Résultats en un coup d’œil
⏱️ Planification fluide pour un flux de contenu à fort volume — souvent jusqu’à 15 prises de contact hebdomadaires avec des partenaires
👥 Équipe utilisant Koalendar : Équipe stratégie réseaux sociaux + contenu (agenda Outlook partagé ; Sandra et Antonia sont les principales utilisatrices au quotidien)
📅 Années d’utilisation de Koalendar : +d'1
⭐ Principal avantage : « Pour nous, c’est énormément de volume… Si nous devions faire cela manuellement, ce serait une perte de temps énorme. »
Aperçu
Visit Las Vegas est l’organisme de promotion touristique chargé du marketing officiel de la ville, faisant la promotion de Las Vegas pour les voyages d’agrément comme pour les déplacements professionnels.
Au sein de l’organisation, Antonia et Sandra (stratégie sociale) planifient et coordonnent les contenus pour les réseaux sociaux avec les hôtels partenaires, les attractions et les spectacles, en veillant à ce que tout ce qui se passe dans la destination soit capturé et partagé en temps voulu.
Le défi : planifier à grande échelle avec de nombreux partenaires (et créateurs)
L’équipe réseaux sociaux travaille avec plusieurs mois d’avance, en coordonnant des tournages avec une longue liste de partenaires. Avec plusieurs créateurs impliqués, planifier manuellement impliquerait de vérifier les disponibilités de chacun, puis de renvoyer sans cesse les différentes options aux partenaires.
Comme Antonia l’a dit :
« Pour que nous puissions réserver cela manuellement… Sandra doit vérifier avec chaque créateur quand il est disponible, revenir vers le partenaire… ce sont des histoires d’horaires et de dates… des allers-retours sans fin. »
Ils ont également rencontré quelques problèmes de flux de travail en cours de route :
- Les créneaux internes occupés réduisent par erreur la capacité de réservation (ils autorisent deux réservations par heure, et les rappels internes peuvent « prendre » un créneau)
- Friction liée à la replanification (les partenaires demandaient à Sandra de modifier les réservations pour eux)
- Relances encore nécessaires lorsque les partenaires ne planifient rien après la prise de contact
- Un intérêt croissant pour l’automatisation et l’IA afin de réduire les étapes manuelles au-delà de la planification (« Nous essayons d’automatiser autant que possible. »)
La solution : un lien Koalendar, connecté à Outlook, conçu pour la prise de rendez-vous autonome par vos partenaires
L’équipe utilise un lien de réservation unique connecté à un calendrier Outlook partagé auquel plusieurs membres de l’équipe peuvent accéder. Les partenaires reçoivent le lien, choisissent un créneau disponible et réservent sans avoir à attendre une longue chaîne d’e-mails.
Pour que chaque réservation soit utile (et pas seulement un créneau sur le calendrier), ils ont ajouté des questions préalables que les partenaires remplissent au moment de la planification, notamment :
- Qui réserve
- Contact sur site
- Où ils tournent
- Paiement ou informations supplémentaires
« Maintenant… un partenaire peut voir nos disponibilités et il peut simplement réserver — il n’y a plus… tous ces allers-retours à propos des horaires et ce genre de choses. »
Ils ont également configuré Koalendar pour gérer leur volume en autorisant plusieurs réservations par heure, et ils utilisent des blocs pour protéger les moments internes clés (comme les séances de brainstorming hebdomadaires) ou pour désactiver la prise de rendez-vous pendant les périodes de forte affluence (comme la semaine de Formule 1).
Résultat : une planification plus rapide, moins de relances à faire et davantage de contrôle pendant les semaines chargées
Koalendar est devenu « le point d’entrée unique » de l’équipe pour la planification avec les partenaires, ce qui s’est révélé particulièrement précieux lors des pics de volume.
« C’est extrêmement utile : facile à utiliser, s’intègre à Outlook, envoie des notifications de réservation et des rappels, et cela nous fait gagner énormément de temps, car les partenaires peuvent réserver directement en fonction de nos disponibilités. »
Antonia Genov
Équipe de stratégie sociale
Au quotidien, Koalendar a déchargé l’équipe de la gestion des plannings et l’a transformée en un flux de travail simple et reproductible. Concrètement, cela signifie :
✅Les partenaires réservent directement à partir des disponibilités, au lieu d’attendre des échanges interminables
✅ Des notifications et rappels automatiques aident tout le monde à rester sur la bonne voie (« …l’événement a lieu dans un jour… dans trois heures… donc ça aide. »)
✅ Les périodes chargées sont protégées par des blocs (brainstorms, semaines de grands événements, etc.)
✅ La planification reste organisée même avec plusieurs créateurs, puisque la réservation apparaît sur le calendrier partagé et que l’équipe assigne ensuite un créateur en interne
✅ Reprogrammation en libre-service depuis l’e-mail de confirmation pour rendre le flux de travail encore plus fluide
Conclusion
Dans une destination comme Las Vegas (où les besoins des partenaires évoluent rapidement et où les délais peuvent être serrés), Koalendar offre à l’équipe réseaux sociaux de Visit Las Vegas un moyen simple de garder les tournages sur la bonne voie sans se laisser submerger par l’administratif lié à la planification.
Avec un seul lien relié à un calendrier Outlook partagé, les partenaires peuvent réserver quand cela leur convient, l’équipe reste protégée pendant les périodes internes chargées et les grandes semaines d’événements, et tout le monde reçoit les rappels nécessaires pour se présenter bien préparé.
Le résultat est un flux de travail plus fluide, moins d’allers-retours et plus de temps pour ce qui compte vraiment : planifier, créer et publier un excellent contenu qui maintient la destination au premier plan des esprits.
Prêt à simplifier la planification à grande échelle ? Créez une page de réservation, partagez votre lien et laissez Koalendar s’occuper de toute la coordination.
