Resultados de un vistazo
⏱️ Programación fluida para un flujo de contenido de alto volumen, a menudo hasta 15 contactos semanales con socios
👥 Equipo que usa Koalendar: Equipo de estrategia social y contenido (calendario compartido de Outlook; Sandra y Antonia son las principales usuarias en el día a día)
📅 Años usando Koalendar: 1+
⭐ Principal beneficio: “Para nosotros, es muchísimo volumen… Si tuviéramos que hacerlo manualmente, nos consumiría una enorme cantidad de tiempo.”
Descripción general
Visit Las Vegas es la organización de marketing de destinos detrás de la promoción turística oficial de la ciudad, que impulsa Las Vegas como destino tanto para viajes de ocio como de negocios.
Dentro de la organización, Antonia y Sandra (estrategia social) planifican y coordinan el contenido para redes sociales con los hoteles asociados, atracciones y espectáculos, asegurándose de que todo lo que ocurre en el destino se capture y se comparta a tiempo.
El desafío: gran volumen de programación de citas entre socios (y creadores)
El equipo de redes sociales trabaja con meses de antelación, coordinando sesiones con una larga lista de socios. Con varios creadores involucrados, programar todo manualmente significaría comprobar la disponibilidad de cada persona y luego enviar las opciones a los socios una y otra vez.
Como dijo Antonia:
“Para que podamos reservar esto manualmente… Sandra tiene que comprobar con cada creador cuándo está disponible, volver al socio… [son] horarios y fechas… de un lado a otro.”
También se toparon con algunos inconvenientes en el flujo de trabajo a lo largo del proceso:
- Bloques internos ocupados que reducen accidentalmente la capacidad de reservas (permiten dos reservas por hora, y los recordatorios internos podrían “quitar” un cupo)
- Fricción al reprogramar (los socios le pedían a Sandra que cambiara las reservas por ellos)
- Seguimientos aún necesarios cuando los socios no programan una cita después del contacto inicial
- Un interés creciente en la automatización y la IA para reducir los pasos manuales más allá de la programación (“Estamos intentando automatizar todo lo que podamos”).
La solución: un único enlace de Koalendar, conectado a Outlook y diseñado para que los socios reserven por sí mismos
El equipo utiliza un único enlace de reserva conectado a un calendario compartido de Outlook al que pueden acceder varios miembros del equipo. Los socios reciben el enlace, eligen una hora disponible y reservan sin tener que esperar a una cadena de correos electrónicos.
Para que cada reserva fuera útil (y no solo un bloque de tiempo en el calendario), añadieron preguntas de admisión que los socios completan durante la programación, entre ellas:
- Quién reserva
- Contacto in situ
- Dónde están filmando
- Pago o detalles adicionales
“Ahora… un socio puede ver nuestra disponibilidad y simplemente reservar; ya no hay… idas y vueltas con los horarios ni cosas por el estilo.”
También configuraron Koalendar para adaptarse a su volumen permitiendo múltiples reservas por hora, y utilizan bloques para proteger momentos internos clave (como las sesiones semanales de lluvia de ideas) o para desactivar la programación durante momentos de máxima actividad (como la semana de la Fórmula 1).
El resultado: una programación más rápida, menos recordatorios que perseguir y más control en las semanas ajetreadas
Koalendar se convirtió en la “puerta única” del equipo para la programación con socios, algo especialmente valioso cuando el volumen se dispara.
«Es súper útil: fácil de usar, se integra con Outlook, envía notificaciones y recordatorios de reservas, y nos ahorra muchísimo tiempo porque los socios pueden reservar directamente según nuestra disponibilidad.»
Antonia Genov
Equipo de Estrategia Social
En el día a día, Koalendar liberó al equipo de las tareas de programación de reuniones y las convirtió en un flujo de trabajo sencillo y repetible. En la práctica, esto significa:
✅Los socios reservan directamente desde la disponibilidad, en lugar de esperar idas y vueltas
✅ Notificaciones y recordatorios automáticos ayudan a que todos se mantengan al día (“…el evento será dentro de un día… dentro de tres horas… eso ayuda.”)
✅ Los periodos de mayor actividad están protegidos con bloques (lluvias de ideas, semanas de grandes eventos, etc.)
✅ La programación se mantiene organizada incluso con varios creadores, ya que la reserva aparece en el calendario compartido y el equipo asigna después a un creador internamente
✅ Reprogramación de citas por cuenta propia desde el correo de confirmación para que el flujo de trabajo sea aún más fluido
Conclusión
En un destino como Las Vegas (donde las necesidades de los socios cambian rápidamente y los plazos pueden ser muy ajustados), Koalendar ofrece al equipo de redes sociales de Visit Las Vegas una forma sencilla de mantener las sesiones de grabación bajo control sin quedar sepultados por las tareas de programación.
Con un solo enlace vinculado a un calendario compartido de Outlook, los socios pueden reservar cuando les convenga, el equipo se mantiene protegido durante los periodos internos de mayor carga y las semanas de grandes eventos, y todos reciben los recordatorios que necesitan para presentarse bien preparados.
El resultado es un flujo de trabajo más fluido, menos idas y vueltas y más tiempo para lo que realmente importa: planificar, crear y publicar contenido de calidad que mantenga el destino en la mente del público.
¿Listo para simplificar la programación de alto volumen? Crea una página de reservas, comparte tu enlace y deja que Koalendar se encargue de la coordinación.
