• Los recordatorios SMS personalizados solo están disponibles en el plan Pro

Es el mejor software de programación gratuito para escuelas de cualquier nivel, desde tutores individuales hasta grandes distritos K-12, que buscan una herramienta sólida y verdaderamente gratuita. Es ideal para escuelas con un presupuesto reducido o inexistente que necesitan funciones básicas como reservas ilimitadas y múltiples páginas de reserva sin tener que pagar por una actualización.

👉 Descubre cómo una escuela de K-12 transformó las reuniones entre padres y profesores con Koalendar

Timely es un popular software de programación conocido por su interfaz de usuario limpia y sus funciones de gestión de eventos.
Su objetivo es ser una solución integral para gestionar todo, desde la inscripción a cursos hasta las citas individuales. Puede ser una buena opción para escuelas que ofrecen clases de pago o eventos y que desean un sistema que combine la programación y el procesamiento de pagos en un solo lugar.

• Reservas ilimitadas (solo prueba): Prueba el sistema con tantos eventos o clases como quieras, pero termina después de dos semanas.
• Página de reservas: Comparte un único enlace para que padres o estudiantes se inscriban en una clase o evento.
• Recordatorios por correo electrónico: Las familias reciben notificaciones durante el período de prueba, lo que ayuda a reducir las ausencias.
• Pagos de eventos: Prueba las opciones de pago integradas si organizas talleres o tutorías de pago.

Una vez que finalice el período de prueba, deberás suscribirte a un plan de pago para seguir utilizando el servicio. Las funciones de la plataforma, como las integraciones de videoconferencia y la personalización, se organizan por niveles según el plan que elijas.

Se requiere una actualización después del período de prueba de 14 días haya finalizado. Los planes de pago desbloquean distintos niveles de funciones, incluyendo la cantidad de usuarios del personal, ubicaciones e integraciones avanzadas. Si decides que esta herramienta se ajusta a las necesidades de tu escuela para gestionar eventos que generan ingresos, tendrás que elegir una suscripción de pago.

• Diseño de usuario moderno.
• Bueno para gestionar eventos o clases de pago si actualizas tu plan.
• Ofrece una aplicación móvil para gestionar todo sobre la marcha.
• Incluye informes básicos sobre las reservas.

• No hay un plan gratuito para siempre, solo una prueba de 14 días.
• Requiere una suscripción de pago para su uso a largo plazo.
• Las integraciones clave están bloqueadas tras distintos niveles de pago.
• Limitado a 1 usuario y un calendario en el plan de pago básico.

Timely es ideal para un tutor individual o un programa educativo pequeño que tenga previsto adquirir una suscripción después del período de prueba y necesite un sistema para gestionar un volumen bajo de clases o citas de pago.

Calendly es una de las herramientas de programación de citas más conocidas, en gran parte debido a su interfaz de usuario limpia. Es una herramienta confiable para las personas que buscan simplificar la programación de reuniones.

El plan gratuito de Calendly te ofrece lo básico para empezar a programar citas sin costo adicional. Puedes conectar un calendario, crear una sola página de reservas y compartir un enlace para que padres o estudiantes elijan la hora que mejor les funcione. Se incluyen confirmaciones automáticas, lo que ayuda a reducir los correos electrónicos de ida y vuelta.

Sin embargo, la versión gratuita es limitada en sus capacidades. Cada docente o miembro del personal solo puede crear un enlace de reserva, por lo que no puede separar las reuniones con padres, los seguimientos con estudiantes y el horario de oficina en páginas diferentes. Funciones como las sesiones grupales, los recordatorios o la personalización requieren un plan de pago.

Deberías considerar actualizar tu plan si necesitas ofrecer más de un tipo de cita a la vez. Los planes de pago desbloquean varios tipos de eventos activos, lo que te permite crear diferentes páginas de reserva para distintas necesidades.

Al actualizar también obtienes acceso a eventos grupales, recordatorios automáticos por correo electrónico y SMS, opciones de personalización para eliminar la marca e integraciones con otros programas.

• Fácil de configurar y sencillo de usar.
• La versión gratuita permite reservas ilimitadas.
• Se integra con las principales aplicaciones de calendario y videoconferencia.
• Marca reconocida y de confianza.
• Se puede incrustar en un sitio web.

• Solo puedes tener un tipo de evento activo a la vez, lo cual es restrictivo para el uso escolar.
• Los eventos grupales no están disponibles en la versión gratuita.
• En el plan gratuito solo hay disponibles opciones muy limitadas de personalización y branding.
• Los recordatorios o seguimientos automáticos solo están disponibles con un plan de pago.

El plan gratuito de Calendly funciona mejor para un profesor o consejero individual que gestiona solo un tipo de cita: por ejemplo, revisiones de 30 minutos con estudiantes. Es una buena opción si no necesitas la flexibilidad de crear varias páginas de reserva para distintos fines, como reuniones con padres, tutorías u horario de oficina.

Reservio está diseñado para muchos tipos de negocios, y las escuelas son solo uno de ellos. En el plan gratuito, puede gestionar la programación básica de citas, clases pequeñas o inscripciones a clubes. También ofrece un sencillo seguimiento de clientes para que sepas quién reservó y cuándo.

El plan gratuito es muy limitado y permite un máximo de 40 reservas al mes. A menudo esto no es suficiente ni siquiera para un solo profesor, y mucho menos para todo un centro educativo. El plan gratuito te permite crear una página de reservas y mostrar tus servicios, pero tendrá una marca destacada de Reservio.

Es fundamental tener en cuenta que el plan gratuito no se integra con calendarios externos como Google Calendar u Outlook, ni se conecta con herramientas de videoconferencia. Esto significa que cada reserva debe añadirse manualmente a tu calendario personal, lo que aumenta el riesgo de hacer una doble reserva.

Tiene sentido actualizar una vez que las necesidades de tu escuela van más allá de lo básico. Si gestionas más de 40 reservas al mes o quieres sincronizar calendarios para evitar reservas duplicadas, el plan gratuito no será suficiente. Los planes de pago amplían los límites de reservas, desbloquean las integraciones de calendario y añaden extras útiles como remover la marca externa, enviar recordatorios por SMS a las familias e incluso cobrar pagos en línea para tutorías o clases especiales.

• Página de reservas limpia y sencilla.
• Te permite enumerar diferentes servicios o tipos de clases.
• Incluye funciones sencillas de gestión de clientes.
• Se puede usar para programar eventos grupales en el plan gratuito.

• Limitado a 40 reservas por mes.
• Sin integraciones de calendario en la versión gratuita.
• Sin integraciones directas de videoconferencia.
• La página de reservas tiene una marca destacada.

El plan gratuito de Reservio es más adecuado para un uso muy ligero, como el de un club escolar o un profesor particular a tiempo parcial que solo reserva unas pocas sesiones al mes. Como no incluye una integración completa con el calendario, solo es útil si no necesitas que tu agenda se sincronice automáticamente con Google o Outlook.

Docendo es una plataforma de programación diseñada específicamente para docentes y centros educativos, con funciones adaptadas al sector educativo en lugar de al uso empresarial general. Se centra en los horarios de clases, la planificación del personal y la gestión de reservas, y también ayuda a organizar reuniones con estudiantes y familias.

Sin embargo, Docendo no ofrece un plan gratuito para siempre, solo una prueba de 14 días. Eso lo convierte más en una herramienta para la elaboración de horarios escolares que en una aplicación integral de programación. Para las escuelas que buscan soluciones rentables a largo plazo, esta limitación es un factor importante a tener en cuenta.

La prueba gratuita de 14 días de Docendo permite a las escuelas explorar sus funciones principales antes de comprometerse. Durante la prueba, puedes crear distintos tipos de reuniones, configurar los horarios de clase y sincronizar los calendarios con Google Calendar. Tanto las citas individuales como las grupales son compatibles, lo cual es útil para reuniones con padres, juntas de personal o sesiones en el aula.

Después de la prueba de 14 días, Docendo requiere un plan de pago. La actualización tiene sentido si tu escuela necesita funciones a gran escala como control administrativo centralizado, programación de equipos entre departamentos o integraciones con sistemas de información estudiantil.

En otras palabras, la prueba es solo una oportunidad para evaluar la plataforma. Si buscas una herramienta en la que tu equipo pueda confiar a largo plazo sin pagar, Docendo no es la opción adecuada.

• Diseñado especialmente para un entorno de aprendizaje.
• Con la versión de prueba completa y gratuita, puedes programar tanto citas individuales como complejos horarios para todo el centro escolar, etc., incluso en UTC.
• La interfaz es fácil de usar y está diseñada para docentes.
• Puedes conectarte a un Calendario de Google.

• No es un plan gratis para siempre: es simplemente una prueba gratuita de 14 días.
• Pensado principalmente para la programación de todo el centro escolar, puede resultar demasiado complejo si solo deseas concertar reuniones con otras personas.
• No se integra con Outlook ni con iCloud.
• Capacidad muy limitada para personalizar el aspecto de tu página de reservas.

Docendo funciona mejor para las escuelas que necesitan un horario escolar completo para todo el centro y que están listas para invertir en un sistema de pago después de probarlo. Si tu objetivo es gestionar horarios complejos entre distintos departamentos y personal, puede ser una buena opción, pero ten en cuenta que la prueba gratuita es de corta duración.

YouCanBookMe (YCBM) es una herramienta de programación de citas de larga trayectoria que se sincroniza con tu calendario y crea una página de reservas que las familias pueden usar de inmediato. Su punto fuerte es la personalización; por ejemplo, puedes ajustar el aspecto y la sensación de tu página para que se vea profesional y alineada con tu marca.

Para las escuelas, eso significa un enlace de reservas pulido para reuniones con padres o para horas de oficina, sin necesidad de configuración adicional. Pero ten en cuenta: en el plan gratuito, solo obtienes una página, y las funciones avanzadas como recordatorios o enlaces de video están restringidas a los planes de pago.

El plan gratuito de YouCanBookMe te ofrece una página de reservas conectada a un único calendario (Google, Microsoft o Apple). Para un docente, esto significa que los padres o estudiantes pueden ver tu disponibilidad en tiempo real sin necesidad de intercambiar correos electrónicos de un lado a otro.

También puedes personalizar el aspecto de tu página, elegir la duración de las citas y establecer tiempos de margen para evitar prisas entre reuniones. Los correos electrónicos de confirmación automática se envían de inmediato, para que las familias sepan que su turno está reservado.

¿Los inconvenientes? El plan gratuito viene con una marca de agua de YCBM, y no incluye recordatorios automáticos ni correos electrónicos de seguimiento, lo que puede provocar más ausencias. Además, no tiene integraciones de video como Zoom o Google Meet, por lo que las reuniones virtuales requieren una configuración adicional.

Si quieres conectar más de un calendario, usar varias páginas de reserva o crear recordatorios automáticos para reducir las ausencias, tendrás que actualizar tu plan.

También tendrás que actualizar tu plan para acceder a funciones esenciales, como las integraciones de videoconferencia (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams), o para eliminar la marca de tu página de reservas.

• Buenas opciones de personalización para la página de reservas del plan gratuito.
• Funciona directamente con tu calendario de Google, Microsoft o Apple.
• Ofrece a los clientes una experiencia de reserva limpia y profesional.

• Solo una página de reservas en el plan gratuito.
• Sin integraciones de videoconferencia en el plan gratuito.
• El plan gratuito no incluye recordatorios automáticos.
• La marca no se puede eliminar en la versión gratuita.

El plan gratuito funciona mejor para un solo profesor o consejero que solo necesita una página de reservas sencilla y personalizada para reuniones presenciales. Es una buena opción si no dependes de enlaces de videollamada o recordatorios automáticos.

Escribimos esta reseña porque demasiadas escuelas se llevan una sorpresa. Una herramienta parece gratuita, te registras y justo cuando ya te sientes cómodo, te topas con un muro de pago.

Así que los probamos todos. Nos registramos en más de 25 aplicaciones de programación que afirmaban ofrecer un plan gratuito y analizamos qué significa realmente “gratis”.

Muchas de esas opciones “gratuitas” eran en realidad solo pruebas breves con condiciones ocultas. Solo seis herramientas ofrecían un plan en el que las escuelas pudieran confiar sin pagar.

A partir de ahí, buscamos las herramientas que dieran a las escuelas mayor margen para crecer, incluyendo elementos esenciales como la sincronización de calendarios y los enlaces de video, y que funcionaran sin problemas y sin presión por actualizar.

Cada minuto que el personal pasa persiguiendo correos electrónicos es un minuto que no se dedica a los estudiantes. El software de programación elimina ese ir y venir de su carga y crea una jornada escolar más tranquila y organizada.

Los docentes están al límite. En lugar de intercambiar 12 correos para organizar una sola reunión con las familias, un programador de citas permite que los padres elijan un horario y lo confirme automáticamente. Eso significa menos estrés en la bandeja de entrada y más tiempo para preparar clases o simplemente para respirar.

Consejo profesional: Usa páginas de reservas para las reuniones con padres, seguimientos con estudiantes y horas de oficina. Cada público recibe su propio enlace, lo que mantiene todo sencillo.

Los papeles sueltos y las cadenas de correos superpuestas generan confusión y reuniones perdidas. Con un único programador en línea, el personal puede ver todas las citas en una sola vista de calendario, incluidas las cancelaciones, evitando así las dobles reservas y las notas extraviadas.

Consejo profesional: Elige una herramienta con sincronización de múltiples calendarios para que el personal pueda gestionar los calendarios escolares, del distrito y personales sin conflictos

Docentes, orientadores y administradores se benefician por igual. Los docentes gestionan sus horas de atención y las reuniones con padres. Los orientadores realizan seguimientos con los estudiantes de forma privada. Los administradores controlan el uso de las aulas y los eventos. Los padres valoran poder reservar cuando les resulte más conveniente, y no solo durante el horario de oficina.

Consejo profesional: Busca la detección automática de zona horaria y el soporte multilingüe, ya que son fundamentales para escuelas y docentes que trabajan con familias internacionales o multilingües.

Los padres ocupados a veces pueden olvidarse de ciertos eventos. Los recordatorios automáticos por correo electrónico o SMS ayudan a reducir las reuniones perdidas y el tiempo de preparación desperdiciado. Las familias asisten con mayor constancia, lo que favorece una participación más sólida y una comunicación más fluida.

Consejo profesional: Aunque los recordatorios sean una función de pago, vale la pena incluirlos en el presupuesto para que las ausencias sin aviso se reduzcan drásticamente cuando las familias reciben un recordatorio amable.

En las escuelas, el tiempo es valioso. Coordinar reuniones con padres, sesiones de orientación y juntas de personal suele requerir más esfuerzo que las propias conversaciones.

El plan gratuito para siempre de Koalendar se creó teniendo en cuenta esa realidad. No hay límites de reservas ni periodos de prueba, solo una herramienta en la que tu escuela puede confiar. Los docentes pueden compartir enlaces separados para padres, estudiantes y colegas. Los orientadores pueden programar reuniones de seguimiento con facilidad. Los administradores pueden mantener los calendarios sincronizados entre todo el personal.

El resultado es un horario más tranquilo y organizado, y más tiempo para concentrarse en lo que más importa: los estudiantes y las familias.

👉 Puedes crear una cuenta en pocos minutos aquí, y es gratis de usar todo el tiempo que quieras; no se requiere tarjeta de crédito.