Was ist Ressourcenplanung?
Ressourcenplanung ist die Praxis, gemeinsam genutzte Objekte wie Raeume, Geraete, Fahrzeuge oder Arbeitsplaetze zusammen mit den Personen zu buchen, die sie benoetigen. Sie stellt sicher, dass zwei Gruppen niemals denselben Beamer, Gerichtssaal oder Untersuchungsraum gleichzeitig beanspruchen, sofern die Kapazitaet das nicht erlaubt.
Warum Ressourcenplanung wichtig ist
Reine Personenplanung kann auf dem Papier korrekt aussehen, waehrend die zugrunde liegende Ressource doppelt gebucht ist. Ressourcenplanung bringt physische Einschraenkungen mit der Verfuegbarkeit von Personen in Einklang, damit Ablaeufe reibungslos funktionieren. Ausserdem verbessert sie die Auslastung, weil ungenuetzte Raeume oder Geraete als buchbares Inventar sichtbar werden, statt nur in Tabellen zu existieren.
So funktioniert Ressourcenplanung
- Sie listen alle reservierbaren Ressourcen mit Kapazitaet, Standort und etwaigen Sperrfenstern auf.
- Sie legen Regeln fest, welche Termintypen welche Ressourcen erfordern, zum Beispiel einen Konferenzraum plus einen Gastgeber.
- Wenn jemand eine Zeit waehlt, prueft das System, ob jede benoetigte Person und Ressource gleichzeitig verfuegbar ist.
- Bestaetigte Buchungen blockieren den Ressourcenkalender genauso wie den Kalender der beteiligten Personen.
- Berichte zeigen die Auslastung, sodass Sie ungenuetzte Ressourcen stilllegen oder dort Kapazitaet hinzufuegen koennen, wo die Nachfrage steigt.
Beispiel
Ein Coworking-Space ermoeglicht es Mitgliedern, Besprechungsraum A fuer sechs Personen zu buchen. Ein Startup reserviert Dienstag um 10:00 Uhr fuer einen Kundenworkshop. Die Buchung erfasst sowohl den Kalender des Gastgebers als auch den Kalender von Raum A. Ein anderes Mitglied, das denselben Raum zur selben Zeit buchen moechte, sieht keine Verfuegbarkeit, auch wenn ein anderer Gastgeber frei waere.
Haeufige Anwendungsfaelle
- Besprechungsraeume, Telefonkabinen und Interviewraeume
- Medizinische Untersuchungsraeume, Massageliegen und Behandlungsplaetze
- Sportplaetze, Bahnen und Studios mit fester Kapazitaet
- Fahrzeuge, AV-Ausstattung und tragbare Geraete, die zwischen Einsaetzen wechseln
- Arbeitsplaetze oder Stationen auf einer gemeinsam genutzten Serviceflaeche
Ressourcenplanung vs. Teamplanung
Teamplanung konzentriert sich auf die Verteilung von Personen, zum Beispiel per Round-Robin unter Gastgebern. Ressourcenplanung konzentriert sich auf Objekte, die Personen gemeinsam nutzen. Viele reale Ablaeufe erfordern beides: die richtige Person und den richtigen Raum im selben Moment. Wenn Sie nur Personen optimieren, bleiben Ressourcen ein versteckter Engpass.
Best Practices
- Benennen Sie Ressourcen so, wie Kunden sprechen, zum Beispiel Studio 2 statt eines internen Codes.
- Setzen Sie realistische Puffer fuer Raumrueckbau, Reinigung oder Geraeteaufbau zwischen Buchungen.
- Halten Sie Ressourcenkalender als fuehrende Quelle, damit spontane Reservierungen nicht nur auf Papier existieren.
- Ueberpruefen Sie Spitzenwochen und passen Sie Mindestdauer oder Preise an, wenn bestimmte Zeitfenster staendig ausgebucht sind.
- Schulen Sie das Personal, was bei einem Ressourcenausfall waehrend des Tages zu tun ist, damit Kalender Ausfallzeiten schnell widerspiegeln.
Verwandte Begriffe der Terminplanung
- Kapazitaet
- Konflikterkennung
- Teamplanung
- Sperrzeit
