Die besten Raumbuchungssysteme im Jahr 2026: Ein umfassender Leitfaden

Wenn Sie den schnellsten Weg zu weniger Konflikten und einer schnelleren Vereinbarung von Meetings suchen, beginnen Sie mit der untenstehenden Auswahlliste, die auf den häufigsten Anforderungen basiert.

• Insgesamt am besten für hybride Arbeitsplätze: Robin
• Am besten für fortgeschrittene Regeln und zur Vermeidung von Terminüberschneidungen: Skedda
• Am besten für Besuchermanagement plus Raumreservierung: Envoy
• Beste einfache und benutzerfreundliche Alternative für Raum-, Meeting- und Serviceplanung: Koalendar
• Beste integrierte Option für Microsoft 365: Microsoft Outlook-Raumsuche
• Beste integrierte Option für Google Workspace: Google Kalender mit Add-ons

Wenn Sie in diesem Jahr die besten Raumbuchungssysteme vergleichen, versuchen Sie wahrscheinlich, dieselben drei Probleme zu lösen, auf die früher oder später jedes Workplace-Team stößt: Doppelbuchungen, fehlende Transparenz darüber, was tatsächlich frei ist, und ein Buchungsablauf, der komplizierter wirkt, als er sein müsste.

Dieser Leitfaden ist genau auf diese Suchabsicht zugeschnitten. Sie erhalten eine übersichtliche Vergleichstabelle, die wichtigsten Funktionen, die in einem modernen Buchungssystem für Besprechungsräume zählen, sowie praktische Abwägungen, damit Sie die richtige Raumbuchungssoftware für Ihre Organisation auswählen können, ohne zu viel zu investieren.

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Joan

Robin

Envoy

Eptura (früher Teem)

Kadence

Microsoft Outlook-Raumsuche

Google Kalender mit Add-ons

OfficeSpace

Ideal für

Büros, die Raumdisplays sowie Raum- und Ressourcenbuchung benötigen

Hybride Arbeitsplätze, die Raum- und Schreibtischbuchung sowie Workflows für das Workplace-Erlebnis benötigen

Teams, die ein flexibles Raumbuchungssystem mit klaren Regeln und leistungsstarken Integrationen benötigen

Unternehmen, die Raumreservierung sowie Besuchermanagement und Arbeitsplatzverwaltung benötigen

Kleine bis mittelgroße Teams, die eine einfache Echtzeit-Buchung mit geringem Einrichtungsaufwand wünschen

Unternehmen, die ein ausgereiftes Raumbuchungssystem suchen, das in ihre Facility-Workflows integriert ist

Hybride Teams, die Schreibtisch-, Raum- und Besucher-Workflows in einer einzigen Workplace-App bündeln möchten

Organisationen in Microsoft 365, die eine „ausreichend gute“ Raumbuchung direkt in Outlook wünschen

Google-Workspace-Teams, die eine einfache Raumbuchung über Kalenderressourcen wünschen

Teams, die Arbeitsplatzverwaltung sowie umfassende Flächen- und Auslastungsberichte benötigen

Organisationen, die Raum- und Schreibtischbuchung sowie Arbeitsplatzverwaltung mit Mehrsprachunterstützung benötigen

Teams, die alle Terminplanungsprobleme lösen wollen – Räume, Meetings, Termine … Einfache Buchung für kleinere Teams, die Wert auf Schnelligkeit und Einfachheit legen.

Preise und Testversion

Beginnt bei etwa 49 € pro Monat, 30-tägige kostenlose Testphase angegeben

Individuelles Angebot auf Anfrage

Beginnt bei 99 $ pro Monat, kostenlose Testversion verfügbar

Preis, kostenlose Testversion und kostenlose Version anzeigen

Beginnt bei 12 $ pro Monat, kostenlose Testversion und kostenlose Version verfügbar

Verkäufer kontaktieren, kostenlose Testversion nicht aufgeführt

Beginnt bei 4 $ pro Nutzer und Monat, kostenlose Testversion verfügbar

In Microsoft 365 enthalten, abhängig von der Exchange-Konfiguration

In Google Workspace enthalten, Add-ons variieren je nach Anbieter

Kontaktieren Sie den Anbieter, keine kostenlose Testversion aufgeführt

Gestaffelte Tarife, kostenlose Testversion auf Capterra aufgeführt

Dauerhaft kostenloser Tarif. Die kostenpflichtige Version kostet 6,99 $ pro Platz und Monat (jährliche Abrechnung).

Bewertungspunktzahl (Capterra)

4,7

4,7

4,8

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4,6

4.4

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4,9

4,6

4,7

Ein Raumbuchungssystem ist ein Raumreservierungssystem, mit dem Nutzer in Echtzeit verfügbare Räume finden, sie sofort buchen und diese Reservierungen mit den Tools synchron halten können, die Ihr Team bereits verwendet. Man kann sie sich als eine zusätzliche Ebene vorstellen, die über Ihren Kalendern und Arbeitsplatzressourcen liegt und speziell dafür entwickelt wurde, Doppelbuchungen zu vermeiden und die Raumplanung zu vereinfachen.

Eine moderne Raumbuchungssoftware umfasst in der Regel eine Web-App, mobilen Zugriff, Kalendersynchronisierung und häufig auch Raumdisplays vor jedem Raum. Viele Plattformen erweitern dies zudem zu einer umfassenden Raum- und Ressourcenplanung, sodass Sie nicht nur einen Raum, sondern auch Ausstattung, Bestuhlungsvarianten und Services reservieren können, die das Meeting überhaupt erst funktionsfähig machen.

Hybride Arbeit hat die Raumbuchung komplizierter gemacht, nicht einfacher. An einem beliebigen Tag können Mitarbeiter für Kollaborationsphasen ins Büro kommen, Teams versuchen, einen videokonferenzfähigen Raum für standortübergreifende Meetings zu buchen, und Führungskräfte fragen sich, ob die Bürofläche effizient genutzt wird.

Wenn Raumbuchungssoftware gut funktioniert, erfüllt sie sofort drei Aufgaben:

1. Sie hilft, Doppelbuchungen zu vermeiden und peinliche „Wer hat das gebucht?“-Momente zu verhindern
2. Sie ermöglicht eine schnellere Vereinbarung von Meetings, da die Personen Verfügbarkeit und Rauminformationen sehen können, ohne nachfragen zu müssen.
3. Sie kann die Produktivität steigern, indem es die kleinen Reibungen beseitigt, die Raumplanung zu einer Zeitverschwendung machen

Ebenso wichtig ist, dass die Daten eines Besprechungsraum-Buchungssystems zeigen können, welche Räume tatsächlich genutzt werden, welche Raumlayouts gefragt sind und ob Sie das richtige Verhältnis von kleinen Fokusräumen zu größeren Kollaborationsräumen haben.

Die meisten Besprechungsraum-Buchungssoftwares haben einen ähnlichen Ablauf:

1. Das System verbindet sich mit Ihren Kalendern (oft Outlook, Google Kalender und manchmal Teams). Das Ziel ist die Synchronisierung der Kalender, damit die „Single Source of Truth“ konsistent bleibt.
2. Räume werden als buchbare Ressourcen mit Eigenschaften wie Kapazität, Standort, Ausstattung und zulässigen Buchungsregeln definiert.
3. Nutzer suchen und buchen nach Zeit, Raummerkmalen oder Standort. Die Verfügbarkeit wird in Echtzeit in Buchungsansichten angezeigt, die sich sofort aktualisieren, sobald jemand bucht oder storniert.
4. Dank des Tools erscheint die Reservierung wieder im Kalender und löst häufig Bestätigungen, Erinnerungen oder Check-in-Regeln aus.
5. Optionale Automatisierung greift ein z. B. um einen Raum freizugeben, wenn niemand eincheckt, oder um lange wiederkehrende Reservierungen ohne Genehmigung zu verhindern.

Wenn Sie integrierte Optionen verwenden, sind die Abläufe ähnlich. Der Outlook-Raumsucher ist zum Beispiel dafür gedacht, Nutzern bei der Suche nach verfügbaren Räumen zu helfen und setzt voraus, dass Räume als Exchange-Ressourcenpostfächer eingerichtet sind.

In Google Workspace können Administratoren Kalenderressourcen wie Räume und Geräte einrichten, und Nutzer buchen sie, indem sie die Ressource zu einem Termin hinzufügen.

Nicht alle Menschen haben die gleichen Bedürfnisse, und nicht jedes Tool, das sich „Space-Scheduling-Software“ nennt, löst Ihre tatsächlichen Probleme. Nutzen Sie diese Checkliste, um sich auf das zu konzentrieren, was Konflikte reduziert und die Akzeptanz verbessert.

Dies ist das entscheidende Kriterium für jedes Raumbuchungssystem.

Achten Sie auf:

• Zwei-Wege-Synchronisierung mit Ihrem primären Kalender, damit Änderungen und Stornierungen immer abgestimmt bleiben.
• Unterstützung sowohl für das Google- als auch für das Microsoft-Ökosystem, wenn Sie in verschiedenen Umgebungen arbeiten.
• Überlegungen zu Microsoft Teams, wenn Ihr Buchungsablauf häufig mit „Daraus eine Teams-Besprechung machen“ beginnt und die Raumbuchung sich dann möglichst nahtlos anschließen soll.
• Ressourcenpostfächer- oder Ressourcenkalender-Support, damit sich Räume wie echte Ressourcen verhalten und nicht wie persönliche Kalender.

Wenn Ihr Team mit Microsoft 365 arbeitet, kann der Outlook-Raumsucher eine solide Grundlage sein, weil er bereits in den Planungsablauf integriert ist. Wenn Sie Google Workspace nutzen, bilden Kalenderressourcen die Basis. Ein spezialisiertes Tool wird dann wertvoll, wenn Sie erweiterte Regeln, bessere Suche, Check-in, Displays, Analysen und geräteübergreifende Buchungen benötigen.

Die Akzeptanz hängt davon ab, wie schnell jemand buchen, ändern oder stornieren kann.

Priorisieren Sie:

• Mobile Apps für schnelle Buchungen und Check-ins
• Konsistenz über alle Geräte hinweg, sodass dieselbe Verfügbarkeit auf Desktop, Mobilgeräten und Raumanzeigen erscheint
• Support für Spontanbuchungen vor Ort, insbesondere wenn Personen zu einem Raum kommen und ihn für sich beanspruchen

Wenn die Benutzeroberfläche umständlich ist, werden wieder Schattensysteme auftauchen – etwa Whiteboards, Chatnachrichten und persönliche Workarounds –, die in Terminüberschneidungen resultieren.

Je nach Größe Ihres Unternehmens und Ihrer Tätigkeit müssen Sie möglicherweise zusätzliche Ressourcen wie Ausstattung verwalten. Wenn das auf Sie zutrifft, ist das beste Konferenzraum-Buchungssystem für Sie nicht nur eine Frage eines Zeitfensters. Es geht darum, den passenden Raum für das jeweilige Meeting zu buchen.

Zentrale Funktionen:

• Kapazitätskontrollen, um zu verhindern, dass ein Raum für vier Personen für ein Meeting mit zwölf Personen gebucht wird.
• Ausstattungsmerkmale wie Videokonferenzsysteme, Whiteboards, Displays und Konferenztelefone.
• Layoutauswahl wie zum Beispiel Boardroom, Klassenzimmer, Theater oder Workshop.
• Verknüpfte Ressourcen wie „Raum plus Beamer“ oder „Raum plus Catering-Anfrage“.

Dies ist der Unterschied zwischen einem einfachen Raumreservierungssystem, das für kleinere Unternehmen ausreichen mag, und einem echten Raumverwaltungssystem, das das Meeting-Erlebnis verbessert.

Wenn Sie Ihre Räume besser in den Griff bekommen möchten, können Analysen Ihnen wahrscheinlich dabei helfen, die Situation zu verstehen und zu planen, wie Sie damit umgehen.

Achten Sie auf:

• Nutzungskennzahlen nach Raum, Tageszeit, Wochentag und Standort.
• Erkenntnisse zu No-Shows und Geister-Meetings insbesondere, wenn Sie planen, Check-in-Regeln hinzuzufügen.
• Nachfrageindikatoren wie „am häufigsten gesuchte Raummerkmale“ oder „Stoßzeiten bei Buchungen“.
• Exportierbare Berichte für Einrichtungen, Finanzen oder die Geschäftsleitung.

Analytics sind der Bereich, in dem sich „Meetingraum-Manager“-Tools wirklich bezahlt machen, weil Sie nicht mehr über die tatsächliche Nutzung rätseln müssen.

Im Folgenden finden Sie eine praxisnahe Bewertung jedes Konferenzraum-Buchungssystems auf Ihrer Vergleichsliste. Jeder Abschnitt enthält, für wen sie sich am besten eignet, die wichtigsten Funktionen, mögliche Nachteile und das typische Preismodell, damit Sie das passende Tool für Ihre Anforderungen auswählen können.

Ideal für: KMU, die all ihre Raumplanungsprobleme lösen möchten: Besprechungsräume, Videomeetings und Termine. Einfach zu bedienendes Raumverwaltungssystem, wenn Sie Wert auf Schnelligkeit, ein aufgeräumtes UX und einen schlanken Weg zu besseren Raumbuchungen legen.

Top-Funktionen:

• Sehr hohe Benutzerfreundlichkeitsbewertung auf Capterra, was in der Regel der wichtigste Treiber für die Einführung ist.
• Gut geeignet für kleinere Teams, die ein Meetingraum-Reservierungssystem möchten, das sich einfach anfühlt und nicht nach schwerfälliger Enterprise-Lösung.
• Sie können es für die Raumbuchung, Online-Meetings oder für Dienstleistungen verwenden.
• Enthält eine dauerhaft kostenlose Version, mit der der Einstieg und die Erweiterung ganz einfach sind.

Abwägungen:

• Wenn Sie ein umfassendes Workplace-Management, erweiterte Governance-Funktionen oder Analysen im großen Maßstab benötigen, bevorzugen Sie möglicherweise weiterhin eine Plattform, die speziell für das Flächenmanagement in Unternehmen entwickelt wurde.

Preismodelle: Dauerhaft kostenloser Tarif verfügbar (1 Kalender), der es einfach macht, das Tool auszuprobieren. Die Pro-Version mit Erinnerungen und Zahlungen kostet 6,99 $ pro Platz und Monat (jährliche Abrechnung).

Ideal für: Teams, die Raumdisplays vor Besprechungsräumen sowie eine Buchungsplattform möchten, die auch Arbeitsplätze und andere Ressourcen abdeckt.

Top-Funktionen:

• Raumanzeige-Erlebnis, das für „spontanes Buchen vor Ort“ konzipiert ist.
• Ressourcenbuchung über Räume hinaus, was die seitliche Abstimmung verringern kann.
• Integrationen, die üblicherweise rund um Google Workspace und Microsoft 365 positioniert werden.

Abwägungen:

• Wenn Sie nur ein schlankes Raumreservierungssystem ohne Displays benötigen, könnte die Plattform mehr bieten, als Sie eigentlich benötigen.
• Sie sollten das Preismodell und den Leistungsumfang der einzelnen Tarife genau prüfen, da die Strategie für die Raumanzeige-Hardware die Gesamtkosten beeinflusst.

Preismodelle: Ab etwa 49 € pro Monat, kostenlose Testversion verfügbar (keine Angaben zur Dauer). Preisgestaltung auf Anfrage.

Ideal für: mittelgroße bis große hybride Büros, die eine umfassende Workplace-Experience-Ebene wollen – nicht nur eine Raumplanungslösung.

Top-Funktionen:

• Stark bei der Koordination mehrerer Standorte, der Buchung von Schreibtischen und Räumen sowie bei Büro-Workflows.
• Wird häufig verwendet, wenn Teams Karten, Wegfindung und eine bessere Koordination dabei brauchen, „wer im Büro ist“.

Abwägungen:

• Die Preise werden in der Regel individuell verhandelt, daher ist eine schnelle Schätzung oft schwierig.
• Wenn Ihr Hauptproblem lediglich darin besteht, Doppelbuchungen zu vermeiden, benötigen Sie möglicherweise nicht die umfassendere Funktionsvielfalt der Plattform.

Preismodelle: Individuelles Angebot auf Anfrage.

Ideal für: Organisationen, die robuste Buchungsregeln, Genehmigungsprozesse und Flexibilität benötigen, einschließlich komplexer Softwarelösungen für die Planung von Räumen und Ressourcen.

Top-Funktionen:

• Leistungsstarke Verfügbarkeitsprüfung und Buchungssteuerung.
• Gut geeignet für Teams, die Richtlinien wie Pufferzeiten, Genehmigungen und Regeln für wiederkehrende Buchungen benötigen.
• Eine kostenlose Testversion ist verfügbar, die dabei hilft, Akzeptanztests vor der Einführung durchzuführen.

Abwägungen:

• Bei hochgradig konfigurierbaren Systemen kann es sein, dass Sie anfangs mehr Zeit für die Einrichtung aufwenden müssen, um sie an Ihre Buchungsrichtlinien anzupassen.
• Wenn Sie eine sehr minimalistische Oberfläche für gelegentliche Nutzer möchten, sollten Sie das Nutzungserlebnis mit einer Pilotgruppe überprüfen.

Preismodelle: Ab 99 $ pro Monat (nutzungsbasiert). Kostenlose Testversion verfügbar.

Ideal für: Büros, die Raumreservierung mit Arbeitsplatzorganisation kombinieren möchten, insbesondere Besuchermanagement und Empfangsabläufe.

Top-Funktionen:

• Stark bei Besuchermanagement- und Arbeitsplatzsicherheits-Workflows, mit integrierter Buchungsfunktion.
• Ideal, wenn Sie möchten, dass ein Anbieter mehrere Bereiche der Arbeitsplatzabläufe abdeckt.
• Capterra gibt an, dass eine kostenlose Testversion und eine kostenlose Version verfügbar sind.

Abwägungen:

• Wenn Sie nur eine Software zur Buchung von Konferenzräumen benötigen, kann die umfassendere Plattform teurer sein als ein spezieller Raumplaner.
• Die Paketierung von Funktionen kann wichtig sein. Prüfen Sie, ob das Raumbuchungsmodul alles enthält, was Sie benötigen, zum Beispiel Check-ins, Karten oder Analysen.

Preismodelle: Kostenlos mit eingeschränkten Funktionen für kleine Unternehmen mit grundlegenden Besucheranforderungen. Premium kostet 4.345 $ pro Standort und Jahr (jährliche Abrechnung). Enterprise hat individuelle Preisgestaltung.

Ideal für: kleine bis mittelgroße Teams, die ein unkompliziertes Meetingraum-Buchungssystem mit schneller Einrichtung benötigen.

Top-Funktionen:

• Einfache Oberfläche, die schnelle Buchungen und das Anzeigen der Verfügbarkeit unterstützt.
• Eine kostenlose Version für bis zu 3 Ressourcen, mit der sich das Testen mit ein paar Räumen ganz einfach gestaltet.
• Gut geeignet, wenn Ihr Hauptziel darin besteht, Terminüberschneidungen zu vermeiden, ohne Ihre Prozesse stark zu verändern.

Abwägungen:

• Wenn Sie umfassende Analysen für den Arbeitsplatz, erweiterte Richtlinienkontrollen oder Enterprise-Governance benötigen, könnten Sie damit an Grenzen stoßen.
• Überprüfen Sie die Qualität der Kalendersynchronisierung in Ihrer spezifischen Umgebung, da dies der entscheidende Faktor ist, um Doppelbuchungen zu vermeiden.

Preismodelle: Kostenloser Tarif für bis zu 3 Ressourcen verfügbar. Standard kostet 10 $ pro Ressource und Monat (jährliche Abrechnung), der Business-Tarif kostet 17 $ pro Raum und 10 $ pro Schreibtisch/Ausstattung (jährliche Abrechnung).

Ideal für: Größere Unternehmen, die eine Raumplanung wünschen, die in das Facility Management und die unternehmensweiten Arbeitsplatzabläufe integriert ist.

Top-Funktionen:

• Ausgereifter Planungsansatz, der sich gut für komplexe Büroumgebungen eignet
• Wird häufig zusammen mit umfassenderen Facility-Toolsets bewertet

Abwägungen:

• Keine kostenlose Testversion verfügbar, daher erfolgt die Bewertung in der Regel anhand von Demos.
• Für kleinere Teams kann der Einrichtungs- und Vertragsprozess aufwendiger sein, als nötig wäre.

Preismodelle: Preisgestaltung auf Angebotsbasis.

Ideal für: Hybride Unternehmen, die eine einheitliche Workplace-App für Räume, Arbeitsplätze und Besucherströme mit einer modernen Benutzeroberfläche wünschen.

Top-Funktionen:

• Stark in Sachen geräteübergreifenden Zugriff und das tägliche Mitarbeitererlebnis
• Eine gute Option, wenn Sie Raumbuchungssysteme und Schreibtisch-Workflows an einem Ort vereinen möchten
• Laut Capterra werden ein Einstiegspreis sowie die Verfügbarkeit einer kostenlosen Testversion angegeben, was den Vergleich verschiedener Anbieter erleichtert

Abwägungen:

• Wenn Sie lediglich ein einfaches Meetingraum-Buchungssystem benötigen, kann eine umfassendere Plattform schnell überdimensioniert wirken

Preismodelle: Preisgestaltung auf Angebotsbasis für Standard- und Enterprise-Tarife.

Ideal für: Microsoft 365-Organisationen, die eine einfache Raumbuchungs­software suchen, die direkt in die Kalenderoberfläche integriert ist.

Top-Funktionen:

• Es ist in den Ablauf zur Erstellung von Meetings eingebettet, sodass die Nutzerakzeptanz oft leichter ist.
• Der Outlook-Raumsucher wurde entwickelt, um Nutzern dabei zu helfen, verfügbare Besprechungsräume und Arbeitsplätze zu finden.
• Funktioniert mit Exchange-Postfächern für Räume und Arbeitsbereiche, sodass die Verwaltung zentralisiert werden kann

Abwägungen:

• Es ist keine vollständige Softwarelösung für die Raumauslastung. Möglicherweise fehlen Ihnen erweiterte Analysen, automatisierte Check-ins, Raumdisplays und eine umfassendere Suche.
• Die Admin-Einrichtung ist wichtig. Wenn Räume nicht korrekt konfiguriert sind, kann die Raumsuche uneinheitlich wirken.

Preismodelle: In Microsoft 365 und die Exchange-Einrichtung integriert. Die Microsoft Business-Pläne zeigen kostenpflichtige Abonnements und bieten auf den Plan-Seiten eine „kostenlose Testversion“ an, wobei die Preise je nach Plan variieren.

Ideal für: Google Workspace-Teams, die eine einfache Raumbuchungssoftware möchten, ohne sofort eine neue Plattform einzuführen.

Top-Funktionen:

• Google-Administratoren können „Kalenderressourcen“ wie Räume und Geräte einrichten, und Nutzer können diese für Veranstaltungen buchen.
• Schlankes und vertrautes Benutzererlebnis, das die Einführung beschleunigen kann.
• Oft ausreichend für sehr kleine Büros oder Teams mit einfachen Buchungsanforderungen.

Abwägungen:

• Wenn Ihr Arbeitsplatz wächst, möchten Sie möglicherweise bessere Richtlinienkontrollen, erweiterte Suchfunktionen nach Ausstattung und Layout sowie leistungsstärkere Analysen.
• Add-ons können hilfreich sein, aber sobald Sie sich auf mehrere Add-ons verlassen, können Governance und Support schnell unübersichtlich werden.

Preismodelle: In den Google Workspace‑Tarifen enthalten. Auf der Google Workspace‑Preisseite wird Business Starter mit 7 $ pro Nutzer und Monat bei einer Laufzeit von 1 Jahr aufgeführt; eine Testversion ist enthalten.

Ideal für: Teams, die ein Workplace-Management mit leistungsstarken Reporting- und Planungsfunktionen suchen, das über reine Buchungen hinausgeht.

Top-Funktionen:

• Wird häufig für Transparenz im Arbeitsalltag und zur Planung neben der Buchung gewählt
• Hohe Bewertungen auf Capterra deuten auf eine hohe Kundenzufriedenheit hin

Abwägungen:

• Auf ihrer Seite wird angegeben, dass die Preise nur auf Anfrage beim Anbieter erhältlich sind und keine kostenlose Testversion verfügbar ist, sodass die Evaluierung stärker vertriebsgetrieben abläuft.
• Wenn Ihr einziges Ziel darin besteht, Doppelbuchungen zu vermeiden, ist es möglicherweise weiter gefasst als nötig.

Preismodelle: Kontaktieren Sie den Anbieter.

Ideal für: Organisationen, die eine vollständige Lösung für die Arbeitsplatzplanung wünschen, die häufig Räume, Schreibtische und Besucherabläufe abdeckt.

Top-Funktionen:

• Stark für mehrsprachige Anforderungen und ein umfassenderes Arbeitsplatzmanagement.
• Gut geeignet, wenn Sie eine Raumbuchungssoftware benötigen, die sich über Teams und Standorte hinweg skalieren lässt.

Abwägungen:

• Wie bei vielen umfassenderen Plattformen sollten Sie prüfen, welche Funktionen in den einzelnen Tarifen enthalten sind, um zu vermeiden, dass Sie für ungenutzte Module bezahlen.

Preismodelle: Gestaffelte Monatspläne: Starter ab 99 $/Monat, Business ab 399 $/Monat und Enterprise ab 899 $/Monat bei jährlicher Abrechnung.

Der schnellste Weg, die beste Raumbuchungssoftware auszuwählen, besteht darin, Ihre Auswahlkriterien an die Größe und Komplexität Ihrer Organisation sowie daran anzupassen, wo die Raumplanung derzeit stattfindet.

Wenn Ihr Unternehmen weniger als 50 Mitarbeiter hat oder Sie nur eine Handvoll Räume verwalten, sollten Einführung und Einfachheit Ihre oberste Priorität sein.

Ein praktischer Ansatz:

• Beginnen Sie mit dem, was Sie bereits haben, wenn es funktioniert. Google Kalender-Ressourcen oder der Outlook-Raumsucher können ausreichen, wenn die Anforderungen einfach sind.
• Wählen Sie ein spezielles Tool, wenn Sie regelmäßig Doppelbuchungen, No-Shows oder Verwirrung über Raumkapazität und Ausstattung feststellen.
• Bevorzugen Sie ein Tool, das eine kostenlose Testphase und eine unkomplizierte Einrichtung bietet, damit Sie echte Workflows in einer Woche testen können – nicht in einem Quartal.

In dieser Kategorie können Tools wie Roomzilla und Koalendar interessant sein, weil sie sich schnell einrichten lassen und Echtzeit-Buchungen ohne großen Aufwand ermöglichen.

Mittelgroße Unternehmen stoßen oft an die „Koordinationsgrenze“. Es gibt bereits genug Mitarbeiter, dass Terminkonflikte zum Problem werden, aber nicht genügend administrative Ressourcen, um ein komplexes System zu verwalten.

Was zu priorisieren ist:

• Zuverlässige Kalendersynchronisierung zwischen Google, Outlook und Teams, wo immer sie benötigt wird.
• Mobiler und geräteübergreifender Zugriff, damit Räume spontan gebucht werden können.
• Ressourcenmanagement, das tatsächlich widerspiegelt, wie Ihre Räume genutzt werden – einschließlich Kapazität und AV-Anforderungen.
• Analysen, die die Raumauslastung aufzeigen, damit Sie das eigentliche Problem lösen und nicht nur das Symptom.

In diesem Bereich werden Koalendar, Skedda, Kadence und Joan häufig miteinander verglichen, da sie Raumbuchungssoftware anbieten und je nach Bedarf auch umfassendere Arbeitsabläufe im Büro unterstützen.

Unternehmen und stark hybride Arbeitsumgebungen sollten Software für Raum- und Ressourcenplanung als grundlegende Infrastruktur betrachten, nicht als nettes Zusatztool.

Die wichtigsten Auswahlkriterien:

• Governance: Berechtigungen, Genehmigungs-Workflows und Richtlinienregeln.
• Skalierbarkeit: mehrere Standorte, mehrere Gebäude und standardisierte Raummerkmale.
• Sicherheit und Identität: SSO, Verzeichnisintegration und Administratorsteuerung.
• Nutzung und Erkenntnisse: die Berichte, die Sie benötigen, um Flächen zu planen, Verschwendung zu reduzieren und das Mitarbeitererlebnis zu verbessern.
• Integrationen: nicht nur Kalendersynchronisierung, sondern auch Arbeitsplatz-Tools wie Besucher-Workflows, Ticketing und Automatisierung.

Wenn Sie eine umfassende Workplace-Plattform suchen, kommen Envoy, Officespace und Eptura oft ins Gespräch, weil sie über ein einfaches Raumbuchungssystem hinausgehen und breitere Workplace-Operations abdecken.

Wenn Ihr Ziel darin besteht, Doppelbuchungen zu vermeiden und die Mitarbeiter dazu zu bringen, Ihr System zu nutzen, ist der einfache nächste Schritt, 2 bis 3 Tools aus der Tabelle auszuwählen und dann zwei Wochen lang einen Pilotversuch mit Ihren echten Räumen und dem tatsächlichen Buchungsverhalten durchzuführen. Das beste Raumbuchungssystem ist dasjenige, das Ihr Team tatsächlich jeden Tag verwendet, denn die Nutzung ist der entscheidende Faktor, um Terminüberschneidungen wirklich zu beseitigen und einen reibungslosen Ablauf in den Räumen sicherzustellen.