10 melhores softwares de gestão de coworking: gerencie mesas, salas e check-ins

Administrar um espaço de coworking parece simples, até as reservas começarem a se acumular.

No começo são as planilhas. Depois, os e‑mails. Aí alguém reserva a mesma sala de reunião duas vezes. As pessoas chegam esperando encontrar mesas que na verdade nunca foram reservadas. De repente, sua equipe está gastando horas toda semana só para gerenciar a disponibilidade.

Infelizmente, isso é mais comum do que você imagina. De acordo com insights compartilhados pela comunidade Coworking Resources, muitos operadores ainda dependem de várias ferramentas desconectadas para reservas, faturamento e gestão de membros. Essa fragmentação gera erros, perda de tempo e membros frustrados.

É aí que entra o melhor sistema de gestão de coworking.

Com a plataforma certa:

• Gerencie reservas de mesas, salas de reunião e recursos
• Automatize faturamento e pagamentos
• Acompanhe a utilização de espaço e a ocupação
• Lide com integração de novos membros e check-ins
• Integre-se com ferramentas como Slack, Google Calendar e sistemas de controle de acesso

Neste guia, vamos analisar as 10 melhores alternativas de sistema de gestão para coworking e mostrar como escolher a ideal para o seu espaço.

Se você só quer a resposta rápida de qual é o melhor sistema de gestão de coworking, aqui vai a versão resumida:

Se você está administrando um coworking menor ou uma unidade piloto, uma ferramenta leve como o Koalendar também pode cuidar de agendamentos de visitas, reservas de salas de reunião e eventos sem necessidade de uma configuração complexa.

Agora, vamos explorar as plataformas em detalhes.

Operadores de coworking lidam com muita coisa: membros, estações de trabalho, salas de reunião, pagamentos e controle de ocupação.

O melhor software de gestão de coworking reúne tudo isso em uma única plataforma.

Em vez de gerenciar cinco ferramentas, você pode administrar todo o seu espaço a partir de um único painel.

No mínimo, uma plataforma moderna de software gestão de coworking deve incluir:

1. Reserva de mesas e salas

Os membros devem poder reservar mesas, salas de reunião, escritórios privativos ou recursos compartilhados. A maioria das plataformas oferece portais de autoatendimento para reservas ou aplicativos móveis.

2. Gestão de membros

Os operadores precisam de ferramentas para gerenciar: perfis de membros, contratos, onboarding, cobrança e faturas. Isso é especialmente importante para modelos de coworking baseados em assinatura.

3. Pagamentos e cobrança

A cobrança automatizada evita perda de receita. Bons sistemas oferecem suporte a: pagamentos recorrentes de associação, reservas de salas de reunião e inscrições em eventos.

4. Análise e relatórios

Compreender o uso do espaço ajuda a otimizar o layout e a precificação. Por exemplo, procure uma ferramenta que analise tendências de ocupação, salas mais reservadas e padrões de uso dos membros.

5. Integrações

Ambientes de trabalho modernos dependem de ferramentas conectadas, portanto você precisa buscar integrações com: Slack, Google Workspace, Microsoft 365, sistemas de controle de acesso e ferramentas de gestão de visitantes.

Escolher um sistema gerenciamento de coworking pode se tornar algo bem complicado, bem rápido. Muitas ferramentas parecem ótimas na página de vendas, mas o verdadeiro teste é como elas se saem quando o seu espaço está cheio. Por isso, nós focamos nas coisas que mais importam no dia a dia: facilidade de uso, recursos principais, preços, integrações e suporte.

Primeiro, analisamos os fundamentos que toda plataforma robusta deve abranger, como:

• Reserva de mesa
• Agendamento de sala de reunião
• Gerenciamento de membros
• Pagamentos
• Relatórios
• Gestão de visitantes

Em outras palavras, o software deve ajudar você a gerenciar seu espaço sem precisar juntar cinco ferramentas diferentes. Quanto mais ele conseguir fazer em um só lugar, mais fácil será manter tudo organizado à medida que suas operações crescem.

Esta parte é mais importante do que a maioria das equipes imagina.

O software de coworking deve parecer simples tanto para operadores, quanto para membros. Se a plataforma for difícil de usar, as pessoas não vão utilizá-la da maneira correta. E, quando isso acontece, pequenos problemas viram dores de cabeça diárias.

Uma experiência desajeitada geralmente leva a:

• Erros de reserva
• Membros frustrados
• Mais solicitações de suporte

As melhores ferramentas fazem as tarefas do dia a dia parecerem fáceis desde o primeiro dia. Nada de longas sessões de treinamento. Nada de adivinhar onde clicar em seguida.

Os preços raramente são tão simples quanto parecem à primeira vista.

Algumas plataformas cobram por local, por estação de trabalho ou até por membro.

É por isso que é importante olhar além do preço inicial. Uma interface que parece acessível no começo pode ficar cara rapidamente à medida que o seu coworking cresce. O objetivo é entender o custo total antes de se comprometer, não depois.

Um bom software deve funcionar bem com as ferramentas em que você já confia. Procuramos por plataformas que se integrem com:

• Sistemas de calendário
• Controle de acesso
• Ferramentas de contabilidade
• Sistemas de CRM

Tais integrações economizam tempo, reduzem o trabalho manual e ajudam sua equipe a evitar soluções improvisadas e confusas. Em poucas palavras, sua plataforma de software deve se encaixar no seu fluxo de trabalho, e não obrigar você a reconstruí-lo.

Os espaços de coworking não funcionam exatamente em horário comercial, das 9 às 5.

Os membros reservam com antecedência, ficam até mais tarde e esperam que tudo funcione quando precisam. Por isso, quando há um problema com reservas, check-ins ou disponibilidade, um suporte ágil faz toda a diferença.

Um suporte ao cliente confiável é essencial porque, quando o seu sistema falha, suas operações sentem o impacto na hora. E em um espaço compartilhado e movimentado, esse é exatamente o tipo de estresse que você quer evitar.

Antes de escolher um software, é importante entender a diferença entre plataformas de coworking e ferramentas para gestão de escritórios.

Eles atendem a necessidades diferentes.

• Assinaturas
• Faturas
• Comunidade
• Eventos
• Acesso a mesa flexível

• Reserva de mesas para funcionários
• Gestão de visitantes
• Coordenação de espaço de trabalho híbrido

Algumas soluções se sobrepõem, mas o software de gestão de coworking mais completo geralmente inclui faturamento e gestão de membros, algo que as ferramentas de escritório costumam não oferecer.

O Optix se posiciona como uma plataforma com foco em automação para coworkings e espaços flexíveis, com ferramentas essenciais para reservas, faturamento, CRM, automações e um aplicativo móvel com a sua marca. No site, a mensagem é clara: este é um software criado para ajudar operadores a economizar tempo e crescer sem adicionar mais trabalho manual.

• Experiência sólida para o associado, especialmente por meio de seu aplicativo móvel próprio
• Abrange os principais fundamentos de coworking: reservas, faturamento, CRM e automações
• Os avaliadores frequentemente elogiam sua facilidade de uso e configuração rápida
• Funciona bem para operadoras que desejam uma experiência moderna e refinada para seus membros

• Alguns usuários dizem que as integrações podem parecer limitadas dependendo da configuração deles
• O produto é fortemente voltado para dispositivos móveis, então a experiência em desktop pode parecer menos central para algumas equipes
• Os preços não são especialmente transparentes nas fontes voltadas ao público.

A precificação é baseada em locais e usuários.

Essentials US$197/mês cobrados anualmente (1 unidade, 50 usuários)

Pro US$ 299/mês cobrados anualmente (1 local, 100 usuários)

Grow US$ 498/mês cobrados anualmente (1 local, 250 usuários)

Plano Scale disponível sob demanda.

Optix é uma ótima opção para espaços de coworking guiados pela comunidade que se importam muito com a experiência dos membros e querem automação sem um sistema pesado.

O OfficeRnD foi desenvolvido para espaços de coworking, escritórios flexíveis, escritórios com serviços e operadores com múltiplas unidades. Seu site destaca faturamento, reservas de salas de reunião, relatórios, análises e aplicativos voltados para os membros, então é claramente voltado para equipes que precisam de mais profundidade operacional.

• Forte em faturamento, emissão de notas, relatórios e fluxos de trabalho operacionais
• Criado para apoiar operadoras em crescimento e portfólios mais complexos
• Os avaliadores costumam mencionar o suporte ao cliente ágil e atencioso
• Inclui tanto uma plataforma web quanto aplicativos móveis voltados para os membros

• Pode parecer complexo quando você está começando
• Alguns usuários descrevem partes da plataforma como desajeitadas ou mais difíceis de navegar do que o esperado
• Provavelmente mais ferramenta do que um espaço muito pequeno realmente precisa

Preços disponíveis sob consulta.

OfficeRnD é a escolha mais lógica para marcas de coworking em expansão que precisam de ferramentas robustas de cobrança e operações em um só lugar.

A Nexudus é uma plataforma white-label para coworkings focada em gestão de reservas, contabilidade, controle de acesso, gestão de leads e membros, e recursos de comunidade. É uma das plataformas mais configuráveis da categoria, sendo recomendada.

• Conjunto de recursos muito amplo em reservas, faturamento, controle de acesso e gestão de membros
• Opção robusta para operadores que desejam personalização e flexibilidade
• Os avaliadores frequentemente elogiam suas integrações e a profundidade de seus recursos
• O suporte ao cliente é frequentemente mencionado de forma positiva nos resumos de avaliações

• Há uma curva de aprendizado mais acentuada do que com ferramentas mais simples
• A configuração inicial pode exigir mais tempo e atenção da administração
• Mais adequado para equipes que querem controle, não apenas velocidade

A cobrança é feita com base em usuários e locais.

A tarifa do plano profissional de coworking deles é de US$ 150 por mês/por local para 25 usuários ativos.

As taxas de crescimento de coworking para mais de 500 usuários estão disponíveis mediante solicitação.

Nexudus é uma boa opção para operadores de coworking já estabelecidos que desejam uma plataforma flexível que possam adaptar aos seus fluxos de trabalho.

A Archie é posicionada como uma plataforma tudo‑em‑um para espaços de coworking e escritórios, abrangendo reserva de mesas, salas de reunião, gestão de visitantes, análises de uso do espaço, faturamento e fluxos de trabalho de coworking. A proposta do produto é, acima de tudo, oferecer às equipes um único ambiente organizado para conduzir as operações do dia a dia.

• Frequentemente elogiado por sua experiência do usuário moderna e intuitiva
• Cobertura robusta em estações de trabalho, salas, visitantes e operações de coworking
• Os avaliadores frequentemente destacam o atendimento ao cliente prestativo
• Ideal para equipes que querem uma plataforma poderosa sem parecer complicada demais

• Alguns usuários dizem que alguns recursos são menos intuitivos do que os fluxos de trabalho principais
• A personalização de faturas tem surgido como uma limitação nas avaliações
• A precificação pública não é especialmente simples a partir do caminho do site analisado aqui

O software de coworking da Archie oferece 3 planos:

Starter: US$ 165/mês, cobrado anualmente (1 unidade, até 100 usuários ativos)

Pro: US$ 275/mês, cobrado anualmente (2 unidades, 200 usuários ativos)

O plano Enterprise é personalizado para projetos de grande escala e com múltiplas localidades.

O Archie funciona especialmente bem para operadores que desejam uma experiência de uso moderna e precisam de uma ponte entre a gestão de coworking e os casos de uso de escritório híbrido

O Spacebring se descreve como um software para coworkings voltado para um atendimento superior aos membros, com ferramentas para automatizar reservas, faturamento, cobrança e operações do dia a dia enquanto oferece aos membros um portal web e um aplicativo móvel com a marca do espaço.

• Forte reputação por facilidade de uso
• Os avaliadores mencionam repetidamente o excelente atendimento ao cliente
• Ajuda a reduzir tarefas administrativas manuais por meio de automação
• Bom equilíbrio de recursos principais sem parecer pesado demais

• Alguns usuários mencionam atritos em alguns fluxos de trabalho, incluindo partes de gestão de faturas
• Pode parecer mais leve do que plataformas corporativas mais robustas
• Menos ideal para operadores que desejam personalizações bem avançadas

Business: US$ 158/mês com prazo mínimo de compromisso de 6 meses. Plano Enterprise disponível sob demanda.

Spacebring é uma ótima opção para coworkings de pequeno e médio porte que buscam uma plataforma completa, poderosa e fácil de aprender.

A Envoy é mais conhecida por gestão de visitantes, mas sua plataforma para ambientes de trabalho também oferece suporte a reserva de mesas, reserva de salas, visibilidade de ocupação e operações de locais de trabalho em múltiplos sites. Ela é desenvolvida mais para escritórios do que para espaços de coworking, mas ainda assim pode ser útil em ambientes de trabalho compartilhados.

• Excelente para check-in de visitantes, crachás, notificações e fluxos de trabalho da recepção
• Os avaliadores costumam elogiar a interface intuitiva
• Útil para equipes que precisam de mais visibilidade sobre ocupação e uso do escritório
• Opção robusta para operações de locais de trabalho com múltiplos sites

• Não baseado em assinaturas de coworking ou cobranças recorrentes
• Alguns usuários mencionam que o app pode parecer lento às vezes
• Melhor para ambientes de trabalho internos do que modelos de coworking voltados à geração de receita

O Envoy tem um plano gratuito com recursos limitados para 100 entradas por mês

O plano Premium deles custa US$ 4.345 por local, por ano, com cobrança anual.

Eles também oferecem um plano Enterprise personalizado.

O Envoy é ideal para escritórios corporativos e ambientes de trabalho híbridos que priorizam o fluxo de visitantes, a reserva de mesas e a segurança do local de trabalho.

O Robin é um software para o ambiente de trabalho voltado para estações de trabalho, salas de reunião, coordenação de trabalho híbrido e insights sobre o uso do espaço. Seu posicionamento é muito focado nos funcionários, ajudando as pessoas a planejar visitas ao escritório e ajudando as organizações a entender como os espaços são utilizados.

• Os avaliadores costumam descrevê-lo como simples e fácil de usar
• Boa cobertura para reserva de mesas, reserva de salas, estacionamento e visibilidade da equipe
• Útil para equipes híbridas que querem ver quem está no escritório e quando
• Forte reputação de facilidade de uso no feedback dos usuários

• Alguns usuários dizem que o app pode parecer um pouco desajeitado
• As regras de check-in podem ocasionalmente gerar atritos para uso baseado em turnos ou para uso irregular do escritório
• Não foi desenvolvido para cobrança ou gestão de membros em coworkings

As informações de preços são fornecidas mediante orçamento.

O Robin é mais indicado para escritórios híbridos do que para operações tradicionais de coworking. Ele é o ideal quando o principal problema é coordenar os funcionários, e não gerenciar assinaturas.

O Condeco foi renomeado como Eptura Engage e está posicionado como uma solução de reservas para escritórios corporativos globais, abrangendo reserva de mesas, reserva de salas e solicitações relacionadas ao ambiente de trabalho. O produto é claramente voltado para o segmento corporativo (enterprise).

• Boa opção para grandes ambientes de trabalho com vários escritórios
• Os avaliadores dizem que ele torna a reserva de mesas e salas de reunião fácil
• Frequentemente descrito como fácil de usar tanto para usuários finais quanto para administradores
• Útil para relatórios e aproveitamento de espaço em ambientes de trabalho maiores

• Alguns usuários dizem que a resolução de problemas pode ser lenta
• Mais voltado para empresas do que muitos espaços de coworking precisam
• Melhor para coordenação interna de escritório do que para operações de coworking baseadas em membros

Os preços estão disponíveis sob consulta.

O Condeco é mais indicado para grandes escritórios corporativos que precisam de uma reserva estruturada de salas e estações de trabalho em portfólios mais complexos.

O Kadence foi desenvolvido para o trabalho híbrido e é focado em reserva de mesas, reserva de salas, check-ins automáticos, agendamento de equipes e coordenação do ambiente de trabalho. A proposta do produto é tornar os dias de escritório mais fáceis de planejar.

• Os avaliadores costumam elogiar a interface limpa e a configuração fácil
• Ótimo para organizações que usam Microsoft Teams
• Útil para gerenciar mesas limitadas e planejar a presença no escritório
• Feito para equipes que querem que as reservas sejam simples, não complicadas

• A confiabilidade do check-in automático tem surgido como um ponto problemático nas avaliações
• Não foi desenvolvido para assinaturas de coworking, cobrança ou reservas públicas
• Mais útil para a coordenação interna no local de trabalho do que para operações de espaços flexíveis

Os preços estão disponíveis sob consulta.

Kadence é ideal para ambientes de trabalho híbridos que desejam uma camada simples de reserva integrada às suas ferramentas de colaboração existentes.

O Deskbird se posiciona como uma plataforma completa para o ambiente de trabalho, voltada para mesas, salas, vagas de estacionamento, gestão de escritório e análises. Seu site aposta fortemente na simplicidade, e isso condiz com o que aparece nas avaliações.

• Reputação muito forte por ser fácil de usar
• Interface limpa e intuitiva, com rápida adoção pelos funcionários
• Útil para reserva de mesas, salas de reunião, visibilidade e coordenação de equipes
• Integrações com ferramentas como Teams e Outlook são mencionadas com frequência nas avaliações

• Os lembretes de check-in e os fluxos de presença poderiam ser melhores para algumas equipes
• Feito para gestão do local de trabalho, não para faturamento completo de coworking ou gestão de associações
• Melhor para coordenação de escritórios híbridos do que para negócios de coworking operados por anfitriões

A Deskbird oferece um plano Gratuito para Sempre para até 15 usuários e 1 escritório. O plano Business começa em US$ 2,50 por usuário/mês e o plano Professional em US$ 3,50 por usuário/mês. Também está disponível um plano Enterprise com preços personalizados.

Deskbird é uma ótima opção para equipes híbridas que querem uma plataforma leve e moderna para gerenciar mesas, salas e presença no escritório.

O melhor software de gestão de espaços de escritório não apenas gerencia reservas. Ele ajuda você a administrar um espaço mais inteligente.

Aqui estão os recursos que mais importam:

Os membros devem poder reservar:

• Mesas
• Salas de reunião
• Equipamentos
• Espaços compartilhados

Se você estiver avaliando ferramentas especificamente para salas, talvez também queira conferir nosso guia sobre o melhor software de reserva de salas de reunião.

As plataformas devem oferecer suporte a:

• Disponibilidade em tempo real
• Reserva de recursos
• Vistas de planta baixa

Ótimas plataformas de coworking lidam com:

• Planos de assinatura
• Faturas automatizadas
• Processamento de pagamento

Sem automação, os operadores passam horas toda semana gerenciando o faturamento manualmente.

As análises revelam como o seu espaço é utilizado.

Procure por relatórios sobre:

• Taxas de ocupação
• Uso máximo
• Demanda por mesa
• Demanda por sala de reunião

A maioria dos membros espera poder fazer reservas pelo celular.

Plataformas modernas se integram com:

• Google Agenda
• Slack
• Controles de acesso
• Sistemas de CRM

Para estruturas menores, ferramentas como um software de agendamento de salas de reunião podem gerenciar reservas de salas sem precisar de uma infraestrutura complexa.

A segurança é algo importante em ambientes compartilhados.

Nas top plataformas, há suporte para:

• Check-ins digitais
• Crachás de visitante
• Integrações de controle de acesso

Os preços de softwares para coworking variam bastante.

Os modelos comuns costumam ser:

Os preços acompanham o crescimento do número de membros.

Comum em plataformas de gerenciamento de workspace.

Algumas ferramentas cobram uma taxa fixa por espaço de coworking.

Custos ocultos podem incluir:

• Taxas de instalação
• Custos de integração
• Usuários adicionais

Scroll right to see how they compare →

	Optix	OfficeRnD	Nexudus	Archie	Spacebring	Envoy	Robin	Condeco	Kadence	Deskbird
Plano gratuito	Não	Não	Não	Não	Não	Nenhum plano gratuito público	Sem plano gratuito público	Nenhum plano gratuito público	Nenhum plano gratuito público	Sim	Sim
Começa em	US$ 197/mês cobrados anualmente	Fale com o time de vendas	Falar com o time de vendas	mínimo de US$ 159/mês	US$ 183/mês	Falar com o time de vendas	Fale com o time de vendas	Falar com o time de vendas	Falar com o time de vendas	€2,50/usuário/mês	US$ 6,99/assento/mês
Base de preços	Nível do plano	Membros + locais	Baseado em localização	Por mesa	Usuários ativos + locais	Plataforma + módulos	Orçamento personalizado	Orçamento personalizado	Orçamento personalizado	Por usuário	Por assento
Opção corporativa personalizada	Sim	Sim	Sim	Sim	Sim	Sim	Sim	Sim	Sim	Sim	Sim
Melhor em transparência de preços	Alto	Baixo	Baixo	Alto	Alto	Baixo	Baixo	Baixo	Baixo	Alto	Alto

Em todo caso, sempre calcule o custo total de propriedade antes de se comprometer.

Escolher o melhor software de gestão de coworking depende do tamanho do seu espaço e da complexidade operacional.

• Quantas mesas e membros você vai gerenciar?
• Você precisa de faturamento automatizado?
• Os membros vão reservar estações de trabalho ou salas/escritórios fixos?
• Você precisa de acesso pelo celular?

Antes de escolher um software, teste:

• Fluxos de reserva
• Integração de membros
• Painéis de relatórios
• Demais integrações

Você também deve simular cenários reais, como pico de demanda por mesas ou conflitos de reserva de salas de reunião.

Nem todo espaço de coworking precisa de um software corporativo complexo.

Se você estiver trabalhando com:

• Um coworking muito pequeno
• Um local piloto
• Um hub da comunidade
• Ou um estúdio compartilhado

Uma ferramenta de agendamento mais simples pode funcionar melhor.

Ferramentas como o Koalendar podem oferecer suporte a:

• Agendamentos de visitas para potenciais membros
• Agendamento de consulta
• Reservas de salas de reunião
• Inscrições em eventos

Por exemplo: recentemente, um teatro independente usou o Koalendar para simplificar as reservas em várias salas. Contamos sobre isso em nosso case de cliente Como um teatro independente de improviso otimizou as reservas de salas.

E se você estiver explorando ferramentas de produtividade para a sua equipe de operações, nossa lista das melhores ferramentas de gerenciamento de tempo também pode ajudar.

Administrar um coworking não deveria parecer o mesmo que gerenciar uma planilha.

O Koalendar mantém o agendamento simples para que os operadores possam se concentrar na sua comunidade.

Com o Koalendar, você pode:

• Criar páginas de agendamento personalizáveis
• Gerenciar quartos e instalações
• Enviar lembretes automáticos
• Controlar reservas com controles de administração
• Receber pagamentos
• Sincronizar com seu calendário instantaneamente

Você pode até incorporar páginas de agendamento diretamente no seu site.

Isso significa que membros, visitantes ou potenciais clientes podem reservar salas de reunião ou visitas em segundos.

Experimente o Koalendar para gerenciar reservas em coworkings e escritórios compartilhados.