When2meet vs Doodle

Cuando intentas conseguir que cinco, diez o cincuenta personas se pongan de acuerdo en una hora, la herramienta de programación adecuada puede hacer magia. Y dos de las herramientas más sencillas para ese trabajo son When2meet y Doodle.

Ambas son plataformas populares de programación de citas en línea basadas en encuestas de disponibilidad, pero han evolucionado en direcciones muy diferentes. En esta comparativa detallada de When2meet vs Doodle, analizaremos las funciones, los precios, la experiencia de usuario y casos de uso reales, además de una tercera alternativa, Koalendar, que vale la pena conocer.

Comparación rápida

Enfoque principal	Cuadrícula sencilla de disponibilidad para programar reuniones de grupo	Software completo de programación para equipos y encuestas de grupo
Precio	Gratis (con anuncios, donaciones)	Planes gratuitos y de pago desde aproximadamente 6,95–8,95 USD por usuario al mes
Uso típico	Programación de reuniones informales de grupo (clubes, amigos, proyectos estudiantiles)	Reuniones profesionales, programación de equipos, reservas de clientes
Integraciones	Ninguna (sin integraciones de calendario ni de aplicaciones)	Integraciones profundas con Google, Outlook, iCloud, Zoom, Teams, Stripe, etc.
Branding y automatización	Muy básico; sin automatizaciones, sin branding	Páginas de reservas, recordatorios, pagos y flujos de trabajo para equipos

Si solo quieres una herramienta gratuita y ligera para planificar reuniones y encontrar una hora para tu grupo, When2meet es difícil de superar. Si lo que buscas es software de programación para equipos, con reservas, recordatorios y pagos, Doodle es la solución más completa.

When2meet es una herramienta web minimalista que te ayuda a encontrar un horario que funcione para un grupo. Creas un evento, eliges fechas posibles y un rango de horas, y luego compartes un enlace. Cada participante marca en una cuadrícula los bloques en los que está disponible; las áreas verdes superpuestas muestran el mejor momento para reunirse.

La interfaz es muy minimalista y está construida casi por completo alrededor de una cuadrícula visual de disponibilidad, de modo que puedes crear y revisar encuestas rápidamente. Está claramente diseñada para la programación de grupos más que para reservas 1:1 con clientes o flujos de trabajo automatizados. Las contrapartidas: no hay integraciones con calendarios, recordatorios ni correos de seguimiento, y la interfaz anticuada, solo para escritorio, puede sentirse un poco torpe. En conjunto, When2meet es una de las herramientas de planificación de reuniones más sencillas en línea: se centra en una sola tarea —encontrar una hora para un grupo— y la hace de forma rápida y gratuita.

Doodle comenzó como una herramienta de encuestas similar a When2meet, pero ha evolucionado hasta convertirse en una plataforma más amplia de programación en línea. Hoy en día ofrece:

• Encuestas de grupo
• Enlaces de programación 1:1
• Páginas de reservas multiuso
• Recordatorios y confirmaciones
• Pagos e integraciones avanzadas

Según su propio material de marketing y reseñas independientes recientes, Doodle se presenta como software de programación para equipos, especialmente para ventas, contratación, sincronizaciones internas y eventos.

Creado para	Grupos informales que solo necesitan una forma rápida de encontrar una hora	Profesionales, equipos y empresas que necesitan una programación estructurada
Mejor para	Reuniones de estudiantes, clubes, comunidades y amigos	Equipos, consultores, reclutadores, ventas, RR. HH. y puestos de atención al cliente
Caso de uso principal	Sencillas encuestas de disponibilidad en grupo para encontrar horarios que se solapen	Gestión de 1:1, reuniones de grupo y reservas con clientes mediante automatización

When2meet es especialmente útil cuando:

• Estás organizando proyectos estudiantiles, sesiones de juego o grupos de aficionados
• Los participantes no comparten el mismo sistema de calendario
• No necesitas recordatorios automáticos, solo un breve momento en que coincidan sus disponibilidades
• Quieres una herramienta gratuita sin registros ni configuraciones complicadas

Esto lo convierte en el favorito de clubes, pequeñas comunidades y eventos puntuales, donde la comodidad pesa más que el acabado.

Doodle está diseñado para:

• Equipos (ventas, RR. HH., marketing, soporte) que necesitan reuniones periódicas y flujos de trabajo estructurados
• Freelancers y consultores que programan sesiones pagadas con clientes
• Empresas que se preocupan por la marca, la automatización y las integraciones
• Casos de uso como contratación, incorporación, seminarios web y reuniones periódicas de equipo, donde los calendarios, los recordatorios y los pagos son importantes

Conclusión: Usa When2meet si quieres una herramienta gratuita y ultra sencilla para encontrar rápidamente una hora que funcione para un grupo y no necesitas automatización ni integraciones. Elige Doodle si la programación de reuniones forma parte de tu flujo de trabajo profesional y necesitas una plataforma de programación pulida e integrada con sincronización de calendario, recordatorios y una mejor experiencia para equipos y clientes.

Los precios y los planes disponibles pueden determinar qué herramienta tiene más sentido a largo plazo. Así es como se comparan.

When2meet mantiene las cosas extremadamente simples:

• Precio: Gratis
• Monetización: Anuncios gráficos y donaciones voluntarias

No hay niveles, mejoras ni funciones ocultas. Esa es su mayor fortaleza y también su mayor limitación.

Doodle ofrece un modelo de precios SaaS clásico con un plan gratuito y niveles de pago. El precio exacto puede cambiar, pero en 2025 la mayoría de las fuentes indican:

• Plan gratuito– para personas que están «empezando» con la programación sencilla y encuestas básicas
• Pro – alrededor de 6,95 $ por usuario/mes, añadiendo funciones avanzadas de programación e integraciones
• Equipo – alrededor de 8,95 US$ por usuario/mes, con controles de administración y funciones para equipos
• Enterprise – precios personalizados para grandes organizaciones

Lo que pagas con Doodle:

• Mejor automatización (recordatorios, confirmaciones, reservas)
• Varios tipos de reuniones y páginas de reserva
• Integraciones más avanzadas (video, pagos, CRM)
• Controles de administrador para equipos

Si tu presupuesto es cero y sobre todo haces encuestas rápidas para grupos, When2meet es la mejor opción. Si quieres una herramienta de programación apta para negocios y no te importa pagar por usuario, Doodle o una alternativa a Doodle son una mejor inversión.

En cuanto a funciones, Doodle ofrece encuestas y automatización profesional de reuniones, mientras que When2meet se centra en la simplicidad de las encuestas.

Programación de reuniones de grupo	✅	✅
Programación 1:1	❌	✅
Programación recurrente	❌	✅
Integraciones de calendario (Google, Outlook, etc.)	❌	✅
Integraciones de video y pagos	❌	✅
Automatización y recordatorios	❌	✅
Páginas de reservas profesionales con marca	❌	✅
No se requiere inicio de sesión para los participantes	✅	❌
Completamente gratis de usar	✅	❌ (niveles de pago)

Conclusión clave: Usa When2meet cuando necesites una forma gratuita y muy sencilla de encontrar una hora que funcione para un grupo, y usa Doodle cuando necesites una plataforma de programación profesional e integrada con sincronización de calendario, automatizaciones y páginas de reserva pulidas para clientes y equipos.

When2meet es increíblemente rápido una vez que lo entiendes: arrastras sobre la cuadrícula, escribes tu nombre y listo. La curva de aprendizaje es un poco más pronunciada para los usuarios no técnicos porque la interfaz es muy básica.

Doodlese siente más guiado: plantillas para reuniones 1:1, encuestas de grupo y páginas de reserva, además de mensajes de ayuda y una experiencia de usuario más familiar para usuarios empresariales. Algunas funciones avanzadas añaden complejidad, pero la mayoría de los usuarios lo encuentran fácil de usar.

Conclusión: Si estás incorporando a un equipo poco técnico y quieres que disfruten usando la herramienta, Doodle es la mejor opción. Si vas a enviar una encuesta a estudiantes universitarios o amigos a quienes no les importa una interfaz algo peculiar, When2meet está bien.

Reseñas de Doodle en G2 y Capterra destacan de forma constante su facilidad de uso, la coordinación eficiente de grupos y el gran valor que ofrece incluso en la versión gratuita. A los usuarios también les gusta que “todo el mundo ya conoce Doodle”, lo que reduce la fricción. Algunos señalan solapamientos con los calendarios existentes y que las funciones avanzadas están detrás de muros de pago.

Comentarios sobre When2meet de guías y reseñas en blogs suelen decir:

• Ideal para la programación básica y gratuita de grupos
• Funciones limitadas, sin aplicaciones móviles, sin integraciones
• Adecuado para un uso sencillo, pero los equipos serios tarde o temprano se le quedan pequeño y pasan a herramientas de pago

Conclusión: Así que, si estás pensando a largo plazo para un equipo o una empresa, el historial de Doodle es más sólido. Para grupos informales, el estilo de When2meet de “suficientemente bueno y gratis” se gana los corazones.

Aquí tienes una guía rápida para tomar decisiones:

Elige When2meet si:

• Necesitas programar reuniones de grupo de forma rápida y gratuita
• Te importa más la simplicidad que las integraciones
• Los participantes son en su mayoría amigos, voluntarios o estudiantes
• No te importa añadir las reuniones a tu calendario de forma manual

Elige Doodle si:

• Estás programando reuniones con clientes, prospectos, candidatos o partes interesadas
• Quieres automatización (recordatorios, confirmaciones, reservas recurrentes)
• Necesitas integraciones de calendario, video y pagos
• Formas parte de un equipo y necesitas flujos de trabajo compartidos y controles de administración

Si te identificas como una empresa, agencia o un equipo en crecimiento, Doodle se acerca más al tipo de software de programación para equipos que querrás a largo plazo. Si eres más bien un organizador comunitario, estudiante o anfitrión ocasional de encuentros, When2meet probablemente cubrirá el 90% de tus necesidades de forma gratuita.

Koalendar es una tercera opción que vale la pena considerar. Es una aplicación de programación de citas moderna basada en enlaces de reserva y sincronización de calendarios en lugar de cuadrículas de disponibilidad, con un fuerte enfoque en la facilidad de uso. En la práctica, Koalendar se sitúa en algún punto intermedio entre When2meet y Doodle tanto en precios como en funciones: tiene un plan gratuito para siempre y versiones de pago, y no utiliza cuadrículas de disponibilidad ni encuestas en absoluto, porque no las necesita: Koalendar comprueba automáticamente la disponibilidad de todos en sus calendarios y solo muestra los horarios que realmente funcionan.

Al igual que Doodle, Koalendar te permite incrustar páginas de reserva en tu sitio web, enviar recordatorios automáticos para reducir las ausencias e incluso cobrar por sesiones de pago en su plan Pro.

"Compartir un calendario de Google mediante su URL es poco práctico. Cuando Doodle dejó de ofrecer compatibilidad para compartir calendarios, probé distintas herramientas, pero ninguna tenía las funciones que buscaba. Finalmente encontré Koalendar y es exactamente lo que necesito. Tiene una versión gratuita, es fácil pero flexible de configurar y las personas que quieren reservar una reunión conmigo pueden hacerlo de forma rápida y sencilla."

Roger L.

Director ejecutivo

Para hacerlo aún más atractivo, el plan gratuito para siempre de Koalendar incluye reservas ilimitadas, páginas de programación y tipos de eventos, además de sincronización en tiempo real con los calendarios de Google, Outlook y iCloud, detección inteligente de zona horaria, notificaciones de reserva instantáneas y enlaces para videoconferencias.

¿Listo para mantener la programación de citas simple, profesional y asequible? Prueba Koalendar gratis hoy, sin necesidad de tarjeta de crédito.