When2meet vs. Doodle

Wenn fünf, zehn oder fünfzig Leute versuchen, sich auf einen Termin zu einigen, kann das richtige Planungstool richtige Wunder bewirken. Und zwei der einfachsten Tools für diesen Zweck sind When2meet und Doodle.

Beide sind beliebte Online‑Terminplanungsplattformen, die auf Verfügbarkeitsumfragen basieren, haben sich jedoch in sehr unterschiedliche Richtungen entwickelt. In diesem ausführlichen When2meet vs. Doodle‑Vergleich betrachten wir Funktionen, Preise, Benutzererlebnis und praktische Anwendungsfälle – plus eine dritte Alternative, Koalendar, die man kennen sollte.

Schneller Vergleich

Kernfokus	Einfache Verfügbarkeitsübersicht für die Terminplanung für Gruppen	Umfassende Planungssoftware für Teams und Gruppenabstimmungen
Preis	Kostenlos (werbefinanziert, Spenden)	Kostenlose und kostenpflichtige Tarife ab etwa 6,95–8,95 $ pro Nutzer/Monat
Typische Verwendung	Planung informeller Gruppentreffen (Clubs, Freunde, Studentenprojekte)	Professionelle Meetings, Teamplanung, Kundenbuchungen
Integrationen	Keine (keine Kalender- oder App-Integrationen)	Nahtlose Integrationen mit Google, Outlook, iCloud, Zoom, Teams, Stripe usw.
Branding & Automatisierung	Sehr einfach; keine Automatisierungen, kein Branding	Buchungsseiten, Erinnerungen, Zahlungen und Workflows für Teams

Wenn Sie einfach nur ein kostenloses, leicht zu bedienendes Tool zur Terminabstimmung suchen, um eine passende Zeit für Ihre Gruppe zu finden, ist When2meet kaum zu schlagen. Wenn Sie hingegen eine umfassendere Planungssoftware für Teams mit Buchungen, Erinnerungen und Zahlungen benötigen, ist Doodle die bessere Wahl.

When2meet mit dem Sie ganz einfach eine passende Zeit für eine Gruppe finden können. Sie erstellen ein Event, wählen mögliche Daten und einen Zeitrahmen aus und teilen anschließend einen Link. Alle Teilnehmer markieren in einem übersichtlichen Raster die Zeitfenster, in denen sie verfügbar sind. Sich überschneidende grüne Bereiche zeigen dabei auf einen Blick, wann die beste Zeit für ein Meeting ist.

Die Benutzeroberfläche ist sehr minimalistisch und nahezu vollständig auf ein visuelles Verfügbarkeitsraster ausgerichtet, sodass Sie Umfragen schnell erstellen und auswerten können. Sie ist klar auf die Terminplanung in Gruppen ausgelegt und weniger für Einzeltermine oder automatisierte Workflows geeignet. Die Kehrseite: Es gibt keine Kalenderintegrationen, Erinnerungen oder Follow-up-E-Mails, und die veraltete, nur für Desktop-Geräte optimierte Oberfläche kann etwas umständlich wirken. Insgesamt ist When2meet eines der einfachsten Online-Tools für die Meetingsplanung. Es konzentriert sich auf eine einzige Aufgabe – eine gemeinsame Zeit für eine Gruppe zu finden – und erledigt diese schnell und kostenlos.

Ähnlich wie When2meet begann Doodle als einfaches Umfragetool, hat sich jedoch zu einer umfassenden Online-Terminplanungsplattform weiterentwickelt. Heute bietet es unter anderem:

• Gruppenumfragen
• Links für Einzeltermine
• Mehrzweck-Buchungsseiten
• Automatische Erinnerungen und Bestätigungen
• Zahlungen und erweiterte Integrationen

Sowohl aus dem eigenen Marketing als auch aus aktuellen unabhängigen Bewertungen geht hervor, dass Doodle sich als Planungssoftware für Teams positioniert – insbesondere für Vertrieb, Recruiting, interne Abstimmungen und Events.

Gedacht für	Informelle Gruppen, die nur schnell eine passende Zeit finden möchten	Fachleute, Teams und Unternehmen, die eine strukturierte Terminplanung benötigen
Ideal für	Studententreffen, Clubs, Communities und Freundeskreise	Teams, Berater, Personalvermittler, Vertrieb, HR und kundenorientierte Rollen
Hauptanwendungsfall	Einfache Gruppenabstimmung zur Verfügbarkeit, um sich überschneidende Zeiten zu finden	Verwaltung von Einzelgesprächen, Gruppenterminen und Kundenbuchungen mit Automatisierung

When2meet ist besonders hilfreich, wenn:

• Sie Studentenprojekte, Gaming-Sessions oder Hobbygruppen organisieren
• die Teilnehmer nicht dasselbe Kalendersystem verwenden
• Sie keine automatischen Erinnerungen benötigen, sondern nur eine schnelle Übersicht über gemeinsame Verfügbarkeiten
• Sie ein kostenloses Tool ohne Logins oder Einrichtungsaufwand suchen

Das macht es zur ersten Wahl für Clubs, kleine Gemeinschaften und einmalige Veranstaltungen, bei denen Einfachheit wichtiger ist als Perfektion.

Doodle ist ideal für:

• Teams (Vertrieb, Personalwesen, Marketing, Support), die wiederkehrende Meetings und strukturierte Workflows benötigen
• Freiberufler und Berater, die kostenpflichtige Kundentermine planen
• Unternehmen, denen Markenaufbau, Automatisierung und Integrationen wichtig sind
• Anwendungsfälle wie Einstellungen, Onboarding, Webinare und wiederkehrende Team-Meetings, bei denen Kalender, Erinnerungen und Zahlungen eine Rolle spielen

Fazit: Verwenden Sie When2meet, wenn Sie ein kostenloses, einfaches Tool suchen, um schnell eine passende Zeit für eine Gruppe zu finden und keine Automatisierung oder Integrationen benötigen. Entscheiden Sie sich für Doodle, wenn Terminplanung Teil Ihres professionellen Workflows ist und Sie eine ausgereifte, integrierte Terminplanungsplattform mit Kalendersynchronisierung, Erinnerungen und einem besseren Buchungserlebnis für Teams und Kunden benötigen.

Preise und verfügbare Tarife können bestimmen, welches Tool langfristig sinnvoll ist. So schneiden beide Tools im Vergleich ab.

When2meet ist bewusst extrem einfach gehalten:

• Preis: Kostenlos
• Monetarisierung: Anzeigen und freiwillige Spenden

Es gibt keine Tarife, Upgrades oder versteckten Funktionen. Das ist seine größte Stärke und zugleich seine größte Einschränkung.

Doodle bietet ein klassisches SaaS-Preismodell mit einem kostenlosen Plan und kostenpflichtigen Tarifen. Die genauen Preise können sich ändern, aber im Jahr 2025 zeigen die meisten Quellen folgendes Bild:

• Kostenloser Plan – für Privatpersonen, die mit einfacher Terminplanung und grundlegenden Umfragen starten möchten
• Pro – etwa 6,95 $ pro Nutzer/Monat, mit erweiterten Planungsfunktionen und Integrationen
• Team – etwa 8,95 $ pro Nutzer/Monat, mit Admin-Kontrollen und Teamfunktionen
• Enterprise – individuelle Preisgestaltung für große Unternehmen

Dafür bezahlen Sie bei Doodle:

• Mehr Automatisierung (Erinnerungen, Bestätigungen, Buchungen)
• Mehrere Meeting-Typen und Buchungsseiten
• Nahtlose Integrationen (Video, Zahlungen, CRMs)
• Admin-Steuerung für Teams

Wenn Ihr Budget bei null liegt und Sie hauptsächlich schnelle Gruppen-Umfragen erstellen, ist When2meet die beste Wahl. Wenn Sie einen geschäftstauglichen Terminplaner suchen und bereit sind, pro Nutzer zu zahlen, ist eine Doodle-Alternative die bessere Investition.

Was die Funktionen betrifft, bietet Doodle sowohl Umfragen als auch professionelle Meeting-Automatisierung, während sich When2meet auf einfache Umfragen konzentriert.

		Kritzelei
Planung von Gruppentterminen	✅	✅
Planung von Einzelgesprächen	❌	✅
Wiederkehrende Terminplanung	❌	✅
Kalenderintegrationen (Google, Outlook usw.)	❌	✅
Video-/Zahlungsintegrationen	❌	✅
Automatisierung & Erinnerungen	❌	✅
Markenspezifische, professionelle Buchungsseiten	❌	✅
Keine Anmeldung für Teilnehmer erforderlich	✅	❌
Vollständig kostenlos nutzbar	✅	❌ (kostenpflichtige Tarife)

Fazit: Verwenden Sie When2meet, wenn Sie ein kostenloses, einfaches Tool benötigen, eine passende Zeit für eine Gruppe zu finden. Entscheiden Sie sich für Doodle, wenn Sie eine professionelle, integrierte Terminplanungsplattform mit Kalendersynchronisierung, Automatisierungen und professionellen Buchungsseiten für Kunden und Teams benötigen.

When2meet ist einfach in der Bedienungl, sobald man es verstanden hat: Sie ziehen mit der Maus über das Raster, geben Ihren Namen ein – und fertig. Die Lernkurve ist für weniger technikaffine Nutzer jedoch etwas steiler, da die Oberfläche sehr minimalistisch ist.

Doodle wirkt strukturierter: Vorlagen für Einzelgespräche, Gruppenumfragen und Buchungsseiten sowie Tooltips und eine vertrautere Benutzeroberfläche für Business-Anwender. Einige Profi-Funktionen erhöhen zwar die Komplexität, dennoch empfinden die meisten Nutzer das Tool als leicht zu bedienen.

Fazit: Wenn Sie ein weniger technikaffines Team leiten und möchten, dass das Tool gerne genutzt wird, ist Doodle die klare Emfehlung. Wenn Sie hingegen eine Umfrage an Studenten oder Freunde senden, die mit einer etwas ungewöhnlichen Oberfläche zurechtkommen, ist When2meet völlig ausreichend.

Doodle-Bewertungen auf G2 und Capterra heben durchweg die einfache Bedienung, die effiziente Koordination von Gruppen und das starke Preis-Leistungs-Verhältnis hervor – selbst in der kostenlosen Version. Nutzer schätzen außerdem, dass „jeder Doodle schon kennt“, was Reibungsverluste verringert. Einige weisen jedoch auf Überschneidungen mit bestehenden Kalendern hin sowie darauf, dass erweiterte Funktionen hinter Bezahlschranken liegen.

When2meet-Feedback aus Anleitungen und Blogrezensionen fällt in der Regel wie folgt aus:

• Ideal für einfache, kostenlose Terminplanung in Gruppen
• Eingeschränkte Funktionen, keine mobilen Apps und keine Integrationen
• Für einfache Anwendungsfälle gut geeignet, aber für Teams mit wachsenden Anforderungen auf Dauer oft zu begrenzt

Fazit: Wenn Sie langfristig für ein Team oder ein Unternehmen planen, ist Doodle die passendere Lösung. Für lockere Gruppen ist When2meet dank seiner Einfachheit und Kostenfreiheit völlig ausreichend.

Hier ist eine kurze Entscheidungshilfe:

Wählen Sie When2meet, wenn:

• Sie eine schnelle, kostenlose Terminplanung für Gruppentermine benötigen
• Ihnen Einfachheit wichtiger ist als Integrationen
• die Teilnehmer überwiegend Freunde, Freiwillige oder Studenten sind
• es für Sie in Ordnung ist, Termine manuell in Ihren Kalender einzutragen

Wählen Sie Doodle, wenn:

• Sie Termine mit Kunden, Leads, Bewerbern oder Stakeholdern vereinbaren
• Sie Automatisierung wünschen (Erinnerungen, Bestätigungen, wiederkehrende Buchungen)
• Sie Kalender-, Video- und Zahlungsintegrationen benötigen
• Sie Teil eines Teams sind und gemeinsame Workflows sowie Administrationsfunktionen brauchen

Wenn Sie ein Unternehmen, eine Agentur oder ein wachsendes Team sind, ist Doodle die passende Terminplanungssoftware für den langfristigen Einsatz. Wenn Sie hingegen eher als Community-Organisator, Student oder gelegentlicher Gastgeber von Treffen agieren, deckt When2meet wahrscheinlich 90 % Ihrer Anforderungen kostenlos ab.

Koalendar ist eine dritte Option, die einen Blick wert ist. Es handelt sich um eine moderne Terminplanungs-App, die auf Buchungslinks und Kalendersynchronisierung statt auf Verfügbarkeitsraster setzt und dabei großen Wert auf Benutzerfreundlichkeit legt. In der Praxis liegt Koalendar sowohl preislich als auch funktional zwischen When2meet und Doodle: Es gibt einen dauerhaft kostenlosen Plan sowie kostenpflichtige Versionen. Im Gegensatz zu klassischen Umfragetools verzichtet Koalendar vollständig auf Verfügbarkeitsraster, da diese nicht notwendig sind – stattdessen prüft das Tool automatisch die Kalender aller Beteiligten und zeigt nur passende Zeitfenster an.

Wie Doodle ermöglicht Ihnen Koalendar, Buchungsseiten in Ihre Website einzubetten, automatische Erinnerungen zu versenden, um No-Shows zu reduzieren, und im Pro-Tarif sogar Zahlungen für kostenpflichtige Termine einzuziehen.

"Einen Google-Kalender über seine URL zu teilen, ist unschön. Als Doodle seine Kalenderfreigabe eingestellt hat, habe ich verschiedene Tools ausprobiert, aber keines bot die Funktionen, die ich gesucht habe. Schließlich bin ich auf Koalendar gestoßen, und es ist genau das, was ich brauche. Es gibt eine kostenlose Version, es ist einfach, aber flexibel zu konfigurieren, und Menschen, die einen Termin mit mir buchen möchten, können das schnell und unkompliziert tun."

Roger L.

CEO

Um das Angebot noch attraktiver zu machen, umfasst der dauerhaft kostenlose Tarif von Koalendar unbegrenzte Buchungen, Buchungsseiten und Ereignistypen sowie eine Echtzeitsynchronisierung mit Google-, Outlook- und iCloud-Kalendern. Darüber hinaus profitieren Sie von intelligenter Zeitzonenerkennung, sofortigen Buchungsbenachrichtigungen und integrierten Videokonferenz-Links.

Möchten Sie Ihre Terminplanung einfach, professionell und kostengünstig gestalten? Dann probieren Sie Koalendar noch heute kostenlos aus – ganz ohne Kreditkarte.