Kostenloses Raumbuchungssystem: Die 7 besten Tools für eine stressfreie Terminplanung

Wenn Sie nach einer unkomplizierten Online-Raumplanung suchen, ist Koalendar dank seines dauerhaft kostenlosen Tarifs, unbegrenzter Buchungsseiten und Buchungen sowie der Kalendersynchronisierung mit Google, Outlook und iCloud eine gute Wahl für KMU. Picktime ist nützlich, wenn Sie mehrere buchbare Ressourcen benötigen, während MRBS und LibreBooking für Teams geeignet sind, die Open-Source-Software selbst hosten können. Für sehr einfache Anforderungen kann Google Kalender ausreichen. Prüfen Sie vor der Entscheidung jedoch genau, was „kostenlos“ bedeutet: Einige Plattformen begrenzen die Anzahl der Buchungen, Nutzer oder Ressourcen, während andere lediglich eine Testversion anbieten.

Mit einem kostenlosen Raumbuchungssystem können kleine Teams gemeinsam genutzte Räume online reservieren, ohne für teure Arbeitsplatzsoftware bezahlen zu müssen. Achten Sie auf Echtzeit-Verfügbarkeitsanzeigen, Kalendersynchronisierung, die Vermeidung von Buchungskonflikten, Buchungsregeln und klar ausgewiesene Einschränkungen des kostenlosen Tarifs.

Doppelt gebuchte Räume, rätselhafte Kalendereinträge und Nachrichten wie „Nutzt gerade jemand Konferenzraum B?“ sind kleine Probleme, die überraschend viel Zeit kosten. Ein kostenloses Raumbuchungssystem bietet Ihrem Team eine zentrale Möglichkeit, die Verfügbarkeit einzusehen und gemeinsam genutzte Räume zu reservieren, ohne dass eine weitere hohe Software-Rechnung anfällt.

Für kleinere Unternehmen ist das beste kostenlose Online-Raumbuchungssystem in der Regel dasjenige, das mit den bereits von Ihrem Team genutzten Tools kompatibel ist, Buchungskonflikte verhindert und so einfach bleibt, dass es tatsächlich genutzt wird.

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Funktion		Vizitor		MRBS	LibreBooking
Kostenlose Option	✅ Dauerhaft kostenlos✅ Freemium	✅ Dauerhaft kostenlos✅ Freemium	✅ Kostenlose Übergangslösung	✅ Kostenlos ✅Open Source	✅ Kostenlos ✅ Open Source	✅ Kostenloser Tarif ✅ Freemium	❌ Nur kostenlose Testversion
Kostenlose Limits	2 Kalender kostenlos, unbegrenzte Buchungen und Buchungsseiten; erweiterte Funktionen sind kostenpflichtig	Kostenloser Tarif verfügbar; für mehr Räume, Standorte oder erweiterte Regeln ist ein Upgrade erforderlich	Hängt von Ihrer Google-/Workspace-Konfiguration ab	Keine SaaS-Einschränkungen; selbst gehostet	Keine SaaS-Einschränkungen; selbst gehostet	Bis zu 3 buchbare Ressourcen	Nur zur Probe, danach kostenpflichtig
Kalenderintegrationen	Google, Outlook, iCloud	Google Workspace, Outlook/Microsoft 365	Google Kalender	Begrenzte Plug-and-Play-Integrationen	Outlook/Thunderbird über ICS	Microsoft 365-Integration; einige Integrationen sind in der kostenlosen Version nicht enthalten	Google und Outlook
Am besten geeignet für	KMU, die eine einfache Raumplanung zur Selbstbedienung wünschen	Start-ups, die spezielle Funktionen zur Raumbuchung benötigen	Sehr kleine Teams, die Google bereits nutzen	Technische Teams, die ein einfaches Open-Source-Raumsystem benötigen	Teams, die eine anpassbare Open-Source-Ressourcenplanung benötigen	Kleine Büros mit bis zu 3 Räumen/Ressourcen	Größere Arbeitsstätten, die ein fortschrittliches Flächenmanagement benötigen
Wesentlicher Nachteil	Erweiterte Automatisierungen und mehr als zwei Kalender erfordern kostenpflichtige Tarife	Die Raum-/Standortbeschränkungen des kostenlosen Tarifs können sich als einschränkend erweisen. Der kostenlose Tarif wird freigeschaltet, wenn er auf LinkedIn geteilt wird.	Eingeschränkte Funktionen speziell für die Raumverwaltung	Erfordert Hosting und technische Einrichtung	Erfordert Hosting und Wartung	Der kostenlose Tarif umfasst einige erweiterte Funktionen und Integrationen nicht.	Kein dauerhaft kostenloser Tarif
Kostenpflichtige Tarife beginnen bei	6,99 $/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)	36 $/Monat/Standort, jährliche Abrechnung*	7 $/Nutzer/Monat für Google Workspace Business Starter	0 $ Lizenzgebühr; Hosting-/Verwaltungskosten fallen an	0 $ Lizenzgebühr bei Selbsthosting; Hosting-/Administrationskosten fallen an	10 $/Ressource/Monat, jährliche Abrechnung	99 $/Monat in EMEA/APAC, jährliche Abrechnung

*Der von Vizitor veröffentlichte Preis ab 36 $/Monat gilt für den umfassenderen kostenpflichtigen Tarif zur Arbeitsplatz- und Besucherverwaltung. Auf der Seite zur Besprechungsraumverwaltung wird zwar eine kostenlose Tarifstufe für Raumbuchungen bestätigt, jedoch kein separater Einstiegspreis für ein kostenpflichtiges Raummodul veröffentlicht.

Preise und Produktbeschränkungen können sich ändern. Prüfen Sie daher den aktuellen Tarif des Anbieters, bevor Sie ein Tool im gesamten Unternehmen einführen. Das aktuelle Capterra-Verzeichnis für Raumbuchungssoftware ist ebenfalls hilfreich, um den breiteren Markt zu vergleichen, und beschreibt diese Software als Lösung für die Raumplanung, die Verwaltung gemeinsam genutzter Bereiche und die Vermeidung von Doppelbuchungen.

Ein kostenloses Raumbuchungssystem ist eine Software, mit der Mitarbeiter oder Gäste prüfen können, wann ein gemeinsam genutzter Raum verfügbar ist, und ihn reservieren können, ohne dies manuell mit der Büroverwaltung abstimmen zu müssen.

Anstatt Raum A in einer Tabelle, Raum B im Outlook-Kalender einer anderen Person und Raum C in einem Slack-Thread zu verwalten, den niemand finden kann, schaffen Sie einen verlässlichen Buchungsprozess. Alle können sehen, wann ein Raum verfügbar ist, ihn reservieren und Überschneidungen vermeiden.

Für ein KMU bedeutet das in der Regel weniger Unterbrechungen, weniger versehentliche Doppelbuchungen und weniger Zeitaufwand für die Verwaltung physischer Räumlichkeiten.

Die meisten Buchungssysteme von Besprechungsräumen folgen einem einfachen Ablauf:

1. Ein Administrator erstellt einen Raum oder eine buchbare Ressource.
2. Verfügbarkeits- und Buchungsregeln sind festgelegt.
3. Der Raum ist mit einem Kalender oder einer Terminplanungsseite verknüpft.
4. Mitarbeiter wählen einen verfügbaren Termin aus.
5. Die Reservierung wird dem entsprechenden Kalender hinzugefügt.
6. Zeiten, die sich überschneiden, werden für zukünftige Buchungen gesperrt.

Fortschrittlichere Systeme können wiederkehrende Reservierungen, Raumkapazitäten, Informationen zur Ausstattung, Check-ins, Nutzungsanalysen oder die automatische Freigabe von Räumen bei Nichterscheinen ermöglichen.

Der Punkt ist einfach: Alle sehen, was verfügbar ist, bevor sie buchen.

Ein gemeinsamer Kalender kann für ein oder zwei Räume durchaus funktionieren.

Google erklärt beispielsweise, wie Sie einen Kalender für einen Konferenzraum oder einen anderen gemeinsam genutzten Bereich erstellen und so konfigurieren, dass Einladungen, die sich nicht mit anderen Terminen überschneiden, automatisch angenommen werden. Organisationen, die Google Workspace verwenden, können außerdem offizielle Räume und Ressourcen einrichten, die Mitarbeitende direkt zu Terminen hinzufügen können.

Der Unterschied wird mit zunehmender Größe Ihres Büros relevant.

Ein gemeinsam genutzter Kalender ist die günstigste Option, wenn Ihre Anforderungen überschaubar sind. Ein spezielles Buchungssystem für Meetingräume ist sinnvoller, wenn Mitarbeiter Zeit damit verbringen, sich im System zurechtzufinden, anstatt einfach einen Raum zu reservieren.

„Kostenlos“ kann für sehr unterschiedliche Preismodelle stehen. Prüfen Sie daher genau, was Sie tatsächlich erhalten, bevor Sie mit Ihrem Team auf eine Plattform wechseln.

Auf diesen Unterschied kommt es an:

• Dauerhaft kostenlos: Der kostenlose Tarif läuft nicht ab.
• Freemium: Ein Anbieter bietet neben kostenpflichtigen Tarifen auch einen kostenlosen Tarif an. Ein Freemium-Tarif kann zudem dauerhaft kostenlos sein.
• Open Source: Sie können die Software selbst betreiben und in der Regel auch anpassen, sind jedoch für Hosting, Wartung, Updates und Sicherheit verantwortlich.
• Kostenlose Testversion: Sie erhalten vorübergehend Zugriff, bevor Sie bezahlen müssen.
• Kostenlose Alternative: Sie passen ein allgemeines Tool wie Google Calendar an, anstatt eine spezielle Raumbuchungssoftware zu verwenden.

Koalendar beispielsweise nutzt ein Freemium- und dauerhaft kostenloses Modell. Der dauerhaft kostenlose Tarif ist zeitlich unbegrenzt und umfasst unbegrenzt viele Buchungen und Buchungsseiten sowie Synchronisierung mit zwei Kalendern (Google-, Outlook- und/oder iCloud-Kalender). Sie wechseln zu Pro, wenn Sie Funktionen wie benutzerdefinierte Erinnerungen, wiederkehrende Buchungen, eine erweiterte Teamplanung oder umfassendere Anpassungsmöglichkeiten benötigen.

MRBS und LibreBooking funktionieren anders. Da es sich um Open-Source-Systeme handelt, gibt es kein herkömmliches SaaS-Abonnement, das mit der Zeit nicht mehr ausreicht. Dafür ist Ihr Unternehmen selbst für die technische Einrichtung verantwortlich.

Und Skedda fällt in eine ganz andere Kategorie: Das Produkt zur Verwaltung von Besprechungsräumen kann im Rahmen einer 14-tägigen Premium-Testversion ausprobiert werden, ist aber nicht dauerhaft kostenlos verfügbar.

Diese Unterscheidung ist für KMU wichtig. Die günstigste Software ist nicht immer diejenige mit einer Lizenzgebühr von 0 US-Dollar – sondern diejenige, die das Problem löst, ohne an anderer Stelle kostspieligen Verwaltungs- oder IT-Aufwand zu verursachen. In unserem Preisbericht zu Terminplanungssoftware erläutern wir verschiedene Preismodelle und worauf Sie achten sollten.

Welches Tool am besten geeignet ist, hängt davon ab, was „am besten“ für Ihr Unternehmen bedeutet. Manche Teams möchten innerhalb von fünf Minuten einen Buchungslink einrichten. Andere benötigen Raumanzeigen, Etagenpläne oder die vollständige Kontrolle über selbst gehostete Software.

Hier zeigt sich, womit sich jede der sieben Optionen ihren Platz verdient.

Am besten geeignet für: KMU, die eine unkomplizierte Self-Service-Terminplanung wünschen, ohne eine umfassende Workplace-Management-Plattform einzuführen.

Koalendar eignet sich gut, wenn das eigentliche Problem darin besteht, dass andere sehen müssen, wann ein Raum verfügbar ist, und ihn ohne zeitraubendes Hin und Her reservieren möchten.

Ein Beispiel aus der Praxis liefert The Improv Shop, ein unabhängiges Theater, das sechs buchbare Räume für eine große Gemeinschaft aus Lernenden und Auftretenden verwaltet. Vor Koalendar nutzte das Team Tabellen, Textnachrichten und Facebook-Nachrichten, wodurch Reservierungen schwerer nachzuverfolgen waren und das Risiko von Doppelbuchungen stieg. Mit Koalendar richtete das Team separate Raumkalender ein, bot den Mitgliedern eine einfache Möglichkeit, die Verfügbarkeit zu prüfen, und sorgte dafür, dass alle Mitarbeitenden auf Grundlage einer zentralen, verlässlichen Informationsquelle auf dem gleichen Stand blieben.

Der dauerhaft kostenlose Tarif von Koalendar umfasst derzeit unbegrenzt viele Buchungen, unbegrenzt viele Buchungsseiten, zwei Kalenderverbindungen zu Google, Outlook und/oder iCloud, Einstellungen für Verfügbarkeiten, Pufferzeiten, Buchungszeiträume, sofortige Buchungsbenachrichtigungen, Einbettungen auf Websites und eine mobile App.

Einschränkungen des kostenlosen Tarifs: Die grundlegenden Terminplanungsfunktionen sind ohne zeitliche Begrenzung kostenlos. Erweiterte Funktionen wie individuelle E-Mail- und SMS-Erinnerungen, wiederkehrende Buchungen, umfassendere Anpassungsmöglichkeiten, Terminplanung mit mehreren Gastgebern und zusätzliche Automatisierungen sind in kostenpflichtigen Tarifen enthalten.

Hauptmerkmale

• Unbegrenzte Buchungen und Buchungsseiten in der kostenlosen Version
• Synchronisierung mit Google, Outlook und iCloud
• Steuerung von Verfügbarkeit, Pufferzeiten und Buchungsfenstern
• Teilbare Buchungsseiten
• Website-Einbettungen
• Sofortige Buchungsbenachrichtigungen
• Mobiler Zugriff
• Warteliste

Vorteile

• ✅ Der kostenlose Tarif ist dauerhaft
• ✅ Unbegrenzte Buchungen in der kostenlosen Version
• ✅ 2 Kalendersynchronisierungen kostenlos inklusive
• ✅ Keine spezielle Hardware erforderlich
• ✅ Einfache Einführung für KMU ohne technisches Fachwissen

Nachteile

• ❌ Wiederkehrende Buchungen sind eine kostenpflichtige Funktion
• ❌ Allgemeines Planungstool, nicht nur eine Belegungsplattform

Gründe für ein Upgrade: Wechseln Sie zu einem kostenpflichtigen Tarif, wenn Ihr Team wiederkehrende Buchungen, individuelle Erinnerungen, Branding-Optionen, erweiterte Integrationen oder eine komplexere Terminplanung für mehrere Personen benötigt.

Wenn Sie sehen möchten, wie sich der Workflow speziell auf gemeinsam genutzte Räume anwenden lässt, finden Sie im Buchungssystem für Besprechungsräume von Koalendar eine ausführlichere Erklärung zur Einrichtung der Raumplanung.

Am besten geeignet für: Start-ups, die raumspezifische Funktionen wie Echtzeitverfügbarkeit, wiederkehrende Besprechungen und Kalenderintegration nutzen möchten, ohne sofort dafür zu bezahlen.

Vizitor bietet Start-ups ein spezielles kostenloses Angebot für Besprechungsräume statt lediglich einer kurzen Testphase. Das aktuelle Angebot umfasst eine unbegrenzte Anzahl an Räumen, mehrere Standorte, die bidirektionale Synchronisierung mit Google Calendar, Outlook und Microsoft Teams, wiederkehrende Besprechungen, Erinnerungen und mobilen Zugriff.

Bevor Sie es als „ohne jegliche Bedingungen“ bezeichnen, sollten Sie eine ungewöhnliche Voraussetzung kennen: Vizitor verlangt derzeit von Start-ups, einen LinkedIn-Beitrag über das Produkt zu teilen, um den kostenlosen Tarif freizuschalten.

Einschränkungen des kostenlosen Tarifs: Vizitor wirbt im Rahmen seines kostenlosen Angebots für Start-ups mit einer unbegrenzten Anzahl an Räumen und mehreren Standorten. Unternehmen sollten vor der Einführung prüfen, ob sie die Voraussetzungen erfüllen, und sich über die aktuellen Upgrade-Bedingungen informieren.

Hauptmerkmale

• Raumverfügbarkeit in Echtzeit
• Unbegrenzte Anzahl an Räumen im beworbenen Startup-Angebot
• Synchronisierung mit Google, Outlook und Teams
• Wiederkehrende Buchungen
• Automatisierte Erinnerungen
• Mobile Buchung
• Vermeidung von Doppelbuchungen

Vorteile

• ✅ Speziell für Besprechungsräume entwickelt
• ✅ Leistungsstarke Kalenderintegrationen
• ✅ Wiederkehrende Reservierungen inklusive
• ✅ Keine proprietäre Hardware erforderlich
• ✅ Nützlich für Start-ups mit mehreren Räumen

Nachteile

• ❌ Der kostenlose Zugang ist an eine Aktivierungsbedingung geknüpft
• ❌ Unternehmen, die nicht unter das Startup-Angebot fallen, sollten ihre Teilnahmeberechtigung prüfen
• ❌ Umfangreichere Funktionen für den Arbeitsplatz können dazu führen, dass Teams mit zunehmendem Wachstum auf kostenpflichtige Tarife umsteigen

Gründe für ein Upgrade: Ein kostenpflichtiger Workplace-Tarif wird dann interessanter, wenn Sie ein umfassenderes Besuchermanagement, Arbeitsplatzanalysen, Anwesenheitserfassung oder erweiterte unternehmensweite Steuerungsmöglichkeiten benötigen. Die umfassendere Plattform von Vizitor kombiniert die Buchung von Besprechungsräumen mit Modulen für Besucher-, Anwesenheits-, Schreibtisch-, Poststellen- und Flächenmanagement.

Am besten geeignet für: Sehr kleine Teams, die bereits Google nutzen und nur grundlegende Informationen zur Raumverfügbarkeit benötigen.

Google Kalender ist kein spezielles Raumbuchungssystem, kann diese Aufgabe aber erstaunlich gut lösen, wenn Ihre Anforderungen einfach sind.

Sie können einen Kalender für einen Raum oder einen gemeinsam genutzten Bereich erstellen und ihn so konfigurieren, dass Einladungen automatisch angenommen werden, sofern sie nicht mit einem bestehenden Termin kollidieren. Google ermöglicht es Nutzern innerhalb einer Organisation außerdem, verfügbare Ressourcen zu durchsuchen.

Einschränkungen des kostenlosen Tarifs: Die Behelfslösung mit einem freigegebenen Kalender bietet nicht dieselben speziellen Funktionen zur Raumverwaltung wie eine darauf spezialisierte Software. Die formelle Verwaltung von Organisationsressourcen kann zudem von Ihrer Google-Workspace-Konfiguration abhängen.

Hauptmerkmale

• Kalender für gemeinsam genutzte Räume
• Sichtbarkeit bestehender Ereignisse
• Konfliktbewusste automatische Annahme
• Vertraute Google-Oberfläche
• Einfache wiederkehrende Ereignisse

Vorteile

• ✅ Kein zusätzliches Tool für Teams, die mit Google arbeiten
• ✅ Mitarbeiter sind bereits damit vertraut
• ✅ Eignet sich gut für ein oder zwei einfache Räume
• ✅ Grundlegende Konfliktprävention

Nachteile

• ❌ Keine eigene Seite für Raumbuchungen
• ❌ Eingeschränkte raumspezifische Steuerungsmöglichkeiten
• ❌ Mehrere Kalender können schwierig zu verwalten sein
• ❌ Keine integrierten Funktionen für Scheinbuchungen oder die Raumnutzung

Gründe für ein Upgrade: Der eigentliche Auslöser ist meist keine Software-Bezahlschranke. Es ist der Moment, in dem die Verwaltung Ihres Kalenders aufwendiger wird als die Nutzung eines spezialisierten Systems.

Wenn Mitarbeiter regelmäßig nachfragen müssen, welchen Raum sie nutzen sollen, mit uneinheitlichen Bezeichnungen zurechtkommen oder sich durch ein Labyrinth von Ressourcenkalendern kämpfen, kostet Sie „kostenlos“ wertvolle Verwaltungszeit.

Am besten geeignet für: Unternehmen, die gezielt nach einer kostenlosen, selbst gehosteten Raumbuchungssoftware suchen und jemanden haben, der sie warten kann.

MRBS – Meeting Room Booking System –ist eine GPL-Webanwendung zur Buchung von Räumen und anderen Ressourcen. Anders als bei Freemium-SaaS-Produkten gibt es keine künstliche Begrenzung der Nutzerzahl oder Buchungen: Sie betreiben die Software selbst.

Der Funktionsumfang umfasst wiederkehrende Buchungen, die Vermeidung von Terminkonflikten, Tages-, Wochen- und Monatsansichten, verschiedene Zugriffsebenen, E-Mail-Benachrichtigungen sowie die Unterstützung mehrerer Räume.

Einschränkungen des kostenlosen Tarifs: Beim SaaS-Tarif gibt es keine Einschränkungen. Die praktischen Grenzen ergeben sich aus Ihrer eigenen Hosting-Umgebung und der Zeit, die Sie für deren Verwaltung aufwenden möchten.

Hauptmerkmale

• Flexible wiederkehrende Buchungen
• Konfliktprävention
• Mehrere Zimmer
• Unterschiedliche Berechtigungsstufen
• E-Mail-Buchungsbenachrichtigungen
• Berichterstattung
• Tages-, Wochen- und Monatsansichten

Vorteile

• ✅ Echte Open-Source-Software
• ✅ Kein Abonnement pro Nutzer
• ✅ Speziell für Räume und Ressourcen entwickelt
• ✅ Flexible wiederkehrende Reservierungen
• ✅ Volle Kontrolle über das Hosting

Nachteile

• ❌ Technische Einrichtung erforderlich
• ❌ Sie sind für Wartung und Sicherheit verantwortlich
• ❌ Keine native Plug-and-play-Integration für Google- oder Microsoft-Kalender
• ❌ Die Benutzeroberfläche ist eher funktional als ausgefeilt

Gründe für den Wechsel: Es gibt keine kostenpflichtige MRBS-Version. Ein „Upgrade“ findet faktisch dann statt, wenn die Kosten für die Wartung des eigenen Systems die Abonnementkosten eines gehosteten Tools übersteigen.

Am besten geeignet für: Unternehmen mit technischem Support, die differenziertere Kontrollen über ihre Ressourcen wünschen und die Software weiterhin selbst hosten möchten.

LibreBooking ist eine Open-Source-Plattform zur Ressourcenplanung, die auf der letzten quelloffenen Version von Booked Scheduler basiert. Das Projekt wird weiterhin aktiv gepflegt, und sein GitHub-Repository wurde im August 2026 aktualisiert.

Es geht über einfache Raumbuchungen hinaus und bietet die Buchung mehrerer Ressourcen, Wartelisten, rollenbasierte Zugriffsrechte, Kontingente, Berichte, Designs sowie die Integration mit Outlook und Thunderbird über ICS.

Einschränkungen des kostenlosen Tarifs: In der Open-Source-Software gibt es keine Begrenzung für kommerzielle Buchungen oder Nutzer. Wie bei MRBS sind Sie selbst für das Hosting und die technische Verwaltung verantwortlich.

Hauptmerkmale

• Buchungen mehrerer Ressourcen
• Wartelisten
• Rollenbasierter Zugriff
• Reservierungskontingente
• Nutzungsberichte
• Unterstützung für ICS-Kalender
• Benutzerdefinierte Designs und Erweiterbarkeit

Vorteile

• ✅ Open Source
• ✅ Kein SaaS-Buchungslimit
• ✅ Detailliertere Ressourcensteuerung
• ✅ Nützliche Berechtigungen und Berichte
• ✅ Flexibel für Unternehmen, die ihr System individuell anpassen möchten

Nachteile

• ❌ Erfordert einen Server und technische Einrichtung
• ❌ Die Wartung bleibt Aufgabe Ihres Teams
• ❌ Weniger sofort einsatzbereit als cloudbasierte Terminplanungssoftware
• ❌ Kalenderanbindungen erfordern mehr Aufwand als eine typische SaaS-Integration

Gründe für den Wechsel: Ein klassisches Upgrade gibt es nicht. Die Entscheidung fällt, wenn Ihr Unternehmen lieber einen Anbieter dafür bezahlt, Infrastruktur, Integrationen, Updates und Support zu verwalten.

Am besten geeignet für: Kleine Unternehmen, die eine spezielle Raum-/Ressourcenverwaltungssoftware benötigen und über höchstens drei buchbare Räume verfügen.

Der kostenlose Tarif von Roomzilla unterstützt derzeit bis zu drei Ressourcen. Eine Ressource kann ein Raum, ein Schreibtisch oder ein Gerät sein. Daher eignet sich der Tarif besonders gut für kleine Büros mit einer einfachen räumlichen Ausstattung.

Im Gegensatz zu Koalendar oder Vizitor ist der kostenlose Tarif stärker eingeschränkt, wenn die Kalenderintegration für Ihren Arbeitsablauf von zentraler Bedeutung ist. Die erweiterte Synchronisierung von Roomzilla mit Google- und Microsoft-Kalendern ist nur im kostenpflichtigen Angebot enthalten.

Limits des kostenlosen Tarifs: Bis zu drei Ressourcen. Der Standardtarif beginnt derzeit bei jährlicher Abrechnung bei 10 $ pro Ressource und Monat bzw. bei monatlicher Abrechnung bei 12 $ pro Ressource.

Hauptmerkmale

• Raum-, Schreibtisch- und Gerätebuchung
• Bis zu drei kostenlose Ressourcen
• Ressourcen-Workflow im Stil einer unbegrenzten Nutzerzahl
• Visuelle Personaleinsatzplanung
• QR-basierte und für Displays optimierte Buchungsoptionen
• Kostenpflichtige Optionen zur Kalenderintegration

Vorteile

• ✅ System für dedizierte Räume/Ressourcen
• ✅ Der kostenlose Tarif kann für ein sehr kleines Büro ausreichen
• ✅ Geeignet für Räume, Schreibtische und Geräte
• ✅ Starker Fokus auf den physischen Arbeitsplatz

Nachteile

• ❌ In der kostenlosen Version sind nur drei Ressourcen verfügbar
• ❌ Für die Kalenderintegration ist möglicherweise ein kostenpflichtiger Tarif erforderlich
• ❌ Die Kosten steigen mit der Anzahl der Ressourcen

Gründe für ein Upgrade: Sie fügen einen vierten Raum bzw. eine vierte Ressource hinzu oder benötigen die Kalenderintegrationen und erweiterten Arbeitsplatzfunktionen der kostenpflichtigen Tarife.

Für ein Büro mit zwei oder drei Räumen kann diese Obergrenze durchaus angemessen sein. Für ein wachsendes Unternehmen lohnt es sich, die Kosten für die voraussichtlich benötigte Anzahl an Räumen zu berechnen, anstatt nur den Einstiegspreis zu vergleichen.

Am besten geeignet für: Wachsende Unternehmen, die ausgefeilte Funktionen für das Flächenmanagement benötigen und bereit sind, dafür zu bezahlen.

Skedda ist der bewusste Ausreißer in dieser Liste. Es handelt sich um eine spezialisierte Plattform für Besprechungsräume und Arbeitsplätze, aber sie ist nicht dauerhaft kostenlos.

Die Plattform bietet Funktionen wie interaktive Grundrisse, Buchungsregeln, Kalendersynchronisierung, SSO und weitere fortschrittliche Workflows für das Flächenmanagement. Das Produkt für Besprechungsräume kann derzeit im Rahmen einer 14-tägigen Premium-Testversion ohne Angabe einer Kreditkarte getestet werden.

Einschränkungen des kostenlosen Tarifs: Nur während des Testzeitraums. Für die weitere Nutzung ist ein kostenpflichtiger Tarif erforderlich.

Hauptmerkmale

• Interaktive Grundrisse
• Erweiterte Buchungsregeln
• Google- und Outlook-Kalenderverbindungen
• SSO und Unternehmenssteuerung
• Optionale Raumanzeigen
• Funktionen für das Arbeitsplatzmanagement

Vorteile

• ✅ Speziell für die Verwaltung von Arbeitsräumen entwickelt
• ✅ Überzeugendes visuelles Buchungserlebnis
• ✅ Erweiterte Steuerungsmöglichkeiten für größere Organisationen
• ✅ Gut geeignet für komplexe Büroumgebungen

Nachteile

• ❌ Kein dauerhaft kostenloser Tarif
• ❌ Mehr, als viele KMU benötigen
• ❌ Nach der Testphase ist ein laufendes Abonnement erforderlich

Gründe für das Upgrade: Einen konkreten Auslöser gibt es nicht – nach Ablauf des Testzeitraums müssen Sie entscheiden, ob Sie ein Abonnement abschließen möchten.

Genau deshalb gehört es in den Vergleich. Wenn Ihre Suche mit „kostenloser Raumbuchungssoftware“ beginnt, zeigt Ihnen Skedda, welche Vorteile Ihnen der Umstieg auf eine ausgereiftere, kostenpflichtige Arbeitsplatzplattform bietet.

Die beste Raumbuchungssoftware sollte die Terminplanung vereinfachen, anstatt den Aufwand lediglich in eine andere App zu verlagern.

Bevor Sie sich für ein System entscheiden, sollten Sie sich auf die Funktionen konzentrieren, die Ihr Team tatsächlich nutzen wird.

Ihr Team braucht eine verlässliche Antwort auf die Frage: „Ist dieser Raum verfügbar?“

Wenn jemand einen Raum reserviert oder eine Reservierung storniert, sollte die Verfügbarkeit schnell aktualisiert werden, damit andere Mitarbeiter den korrekten Status sehen. Das wird umso wichtiger, wenn Buchungen über mehrere Kanäle möglich sind.

Koalendar bietet beispielsweise eine bidirektionale Kalendersynchronisierung, um Doppelbuchungen zu vermeiden, während spezielle Ressourcenverwaltungstools wie MRBS Überschneidungen bei Reservierungen innerhalb ihres eigenen Systems verhindern.

Die Kalendersynchronisierung ist wichtig, weil Mitarbeitende nur selten eine weitere, völlig separate Gewohnheit für die Terminplanung entwickeln möchten.

Wenn Ihr Team bereits mit Google Kalender oder Outlook arbeitet, sollten Sie nach einer Software suchen, die Raumbuchungen dort anzeigen kann. Eine bidirektionale Synchronisierung ist besonders nützlich, da so Änderungen in beiden Systemen stets aufeinander abgestimmt bleiben.

Koalendar bietet im dauerhaft kostenlosen Tarif Kalendersynchronisierung mit Google, Outlook und iCloud.

Dass nicht zwei Teams denselben Raum reservieren können, ist das Mindeste, was Sie von einer speziellen Konferenzraum-Planungssoftware erwarten sollten.

Das System sollte einen belegten Zeitraum als nicht verfügbar markieren, bevor eine weitere Reservierung bestätigt werden kann, um Überschneidungen zu vermeiden.

Selbst eine Einrichtung gemeinsam genutzter Räume in Google Kalender kann sich überschneidende Einladungen automatisch ablehnen, während spezialisierte Tools diese Kernfunktion um weitere raumspezifische Regeln ergänzen.

Wöchentlich wiederkehrende Meetings? Monatliche Vorstandssitzung? Wiederkehrende Reservierungen ersparen es Mitarbeitern, dieselbe Buchung immer wieder neu anzulegen.

MRBS unterstützt flexible Buchungsserien, während Koalendar wiederkehrende Buchungen und Mehrfachbuchungen in seinem kostenpflichtigen Pro-Tarif anbietet.

Gute Buchungsregeln schützen die Verfügbarkeit von Räumen, ohne dass jemand den Kalender überwachen muss.

Zu den nützlichen Steuerelementen gehören:

• Mindest- und Höchstdauer von Reservierungen
• Pufferzeiten zwischen Besprechungen
• Vorausbuchungszeiträume
• Mindestkündigungsfrist
• Raumspezifische Verfügbarkeit
• Begrenzung des Zeitraums, wie weit im Voraus ein Raum reserviert werden kann

Koalendar bietet in seinem kostenlosen Tarif Funktionen zur Verfügbarkeitsplanung, zur Einrichtung von Pufferzeiten und zur Steuerung des Buchungszeitraums.

Bei spezialisierten Arbeitsplatzsystemen können die Regeln wesentlich detaillierter ausfallen – kleinere Unternehmen sollten jedoch vermeiden, für eine Komplexität zu bezahlen, die sie niemals nutzen werden.

Bestätigungen beseitigen Unsicherheiten. Erinnerungen können außerdem dazu beitragen, vergessene Buchungen und scheinbar belegte Räume, zu denen niemand erscheint, zu vermeiden.

Auch hier kommt es auf die Details des Tarifs an. Koalendar bietet beispielsweise kostenlose Sofortbenachrichtigungen bei Buchungen, während benutzerdefinierte E-Mail- und SMS-Erinnerungen den kostenpflichtigen Tarifen vorbehalten sind.

Ein Raumbuchungssystem sollte Ihre Büroverwaltung nicht in eine menschliche Buchungs-API verwandeln.

Mitarbeiter sollten die Verfügbarkeit prüfen und selbst über einen Browser oder ein Smartphone einen Raum reservieren können. Koalendar bietet in seinem kostenlosen Tarif Apps für iPhone und Android, während Vizitor sowohl mobile Apps als auch browserbasierte Buchungen unterstützt.

Für ein KMU ist eine einfache Selbstbedienung oft wichtiger als fortschrittliche Arbeitsplatzanalysen.

Ein kostenloses Buchungssystem für Meetingräume reicht in der Regel aus, wenn Ihre Hauptprobleme die Übersicht, Terminkonflikte und die grundlegende Raumkoordination sind.

Nur weil Sie einen Konferenzraum haben, benötigen Sie noch lange keine Arbeitsplatzplattform für Unternehmen.

Bleiben Sie bei kostenloser Software, wenn:

• Sie nur wenige gemeinsam genutzte Räume verwalten
• Ihr Reservierungsprozess unkompliziert ist
• Sie hauptsächlich Verfügbarkeitsinformationen und die Vermeidung von Terminkonflikten benötigen
• Ihre bestehenden Google- oder Outlook-Kalender den Großteil der Arbeit übernehmen
• Mitarbeiter ohne Unterstützung durch die Administration Räume buchen können
• Sie weder Belegungssensoren noch erweiterte Nutzungsanalysen benötigen
• Ihr Team problemlos innerhalb der kostenlosen Ressourcenlimits bleibt
• Sie den Workflow testen, bevor Sie Budget dafür bereitstellen möchten

Die entscheidende Frage lautet nicht: „Könnten wir für mehr Funktionen bezahlen?“ Sondern: „Würden diese Funktionen tatsächlich ein Problem lösen, das wir haben?“

Ein kostenpflichtiger Tarif ist sinnvoll, wenn Einschränkungen zu messbaren Beeinträchtigungen führen.

Häufige Anzeichen sind:

• Sie haben mehr Räume, als der kostenlose Tarif unterstützt
• Verschiedene Teams benötigen unterschiedliche Buchungsberechtigungen
• Sie wünschen sich ausgefeilte Funktionen für wiederkehrende Reservierungen
• Scheinbuchungen werden zunehmend zum Problem
• Sie benötigen individuelle Erinnerungen oder Check-in-Workflows
• Mehrere Niederlassungen benötigen einheitliche Regeln
• Administratoren benötigen Berichte zur Raumnutzung
• Ihre bevorzugte Kalenderintegration ist nur kostenpflichtig verfügbar
• Ihr IT-Team verbringt zu viel Zeit mit der Wartung eines „kostenlosen“ selbst gehosteten Systems

Es gibt keinen Preis dafür, die Softwarekosten bei 0 $ zu halten, während Ihre Mitarbeiter Stunden damit verschwenden, die fehlende Software zu umgehen.

Starten Sie kostenlos, weil Ihre Anforderungen überschaubar sind. Wechseln Sie zu einem höheren Tarif, weil Sie den Mehrwert erkennen – nicht, weil ein Anbieter es Ihnen sagt.

Ein einfaches kostenloses Online-Buchungssystem für Besprechungsräume lässt sich in sieben Schritten einrichten.

1. Erstellen Sie jeden Raum bzw. jede Ressource. Verwenden Sie eindeutige Namen wie „Konferenzraum — 12 Personen — Bildschirm“ anstelle von „Raum 4“.
2. Verbinden Sie den entsprechenden Kalender. Synchronisieren Sie Google Kalender, Outlook oder einen anderen Kalender, damit Buchungen und Verfügbarkeiten stets übereinstimmen.
3. Legen Sie die Verfügbarkeiten fest. Legen Sie fest, wann der Raum reserviert werden kann und ob bestimmte Teams unterschiedliche Zugriffsrechte haben.
4. Wählen Sie sinnvolle Buchungszeiträume. Für einen kleinen Besprechungsraum können Zeitfenster von 15 oder 30 Minuten sinnvoll sein, für einen Konferenzraum hingegen längere.
5. Planen Sie bei Bedarf Pufferzeiten ein. Geben Sie den Beteiligten genügend Zeit, den Raum zu verlassen, die Geräte zurückzusetzen oder sich auf die nächste Besprechung vorzubereiten.
6. Teilen Sie die Buchungsseite oder den Buchungsprozess. Platzieren Sie sie dort, wo Ihr Team ohnehin nachschaut, zum Beispiel in Slack, Microsoft Teams, Ihrem Intranet oder Mitarbeiterhandbuch.
7. Testen Sie, ob Doppelbuchungen verhindert werden. Erstellen Sie eine Testreservierung und stellen Sie sicher, dass ein anderer Benutzer denselben Raum nicht für denselben Zeitraum reservieren kann.

Testen Sie es anschließend mit einigen wenigen Mitarbeitern, bevor Sie es in größerem Umfang einführen.

Wenn die Nutzer sofort verstehen, wo sie suchen und wie sie einen Raum reservieren können, sind Sie auf dem richtigen Weg. Wenn sie erst eine Schulung benötigen, um ein 30-minütiges Meeting zu planen, sollten Sie den Arbeitsablauf vereinfachen.

Mit Koalendar können Sie beispielsweise Ihr Raumbuchungssystem in weniger als 10 Minuten einrichten, indem Sie die folgenden Schritte ausführen.

Koalendar eignet sich hervorragend für KMU, die ihre Terminplanung optimieren möchten, ohne dafür eine komplexe Plattform für das Arbeitsplatzmanagement einzuführen.

Sie können Buchungsseiten erstellen, festlegen, wann Personen Termine buchen können, Pufferzeiten und Buchungszeiträume einrichten und die Kalender verbinden, die Ihr Team bereits nutzt. Im dauerhaft kostenlosen Tarif können Sie zwei Kalender verbinden und unbegrenzt viele Buchungen sowie Buchungsseiten nutzen, sodass Sie keinen monatlichen Buchungszähler im Blick behalten müssen.

Außerdem bleibt die Entscheidung für ein Upgrade dadurch unkompliziert.

Benötigen Sie eine einfache Lösung, mit der Kunden selbstständig Termine buchen können – inklusive Kalendersynchronisierung? Starten Sie kostenlos.

Müssen Sie mehr als zwei Kalender verknüpfen, individuelle Erinnerungen oder wiederkehrende Buchungen einrichten, erweiterte Anpassungen vornehmen oder komplexere Team-Workflows abbilden? Dann ist ein kostenpflichtiger Tarif sinnvoll.

Für ein kleines Unternehmen ergibt sich daraus ein sinnvoller Wachstumspfad: Probieren Sie es aus und lösen Sie zuerst das Problem mit der Raumbuchung. Bezahlen Sie dann für zusätzliche Funktionen, wenn Sie sie tatsächlich benötigen.

„Ich kann nicht mehr darauf verzichten, alle Räume in einem einzigen Kalender sehen zu können. Die Benutzeroberfläche ist sehr einfach und intuitiv – und all diese Informationen sind für alle in Echtzeit zugänglich, wodurch das ständige Hin und Her reduziert wird. Ehrlich gesagt war das eine echte Erleichterung.“

Ashley Rube

Pädagogin & Moderatorin

Sie brauchen nicht die ausgefeilteste Plattform. Sie brauchen eine, die die Terminplanungsprobleme löst, mit denen Ihr Team tatsächlich zu kämpfen hat.

Google Kalender kann für einen einzelnen gemeinsam genutzten Raum ausreichen. Roomzilla eignet sich für ein kleines Büro mit bis zu drei Ressourcen. Vizitor bietet berechtigten Start-ups speziellere Funktionen für die Raumverwaltung. MRBS und LibreBooking geben technischen Teams die Kontrolle, die Open-Source-Software ermöglicht. Skedda zeigt, welche Möglichkeiten sich beim Umstieg auf eine fortschrittlichere kostenpflichtige Arbeitsplatzplattform eröffnen.

Für KMU, die in erster Linie eine unkomplizierte Selbstbuchung, Kalendersynchronisierung und viel Spielraum für Buchungen ohne monatliche Limits wünschen, ist Koalendar ein kostenloses Raumbuchungssystem, das einen einfachen Einstieg ermöglicht.

Sie können die Terminplanung so lange kostenlos nutzen, wie der Basistarif Ihren Anforderungen entspricht – und erst dann ein Upgrade durchführen, wenn sich zusätzliche Automatisierung oder mehr Kontrolle wirklich für Sie lohnt.