Software für medizinische Terminplanung: So wählen Sie das richtige Tool für Ihre Praxis aus

Die Wahl der richtigen Software für die medizinische Terminplanung ist nicht nur eine Frage der Bequemlichkeit – sie kann sich direkt auf Ihren Umsatz, die Patientenzufriedenheit und den reibungslosen Ablauf Ihres Praxisalltags auswirken. Schätzungen zufolge kann ein Labor mit einer No-Shows-Rate von 12 % fast 90.000 $ pro Jahr verlieren, und diese Zahl steigt nur weiter, je voller die Terminpläne werden.

Genau hier kommt moderne Planungssoftware für das Gesundheitswesen ins Spiel. Wenn die Telefonleitungen überlastet sind, das Personal mit Umbuchungen jongliert und Behandlungsräume ungenutzt bleiben, verlieren Sie wertvolle Zeit und Kapazität. Mit dem richtigen Tool hat jeder Termin eine bessere Chance, belegt zu werden, Umbuchungen laufen reibungslos ab und Ihr Team verbringt mehr Zeit mit den Patienten – nicht in der Warteschleife.

Diese Verbesserungen summieren sich schnell. Mit der Zeit können weniger No-Shows und reibungslosere Terminplanung zu stetigen Umsatzsteigerungen und einer insgesamt effizienteren Praxis führen.

Und das Patientenerlebnis? Es ist wichtiger denn je. Studien zeigen, dass 67 % der Menschen ihre Termine lieber online buchen, wenn sie die Möglichkeit dazu haben. Ein intelligenteres System beseitigt diese Hürden, verschafft Patienten einen schnelleren und einfacheren Zugang zur Versorgung und sorgt in Ihrer Praxis für den kontinuierlichen, verlässlichen Terminfluss, den sie verdient.

Wir haben die besten Tools für die medizinische Terminplanung recherchiert und diesen Leitfaden erstellt, damit Sie – je nach Größe Ihrer Praxis – die passende Lösung finden und Ihren Terminplan endlich reibungslos und stressfrei führen können.

Die Terminplanung eines Einzeltherapeuten ist nicht mit der eines Krankenhauses zu vergleichen, und eine virtuelle Klinik steht vor Herausforderungen, mit denen Präsenzpraxen wahrscheinlich niemals konfrontiert sein werden.

Unten finden Sie eine „Auf einen Blick“‑Tabelle mit der besten Software nach Praxisgröße. Im nächsten Abschnitt werden die einzelnen Tools im Detail erläutert (für wen sie sich am besten eignen, wichtigste Funktionen, Einschränkungen und Preispläne), damit Sie die passende Lösung für Ihre Praxisgröße und Teamstruktur finden können.

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Jane App

Relatient

UKG (Kronos)

Doxy.me

heilen

SimplePractice

Am besten für

Einzelne Hausärzte, Zahnärzte, Therapeuten, Chiropraktiker sowie kleine und mittelgroße Praxen und Kliniken, die eine einfache und flexible Online-Terminbuchung benötigen

Einzelpraxen oder sehr kleine Büros, die persönliche und virtuelle Termine kombinieren

Selbstständige Dienstleister, die eine einfache Terminbuchung und Rechnungsstellung benötigen

Gesundheits- und Wellnesspraxen, die Terminplanung, Dokumentation und Abrechnung auf einer einzigen Plattform benötigen

Mittelgroße Mehranbieter-Kliniken, die Anpassungen, Branding und HIPAA-konforme Optionen benötigen

Praxen, die eine reibungslose Selbstbuchung, Zahlungen und Formulare an einem Ort möchten

Große Krankenhäuser und Fachnetzwerke mit komplexen Dienstplänen für Leistungserbringer

Unternehmensweite Gesundheitssysteme mit Fokus auf Zugang, Erinnerungen und systemweiter Patientenbindung

Krankenhausverbünde, die Arbeitskräfteplanung, Schichtplanung und Compliance priorisieren

Jede Klinik, die virtuelle Behandlungen anbietet und einfache Video-Sprechstunden ohne Installation wünscht

Mittelgroße und große Kliniken, die erweiterte Telemedizin-, Patientenbindungs- und prädiktive No‑Show-Tools benötigen

Einzel- und Kleingruppen-Therapeut:innen/Berater:innen, die hybride Praxen (vor Ort + virtuell) betreiben

Einschränkungen / Hinweise*

Kein All-in-one-EHR/EMR- oder Abrechnungssystem; größere Krankenhäuser benötigen möglicherweise tiefere klinische Integrationen

Kostenloser Tarif auf etwa 200 Termine begrenzt; nicht speziell auf Gesundheitswesen/EHR-Workflows ausgerichtet

Einfacherer Funktionsumfang; weniger geeignet für größere Kliniken mit mehreren Standorten

Höherer Einstiegspreis pro Behandler; kann mehr sein, als ein Einzelanbieter benötigt

Kostenloser Tarif auf ca. 50 Buchungen/Monat begrenzt; komplexere Konfiguration als bei einfachen Tools

Eher ein allgemeines Termin- und Zahlungstool; kein vollständiges System für medizinische Patientenakten

Nur für Unternehmen: überdimensioniert für kleine Praxen; erfordert Implementierung und Budget

Für größere Netzwerke entwickelt; Preisgestaltung und Einführung sind auf Enterprise-IT-Teams zugeschnitten

In erster Linie auf Personalwesen/HR ausgerichtet; keine spezialisierte Benutzeroberfläche für die Patiententerminplanung

Videozentriert; muss mit einem separaten Planungstool kombiniert werden, wenn du eine umfangreiche Buchungsautomatisierung möchtest

Unternehmenspreise und hohe Komplexität; vermutlich zu viel für Einzelpraxen

Teurer als einfache Terminplaner, wenn Sie nur Buchungen benötigen; hauptsächlich auf psychische Gesundheit und Wellness ausgerichtet

Einzigartige Vorteile

Für immer kostenlos mit unbegrenzten Terminen; superschnelle Einrichtung; 24/7 Selbstbuchung; Kalendersynchronisation (Google/Outlook/iCloud); automatische E‑Mail-/SMS-Erinnerungen; anpassbare Benachrichtigungen; Sprach- und Zeitzonenerkennung; Zahlungen + Videolinks; kann auch kleine Teams unterstützen (Round-Robin, mehrere Anbieter)

24/7 Online-Buchungsseite; integriertes Teleport-Video; Zahlungen bereits bei der Buchung akzeptieren; automatische E-Mail-Erinnerungen, um den Terminplan verlässlich zu halten

Übersichtliche Oberfläche für Termine/Kurse; wiederkehrende Buchungen; Echtzeit-Aktualisierung des Kalenders; grundlegende Berichte sowie Rechnungen und Online-Zahlungen

Kombiniert Terminplanung, Diagrammerstellung, Abrechnung, Versicherungsabrechnungen und Telemedizin; unterstützt mehrere Behandler, Leistungen und Standorte über ein zentrales Dashboard

Umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten; Verwaltung von Personal, Räumen und Ressourcen über mehrere Standorte hinweg; HIPAA-Add-on; rollenbasierter Zugriff; gebrandete Buchungsseiten und sogar eine eigene Kunden-App

Patienten können online buchen und bezahlen; automatisierte Erinnerungen und Formulare vor dem Termin; zuverlässige Kalendersynchronisation; individuelle Anmeldeformulare zur Vereinfachung des Check-ins

Umfassende Optimierung von Personal- und Schichtplanung; Verwaltung von Rufbereitschaften; EHR-Integration; leistungsstarke Analysen; vollständige Prüfprotokolle und Berechtigungen für Compliance-Zwecke

Selbstbuchung und digitale Anmeldung; standortübergreifende Transparenz; automatisierte Erinnerungen und Rückrufe; starker Fokus auf die Reduzierung von Wartezeiten und Nichterscheinen

Echtzeit-Personalplanung zur Anpassung an die Nachfrage; mobile Self-Service-Funktionen für Schichten; Erfassung von Arbeitszeiten und Qualifikationen; Kosten- und Compliance-Optimierung

Browserbasierte Telemedizin; Ein-Klick-Teilnahme für Patienten; virtueller Warteraum; HIPAA-/DSGVO-konform; Teams und „Räume“ lassen sich leicht skalieren

KI-gestützte Vorhersage von Nichterscheinen; digitale Aufnahmeprozesse; sichere HD-Videotelefonie; nahtlose EHR-Integrationen; aussagekräftige Analysen zu Anwesenheit und Engagement

All-in-one für Terminplanung, Abrechnung und Dokumentation; HIPAA-konforme Videotelefonie; automatisierte Erinnerungen, Formulare und Rechnungen; sicheres Kundenportal

Terminplanungssoftware für Einzelpraxen eignet sich am besten für Hausärzte, Zahnärzte sowie Therapeuten, die ihre Terminplanung selbst übernehmen. Sie wissen, dass Sie eine Einzelpraxis führen, wenn Sie nicht nur Behandler sind, sondern gleichzeitig auch Ihre eigene Empfangskraft, Buchhaltung und komplette IT-Abteilung.

Tage vergehen leicht mit Abstimmungen per Telefon, manueller Terminverschiebung und nächtlicher Verwaltungsarbeit, nur um den Kalender im Griff zu behalten. Ein gutes Planungstool sollte diese Last abnehmen, damit Ärztinnen und Ärzte sich auf die Patientenversorgung statt auf Logistik konzentrieren können.

Wichtige Funktionen:

Hier sind einige Terminplanungs-Tools, die Einzelpraxen in Betracht ziehen sollten:

Koalendar ist ein kostenloses, einfaches und intuitives Planungstool, das für vielbeschäftigte Fachkräfte entwickelt wurde, die mehr Zeit mit ihren Patienten und weniger Zeit mit Verwaltungsaufgaben verbringen möchten. Es ist von Anfang an auf Einfachheit ausgelegt – ohne Einrichtungsstress, ohne Lernkurve und ohne Begrenzung der Anzahl an Terminen, die Sie buchen können.

Am besten geeignet für: Hausärzte, Zahnärzte, Chiropraktiker und andere Therapeuten, die eine einfache, automatisierte Möglichkeit zur Terminverwaltung suchen, ohne für Enterprise-Tools zu bezahlen.

Was Sie mit Koalendar machen können:

• Keine Buchungslimits: Planen Sie so viele Termine oder Seiten ein, wie Sie benötigen – sogar im kostenlosen Tarif.
• Kein Terminchaos: Lassen Sie Patienten rund um die Uhr online selbst Termine buchen, damit Sie Ihre Abende nicht mit dem Beantworten von Anrufen oder E-Mails verbringen müssen
• Synchron bleiben: Verbinden Sie Google-, Outlook- oder iCloud-Kalender, um Doppelbuchungen zu vermeiden oder keinen Termin zu verpassen
• No-Shows reduzieren: E-Mail- und SMS-Erinnerungen halten Patienten ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand im Zeitplan (kostenpflichtige Funktion)
• Eigenes Branding: Passen Sie Bestätigungen und Benachrichtigungen an, damit sie zu Ihrem Tonfall und Ihrem Praxisstil passen
• Einfache Buchungen: Automatische Sprach- und Zeitzonenerkennung passt sich jedem Patienten an – ganz gleich, wo er sich befindet
• Einfache Abrechnung: Zahlungen gehen direkt auf Ihr Konto, während Kunden automatisch Quittungen erhalten – verabschieden Sie sich von manueller Zahlungsnachverfolgung
• Videokonferenzen: Fügen Sie Terminen direkt Videoanruf-Links hinzu, damit Patienten sofort an entfernten oder hybriden Sitzungen teilnehmen können
• In eigenem Tempo wachsen: Starten Sie kostenlos, testen Sie alle Funktionen und führen Sie ein Upgrade erst dann durch, wenn Sie erweiterte Optionen wie Follow-ups, Zahlungen oder Branding benötigen

Preise: Dauerhaft kostenlos; Pro ab 6,99 $/Monat.

Setmore ist ein Terminplaner, der kleinen Praxen hilft, Terminplanung, Zahlungen und Videoanrufe über ein zentrales Dashboard zu vereinfachen.

Am besten geeignet für: Einzelpersonen oder kleine Büros, die persönliche und Online-Termine an einem Ort verwalten möchten.

Was Sie mit Setmore machen können:

• 24/7 Buchung: Bieten Sie eine 24/7-Online-Buchungsseite an, die Ihren Kalender füllt, selbst wenn Sie beschäftigt sind
• Virtuell treffen: Starten Sie sichere Videositzungen mit Teleport Video, das in jede Buchung integriert ist
• Zahlungen optimieren: Akzeptieren Sie Zahlungen bereits bei der Buchung, um No-Shows zu reduzieren und den Cashflow zu verbessern
• Verwaltungsaufwand sparen: Automatisierte E-Mail-Erinnerungen halten Ihren Kalender voll und machen Ihren Tag planbar

Preise: Begrenzter (200 Termine) kostenloser Plan verfügbar; Pro ab 5 $/Nutzer/Monat bei jährlicher Zahlung.

Picktime ist ein einfaches Planungstool, das für kleine Dienstleister und Selbstständige entwickelt wurde.

Am besten geeignet für: Selbstständige Fachkräfte, die ein schnelles Tool ohne Installation zur Verwaltung von Buchungen und Rechnungen benötigen.

Was Sie mit Picktime machen können:

• Terminplan vereinfachen: Verwalten Sie Termine, Kurse und wiederkehrende Buchungen in einer übersichtlichen Oberfläche
• Doppelbuchungen vermeiden: Echtzeit-Kalenderaktualisierungen halten Ihre Verfügbarkeit auf allen Geräten aktuell
• Zahlungen ganz einfach nachverfolgen: Stellen Sie Rechnungen aus und akzeptieren Sie Online-Zahlungen in Sekundenschnelle
• Organisiert bleiben: Greifen Sie von jedem Browser aus auf alles zu, zum Beispiel auf Termine, Kunden und Berichte

Preise: Begrenzter kostenloser Tarif verfügbar; kostenpflichtige Tarife ab 3 $/Nutzer/Monat.

Sobald eine Praxis über einen einzelnen Behandler hinauswächst, wird die Terminplanung schnell zu einer Koordinationsaufgabe.

Terminüberschneidungen, gemeinsam genutzte Räume und ein überlasteter Empfang können ohne das richtige System schnell ins Chaos führen. Eine Terminplanungssoftware für mehrere Behandler sorgt dafür, dass alle (und jeder Raum) perfekt aufeinander abgestimmt sind.

Wichtige Funktionen:

Hier sind einige Terminplanungs-Tools, die Mehranbieter-Teams in Betracht ziehen sollten:

Wie wir oben gesehen haben, eignet sich Koalendar für einzelne medizinische Fachkräfte, wächst aber auch mit Ihrer Praxis mit. Es ermöglicht Ihnen, ein kleines Team mühelos zu verwalten – von der Verfügbarkeit jeder einzelnen Fachkraft über gemeinsame Buchungen bis hin zur Round-Robin-Terminvergabe.

"Für jemanden, der mehrere Organisationen leitet und jeden Tag unzählige Meetings geplant bekommt, weil gerade alle pandemiebedingt im Meeting-Fieber sind, hat mir dieses Tool enorm Zeit gespart: Ich muss keine endlosen E-Mails mehr hin- und herschicken, nur um ein Datum und eine Uhrzeit für ein Meeting festzulegen – und obendrein wird der Termin automatisch direkt in meinen Kalender eingetragen und ich bekomme einfach eine E-Mail, die mir bestätigt, dass er geplant ist. ICH LIEBE ES!"

Deb D.

Gründerin/CEO im Krankenhaus- und Gesundheitswesen

Jane App vereint Terminplanung, Dokumentation, Abrechnung und Telemedizin in einer einzigen, benutzerfreundlichen Plattform.

Am besten geeignet für: Allied-Health- und Wellness-Praxen, die ein einheitliches Tool für Patientenversorgung und Verwaltung benötigen.

Was Sie mit Jane tun können:

• Überblick über Ihre Praxis behalten:Verwalten Sie mehrere Behandler, Leistungen und Standorte über ein einziges Dashboard
• Patientenversorgung optimieren: Erledigen Sie Dokumentation, Zahlungen und Versicherungsansprüche direkt zusammen mit der Terminplanung
• Flexibilität bieten: Lassen Sie Patienten online buchen und automatisch Erinnerungen erhalten
• In Verbindung bleiben: Führen Sie sichere Telemedizin-Sitzungen durch, ohne die Plattform zu verlassen

Preise:Ab 38 $/Monat pro Behandler.

SimplyBook.me ist ein flexibles Terminplanungssystem, das für Kliniken mit mehreren Behandlern und Serviceteams entwickelt wurde.

Am besten geeignet für: Mittelgroße Praxen/Kliniken, die ein anpassbares, gebrandetes Erlebnis mit HIPAA-konformen Optionen wünschen.

Was Sie mit SimplyBook.me machen können:

• Administrative Aufgaben automatisch verwalten: Buchungen, Stornierungen und Erinnerungen automatisch bearbeiten
• Team koordinieren: Verwalten Sie Mitarbeiter, Räume und Ressourcen an mehreren Standorten
• Patientendaten sicher aufbewahren: Fügen Sie HIPAA-Compliance und rollenbasierte Zugriffskontrollen hinzu
• Marke aufbauen: Passen Sie Buchungsseiten an und erstellen Sie sogar Ihre eigene Kunden-App

Preise: Kostenloser Tarif (50 Buchungen/Monat); kostenpflichtige Tarife ab 9,50 $/Monat.

Acuity Scheduling (von Squarespace) macht es Patienten leicht, ihre Termine selbst zu buchen, zu bezahlen und sich im Voraus auf ihren Besuch vorzubereiten.

Am besten geeignet für: Praxen, die Terminplanung, Zahlungen und Formulare in einem Tool kombinieren möchten.

Was Sie mit Acuity tun können:

• Probleme reduzieren: Lassen Sie Patienten online buchen und bezahlen, ohne dass sie anrufen müssen
• Erinnerungen automatisieren: Bestätigungen und Vorabformulare automatisch versenden
• Kalender sofort synchronisieren: Alle Dienstpläne auf allen Geräten aktuell halten
• Check-in vereinfachen: Erfassen Sie Patientendaten mit individuellen Anmeldeformularen vor den Terminen

Preise:Tarife ab 16 $/Monat.

In großen Krankenhäusern oder Gesundheitsnetzwerken ist Terminplanung mehr als nur eine Komfortfunktion. Sie ist notwendig, damit diese Einrichtungen skalieren können, Vorschriften einhalten und sich mit anderer von ihnen genutzter Software integrieren lassen.

Wenn Sie Hunderte von Mitarbeiter koordinieren, sich mit EHR-Systemen synchronisieren und sensible Patientendaten verwalten, sind Plattformen in Enterprise-Qualität genau dafür ausgelegt, diese Komplexität zu bewältigen.

Wichtige Funktionen:

Hier sind einige Terminplanungstools, die Gesundheitsorganisationen in Betracht ziehen sollten:

QGenda ist eine Enterprise-Plattform für Dienstplanung und Workforce-Management, die für große Gesundheitsorganisationen entwickelt wurde.

Am besten geeignet für: Krankenhäuser und spezialisierte Versorgungsnetzwerke, die komplexe Einsatzpläne von Leistungserbringern und Compliance-Anforderungen managen.

Was Sie mit QGenda tun können:

• Abdeckung optimieren: Schichten, Fachrichtungen und Rufbereitschaften automatisch ausbalancieren
• Koordination verbessern: Planung mit EHR-Systemen integrieren, um konsistente Daten in allen Abteilungen sicherzustellen
• Leistung verfolgen: Nutzen Sie Analysen, um den Personalbedarf vorherzusagen und Überstunden zu reduzieren
• Konform bleiben: Führen Sie vollständige Prüfprotokolle und nutzen Sie rollenbasierte Berechtigungen

Preise: Individuelles Enterprise-Angebot.

Relatient vereint Terminplanung, Erinnerungen und Patientenkommunikation in großen Gesundheitssystemen.

Am besten geeignet für: Unternehmensweite Gesundheitsnetzwerke, die den Zugang verbessern und versäumte Termine reduzieren möchten.

Was Sie mit Relatient tun können:

• Patienten stärken: Ermöglichen Sie abteilungsübergreifend Selbstterminvergabe und digitale Anmeldung
• Kommunikation automatisieren: Erinnerungen, Rückrufe und Aktualisierungen ohne manuellen Aufwand versenden
• Daten zentralisieren: Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Terminplanungsleistung an allen Standorten
• Ergebnisse verbessern: Reduzieren Sie Wartezeiten und Nichterscheinen von Patienten durch automatisierte Workflows

Preise:Angebot auf Anfrage erhältlich.

UKG (früher Kronos) ist ein umfassendes HR-Tool, das Workforce- und Personaleinsatzplanungssoftware bietet, die speziell für das Gesundheitswesen im großen Maßstab entwickelt wurde.

Am besten geeignet für: Krankenhausverbände, die komplexe Schichtpläne und Arbeitszeitvorschriften verwalten.

Was Sie mit UKG tun können:

• Arbeitslast ausgleichen: Personalbestand in Echtzeit an die Patientennachfrage anpassen
• Dienstplanung vereinfachen:Ermöglichen Sie Schichttausch und Self-Service über mobile Endgeräte
• Kosten senken:Arbeitsstunden optimieren und gleichzeitig die Abdeckung sicherstellen
• Sorgen Sie für Compliance: Erfassen Sie Arbeitszeiten, Anwesenheit und Qualifikationen automatisch

Preise: Angebot auf Enterprise-Niveau.

Der Betrieb einer virtuellen oder hybriden Praxis bringt neue Herausforderungen mit sich: Zeitzonen, technische Hürden und nicht erscheinende Patienten.

Ein telemedizinfreundliches Planungstool sorgt für nahtlose Ferntermine – von der Buchung bis zum Videoanruf – und gewährleistet dabei jederzeit die erforderliche Privatsphäre und Compliance.

Wichtige Funktionen:

Im Folgenden finden Sie unsere Auswahl an Lösungen für die Terminplanung im Gesundheitswesen:

Doxy.me ist eine einfache, browserbasierte Telemedizin-Plattform, die Video-Sprechstunden für Patienten und Behandler mühelos macht.

Am besten geeignet für: Kliniken, die virtuelle Behandlungen anbieten und eine sichere Lösung ohne Installation benötigen.

Was Sie mit Doxy.me tun können:

• Zugriff vereinfachen: Patienten treten Meetings mit einem Klick bei – ohne Apps oder Downloads
• Reibungslöse Abläufe: Verwenden Sie einen virtuellen Warteraum, um mehrere Patienten mühelos zu verwalten
• Privatsphäre schützen: Jeder Anruf ist verschlüsselt und entspricht den HIPAA-/DSGVO-Richtlinien
• Einfach skalieren: Fügen Sie Teammitglieder oder Räume hinzu, während Ihre virtuelle Praxis wächst

Preise: Kostenloser Basistarif; Professional 29 $ pro Monat bei jährlicher Zahlung.

Mend ist ein spezialisiertes Tool, das Telemedizin mit Patientenbindung und prädiktiver Analyse von Nichterscheinen kombiniert.

Was Sie mit Mend tun können:

• No-Shows reduzieren: Stornierungen mit KI-gestützter Analyse vorhersagen
• Intake-Prozess optimieren: Patientendaten vor jedem Termin digital erfassen
• Zuverlässige Videokonferenzen anbieten: Führen Sie sichere HD-Videositzungen ohne zusätzliche Software durch
• Alles vernetzen: Integrieren Sie Termine und Patientendaten direkt in Ihr EHR

Preise: Individuelle Enterprise-Preise.

SimplePractice ist eine EHR-Software und Telehealth-Plattform, der Fachkräfte im Bereich psychische Gesundheit und Wellness vertrauen.

Am besten geeignet für: Einzel- oder Kleingruppen-Therapeuten und Berater mit hybrider Praxis.

Was Sie mit SimplePractice tun können:

• Arbeitsablauf vereinfachen: Erledigen Sie Terminplanung, Abrechnung und Dokumentation in einem einzigen System
• Online mit Patienten treffen: Führen Sie HIPAA-konforme Videositzungen direkt aus Ihrem Kalender durch
• Administrative Aufgaben automatisch verwalten: Erinnerungen, Aufnahmeformulare und Rechnungen automatisch versenden
• Patienten vernetzen: Bieten Sie ein sicheres Kundenportal für Nachrichten und Ressourcen an

Preise: Ab 49 $/Monat; mit Rabatt, wenn Sie sich für eine 7-tägige kostenlose Testversion entscheiden.

Die Wahl der richtigen Terminplanungssoftware kann überwältigend sein. Es gibt Dutzende von Tools, die versprechen, Zeit zu sparen und das Patientenerlebnis zu verbessern – aber woher wissen Sie, welches wirklich zu den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens passt?

Die beste Entscheidungsgrundlage ist, sich auf die wichtigsten Funktionen zu konzentrieren, die Sie je nach Größe benötigen, sowie auf Faktoren wie Kosten, Einrichtungsaufwand, Support und Eignung für Ihre Praxis.

Auf dieser Grundlage sind hier unsere Empfehlungen:

Empfehlung: Koalendar: Für die meisten Einzelanbieter bietet Koalendar das beste Verhältnis aus Einfachheit, Automatisierung und Kosten – ohne den Aufwand eines vollständigen EHR-Systems.

• Warum: Einfachster Einstieg für eine Einzelanbieterin bzw. einen Einzelanbieter, die/der ihre/seine Verwaltung selbst übernimmt.
• Was Sie davon haben:
  • Unbegrenzte Termine im kostenlosen Tarif
  • Rund-um-die-Uhr-Selbstbuchung, damit Sie nicht ständig Anrufe erwidern müssen
  • Kalendersynchronisierung zur Vermeidung von Doppelbuchungen
  • E-Mail-/SMS-Erinnerungen zur Reduzierung von Nichterscheinen
  • Einfache Zahlungen + Videolinks, sobald Sie bereit sind, Online-Sitzungen anzubieten
• Beispiel: Eine freiberufliche Physiotherapeutin verbringt fast zwei Stunden am Tag damit, Anrufe von Patienten zu koordinieren und Termine zu bestätigen. Ohne Empfangskraft wird die Terminplanung schnell zum stressigsten Teil ihrer Arbeitswoche. Dann wechselt sie zu Koalendar und erstellt eine einfache Online-Buchungsseite mit unterschiedlichen Terminarten für Erstbesuche und Folgebehandlungen. Die Patienten wählen nun ihre Zeiten selbst und erhalten automatisch E-Mail- und SMS-Erinnerungen, wodurch die Zahl der Nichterscheinungen bereits im ersten Monat sinkt. Koalendar wird mit ihrem Google Calendar synchronisiert, sodass die Therapeutin ihre gesamte Woche auf einen Blick sieht und Zeitfenster sofort anpassen kann.

Empfohlen: Jane App / Koalendar

Wenn Ihre Praxis ein All-in-One-System mit integrierter Dokumentation und Abrechnung benötigt, ist Jane App eine sehr gute Wahl. Wenn Sie hauptsächlich das Terminchaos für ein kleines Team in den Griff bekommen wollen, reicht ein schlankeres Tool wie Koalendar möglicherweise völlig aus.

• Warum:
  • Ideal, wenn Sie Terminplanung + Dokumentation + Abrechnung + Telemedizin in einem System benötigen.
  • Ideal für Gesundheits- und Wellnesspraxen, die eine einzige „Quelle der Wahrheit“ für klinische und administrative Arbeit haben möchten.

Wann Koalendar stattdessen besser geeignet sein könnte:

• Sie sind eine kleine Praxis, die vor allem gemeinsame Kalender, Online-Buchungen und Erinnerungen benötigt, nicht aber eine integrierte Dokumentation.
• Sie möchten einfach, erschwinglich und flexibel bleiben.

Empfohlen: QGenda

Für Krankenhäuser und Gesundheitssysteme, die Hunderte von Leistungserbringern koordinieren, ist QGendas Workforce-First-Ansatz besser geeignet als einfache Terminplanungs-Tools.

• Warum: Speziell entwickelt für Terminplanung und Workforce-Management im Unternehmen im großen Maßstab.
• Am besten geeignet für:
  • Komplexe Schichtpläne, Rufbereitschaften und abteilungsübergreifende Vertretungen
  • Umfassende EHR-Integrationen und Compliance-Anforderungen
• Was auffällt:
  • Optimierung und Analyse der Belegschaft
  • Rollenbasierter Zugriff und vollständige Prüfprotokolle
  • Sehr gut geeignet für IT-, Rechts- und Betriebsteams in Unternehmen

Empfohlen: SimplePractice (mit Doxy.me als Option nur für Videoanrufe)

Wenn Telemedizin im Mittelpunkt Ihrer Praxis steht und Sie alles an einem Ort haben möchten, ist SimplePractice ein starker Kandidat. Wenn Sie mit Ihrem bestehenden Terminplaner zufrieden sind, aber mühelose, datenschutzkonforme Videosprechstunden benötigen, kombinieren Sie ein Tool wie Koalendar mit Doxy.me.

• Warum SimplePractice:
  • Ideal für Praxen für psychische Gesundheit und Wellness, die Telemedizin, Terminplanung, Abrechnung und Dokumentation auf einer einzigen Plattform vereinen möchten.
  • Geeignet für Einzelanbieter und kleine Gruppen, die in einer hybriden Welt arbeiten (teils vor Ort, teils remote).
• Wann Doxy.me stattdessen passen könnte:
  • Sie haben die Terminplanung bereits anderweitig geregelt (z. B. mit Koalendar) und benötigen nur noch sichere, einfache Video-Sprechstunden.
  • Sie möchten ein sehr unkompliziertes, browserbasiertes Videotool für ein breiteres Spektrum an Fachrichtungen.

Haben Sie Ihre Terminplanungssoftware ausgewählt? Glückwunsch! Der nächste Schritt ist, sie effektiv einzuführen. Eine reibungslose Einführung stellt sicher, dass Ihr Team sie schnell annimmt und Ihre Patienten die Vorteile sofort genießen können.

• Fangen Sie klein an, mit ein oder zwei Terminarten oder Behandlern.
• Schulen Sie Ihr Team in den Grundlagen: Umbuchungen, Buchungen einsehen, Verfügbarkeiten aktualisieren.
• Überprüfen Sie nach einigen Wochen gemeinsam die ersten Ergebnisse, um Vertrauen und Zustimmung aufzubauen.

• Wer kümmert sich um kurzfristige Stornierungen?
• Wie oft werden Erinnerungen gesendet?
• Wann löst ein versäumter Termin eine Nachverfolgung aus?

• No-Show-Quote: Wie stark ist sie in den ersten drei Monaten gesunken?
• Gebuchte vs. verfügbare Slots: Bessere Auslastung bedeutet höhere Einnahmen
• Eingesparte Administrationsstunden: Vergleichen Sie die wöchentliche aufgewendete Zeit vor und nach der Umstellung
• Rückmeldung der Patienten: Fragen Sie, wie einfach es ist, online einen Termin zu buchen oder zu verschieben

Das Ergebnis: weniger manuelle Arbeit, mehr Buchungen und mit der Zeit zufriedenere Patienten.

Letztlich ist die beste Software für medizinische Terminplanung diejenige, die zu Ihrem Arbeitsablauf passt, mit Ihrer Praxis mitwächst und sowohl Patienten als auch Behandler zufriedenstellt.

Zusammenfassend:

• Einzelanbieter: Einfache, kostengünstige Tools wie Koalendar, die Erinnerungen automatisieren und Selbstbedienungsbuchungen ermöglichen
• Gemeinschaftspraxen mit mehreren Behandlern: Plattformen mit gemeinsamen Kalendern, Raumverwaltung und Zugriffskontrollen (hier zeigt Koalendar ebenfalls seine Stärken!)
• Unternehmen oder Krankenhäuser: Systeme, die für EHR-Integrationen, Datenkonformität und die Koordination mehrerer Abteilungen entwickelt wurden
• Telemedizinische Verfahren: Planungstools, die Videoanrufe, Zeitzonenanpassungen und einfache virtuelle Check-ins unterstützen:

Unabhängig von Ihrer Größe führt eine bessere Terminplanung zu besserer Versorgung und einem nachhaltigeren Gesundheitsunternehmen.

Starten Sie in wenigen Minuten und sehen Sie, wie viel einfacher Terminplanung sein kann. Testen Sie Koalendar noch heute kostenlos – keine Einrichtungsgebühren, keine Einschränkungen, keine Kreditkarte erforderlich.