When2meet vs Doodle

Quand vous essayez de trouver un créneau qui convienne à cinq, dix ou cinquante personnes, le bon outil de planification peut sembler magique. Et deux des outils les plus simples pour ça sont When2meet et Doodle.

Les deux sont des plateformes de planification en ligne populaires, basées sur des sondages de disponibilité, mais elles ont évolué dans des directions très différentes. Dans cette analyse approfondie When2meet vs Doodle, nous examinerons les fonctionnalités, les tarifs, l’expérience utilisateur et des cas d’usage concrets — ainsi qu’une troisième alternative à When2Meet et Doodle : Koalendar, qui mérite d’être connue.

Comparaison rapide

Objectif principal	Grille simple de disponibilités pour planifier des réunions de groupe	Logiciel de planification pour les équipes + sondages de groupe
Prix	Gratuit (avec publicités, dons)	Formules gratuites et payantes à partir d’environ 6,95 € à 8,95 € par utilisateur et par mois
Utilisation typique	Planification de réunions informelles de groupe (clubs, amis, projets étudiants)	Réunions professionnelles, planification d’équipe, réservations clients
Intégrations	Aucun (aucune intégration de calendrier ou d’application)	Intégrations poussées avec Google, Outlook, iCloud, Zoom, Teams, Stripe, etc.
Image de marque & automatisation	Très basique ; aucune automatisation, aucun branding	Pages de réservation, rappels, paiements et workflows pour les équipes

Si vous voulez simplement un outil de planification de réunions gratuit et léger pour trouver un créneau pour votre groupe, When2meet est difficile à battre. Si vous cherchez un logiciel collaboratif de planification pour les équipes, avec réservations, rappels et paiements, Doodle est la solution la plus complète.

When2meet est un outil web minimaliste qui vous aide à trouver un créneau horaire qui convient à un groupe. Vous créez un événement, choisissez des dates possibles et une plage horaire, puis partagez un lien. Chaque participant surligne sur une grille les plages où il est disponible ; les zones vertes qui se chevauchent indiquent le meilleur moment pour se rencontrer.

L’interface est très minimaliste et repose presque entièrement sur une grille visuelle de disponibilités, ce qui permet de créer et de consulter des sondages de disponibilités rapidement. Elle est clairement conçue pour la planification de réunions de groupe plutôt que pour des réservations client en tête-à-tête ou des workflows automatisés. Les compromis : il n’y a aucune intégration de calendrier, aucun rappel ni e-mail de suivi, et l’interface datée, uniquement sur ordinateur, peut paraître un peu lourde. Dans l’ensemble, When2meet est l’un des outils de planification de réunions en ligne les plus simples : il se concentre sur une seule tâche — trouver un créneau pour un groupe — et le fait rapidement et gratuitement.

Doodle a commencé comme un outil de sondage similaire à When2meet, mais a évolué pour devenir une plateforme plus large de planification en ligne. Aujourd’hui, il propose :

• Sondages de groupe
• Liens de prise de rendez-vous 1:1
• Pages de réservation polyvalentes
• Rappels et confirmations
• Paiements et intégrations avancées

D’après son propre marketing et de récents avis indépendants, Doodle se positionne comme un logiciel de planification pour les équipes, en particulier pour les ventes, le recrutement, les synchronisations internes et les événements.

Conçu pour	Groupes informels qui ont juste besoin d’un moyen rapide de trouver un créneau	Les professionnels, équipes et entreprises qui ont besoin d’une planification structurée
Idéal pour	Rencontres d’étudiants, de clubs, de communautés et d’amis	Équipes, consultants, recruteurs, commerciaux, RH et fonctions en contact avec les clients
Cas d’utilisation principal	Sondage simple de disponibilité de groupe pour trouver des créneaux communs	Gérer les entretiens individuels, les réunions de groupe et les rendez-vous clients avec automatisation

When2meet est particulièrement utile lorsque :

• Vous organisez des projets étudiants, des sessions de jeu ou des groupes de loisirs
• Les participants n’utilisent pas le même système de calendrier
• Vous n’avez pas besoin de rappels automatiques, juste d’un court moment où vos disponibilités se chevauchent.
• Vous voulez un outil gratuit sans inscription ni configuration compliquée

Cela en fait le choix préféré de clubs, de petites communautés et d’événements ponctuels, où la commodité prime sur le raffinement.

Doodle est conçu pour :

• Équipes (ventes, RH, marketing, support) qui ont besoin de réunions récurrentes et de workflows structurés
• Freelances et consultants planifiant des sessions payantes avec leurs clients
• Les entreprises qui se soucient de leur image de marque, de l’automatisation et des intégrations
• Des cas d’usage comme le recrutement, l’onboarding, les webinaires et les réunions d’équipe récurrentes, où les calendriers, les rappels et les paiements sont importants

À retenir : Utilisez When2meet si vous voulez un outil gratuit et ultra-simple pour trouver rapidement un créneau qui convient à un groupe et que vous n’avez pas besoin d’automatisation ni d’intégrations. Choisissez Doodle si la planification fait partie de votre flux de travail professionnel et que vous avez besoin d’une plateforme de planification aboutie et intégrée avec synchronisation de calendrier, rappels et une meilleure expérience pour les équipes et les clients.

Les tarifs et les offres disponibles peuvent déterminer quel outil est le plus adapté sur le long terme. Voici comment ils se comparent.

When2meet reste d’une simplicité extrême :

• Prix : Gratuit
• Monétisation : Affichage de publicités et dons volontaires

Il n’y a ni niveaux, ni mises à niveau, ni fonctionnalités cachées. C’est à la fois sa plus grande force et sa plus grande limite.

Doodle propose un modèle de tarification SaaS classique avec un forfait gratuit et des offres payantes. Les tarifs exacts peuvent évoluer, mais en 2025, la plupart des sources indiquent :

• Offre gratuite – pour les personnes qui « débutent » avec une planification simple et des sondages de base
• Pro – environ 6,95 € par utilisateur/mois, ajoutant des fonctionnalités de planification avancées et des intégrations
• Équipe – environ 8,95 € par utilisateur et par mois, avec des contrôles d’administration et des fonctionnalités pour les équipes
• Entreprise – tarification personnalisée pour les grandes organisations

Ce que vous payez avec Doodle :

• Une meilleure automatisation (rappels, confirmations, réservations)
• Types de réunions multiples et pages de réservation
• Intégrations plus poussées (vidéo, paiements, CRM)
• Contrôles d’administration pour les équipes

Si votre budget est nul et que vous organisez surtout de petits sondages rapides en groupe, When2meet est le meilleur choix. Si vous voulez un outil de planification adapté au monde professionnel et que vous êtes prêt à payer par utilisateur, Doodle ou une alternative à Doodle seront un meilleur investissement.

En matière de fonctionnalités, Doodle propose des sondages et l’automatisation professionnelle des réunions, tandis que When2meet se concentre sur la simplicité des sondages.

Planification de réunions de groupe	✅	✅
Planification 1:1	❌	✅
Planification récurrente	❌	✅
Intégrations de calendrier (Google, Outlook, etc.)	❌	✅
Intégrations vidéo / paiement	❌	✅
Automatisation et rappels	❌	✅
Pages de réservation professionnelles et personnalisées à votre marque	❌	✅
Aucune connexion requise pour les participants	✅	❌
Entièrement gratuit à utiliser	✅	❌ (offres payantes)

À retenir : Utilisez When2meet lorsque vous avez besoin d’un moyen gratuit et ultra-simple de trouver un créneau qui convient à un groupe, et utilisez Doodle lorsque vous avez besoin d’une plateforme de planification professionnelle et intégrée avec synchronisation de calendrier, automatisations et pages de réservation soignées pour les clients et les équipes.

When2meet est incroyablement rapide une fois qu’on a compris le principe : on fait glisser sur la grille, on tape son nom et c’est terminé. La courbe d’apprentissage est un peu plus raide pour les personnes non techniques, car l’interface est très minimaliste.

Doodle donne une impression de meilleur accompagnement : modèles pour les 1:1, les sondages de groupe et les pages de réservation, ainsi que des info-bulles et une interface plus familière pour les utilisateurs professionnels. Certaines fonctionnalités avancées ajoutent de la complexité, mais la plupart des utilisateurs le trouvent simple à utiliser.

À retenir : Si vous intégrez une équipe peu à l’aise avec la technologie et que vous voulez qu’elle apprécie utiliser l’outil, Doodle est le meilleur choix. Si vous envoyez un sondage à des étudiants d’université ou à des amis qui ne sont pas dérangés par une interface un peu décalée, When2meet convient très bien.

Les avis sur Doodle sur G2 et Capterra soulignent régulièrement sa facilité d’utilisation, l’efficacité pour coordonner des groupes et l’excellent rapport qualité‑prix, même avec la version gratuite. Les utilisateurs apprécient aussi le fait que « tout le monde connaît déjà Doodle », ce qui réduit les frictions. Certains relèvent toutefois des redondances avec les calendriers existants et le fait que les fonctionnalités avancées soient réservées aux offres payantes.

Les retours sur When2meet provenant des guides et des critiques de blogs ont tendance à dire :

• Idéal pour une planification de groupe simple et gratuite
• Fonctionnalités limitées, pas d’applications mobiles, aucune intégration
• Convient pour un usage simple, mais les équipes sérieuses finissent par en dépasser les limites et passer à des outils payants.

À retenir : Donc si vous pensez à long terme pour une équipe ou une entreprise, le bilan de Doodle est plus solide. Pour les groupes occasionnels, l’esprit « suffisamment bon et gratuit » de When2meet séduit tout le monde.

Voici un guide rapide pour vous aider à décider :

Choisissez When2meet si :

• Vous avez besoin de planifier rapidement et gratuitement des réunions de groupe
• Vous accordez plus d’importance à la simplicité qu’aux intégrations
• Les participants sont principalement des amis, des bénévoles ou des étudiants
• Cela ne vous dérange pas d’ajouter manuellement des réunions à votre calendrier

Choisissez Doodle si :

• Vous planifiez avec des clients, des prospects, des candidats ou des parties prenantes
• Vous voulez de l’automatisation (rappels, confirmations, réservations récurrentes)
• Vous avez besoin d’intégrations pour le calendrier, la vidéo et les paiements
• Vous faites partie d’une équipe et avez besoin de workflows partagés et de contrôles d’administration

Si vous vous définissez comme une entreprise, une agence ou une équipe en croissance, Doodle se rapproche davantage du type de logiciel de planification pour les équipes dont vous aurez besoin sur le long terme. Si vous êtes plutôt organisateur de communauté, étudiant ou hôte de rencontres informelles, When2meet couvrira probablement 90 % de vos besoins gratuitement.

Koalendar est une troisième option qui mérite le détour. C’est une application de planification moderne conçue autour des liens de réservation et de la synchronisation de calendrier plutôt que des grilles de disponibilité, avec un fort accent sur la simplicité d’utilisation. En pratique, Koalendar se situe quelque part entre When2meet et Doodle, tant en termes de prix que de fonctionnalités : il propose une formule gratuite à vie et des versions payantes, et il n’utilise pas du tout de grilles de disponibilité ni de sondages, car il n’en a pas besoin : Koalendar vérifie automatiquement les disponibilités de chacun dans leurs calendriers et n’affiche que les créneaux horaires qui fonctionnent réellement.

Comme Doodle, Koalendar vous permet d’intégrer des pages de réservation à votre site web, d’envoyer des rappels automatiques pour réduire les absences, et même d'encaisser des paiements pour les séances payantes avec son offre Pro.

"Partager un agenda Google via son URL, ce n’est pas terrible. Quand Doodle a abandonné la prise en charge du partage de calendrier, j’ai essayé différents outils, mais aucun ne proposait les fonctionnalités que je recherchais. J’ai fini par découvrir Koalendar et c’est exactement ce dont j’ai besoin. Il existe une version gratuite, la configuration est simple mais flexible, et les personnes qui veulent réserver un rendez-vous avec moi peuvent le faire rapidement et facilement."

Roger L.

PDG

Pour rendre l’offre encore plus attractive, le forfait gratuit à vie de Koalendar inclut des réservations illimitées, des pages de prise de rendez-vous et des types d’événements illimités, ainsi que la synchronisation en temps réel avec les calendriers Google, Outlook et iCloud, la détection intelligente du fuseau horaire, des notifications de réservation instantanées et des liens de visioconférence.

Prêt à garder la planification simple, professionnelle et abordable ? Essayez Koalendar gratuitement dès aujourd’hui — aucune carte de crédit requise.