Los 10 mejores software de gestión de espacios de coworking: administra escritorios, salas y check-ins

Dirigir un espacio de coworking parece sencillo, hasta que las reservas empiezan a acumularse.

Al principio son hojas de cálculo. Luego correos electrónicos. Después, alguien reserva la misma sala de reuniones dos veces. Los miembros llegan esperando encontrar escritorios que en realidad nunca se reservaron. De repente, tu equipo pasa horas cada semana solo gestionando la disponibilidad.

Lamentablemente, eso es más común de lo que podrías pensar. Según los conocimientos compartidos en la comunidad de Coworking Resources, muchos operadores todavía dependen de varias herramientas desconectadas para las reservas, la facturación y la gestión de miembros. Esa fragmentación genera errores, pérdida de tiempo y miembros frustrados.

Ahí es donde entra en juego el mejor software de gestión de espacios de coworking.

La plataforma adecuada te ayuda a:

• Gestionar la reserva de escritorios, salas de reuniones y recursos
• Automatizar la facturación y los pagos
• Controlar el uso del espacio y la ocupación
• Encargate de la incorporación y el seguimiento de los miembros
• Integrar herramientas como Slack, Google Calendar y sistemas de control de acceso

En esta guía, desglosaremos las 10 mejores plataformas de software de gestión de coworking y te mostraremos cómo elegir la adecuada para tu espacio.

Si solo quieres la respuesta rápida, aquí tienes la versión corta.

Si estás gestionando un coworking más pequeño o una ubicación piloto, una herramienta ligera como Koalendar también puede encargarse de las reservas de visitas, las reservas de salas de reuniones y los eventos sin una configuración compleja.

Ahora exploremos las plataformas en detalle.

Los operadores de coworking gestionan muchas cosas: miembros, escritorios, salas de reuniones, pagos y hacen seguimiento de la ocupación.

El mejor software de gestión de espacios de coworking reúne todo eso en una sola plataforma.

En lugar de gestionar cinco herramientas, puedes administrar todo tu espacio desde un solo panel.

Como mínimo, una plataforma moderna de software para coworking debería incluir:

1. Reserva de escritorios y salas

Los miembros deberían poder reservar escritorios, salas de reuniones, oficinas privadas o recursos compartidos. La mayoría de las plataformas ofrecen portales de reserva de autoservicio o aplicaciones móviles.

2. Gestión de miembros

Los operadores necesitan herramientas para gestionar: perfiles de miembros, contratos, incorporación, facturación y facturas. Esto es especialmente importante para los modelos de coworking basados en modelos de suscripción.

3. Pagos y facturación

La facturación automatizada evita la pérdida de ingresos. Los buenos sistemas admiten: pagos recurrentes de membresía, reservas de salas de reuniones y registros de eventos.

4. Analítica e informes

Comprender el uso del espacio ayuda a optimizar la distribución y la fijación de precios. Por ejemplo, busca una herramienta que analice las tendencias de ocupación, las salas más reservadas y los patrones de uso de los miembros.

5. Integraciones

Los espacios de trabajo modernos dependen de herramientas conectadas, por lo que debes buscar integraciones con: Slack, Google Workspace, Microsoft 365, sistemas de control de acceso y herramientas de gestión de visitantes.

Elegir un software de coworking puede volverse abrumador muy rápido. Muchas herramientas se ven geniales en la página de ventas, pero la verdadera prueba es cómo funcionan cuando tu espacio se llena de gente. Por eso nos centramos en lo que más importa en el día a día: facilidad de uso, funciones principales, precios, integraciones y soporte.

Primero, analizamos los aspectos básicos que toda plataforma sólida debería cubrir.

Eso incluye:

• reserva de escritorios
• programación de salas de reuniones
• gestión de miembros
• pagos
• informes
• gestión de visitantes

En otras palabras, el software debería ayudarte a gestionar tu espacio sin tener que unir cinco herramientas diferentes. Cuanto más pueda gestionar en un solo lugar, más fácil será mantener el orden a medida que crezcan tus operaciones.

Esta parte importa más de lo que la mayoría de los equipos piensa.

El software de coworking debe resultar sencillo tanto para operadores como para los miembros. Si la plataforma es difícil de usar, la gente no la utilizará correctamente. Y cuando eso ocurre, los pequeños problemas se convierten en dolores de cabeza diarios.

Una experiencia torpe a menudo conduce a:

• errores de reserva
• miembros frustrados
• más solicitudes de soporte

Las mejores herramientas hacen que las tareas habituales se sientan fáciles desde el primer día. Sin largas sesiones de capacitación. Sin adivinar dónde hacer clic después.

Los precios rara vez son tan sencillos como parecen al principio.

Algunas plataformas cobran por ubicación, por escritorio o incluso por miembro.

Por eso es importante mirar más allá del precio inicial. Una herramienta que al principio parece asequible puede volverse cara rápidamente a medida que crece tu espacio de coworking. El objetivo es entender el coste total antes de comprometerte, no después.

Un buen software debe funcionar bien con las herramientas en las que ya confías. Buscamos plataformas que se integren con:

• Sistemas de calendarios
• Controles de acceso
• Herramientas de contabilidad
• Sistemas CRM

Estas integraciones ahorran tiempo, reducen el trabajo manual y ayudan a tu equipo a evitar imprevistos y desorden. En pocas palabras, tu plataforma de software debe adaptarse a tu flujo de trabajo, no obligarte a reconstruirlo.

Los espacios de coworking en realidad no funcionan con un horario de 9 a 5.

Los socios reservan con anticipación, se quedan hasta tarde y esperan que todo funcione cuando lo necesitan. Así que, cuando hay un problema con las reservas, los registros de entrada o la disponibilidad, un soporte ágil marca una verdadera diferencia.

Un servicio de atención al cliente fiable es importante porque, cuando tu sistema falla, tus operaciones lo sienten de inmediato. Y en un espacio compartido y ajetreado, ese es precisamente el tipo de estrés que quieres evitar.

Antes de elegir un software, es importante entender la diferencia entre plataformas de coworking y herramientas para espacios de oficina.

Satisfacen necesidades diferentes.

• membresías
• facturación
• comunidad
• eventos
• acceso flexible a escritorio

• reserva de escritorios para empleados
• gestión de visitantes
• coordinación de espacios de trabajo híbridos

Algunas plataformas se solapan, pero el software de gestión de coworking más completo suele incluir facturación y gestión de miembros, algo de lo que a menudo carecen las herramientas de oficina.

Optix se presenta como una plataforma centrada en la automatización para espacios de coworking y flexibles, con herramientas clave para reservas, facturación, CRM, automatizaciones y una app móvil de marca propia. En su sitio web, el mensaje es claro: es un software diseñado para ayudar a los operadores a ahorrar tiempo y escalar sin añadir más trabajo manual.

• Sólida experiencia para los miembros, especialmente a través de su aplicación móvil de marca.
• Cubre los aspectos básicos esenciales del coworking: reservas, facturación, CRM y automatizaciones.
• Las reseñas suelen resaltar su facilidad de uso y su rápida configuración
• Funciona bien para operadores que buscan una experiencia pulida y moderna de cara al socio.

• Algunos usuarios dicen que las integraciones pueden sentirse limitadas según su configuración.
• El producto está muy orientado al uso en dispositivos móviles, por lo que la experiencia en escritorio puede resultar menos central para algunos equipos.
• La información sobre precios no es especialmente transparente en las fuentes públicas.

Los precios se basan en las ubicaciones y los usuarios.

Esencial $197/mes facturado anualmente (1 ubicación, 50 usuarios)

Pro 299 $/mes facturado anualmente (1 ubicación, 100 usuarios)

Grow 498 $/mes facturado anualmente (1 ubicación, 250 usuarios)

Plan Scale disponible bajo demanda.

Optix es una excelente opción para espacios de coworking impulsados por la comunidad que se preocupan mucho por la experiencia de sus miembros y quieren automatización sin un sistema pesado.

OfficeRnD está diseñado para espacios de coworking, oficinas flexibles, oficinas con servicios y operadores con múltiples ubicaciones. Su sitio web destaca la facturación, las reservas de salas de reuniones, los informes, la analítica y las aplicaciones orientadas a los miembros, por lo que está claramente dirigido a equipos que necesitan una mayor profundidad operativa.

• Sólido en facturación, emisión de facturas, generación de informes y flujos de trabajo operativos.
• Diseñado para apoyar a operadores en crecimiento y carteras más complejas.
• Las reseñas suelen mencionar la atención al cliente receptiva.
• Incluye tanto una plataforma web como aplicaciones móviles para los miembros.

• Puede parecer complejo cuando empiezas.
• Algunos usuarios describen partes de la plataforma como torpes o más difíciles de navegar de lo esperado.
• Probablemente más herramienta de la que realmente necesita un espacio muy pequeño.

Precios disponibles a petición.

OfficeRnD es la opción más lógica para marcas de coworking en crecimiento que necesitan potentes herramientas de facturación y operaciones en un solo lugar.

Nexudus es una plataforma de coworking de marca blanca centrada en la gestión de reservas, contabilidad, control de acceso, gestión de leads y miembros, y funciones de comunidad. Es una de las plataformas más configurables de esta categoría, lo que forma parte de su atractivo.

• Amplia gama de funciones en reservas, facturación, control de acceso y gestión de socios.
• Opción sólida para los operadores que buscan personalización y flexibilidad.
• Los reseñadores suelen elogiar sus integraciones y la amplitud de sus funciones.
• La atención al cliente se menciona a menudo de forma positiva en los resúmenes de reseñas.

• Hay una curva de aprendizaje más pronunciada que con herramientas más sencillas.
• La configuración inicial puede requerir más tiempo y atención administrativa.
• Más adecuado para equipos que buscan control, no solo velocidad.

El precio se calcula en función de los usuarios y las ubicaciones.

Su tarifa del plan profesional de coworking es de 150 $ al mes y por ubicación para 25 usuarios activos.

Las tasas de crecimiento de coworking para más de 500 usuarios están disponibles bajo solicitud.

Nexudus es una buena opción para operadores de coworking consolidados que quieren una plataforma flexible que puedan adaptar a sus flujos de trabajo.

Archie se presenta como una plataforma todo en uno para espacios de coworking y oficinas, que abarca reservas de escritorios, salas de reuniones, gestión de visitantes, analítica del espacio de trabajo, facturación y flujos de trabajo de coworking. La historia de su producto trata, sobre todo, de ofrecer a los equipos un lugar único y claro desde el que gestionar las operaciones del día a día.

• Frecuentemente elogiado por su experiencia de usuario moderna e intuitiva.
• Amplia cobertura en escritorios, salas, visitantes y operaciones de coworking.
• Las reseñas suelen destacar la atención al cliente útil.
• Ideal para equipos que quieren una plataforma potente sin que resulte abrumadora.

• Algunos usuarios dicen que algunas funciones son menos intuitivas que los flujos de trabajo principales.
• La personalización de facturas ha surgido como una limitación en las reseñas.
• La información pública sobre precios no es clara en la web.

El software de coworking de Archie ofrece 3 planes:

Starter: 165 $/mes facturado anualmente (1 ubicación, hasta 100 usuarios activos)

Pro: 275 $/mes facturado anualmente (2 ubicaciones, 200 usuarios activos)

El plan Enterprise está hecho a medida para proyectos de gran escala y con múltiples ubicaciones.

Archie funciona especialmente bien para operadores que quieren una experiencia de usuario moderna y necesitan un puente entre la gestión de coworking y los casos de uso de oficina híbrida

Spacebring se describe a sí mismo como un software para coworking que ofrece un servicio superior a los miembros, con herramientas para automatizar las reservas, la facturación, los cobros y las operaciones diarias y, al mismo tiempo, ofrecer a los miembros un portal web y una aplicación móvil con la marca del espacio.

• Sólida reputación por su facilidad de uso.
• Los reseñadores mencionan repetidamente la excelente atención al cliente.
• Ayuda a reducir la administración manual mediante automatización.
• Buen equilibrio de funciones principales sin que se sienta demasiado pesado.

• Algunos usuarios mencionan fricciones en algunos flujos de trabajo, incluyendo partes de la gestión de facturas.
• Puede sentirse más ligero que las plataformas empresariales más complejas.
• Menos ideal para operadores que desean una personalización muy avanzada.

Business: 158 $/mes con un compromiso mínimo de 6 meses. Plan Enterprise disponible bajo demanda.

Spacebring es una excelente opción para espacios de coworking pequeños y medianos que buscan una plataforma todo en uno potente y fácil de aprender.

Envoy es mejor conocido por la gestión de visitantes, pero su plataforma para espacios de trabajo también ofrece reserva de escritorios, reserva de salas, visibilidad de ocupación y operaciones de lugares de trabajo en múltiples sedes. Está diseñada más para oficinas que para espacios de coworking, pero aun así puede ser útil en entornos de trabajo compartidos.

• Excelente para registros de visitantes, credenciales, notificaciones y flujos de trabajo de recepción.
• Los reseñadores suelen elogiar la interfaz intuitiva.
• Útil para equipos que necesitan una mejor visibilidad de la ocupación y el uso de la oficina.
• Opción sólida para operaciones en lugares de trabajo con múltiples sedes.

• No está basado en membresías de coworking ni en facturación recurrente.
• Algunos usuarios mencionan que la aplicación puede sentirse lenta en ocasiones.
• Mejor para entornos de trabajo internos que los modelos de coworking orientados a los ingresos.

Envoy tiene un plan gratuito con funciones limitadas para 100 registros al mes.

Su plan Premium cuesta 4.345 $ por ubicación al año, facturado anualmente.

También ofrecen un plan Enterprise personalizado.

Envoy es ideal para oficinas corporativas y lugares de trabajo híbridos que dan máxima prioridad al flujo de visitantes, la reserva de escritorios y la seguridad en el lugar de trabajo.

Robin es un software para el lugar de trabajo que sirve para escritorios, salas de reuniones, coordinación del trabajo híbrido y análisis del espacio de trabajo. Su posicionamiento está muy centrado en los empleados, con un enfoque en ayudar a las personas a planificar sus visitas a la oficina y a las organizaciones a entender cómo se utiliza el espacio.

• Las reseñas lo describen constantemente como sencillo y fácil de usar.
• Buena cobertura para reservas de escritorios, reservas de salas, estacionamiento y visibilidad del equipo.
• Útil para equipos híbridos que quieren ver quién está y cuándo.
• Sólida reputación de facilidad de uso según los comentarios de los usuarios.

• Algunos usuarios dicen que la aplicación puede sentirse un poco torpe.
• Las normas de registro pueden ocasionalmente generar fricciones en el trabajo por turnos o en el uso irregular de la oficina.
• No está diseñado para la facturación o la gestión de miembros de espacios de coworking.

La información de precios se proporciona bajo presupuesto.

Robin es una mejor opción para oficinas híbridas que para las operaciones tradicionales de coworking. Es más eficaz cuando el principal problema es coordinar a los empleados, no gestionar las membresías.

Condeco ha sido renombrado como Eptura Engage y se presenta como una solución de reservas para oficinas corporativas globales, que abarca reserva de escritorios, reserva de salas y solicitudes relacionadas con el lugar de trabajo. El producto está claramente orientado al sector empresarial.

• Buena opción para entornos laborales grandes con múltiples oficinas.
• Los usuarios dicen que hace que la reserva de escritorios y salas de reuniones sea fácil.
• A menudo descrito como fácil de usar tanto para los usuarios finales como para los administradores..
• Útil para la elaboración de informes y el aprovechamiento del espacio en lugares de trabajo más grandes

• Algunos usuarios dicen que la resolución de problemas puede ser lenta.
• Más orientado a empresas de lo que muchos espacios de coworking necesitan.
• Mejor para la coordinación interna de la oficina que para operaciones de coworking basadas en miembros.

Los precios están disponibles a petición.

Condeco es ideal para grandes oficinas empresariales que necesitan una reserva estructurada de salas y escritorios en carteras más complejas.

Kadence está diseñado para el trabajo híbrido y se centra en la reserva de escritorios, la reserva de salas, los registros automáticos, la planificación de equipos y la coordinación en el lugar de trabajo. La historia del producto trata de hacer que los días de oficina sean más fáciles de planificar.

• Las reseñas suelen elogiar la interfaz limpia y la configuración sencilla.
• Muy adecuado para organizaciones que usan Microsoft Teams.
• Útil para gestionar escritorios limitados y planificar la asistencia a la oficina.
• Creado para equipos que quieren que las reservas se sientan sencillas, no complicadas.

• La fiabilidad del check-in automático ha surgido como un punto problemático en las reseñas.
• No está diseñado para membresías de coworking, facturación ni reservas públicas.
• Más útil para la coordinación interna en el lugar de trabajo que para las operaciones de espacios flexibles.

Los precios están disponibles a petición.

Kadence es ideal para entornos de trabajo híbridos que quieren una capa de reservas sencilla dentro de sus herramientas de colaboración existentes.

Deskbird se presenta como una plataforma integral para el lugar de trabajo que abarca puestos de trabajo, salas, plazas de aparcamiento, gestión de oficina y analíticas. Su sitio web apuesta claramente por la sencillez, y eso coincide con lo que aparece en las reseñas.

• Muy buena reputación por ser fácil de usar.
• Interfaz limpia e intuitiva, con rápida adopción por parte de los empleados.
• Útil para reservar escritorios, salas de reuniones, visibilidad y coordinación del equipo.
• Integraciones con herramientas como Teams y Outlook suelen mencionarse a menudo en las reseñas.

• Los recordatorios de registro y los flujos de asistencia podrían ser mejores para algunos equipos.
• Diseñado para la gestión del lugar de trabajo, no para una facturación completa de coworking ni para la gestión de membresías.
• Mejor para la coordinación de oficinas híbridas que para negocios de coworking dirigidos por operadores.

Deskbird ofrece un plan Free Forever para hasta 15 usuarios y 1 oficina. Su plan Business comienza en $2.5 por usuario al mes y el plan Professional en $3.5 por usuario al mes. También está disponible un plan Enterprise con precios personalizados.

Deskbird es una opción sólida para equipos híbridos que quieren una plataforma moderna y ligera para gestionar escritorios, salas y la presencia en la oficina.

El mejor software de gestión de espacios de oficina no solo gestiona reservas. Te ayuda a administrar un espacio más inteligente.

Estas son las capacidades que más importan.

Los miembros deberían poder reservar:

• escritorios
• salas de reuniones
• equipo
• espacios compartidos

Si estás evaluando herramientas específicamente para salas, quizá también quieras consultar nuestra guía sobre el mejor software de reserva de salas de reuniones

Las plataformas deberían admitir:

• disponibilidad en tiempo real
• reserva de recursos
• vistas de planta

Las grandes plataformas de coworking gestionan:

• planes de membresía
• facturas automatizadas
• procesamiento de pagos

Sin automatización, los operadores pasan horas cada semana gestionando la facturación manualmente.

Los análisis revelan cómo se utiliza tu espacio.

Busca informes sobre:

• tasas de ocupación
• uso máximo
• demanda de escritorio
• demanda de salas de reuniones

La mayoría de los miembros esperan poder reservar desde el móvil.

Las plataformas modernas se integran con:

• Google Calendar
• Slack
• control de acceso
• Sistemas CRM

Para instalaciones más pequeñas, herramientas como el software de programación de salas de reuniones pueden gestionar las reservas de salas sin necesidad de una infraestructura compleja.

La seguridad es importante en entornos compartidos.

Compatibilidad con las principales plataformas:

• registros digitales
• credenciales de visitante
• integraciones de control de acceso

Los precios del software para coworking varían ampliamente.

Los modelos comunes incluyen:

Los precios aumentan a medida que crece el número de miembros.

Habitual en las plataformas de gestión de espacios de trabajo.

Algunas herramientas cobran una tarifa fija por cada espacio de coworking.

Los costos ocultos pueden incluir:

• tarifas de instalación
• costes de integración
• usuarios adicionales

Desplázate hacia la derecha para ver cómo se comparan →

	Optix	OfficeRnD	Nexudus	Archie	Spacebring	Envoy	Robin	Condeco	Kadence	Deskbird
Plan gratuito	No	No	No	No	No	Sin plan gratuito público	Sin plan gratuito público	Sin plan gratuito público	Sin plan gratuito público	Sí	Sí
Empieza a las	197 $/mes facturado anualmente	Contactar con ventas	Contactar con ventas	$159/mes mínimo	183 $/mes	Contactar con ventas	Contactar con ventas	Contactar con ventas	Contactar con ventas	2,50 €/usuario/mes	6,99 US$/asiento/mes
Base de precios	Nivel del plan	Miembros + ubicaciones	Basado en la ubicación	Por escritorio	Usuarios activos + ubicaciones	Plataforma + módulos	Presupuesto personalizado	Presupuesto personalizado	Presupuesto personalizado	Por usuario	Por asiento
Opción empresarial personalizada	Sí	Sí	Sí	Sí	Sí	Sí	Sí	Sí	Sí	Sí	Sí
Ideal para una mayor transparencia en los precios	Alto	Bajo	Bajo	Alto	Alto	Bajo	Bajo	Bajo	Bajo	Alto	Alto

Calcula siempre el coste total de propiedad antes de comprometerte.

Elegir el mejor software de gestión de coworking depende del tamaño de tu espacio y de la complejidad operativa.

• ¿Cuántos escritorios y miembros vas a gestionar?
• ¿Necesitas facturación automatizada?
• ¿Los miembros reservarán escritorios o despachos fijos?
• ¿Necesitas acceso desde el móvil?

Antes de elegir un software, prueba lo siguiente:

• flujos de reserva
• incorporación de miembros
• paneles de informes
• integraciones

También deberías simular escenarios reales como picos de demanda de escritorios o conflictos en las salas de reuniones.

No todos los espacios de coworking necesitan un software empresarial complejo.

Si estás ejecutando:

• un coworking muy pequeño
• un lugar piloto
• un centro comunitario
• o un estudio compartido

Una herramienta de programación más sencilla podría funcionar mejor.

Herramientas como Koalendar pueden ayudar a:

• reservas de visitas para posibles socios
• programación de consultas
• reservas de salas de reuniones
• inscripciones a eventos

Por ejemplo, un teatro independiente utilizó recientemente Koalendar para simplificar las reservas en varias salas, algo que contamos en nuestra historia de cliente Cómo un teatro independiente de improvisación optimizó la reserva de salas.

Y si estás explorando herramientas de productividad para tu equipo de operaciones, nuestra lista de las mejores herramientas de gestión del tiempo también puede ayudarte.

Dirigir un espacio de coworking no debería sentirse como gestionar una hoja de cálculo.

Koalendar mantiene la programación simple para que los operadores puedan centrarse en su comunidad.

Con Koalendar puedes:

• crear páginas de reservas personalizables
• gestionar habitaciones e instalaciones
• enviar recordatorios automáticos
• controlar reservas con controles de administración
• cobrar pagos
• sincronízate con tu calendario al instante

Incluso puedes incrustar páginas de reservas directamente en tu sitio web.

Eso significa que los miembros, visitantes o posibles clientes pueden reservar salas de reuniones o visitas en cuestión de segundos.

Prueba Koalendar para gestionar reservas en espacios de coworking y oficinas compartidas.