Resultados em resumo
⏱️ Agendamento eficiente para um fluxo de produção de conteúdo em grande volume, frequentemente até 15 abordagens semanais a parceiros
👥 Equipe usando o Koalendar: equipe de estratégia e conteúdo para redes sociais (calendário compartilhado do Outlook; Sandra e Antonia são as principais usuárias no dia a dia)
📅 Anos usando Koalendar: 1+
⭐ Maior benefício: “Para nós, é muito volume… Se tivéssemos que fazer isso manualmente, seria uma perda enorme de tempo.”
Visão geral
A Visit Las Vegas é a organização de marketing de destino por trás da campanha oficial de turismo da cidade, promovendo Las Vegas tanto para viagens de lazer, quanto de negócios.
Dentro da organização, Antonia e Sandra (estratégia de redes sociais) planejam e coordenam o conteúdo social com hotéis parceiros, atrações e shows, garantindo que tudo o que acontece no destino seja registrado e compartilhado a tempo.
O desafio: agendamento de gravações de conteúdo em grande escala entre parceiros (e criadores)
A equipe de social trabalha com meses de antecedência, coordenando gravações com uma longa lista de parceiros. Com vários criadores envolvidos, fazer o agendamento manualmente significaria verificar a disponibilidade de cada pessoa e depois repassar as opções aos parceiros, repetidas vezes.
Como Antonia disse:
“Para fazermos essa reserva manualmente… a Sandra precisa verificar com cada criador quando eles estão disponíveis, voltar para o parceiro… são horários e datas… vai e volta o tempo todo.”
Eles também encontraram alguns problemas de fluxo de trabalho ao longo do caminho, o que faz necessária a ajuda de um software de agendamento para equipes de marketing:
- Blocos internos ocupados reduzindo acidentalmente a capacidade de agendamento (eles permitem duas reservas por hora, e lembretes internos podem “ocupar” uma vaga)
- Atrito ao remarcar (os parceiros pediam para a Sandra alterar as reservas por eles)
- Acompanhamentos ainda necessários quando os parceiros não agendam após o contato
- Um interesse crescente em automação e IA para reduzir etapas manuais além do agendamento (“Estamos tentando automatizar o máximo que pudermos.”)
A solução: um único link do Koalendar, conectado ao Outlook, feito para agendamento direto pelos parceiros
A equipe usa um único link de agendamento conectado a um calendário compartilhado do Outlook ao qual vários membros da equipe têm acesso. Os parceiros recebem o link, escolhem um horário disponível e fazem a reserva sem precisar esperar por uma longa troca de e-mails. Assim, o agendamento de produção de conteúdo é muito mais fluido!
Para tornar cada agendamento útil (e não apenas um horário no calendário), eles adicionaram perguntas de triagem que os parceiros respondem durante o agendamento, incluindo:
- Quem está reservando
- Contato no local
- Onde estão filmando
- Pagamento ou detalhes adicionais
“Agora… um parceiro consegue ver a nossa disponibilidade e simplesmente fazer a reserva — não tem mais… aquela troca de mensagens sobre horários e coisas do tipo.”
Eles também configuraram o Koalendar para dar conta do volume e ajudar na organização de gravações com parceiros, permitindo várias reservas por hora. Assim, usam bloqueios para proteger horários internos importantes (como sessões semanais de brainstorming) ou para interromper o agendamento em momentos de pico (como na semana da Fórmula 1).
O resultado: agendamentos mais rápidos, menos lembretes para ficar cobrando e mais controle em semanas corridas
O Koalendar se tornou a “porta única” da equipe para o agendamento com parceiros, algo especialmente valioso quando o volume aumenta.
“É super útil — fácil de usar, integra com o Outlook, envia notificações e lembretes de agendamento e nos poupa muito tempo, porque os parceiros podem reservar diretamente com base na nossa disponibilidade.”
Antonia Genov
Equipe de Estratégia Social
No dia a dia, a ferramenta para agendar gravações tirou o agendamento da responsabilidade da equipe e o transformou em um fluxo de trabalho simples e repetível. Na prática, isso significa:
✅Os parceiros fazem reservas diretamente a partir da disponibilidade, em vez de esperar por idas e vindas
✅ Notificações e lembretes automáticos ajudam todo mundo a se manter no caminho certo (“…o evento será daqui a um dia… daqui a três horas… isso ajuda bastante.”)
✅ Períodos de maior movimento ficam protegidos com blocos (brainstorms, semanas de grandes eventos, etc.)
✅ O agendamento permanece organizado mesmo com vários criadores, já que a reserva entra no calendário compartilhado e a equipe atribui um criador internamente depois
✅ Remarcação autônoma a partir do e-mail de confirmação para deixar o fluxo ainda mais simples
Conclusão
Em um destino como Las Vegas (onde as necessidades dos parceiros mudam rapidamente e os prazos podem ser apertados), o Koalendar oferece à equipe de mídias sociais do Visit Las Vegas uma maneira simples de manter as gravações organizadas sem se sobrecarregar com tarefas administrativas de agendamento.
Com um único link conectado a um calendário compartilhado do Outlook, os parceiros podem agendar no horário que for melhor para eles, a equipe fica protegida durante períodos internos de alta demanda e semanas de grandes eventos, e todos recebem os lembretes de que precisam para chegar preparados.
O resultado é um fluxo de trabalho mais fluido, menos idas e vindas e mais tempo para o que realmente importa: planejar, capturar e publicar conteúdos de qualidade que mantenham o destino em destaque na mente do público. De fato, este software para equipes de conteúdo traz a ajuda perfeita!
Pronto para simplificar o agendamento em grande escala? Crie uma página de agendamento, compartilhe seu link e deixe o Koalendar cuidar de toda a coordenação.
